Rapport fra tilsyn med Skiptvet kommune 2013

Sammendrag

Fylkesmannen i Østfold gjennomførte i perioden 17.09.13 til 12.11.13. systemrevisjonstilsyn med Skiptvet kommune. Tilsynet inngår som en del av den planlagte tilsynsvirksomheten som Fylkesmannen i Østfold gjennomfører i 2013.

Systemrevisjonen ble gjennomført for å undersøke om kommunen gjennom sin internkontroll la til rette for at utviklingshemmede ikke utsetter seg selv eller andre for vesentlig skade. Det er lagt vekt på om kommunen sikrer at:

• vilkårene for bruk av tvang og makt er oppfylt
• beslutning om og gjennomføring av tvang og makt gjøres av rett person og involverer aktuelle parter
• beslutningen nedtegnes
• andre løsninger enn tvang og makt prøves ut

Det er ikke funnet grunnlag gjennom tilsynet for å konkludere med at det er for stor risiko for at kommunen gir uforsvarlige tjenester og bryter loven. Det er derfor ikke gitt avvik på det undersøkte området.

Det er vår vurdering av kommunens internkontroll på området tilstrekkelig reduserer risikoen for feil. Vi har derfor heller ikke gitt merknad om forbedringsområder der vi mener kommunen bør vurdere å iverksette tiltak.

Atle Grønstøl
revisjonsleder

Nina W. Evensen
revisor

Beate B. Petersen
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Skiptvet kommune i perioden 17.09.13 (varsel) - 27.01.14 (rapport). Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med omsorgstjenesten etter lov om helse- og omsorgstjenester § 12-3.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og befaring ved boenhetene.

Rapporten omhandler de områder som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet. Det er ikke gitt avvik eller merknad under dette tilsynet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Skiptvet kommune har ca. 3700 innbyggere. Omsorgstjenenester til personer med utviklingshemming er organisert i virksomhet pleie og omsorg. Vestgårdveien bofellesskap er en avdeling i denne virksomheten der det bor 7 personer med utviklingshemming i egne boliger. Avdelingen ledes av avdelingsleder som har ansvar for drift og turnusoppsett.

Fagansvarlig ved avdelingen har ansvar oppfølging av helse- og omsorgstjenesteloven kap 9, herunder opplæring og veiledning, samt oppfølging av den enkelte beboers helse.

Virksomhet pleie og omsorg ledes av pleie- og omsorgssjef som rapporterer til Rådmannen.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 17. september 2013. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 11. november 2013.

Intervjuer ble gjennomført 11. og 12. november 2013. 7 personer ble intervjuet.

7 saksmapper ble gjennomgått 11. november 2013

Sluttmøte ble gjennomført 12. november 2013

Befaring ble gjennomført ved 7 boenheter i Vestgårdveien bofelleskap.

Oversikt over tilsendt dokumentasjon som ble gjennomgått i forkant av revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

4. Hva tilsynet omfattet

Tema for tilsynet var bruk av tvang og makt etter lov om helse og omsorgstjenester kapittel 9. Tilsynet undersøkte om kommunen gjennom sitt styringssystem hindret at personer med utviklingshemming utsetter seg selv eller andre for vesentlig skade, og forebygger og begrenser bruk av tvang og makt. Og om kommunen oppfyller kravene til vedtak og nedtegning av skadeavvergende tiltak i kapitel 9.

Følgende områder ble vektlagt under tilsynet:

• Om kommunen sikrer at bruk av tvang og makt blir identifisert
• Om kommunen sikrer at vilkårene for bruk av tvang og makt er oppfylt
• Om kommunen sikrer at beslutning og gjennomføring av tvang og makt gjøres av rett person og involverer aktuelle parter
• Om beslutningen nedtegnes og vedtak fattes
• Om kommunen sikrer at andre løsninger er prøvd ut

5. Funn

Det er ikke funnet grunnlag for avvik eller merknad under dette tilsynet.

6. Regelverk

• Lov om helse- og omsorgstjenester
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker med forskrifter.
• Forskrift om internkontroll for helse- og omsorgstjenesten

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Organisasjonskartover virksomhet pleie og omsorg
• Beskrivelse av fagansvarligs oppgaver og rapporteringsrutiner
• Stillingsoversikt
• Arbeidsplan
• Beskrivelse av praksis om samarbeid med fastlege og spesialisthelsetjeneste og tiltak for å sikre brukermedvirkning
• Prosedyre for opplæring i rettsikkerhet ved bruk av tvang og makt overfor personer med utviklingshemming
• Prosedyre for rapportering ved bruk av tvang
• Rutine for avvikshåndtering
• "Over andres dørstokk": opplæringsmateriale på temadag
• Beskrivelse av forebyggende tiltak
• Kompetanseplan for virksomhet pleie og omsorg
• Omsorgsplan 2009 -2015
• Årsmeldinger fra Vestgårveien til virksomhetsleder pleie og omsorg
• Årsmelding 2012 for virksomhet pleie og omsorg
• Budsjett 2013

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• 7 saksmapper ble gjennomgått under tilsynsbesøket

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn ble sendt kommunen 17.09.13
• Dokumentasjon fra kommunen mottatt 21.10.13
• Diverse korrespondanse pr. telefon
• Program for tilsynsbesøket sendt ut 30.10.13
• Oversendelse av foreløpig rapport 23.12.13
• Kommunens kommentarer til foreløpig rapport datert 13.01.14

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Beate Bøe Petersen, revisor
Nina W. Evensen, revisor
Atle Grønstøl, revisjonsleder