Rapport fra tilsyn med folkehelsearbeidet i Sarpsborg kommune 2013

Sammendrag

Fylkesmannen i Østfold gjennomførte i perioden 22.8.-22.10.2013 tilsyn med folkehelsearbeidet i Sarpsborg kommune. Tilsynet er et pilottilsyn etter oppdrag fra Statens helsetilsyn, og det inngår som en del av den planlagte tilsynsvirksomheten som Fylkesmannen i Østfold gjennomfører i 2013. Tilsynet har undersøkt om Sarpsborg kommune følger kravene i lovverket på følgende områder:

• At kommunen sikrer at de har løpende oversikt over helsetilstanden i befolkningen og de positive og negative faktorer som kan virke inn på denne
• At kommunens sikrer at det på bakgrunn av det løpende oversiktsarbeidet vurderes om det er behov for justeringer av løpende tiltak og/eller behov for å iverksette nye tiltak
• At kommune sikrer at arbeidet med det løpende oversiktarbeidet inngår i arbeidet med utarbeidelse av det samlede oversiktsdokumentet som skal foreligge hvert fjerde år og være klart ved oppstart av kommunens planstrategi etter plan- og bygningsloven § 10-1

Tilsynet skal ha et styringsperspektiv. Det betyr at det skal undersøkes om kommunen gjennom sin styring og ledelse – internkontroll – sikrer at lov- og forskriftsbestemmelser om løpende oversiktsarbeid overholdes.

Det ble under tilsynet ikke funnet forhold som ga grunnlag for å påpeke avvik.

Solveig Hagelskjær
revisjonsleder

Svein Rønsen
revisor

Lise Rasmussen Winther
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Sarpsborg kommune i perioden 22.8.2013-22.10.2013. Tilsynet er et pilottilsyn, og revisjonen inngår som en del av den planlagte tilsynsvirksomhet Fylkesmannen i Østfold gjennomfører i inneværende år.

Fylkesmannens tilsynsansvar og myndighet følger av folkehelseloven § 31.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten skal omhandle avvik som avdekkes under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Sarpsborg er en kommune med ca. 53.800 innbyggere. Minoritetsspråklige utgjør i overkant av 13 % av befolkningen. Folkehelseprofilen 2013 for Sarpsborg kommune viser at kommunen har ulike utfordringer på levekårsområdet.

Kommunen har opprettet en frisklivssentral, og det er etablert to frivilligsentraler i kommunen, samt en kommunal diabetespoliklinikk. Kommunen har egen folkehelsekoordinator som er tilknyttet enhet plan og samfunnsutvikling, som er en del av kommuneområde samfunn, økonomi og kultur.

Sarpsborg kommune er med i partnerskapet Østfoldhelsa og har vært med siden starten i 2002. Kommunen er i gang med å utarbeide egen kommunedelplan for folkehelse.

Plan- og økonomiutvalget (formannskapet) er folkehelseutvalg.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 22.8.2013, med ytterligere presisering av tilsynstema i brev av 30.8.2013. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte ble avholdt 14.10.2013.

Åpningsmøte ble avholdt 21.10.2013.

Intervjuer

7 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 22.10.2013.

4. Hva tilsynet omfattet

Statens helsetilsyn har besluttet at tilsynet skal omfatte:

• at kommunen sikrer, ved tilstrekkelig styring og ledelse (internkontroll), at kommunen har løpende oversikt over helsetilstanden og de positive og negative faktorer som virker inn på denne
• at kommunen sikrer, ved tilstrekkelig styring og ledelse (internkontroll), at det på bakgrunn av det løpende oversiktsarbeidet vurderes om det er behov for justeringer av løpende tiltak, og/eller behov for å iverksette nye tiltak
• at kommunen sikrer, ved tilstrekkelig styring og ledelse (internkontroll), at arbeidet med det løpende oversiktsarbeidet inngår i arbeidet med utarbeidelse av det samlede oversiktsdokumentet som skal foreligge hvert fjerde år og være klar ved oppstart av kommunens planstrategi etter plan- og bygningsloven § 10-1

5. Funn

Det ble ikke funnet forhold som ga grunnlag for å påpeke avvik.

Tilsynsmyndighetene har for øvrig merket seg at:

• folkehelse er ansvarsforankret i kommunens øverste ledelse
• kommunen styrer folkehelsearbeidet gjennom delegasjonsreglementet, handlingsplanen og det dialogbaserte ledelsessystemet med lederavtaler og tilhørende virksomhetsplaner
• rådmannen og hennes ledergruppe bruker plan- og oppdragsavtaler med månedlig rapportering til å følge med på blant annet oppgaver innen det løpende oversiktsarbeidet. Andre oversikter rapporteres det på årlig.
• kommuneledelsen ønsker å styrke det tverrsektorielle aspektet i folkehelsearbeidet. Det gjelder ikke minst samarbeidet mellom enhet plan og samfunnsutvikling, som har ansvar for folkehelsearbeidet, og enhet helse. Enhet helse har ansvar og myndighet innen miljørettet helsevern, og har viktige oppgaver på folkehelsefeltet, blant annet å bidra med samfunnsmedisinsk kompetanse. Folkehelsekoordinator er nå flyttet til enhet plan og samfunnsutvikling
• kommunen bidrar til å sikre tverrfaglighet og behov for plankompetanse ved at en representant fra enhet plan og samfunnsutvikling deltar i planprosesser i alle sektorer.
• kommunen utfører kompetansekartlegging og utarbeider egne kompetanseplaner

6. Regelverk

• Lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) LOV-2013-07-01
• Lov om planlegging og byggesaksbehandling (plan- og bygningsloven) LOV-2008-
06-27-71
• Lov om folkehelsearbeid (folkehelseloven) LOV 2011-06-24 nr 29
• Forskrift om oversikt over folkehelsen FOR-2012-06-28-692

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• organisasjonskart
• plansystemet for Sarpsborg kommune
• planprogram for kommuneplanen 2011-2023
• kommuneplan for Sarpsborg 2011-2023 Samfunnsdelen
• kommunal planstrategi 2013- 2016 for Sarpsborg med planstrategi for Nedre Glomma
• handlingsplan med planstrategi 2013-2016 og årsbudsjett 2013
• planprogram kommunedelplan for folkehelse 2015-2027
• årsrapport 2012 Sarpsborg kommune
• levekår i Sarpsborg 2012- geografisk fordeling- et verktøy for sosial utjevning
• tilsyn etter forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler, trinn 1-7, egenrapportering - oversikt over svarene
• tilsyn etter forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler, trinn 8-10, egenrapportering - oversikt over svarene
• klinisk utvalg av styringsdata - Memo- 2012-2015
• fakta om Sarpsborg 2013
• stillingsbeskrivelse for kommuneoverlege
• beskrivelse av plansjefens ansvarsområde
• beskrivelse av folkehelsekoordinators ansvarsområde
• plan- og oppdragsavtale for levekårskartlegging på sonenivå - oppdrag 2010
• kartlegging av skolehelsetjenesten i videregående skole, rapport 11/2012
• pleie- og omsorgsplan 2007-2017(med faglige vurderinger)
• evalueringsrapport kommunal diabetspoliklinikk, Sarpsborg kommune, enhet helse, september 2013-10-23
• friskliv Sarpsborg, rapport - 1 års drift, delprosjekt 4, 2012-2013
• helhetlig forebygging for barn og unge, prosjekt 2012-2015
• kostrarapport for 2012- reviderte tall per 15/6- 2013

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• prosjektoppsummering - styringsgruppas behandling 24.9.2013
• oppdrag med oppsummering - rapport behandlet 24.9.2013

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen i Østfold:

• varsel datert 22.8.2013
• presisering av tilsynstemaet i brev av 30.8.2013
• mottatt dokumentasjon i brev av 23.9.2013 og e- post av 24.9.2013,1.10.2013 og 14.10.2013
• anmodning om supplerende dokumentasjon i e- post av 23.9.2013, 30.9.2013,2.10.2013,7.10.2013,8.10.2013 og 10.10.2013

Tatt ut fra Sarpsborg kommunes nettsider:

• kommuneområde helse og sosial
• helse- og omsorgstjenester i Sarpsborg kommune
• kommuneområde samfunn, økonomi og kultur
• enhet plan og samfunnsutvikling
• helse- og miljøundersøkelsen 2011, Sarpsborg, strategiske indikatorer - sosiale og demografiske forskjeller

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:

• Solveig Hagelskjær, helsesøster og jordmor, revisjonsleder
• Svein Rønsen, assisterende fylkeslege, revisor
• Lise R. Winther, jurist, revisor
• Lars Ivar Widerøe, observatør fra Statens helsetilsyn