Helsetilsynet

Fylkesmannen i Rogaland

Oppfølging av tilsynet
Ved dette tilsynet ble det konstatert avvik fra lov eller forskrift. Tilsynsmyndigheten har vurdert de tiltakene som er satt i verk som tilstrekkelige. Tilsynet er derfor avsluttet.

 

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

  • Avlastnings- og støttekontakttjenester etter sosialtjenesteloven §§ 4-3 og 4-2 b og c.
  • Tilsynet omfattet alle kommunens innbyggere med rett til disse tjenestene, jf sotjl. § 4-3, uavhengig av alder og diagnose.

Tilsynet undersøkte bl.a.:

  • om kommunen sikrer at aktuelle brukere får relevant informasjon om tjenestene i forkant av en evt. søknad om støttekontakt og/eller avlastning
  • om kommunen sikrer en forsvarlig utredning og tildeling av avlastnings- og støttekontakttjenester, herunder bl.a. individuell vurdering og brukermedvirkning, og
  • om kommunen sikrer at avlastere og støttekontakter har tilstrekkelige kunnskaper og ferdigheter innenfor det aktuelle området for å kunne utføre oppdraget.

Fylkesmannen avdekket ett avvik på de reviderte områdene. Det ble ikke gitt merknad.

Avvik:

Strand kommune sikrer ikke at det skjer en jevnlig evaluering og oppfølging av støttekontakt- og avlastningstjenestene.

Dato: 12. juli 2007

Lillian K. Gjennestad
revisjonsleder

Torunn Salte
revisor

Hege Skårdal Dreyer
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Strand kommune i perioden 26. og 27. april 2007.

Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år og er del av et landsomfattende tilsyn med avlastnings- og støttekontakttjenester etter sosialtjenesteloven.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester § 2-6.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Strand kommune har ca 10 500 innbyggere og har hatt en jevn befolkningsvekst de siste årene. Kommunen er organisert i 28 virksomheter med hver sin virksomhetsleder og med rådmannen som nærmeste overordnede. Virksomhetslederne har fått delegert rådmannens fullmakter innenfor sine områder og innenfor virksomhetens budsjett.

Ansvar og myndighet for støttekontakt er lagt til en virksomhet, Bekkeveien, og virksomhetsleder for denne enheten. Men en ansatt i en annen virksomhet fatter vedtak om støttekontakt for brukere med psykiske problemer etter å ha drøftet saken med ansvarlig virksomhetsleder på området.

Avlastningstjenesten er delt på 2 virksomheter og virksomhetslederne for disse samt til tiltaksteam. Avlastning for barn og unge under 18 år i kommunal avlastningsbolig og i privat avlastning er lagt til en virksomhet, Bjørkeveien, og leder for denne virksomheten.

Avlastning for voksne psykisk utviklingshemmede er lagt til virksomhet Bøkestien, og dennes virksomhetsleder. Avlastning til voksne funksjonshemmede og eldre blir behandlet i tiltaksteam. Tiltaksteamet består av de tre virksomhetslederne for omsorgstjenestene i kommunen, virksomhetsleder for avdeling demente, kommunelege I og koordinator for teamet. Avlastningen for brukere i denne gruppen skjer hovedsaklig i institusjon, men er også blitt gitt ved at det er blitt satt inn tjenester i hjemmet.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 26. februar 2007. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt den 26. april 2007.

Intervjuer
14 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt den 27. april 2007.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet undersøkte om kommunen retter seg etter bestemmelsene i sosialtjenesteloven §§ 3-5 og 4-1, informasjon om sosiale forhold og tjenester i kommunen, opplysning, råd og veiledning som kan bidra til å løse eller forebygge sosiale problemer. Det ble her undersøkt om kommunen gir relevant informasjon til søkere og pårørende i forkant av evt søknad, og om tildeling av avlastning og støttekontakt skjer uavhengig av diagnose og alder. At saksbehandlerne har relevant kompetanse og tilgang til lovverket ble også undersøkt.

Videre ble det undersøkt om søknader blir behandlet og fulgt opp i tråd med regelverket, jf sotjl §§ 4-3 jf 4-2 b og c, §§ 8-1, 8-4 og 8-5 og forvaltningslovens kap. 3, 4, 5 og 6.

Det ble her undersøkt om sakene blir forsvarlig utredet, at de blir individuelt behandlet og at brukerne får medvirke under behandlingen. Videre ble det undersøkt om vedtak blir fattet og iverksatt og at alternative tiltak blir vurdert og tilbudt dersom den innvilgede tjenesten ikke blir iverksatt. Det ble også undersøkt om det blir krevd vederlag for tjenestene.

Avslutningsvis ble det undersøkt om avlastere og støttekontakter har tilstrekkelige kunnskaper og ferdigheter til å kunne utføre oppdraget, og om tjenestetilbudet blir evaluert jevnlig, jf internkontrollforskriften § 4.

5. Funn

Det ble funnet ett avvik.

Avvik:

Strand kommune sikrer ikke at det skjer en jevnlig evaluering og oppfølging av avlastnings- og støttekontakttjenestene.

Avvik fra: sosialtjenesteloven §§ 2-3 og 2-1, internkontrollforskriften § 4, 2. ledd bokstav c og e og kvalitetsforskriften § 2.

Avviket bygger på følgende som fremkom under intervju og av dokumentasjon:

  • kommunen har ikke prosedyrer eller rutiner vedrørende evaluering og oppfølging av støttekontakter og avlastere
  • kommunen evaluerer ikke støttekontakt- og avlastningstjenestene som forutsatt i vedtak for tildeling av tjenestene
  • kommunen stiller ikke krav om rapportering fra støttekontakter og avlastere
  • kommunen har ikke faste møter med oppdragstakerne
  • kommunen har telefonkontakt med noen oppdragstakere, men ikke alle, og det er stor variasjon i hyppighet/omfang
  • kommunen tilbyr ikke fast veiledning og har heller ikke satt et minimum av kontakt de ønsker å ha med avlastere og støttekontakter i løpet av vedtaksperioden (vanligvis ett år)
  • Det gis ikke noen fast opplæring til avlastere og støttekontakter ut over nødvendig informasjon om bruker, forvaltningsmessige forhold som bl.a. taushetsplikt samt praktiske opplysninger om timelister og lignende som gis ved oppstart av engasjementet.

6. Regelverk

  • Lov av 13. desember 1991 nr. 81 om sosiale tjenester m.v (sosialtjenesteloven)
  • Forskrift til lov om sosiale tjenester av 4. desember 1992 nr 915
  • Forskrift av 20. desember 2002 nr 1731 om internkontroll i sosial- og helsetjenesten (internkontrollforskriften)
  • Lov av 10. februar 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven)
  • Forskrift av 27. juni 2003 om kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene for tjenesteyting etter lov av 19. november 1982 nr. 66 om helsetjenesten i kommunene og etter lov av 13. desember 1991 nr. 81 om sosiale tjenester m.v. (kvalitetsforskriften)

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Organisasjonsoversikt
    - detaljert kart over avd med ansvar, myndighet og oppgaver innen de reviderte områdene
    - driftsplan for virksomhetene
  • Delegasjonsreglement for Strand kommune
    - delegering av rådmannens myndighet til andre i forvaltningen i kommunen
  • Opplæringsplaner
  • Retningslinjer og prosedyrer for saksbehandling i forbindelse med tildeling av tjenester samt registrering av klager
  • Tjenestebeskrivelser støttekontakttjenesten, avlastningsbolig og privat avlastning
  • Tjenestetilbud omsorgstjenester distrikt Jørpeland Nord
  • Oversikt over avlastningstilbudet
  • Oversikt over brukere som er tildelt avlastning
  • Oversikt over brukere som er tildelt støttekontakt
  • Kopi av søknader og vedtak om støttekontakt og avlastning

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • Kvalitetshåndbok for Omsorgstjenesten med bl.a.
    - kriterier for tildeling av avlastning, jf sotjl §§ 4-3 og 4-2 b
    - kriterier for tildeling av plass i sykehjem etter khtjl § 2-1 jf § 1-3, andre ledd nr. 4.
  • Søknad og vedtak på de 4 siste brukerne under 18 år som er tildelt avlastning i bolig
  • Søknad og vedtak på de 5 siste brukerne som er psykisk utviklingshemmede og som er tildelt avlastning.
  • Søknad og vedtak på de 5 siste brukerne under 18 år som er tildelt privat avlastning
  • Søknad og vedtak på de 3 siste voksne brukerne som er tildelt avlastning i institusjon (sykehjem)
  • Klientmapper på 10 psykisk utviklingshemmede som sist er tildelt støttekontakt
  • Klientmapper på 5 brukere med psykiske problemer som sist er tildelt støttekontakt
  • Klientmapper på 5 brukere med rusproblemer el andre sosiale problemer som sist er tildelt støttekontakt

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

  • Ettersendt utdrag fra årsmelding for 2006 vedr avlastning og støttekontakt
  • Oversikt over ansatte i avlastningsbolig og i rehab./hjemmesykepleien i distrikt Jørpeland Nord.

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn

Funksjon / stilling

Åpningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Berge, Sissel

Avlastningsbolig

X

X

X

Bru, Tom Jakob

Virksomhetsleder Tau

X

X

X

Brådland, Else

Støttekontakt

 

X

 

Eriksen, Siv

Privat avlaster

 

X

 

Fjelde, Ina

Rådmann

X

X

X

Høyvik, Audhild

Virksomhetsleder

X

X

X

Håbakk, Hanne Lill

Privat avlaster

 

X

 

Kvalvåg, Helga

Avlastningsbolig

X

X

 

Kyle, Olaug

Støttekontakt

 

X

 

Lausnes, Svein Kåre

Støttekontakt

 

X

 

Olsen, Ann Moorewood

Miljøarbeider/aktivitør

X

X

X

Skappel, Margot Irene

Virksomhetsleder

X

X

X

Strømsmo, Grete

Rådgiver

X

 

X

Thingbø, Olaug

Virksomhetsleder

X

X

X

Wold, Kari Bente

Virksomhetsleder

X

X

X


Fra tilsynsmyndighetene deltok:

Torunn Salte, revisor
Hege Skårdal Dreyer, revisor
Lillian K. Gjennestad, revisjonsleder