Helsetilsynet

Fylkesmannen i Rogaland

 

Oppfølging av tilsynet
Ved dette tilsynet ble det konstatert avvik fra lov eller forskrift. Tilsynsmyndigheten har vurdert de tiltakene som er satt i verk som tilstrekkelige. Tilsynet er derfor avsluttet.

 

Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Gjennomføring
4. Hva tilsynet omfattet
5. Funn
6. Regelverk
7. Dokumentunderlag
8. Deltakere ved tilsynet

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

  • Avlastnings- og støttekontakttjenester etter sosialtjenesteloven §§ 4-3 og 4-2 b og c.
  • Tilsynet omfattet alle kommunens innbyggere med rett til disse tjenestene, jf sotjl § 4-3, uavhengig av alder og diagnose.

Tilsynet yndersøkte bl.a.:

  • Om kommunen sikrer at aktuelle brukere får relevant informasjon om tjenestene i forkant av en ev. søknad om støttekontakt og/eller avlastning
  • Om kommunen sikrer en forsvarlig utredning og tildeling av avlastnings- og støttekontakttjenester, herunder bl.a. individuell vurdering og brukermedvirkning, og
  • Om kommunen sikrer at avlastere og støttekontakter har tilstrekkelige kunnskaper og ferdigheter innenfor det aktuelle området for å kunne utføre oppdraget.

Fylkesmannen avdekket ett avvik på de reviderte områdene. Det ble ikke gitt merknad.

Avvik:

Sokndal kommune sikrer ikke at det skjer en jevnlig evaluering og oppfølging av støttekontakt- og avlastningstjenestene.

Dato: 13. juli 2007

Lillian K. Gjennestad
revisjonsleder

Torunn Salte
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Sokndal kommune i perioden 15.- 16. mai 2007.

Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år og er en del av et landsomfattende tilsyn med avlastnings- og støttekontakttjenester etter sosialtjenesteloven.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester § 2-6.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Sokndal kommune har ca 3260 innbyggere. Kommunen har de siste årene hatt en liten reduksjon i innbyggertallet. Kommunen har organisert sin virksomhet i 4 etater, Teknikk- og miljøetat, Sosial- og omsorgsetat, Helseetat og Oppvekst- og kulturetat. Etatslederne for etatene har hver sine staber og avdelingsledere på forskjellige tjenestenivå under. Etatslederne har fått delegert rådmannens fullmakter innenfor sine områder og innenfor etatens budsjett.

Ansvar og myndighet for støttekontakter og avlastning er lagt til sosial- og omsorgssjef. I tillegg har psykiatritjenesten, som administrativt er tilknyttet oppvekst- og kulturetaten, støttekontaktordninger for sine brukere.

Søknader om avlastning for eldre behandles i kommunens inntaksteam. Deltakere i inntaksteamet er omsorgskonsulent, de 2 distriktslederne for kommunens omsorgstjenester, fysioterapeut og tilsynslege. Omsorgskonsulent er etatsjefens stedfortreder i inntaksteamet og er tildelt sekretæroppgaven (bl.a. lage innstillinger og skrive ut vedtak på søknadene). Søknader om støttekontakter og avlastning for yngre brukere utredes av vernepleier som legger frem saken for sosial- og omsorgssjef med forslag til vedtak.

Avlastning for barn og unge gis i hovedsak som privat avlastning med unntak av en bruker som p.t. er tildelt avlastning i en leilighet i tilknytning til en bolig for psykisk utviklingshemmede. Kommunen har i tillegg kjøpt plass i avlastningsbolig i en nabokommune. Kommunen planlegger bygging av nye boliger for psykisk utviklingshemmede og vil da avsette flere plasser til avlastning i disse.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 23. mars 2007. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 15. mai 2007.

Intervjuer

11 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 16. mai 2007.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet undersøkte om kommunen retter seg etter bestemmelsene i sosialtjenesteloven §§ 3-5 og 4-1, informasjon om sosiale forhold og tjenester i kommunen, og opplysning, råd og veiledning som kan bidra til å løse eller forebygge sosiale problemer. Det ble her undersøkt om kommunen gir relevant informasjon til søkere og pårørende i forkant av ev. søknad, og om tildeling av avlastning og støttekontakt skjer uavhengig av diagnose og alder. At saksbehandlerne har relevant kompetanse og tilgang til lovverket ble også undersøkt.

Videre ble det undersøkt om søknader ble behandlet og fulgt opp i tråd med regelverket, jf sotjl §§ 4-3 jf 4-2 b og c, §§ 8-1, 8-4 og 8-5 og forvaltningslovens kap. 3, 4, 5 og 6.

Det ble her undersøkt om sakene blir forsvarlig utredet, at de blir individuelt behandlet og at brukerne får medvirke under behandlingen. Videre ble det undersøkt om vedtak blir fattet og iverksatt og at alternative tiltak blir vurdert og tilbudt dersom den innvilgede tjenesten ikke blir iverksatt. Det ble også undersøkt om det blir krevd vederlag for tjenestene.

Avslutningsvis ble det undersøkt om avlastere og støttekontakter har tilstrekkelige kunnskaper og ferdigheter til å kunne utføre oppdraget, og om tjenestetilbudet blir evaluert jevnlig, jf internkontrollforskriften § 4.

5. Funn

Det ble funnet ett avvik.

Avvik:

Sokndal kommune sikrer ikke at det skjer en jevnlig evaluering og oppfølging av avlastnings- og støttekontakttjenestene.

Avvik fra: sosialtjenesteloven §§ 2-3 og 2-1, internkontrollforskriften § 4, 2. ledd bokstav c og e og kvalitetsforskriften § 2.

Avviket bygger på følgende som fremkom under intervju og av dokumentasjon:

  • Kommunen har ikke prosedyrer eller rutiner vedrørende evaluering og oppfølging av støttekontakter og avlastere
  • Kommunen evaluerer ikke støttekontakt- og avlastningstjenestene. Kommunen sender brev til søker vedlagt søknadsskjema som de ber bruker fylle ut og returnere til kommunen innen angitt dato dersom de ønsker en videreføring av tjenestene. Oppdragstaker blir i utgangspunktet ikke kontaktet i fbm fornying av vedtak.
  • Kommunen stiller ikke krav om rapportering fra støttekontakter og avlastere.
  • Kommunen har ikke faste møter med oppdragstakerne.
  • Kommunen har telefonkontakt med noen oppdragstakere, men ikke alle, og det er stor variasjon i hyppighet/omfang. I utgangspunktet er det lagt opp til at oppdragstaker kontakter kommunen ved behov.
  • Kommunen tilbyr ikke fast veiledning og har heller ikke satt et minimum av kontakt de ønsker å ha med avlastere og støttekontakter i løpet av vedtaksperioden.
  • Det gis ikke noen fast opplæring til avlastere og støttekontakter ut over nødvendig informasjon om bruker, forvaltningsmessige forhold som bl.a. taushetsplikt samt praktiske opplysninger som gis ved oppstart av engasjementet.

6. Regelverk

  • Lov av 13. desember 1991 nr. 81 om sosiale tjenester m.v (sosialtjenesteloven)
  • Forskrift til lov om sosiale tjenester av 4. desember 1992 nr. 915
  • Forskrift av 20. desember 2002 nr. 1731 om internkontroll i sosial- og helsetjenesten (internkontrollforskriften)
  • Lov av 10. februar 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven)
  • Forskrift av 27. juni 2003 om kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene for tjenesteyting etter lov av 19. november 1982 nr. 66 om helsetjenesten i kommunene og etter lov av 13. desember 1991 nr. 81 om sosiale tjenester m.v. (kvalitetsforskriften)

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Organisasjonskart over kommunen avmerket hvem som behandler saker vedr. avlastning og støttekontakt
  • Årsmelding for 2006
  • Delegasjonsreglement
  • Retningslinjer for tildeling av støttekontakt
  • Oversikt over bruker tildelt privat avlastning samt avlastning i leilighet tilknyttet omsorgsbolig for psykisk utviklingshemmede i 2006
  • Oversikt over brukere tildelt støttekontakt i 2006
  • Søknader og vedtak for 15 brukere som er innvilget støttekontakt i 2006
  • Søknader og vedtak for 5 unge brukere som er innvilget avlastning

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • Mapper på 3 unge brukere som er innvilget avlastning i 2006
  • Mapper på 6 brukere som er innvilget støttekontakt i 2007
  • Mapper på 5 brukere av psykiatritjenesten som er innvilget støttekontakt i 2006 og 2007
  • Mapper på 6 eldre brukere som har søkt avlastning i 2007
  • Søknadsskjema for helse- og omsorgstjenester i kommunen
  • Oppdragsavtale kommunen benytter ved bruk av eksterne oppdragstakere
  • Brosjyre med informasjon om omsorgstjenester i Sokndal kommune
  • Brosjyre med presentasjon av Åpen Omsorg/ hjemmesykepleien i Sokndal kommune
  • Re-/habiliteringsplan for Sokndal kommune
  • Utskrift av informasjon kommunen har lagt ut på internett om Sosial og omsorg

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

  • Div e-poster mellom kontaktperson i kommunen og revisjonsleder med oversikt over: - ansatte i avlastningsleilighet/omsorgsbolig for psykiskutviklingshemmede,
    - deltakere i inntaksteam
    - navn på støttekontakter og avlastere for utvalgte brukere

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn

Funksjon / stilling

Åpningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Bilstad, Johnny

Vernepleier

 

X

X

Bjaanes, Eldfrid

Støttekontakt

X

X

 

Eriksen, Geirulf

Distriktsleder omsorg

X

X

X

Frøyland, Gaute

Omsorgskonsulent

X

X

X

Hansen, Svein E.

Støttekontakt

 

X

 

Hennø, Anne Garseg

Leder psykiatritjenesten

X

X

X

Knuden, Bjørg

Assistent

X

X

 

Midtbø, Vivi-Ann Log

Støttekontakt

 

X

 

Mydland, Ellen

Avlaster

X

X

 

Rekeland, Jostein B.

Sosial- og omsorgssjef

X

X

X

Ræg, Else

Hjelpepleier/ gruppeleder

X

X

X

Ørsland, Reidun

Avlaster

X

X

 


Fra tilsynsmyndighetene deltok:

Torunn Salte, revisor
Hege Skårdal Dreyer, revisor
Lillian K. Gjennestad, revisjonsleder