Rapport fra tilsyn med kvalifiseringsprogrammet ved NAV Spydeberg2013

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogrammet.

Tilsynet har undersøkt om kommunen gjennom sitt internkontrollsystem påser at kvalifiseringsprogrammet er tilgjengelig for potensielle deltakere, og at kartleggings-, vurderings-, og beslutningsprosessene samt innholdet og gjennomføringen av programmet er forsvarlig. Ved undersøkelsen om innholdet og gjennomføring av programmet er forsvarlig, ble det vektlagt om tidsfristen for å iverksette program ble overholdt, om programmet er tilpasset deltakeren, og om oppfølgingen av deltakeren er forsvarlig.

Tilsynet avdekket et avvik:

Spydeberg kommune sikrer ikke at tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogram følger lov og forskriftskrav.

Dato: 28.10.13.

Nina Westby Evensen
revisjonsleder

Dag Marcussen Olsen
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved NAV Spydeberg i perioden 28.6.13 – 2.10.13. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år, og er en del av et landsomfattende tilsyn, gjennomført etter oppdrag fra Helsetilsynet.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med de kommunale tjenestene i NAV etter lov om sosiale tjenester i NAV § 9 og kommuneloven kapittel 10a.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

Systemrevisjonen er gjennomført ved å granske dokumenter, ved intervjuer og ved å se på informasjon i kommunens servicekontor og NAV- kontorets mottaksrom.

Rapporten omhandler avviket som er avdekket under revisjonen, og gir ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Spydeberg kommune er en landkommune med ca. 5 300 innbyggere. NAV-kontoret er organisert som en del av Familiens hus, og har sine lokaler i kommunehuset. Det er totalt 11 ansatte fordelt på 8,6 stillinger. NAV leder har en 50 % stilling ved NAV Spydeberg og 50 % ved NAV Hobøl. NAV kontoret hadde, før nåværende NAV leder ble ansatt i sin stilling i mars 2013, hatt vakanse i stillingen i ett år. Reorganisering er gjennomført, og kontoret er nå organisert i to team, hvor av et av teamene har tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogrammet som en del av sin portefølje.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 28.6.13. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 1.10.13.

Intervjuer

5 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 2.10.13.

4. Hva tilsynet omfattet

Tema for tilsynet var å undersøke om kommunen sikrer forsvarlig tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogram.

Målsettingen med tilsynet var derfor å undersøke om:

• kommunen sikrer forsvarlig tildeling av kvalifiseringsprogrammet, dvs. at tjenesten er tilgjengelig, og at det foretas forsvarlig kartlegging, vurdering og beslutning
• kommunen sikrer forsvarlig gjennomføring av kvalifiseringsprogrammet, dvs. om tidsfrist for iverksetting av programmet overholdes, om kommunen tilbyr tilpasset program for deltakerne, og følger opp deltakerne i henhold til lov- og forskriftskrav.

5. Funn

Avvik 1:

Spydeberg kommune sikrer ikke at tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogram følger lov og forskriftskrav.

Avvik fra følgende myndighetskrav: STL §§ 4, 5, 29, 42 og 43, lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (fvl.) § 11a, § 16 og forskrift om internkontroll i kommunalt NAV §§ 4 og 5

Avviket bygger på følgende:

Langtidsmottakere av sosialstønad gjennomgås ikke systematisk med hensyn til andre ytelser, herunder kvalifiseringsprogrammet.

Av alle langtidsmottakere (22) er 15 uten arbeidsevnevurdering og innsatsområde, 4 er vurdert til situasjonsbestemt innsats og 2 har oppdaterte arbeidsevnevurderinger. Registreringen for en person var ikke tilgjengelig for tilsynet.

Iverksettelse av program er ut fra søknadstidspunktet innenfor 6 måneds fristen, men vedtak er fattet i ettertid, opptil ett år senere.

Avslagene (4) på søknad om kvalifiseringsprogram overstiger saksbehandlingstid med fra 2 til 14 måneder.

Det fremkommer ikke at alle programmene er helårlige og omfatter 37,5 timer pr uke

Evaluering gjøres ikke systematisk sammen med deltaker. 

Det er ikke utarbeidet rutiner skriftlig eller muntlig for hva evalueringen skal inneholde, eller hvordan hyppigheten for evaluering skal vurderes.

NAV- kontorets vurdering av rapporter fra tiltaksarrangør og kontakt med bruker i den forbindelse er ikke systematisk dokumentert.

Det fremkommer ikke av sakene når arbeidssøkingen skal starte i løpet av programperioden.

Det forekommer saker der stønad og tiltak er stoppet før vedtak er fattet. Forhåndsvarsel foreligger ikke.

Det foreligger ikke sjekklister for godkjenning av vedtak eller systematiske tiltak for å kontrollere at kvalifiseringsprogrammet tilbys og gjennomføres som planlagt.

Feil og avvik benyttes ikke systematisk i forbedringsarbeidet.

Det er ulik forståelse for hva avvik er i det faglige arbeidet.

6. Vurdering av virksomhetens styringssystem

NAV- kontoret, målt i antall brukere og ansatte, er ikke et stort kontor, og kravene til internkontroll må tilpasses dette. Det er vår vurdering at manglene ved internkontrollen for det undersøkte området knytter seg til kvalitetskontroll av saksbehandlingen, dokumentasjon av evaluering og oppfølging, kontroll av dette og systematisk bruk av avvik i forbedringsarbeidet.

Kommunen og NAV- kontorets ledelse er kjent med at skriftlige vedtak er fattet lang tid etter at programmene er iverksatt, og at journalføringen er mangelfull. Det er vår vurdering at manglende journalføring av oppfølging, evaluering og kartlegging, ut over arbeidsevnevurdering og egenvurdering, fører til at risikoen for feil er for stor.

Ledelsen kan ikke følge med på om tjenesten ytes som forutsatt, og at den oppfyller lovens krav. Manglende journalføring kan føre til at informasjon blir glemt eller oppfølgingspunkter utelates, og progresjonen for deltakeren kan som følge av dette bli svekket. Videre vil det medføre en for stor fare for at programmet ikke utarbeides, følges og evalueres som planlagt.

Det er utarbeidet en rutine for å starte og følge opp kvalifiseringsprogrammet, oppdatert i august 2013. Vi vurderer det som en svakhet ved rutinen at den ikke inneholder hvilke punkter som skal inngå i evalueringen av programmet og hvilken journalføring som forventes. Det mangler også retningslinjer for å utarbeide helårlig program med ukentlig timeantall på 37.5 timer.

Den lange behandlingstiden for skriftlige vedtak, som gjelder både innvilgelse og avslag på søknad om kvalifiseringsprogram, svekker brukerens rettsikkerhet. Kommunen mangler en systematisk kontroll med saksbehandlingen.

Når det gjelder systematisk bruk av avvik for å forbedre tjenesten, er det viktig å sikre at de ansatte vet hvilke feil som skal meldes, og hvordan de skal meldes. Tilsynet viste at det ikke forelå skriftlige avvik på området. De ansatte opplyste at de ga tilbakemelding om feil i møter eller til den som de mente kunne rette avviket. Det forelå ikke skriftlige avvik på manglende vedtak om kvalifiseringsprogram, manglende behovsvurdering av langtidsklienter eller avvik fra rutinene om kvalifiseringsprogram. Dersom det var gitt muntlige meldinger, var det ikke systematisert. Usikkerheten rundt hvilke avvik som skal meldes og manglende systematikk i håndteringen av feil som oppstår, fører til en risiko for at feil ikke rettes, og at tiltak for å forebygge lignende feil ikke iverksettes.

Kommunen opplyser at de har startet prosessen med å kjøpe inn et elektronisk avvikssystem til erstatning for dagens system som de har vurdert til å være mangelfullt.

Vi ser at det er iverksatt tiltak for å øke saksbehandlingskapasiteten og styrke ledelsen av kontoret. Funnene viser at det fortsatt er svakheter i styring, oppfølging og kvalitetssikring av tjenesten.

7. Regelverk

• Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen (ikrafttredelse 01.01.10)
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (ikrafttredelse 01.01.70)
• Lov om arbeids- og velferdsforvaltningen (ikrafttredelse 01.07.06)
• Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen (ikrafttredelse 19.11.10)
• Forskrift om rammer for delegering mellom stat og kommune om oppgaveutførelsen i de felles lokale kontorene i arbeids- og velferdsforvaltningen (ikrafttredelse 26.01.07)
• Forskrift om kvalifiseringsprogram og kvalifiseringsstønad (ikrafttredelse 01.01.12)
• Rundskriv Hovednr. 35- Lov om sosiale tjenester i NAV, datert 22.06.12

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Beskrivelse av virksomheten
• Brosjyre for kvalifiseringsprogrammet
• Rutine kvalifiseringsprogrammet
• Delegasjon
• Kompetanseplan
• Beskrivelse av møtestruktur
• Organisasjonskart
• Brukerveiledning Arena (kvalifiseringsprogrammet)
• Samarbeidsavtale Spydeberg kommune og Arbeids og velferdsetaten
• Veiledningsplattform NAV
• Virksomhetsplan
• Kommunalt målekort og tertial rapportering

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Alle brukere innvilget kvalifiseringsprogram, totalt fem søknader og vedtak, med tilhørende mapper og journal.
• Alle avslag (4), alle avsluttede (1)
• Alle (22) langtidsmottakere av sosialstønad
• Nettsider til Spydeberg kommune

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Cecilie Gjerløv Engan, revisor
Dag Marcussen Olsen, revisor
Nina Westby Evensen, revisjonsleder

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet