Helsetilsynet

Fylkesmannen i Rogaland

Oppfølging av tilsynet
Ved dette tilsynet ble det konstatert avvik fra lov eller forskrift. Tilsynsmyndigheten har vurdert de tiltakene som er satt i verk som tilstrekkelige. Tilsynet er derfor avsluttet.

 

Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Gjennomføring
4. Hva tilsynet omfattet
5. Funn
6. Regelverk
7. Dokumentunderlag
8. Deltakere ved tilsynet

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Sosiale tjenester til personer med psykisk utviklingshemming

Bruk av tvang eller makt overfor personer med psykisk utviklingshemming

Det ble gjort funn som ga grunnlag for avvik og merknad:

Avvik 1

Sauda kommune har ikke tilstrekkelig avklart hvem som har det overordnede faglige ansvar for tjenesten. Kommunen har heller ikke klargjort tilstrekkelig i organisasjonen hvem som har det daglige ansvaret for tjenesten.

Avvik 2

Sauda kommune sikrer ikke i tilstrekkelig grad at tjenester etter sosialtjenestelovens § 4-2 a-d utføres i samsvar med bestemmelsene i lovens kapittel 4A.

Merknad 1

Sauda kommune bør utarbeide rutiner som mer systematisk sikrer at brukernes behov for tjenester jevnlig blir kartlagt og evaluert.

25. september 2007

Helge A. Haga
revisjonsleder

Trine Hove Bjørnsen
revisor/jurist

Ellen Bjerga Heskje
revisor/vernepleier

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Sauda kommune i perioden 3.6. — 30.8.2007.

Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester § 2-6.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Sauda kommune har om lag 5000 innbyggere.

Kommunen har delt sin virksomhet inn i 16 ulike resultatenheter som alle rapporterer direkte til rådmannen.

Når det gjelder pleie — og omsorgstjenestene så er disse delt inn i en bestillerfunksjon og en utførerfunksjon. Bestillerkontoret har bestillerfunksjonen og behandler bl.a. alle søknader om pleie- og omsorgstjenester. Kontoret ledes av en rådgiver tilknyttet rådmannens stab.

Utførerfunksjonen er fordelt på 4 ulike soner/enheter som hver ledes av en enhetsleder. 3 av sonene er delt inn i geografiske områder mens den fjerde sonen har en kommunedekkende funksjon med bl.a. korttidsplasser, avlastning og nattpatrulje/sykepleie.

Sonene har som oppgave å gi pleie- og omsorgstjenester etter kommunehelseloven og sosialtjenesteloven til de som er bosatt i den geografiske sonen. I tillegg har sonene omsorgsboliger og bofellesskap for funksjonshemmede og psykisk utviklingshemmede.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 3.6.2007. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 29.8.2007.

Intervjuer
8 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 30.8.2007.

4. Hva tilsynet omfattet

  • Hvordan sikrer kommunen at tjenestemottakerne mottar et forsvarlig tjenestetilbud etter sosialtjenesteloven § 4-3, jf. § 4-2 a-d, i samsvar med eventuelle endrede bistandsbehov og uavhengig av endrede rammebetingelser.

    Lov om sosiale tjenester § 4-3, jf § 4-2 a-d, jf. forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene for tjenesteyting § 3, 1. ledd, jf. sotjl. § 2-1, jf. forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten § 3 og 4.
  • Hvordan sikrer kommunen utførelse av tjenester etter sosialtjenestelovens § 4-2 bokstav a-d overfor psykisk utviklingshemmede uten bruk av tvang eller makt i strid med bestemmelsene i sosialtjenesteloven kapittel 4A.

    Lov om sosiale tjenester § 4A-4, jf. § 2-1 første, annet og tredje ledd, jf. forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten § 3 og 4.

5. Funn

Område 1: Sosiale tjenester til personer med psykisk utviklingshemming

Det ble ikke gjort funn som ga grunnlag for avvik. Følgende merknad påpekes:

Merknad 1.

Sauda kommune bør utarbeide rutiner som mer systematisk sikrer at brukernes behov for tjenester jevnlig blir kartlagt og evaluert.

Merknaden bygger på følgende observasjoner:

  • I følge kommunens egne prosedyrer, jf. Kvalitetshåndboken 6.3.1, 6.3.3, skal alle brukerne i pleie- og omsorg ha sykepleiejournal. I tillegg fremgår det av stillingsbeskrivelsene for miljøarbeider og miljøterapeut at alle brukere skal ha tiltaksplan
  • Gjennomgang av brukermapper for 8 personer viser at 2 av disse ikke inneholder opplysninger eller dokumentasjon om tiltaksplan, sykepleiejournal eller individuell plan.
  • Av intervju fremkom det at tjenestetilbudet til brukerne skal evalueres i ansvarsgruppemøter. Ved verifikasjon av 8 brukermapper mangler det dokumentasjon på at ansvarsgrupper er avholdt og/eller at tjenestetilbudet er blitt evaluert for 4 av brukerne.
  • I stillingsbeskrivelsene for miljøterapeut og miljøarbeider er ansvarsforholdene uklare mht funksjons- og ansvarsområde, jf. Kvalitetshåndbokens 4.2.6
  • Det fremgår av intervju og dokumentasjon at ansvaret for oppmelding av behov for tjenester til Bestillerkontoret ikke er klart/entydig plassert i organisasjonen. Alle ansatte kan og skal melde behov til bestillerkontoret uavhengig av kompetanse.

Område 2: Bruk av tvang eller makt overfor personer med psykisk utviklingshemming

Det ble gjort funn som ga grunnlag for følgende avvik:

Avvik 1

Sauda kommune har ikke tilstrekkelig avklart hvem som har det overordnede faglige ansvar for tjenesten. Kommunen har heller ikke klargjort tilstrekkelig i organisasjonen hvem som har det daglige ansvaret for tjenesten.
Jf. Lov om sosiale tjenester § 4A-7 1. og 2. ledd, jf. Ikf. § 4 a

Avviket bygger på følgende observasjoner:

  • Det fremkom under intervju stor usikkerhet om hvem som har det overordnede faglige ansvaret i kommunen.
  • Av intervju så fremkom det at det var ukjent i organisasjonen hvem som har det daglige ansvaret for tjenesten.
  • Av intervju fremgår det også at beslutninger om skadeavvergende tiltak i enkeltsituasjoner blir tatt av de tjenesteyterne som til enhver tid er i situasjonen.
  • Kommunen har ikke utarbeidet egne rutiner for bruk av skadeavvergende tiltak i enkeltsituasjoner.
  • Det fremkommer av tilsendt dokumentasjon at kommunens prosedyre (7.1) for avvikshåndtering også omfatter bruk av tvang i henhold til § 4A-5 bokstav a. Prosedyrebeskrivelsen er feil, jf. § 4A-7 1 .ledd
  • Det fremgår av intervju at enkeltmeldinger ikke sendes overordnet faglig ansvarlig, og at kommunen ikke har en samlet oversikt på bruk av skadeavvergende tiltak i nødsituasjoner.

Avvik 2

Sauda kommune sikrer ikke i tilstrekkelig grad at tjenester etter sosialtjenestelovens § 4-2 a-d utføres i samsvar med bestemmelsene i lovens kapittel 4A, jf § 4A-5 og jf. Internkontrollforskriften § 3, 4 og 5.

Avviket bygger på følgende observasjoner:

  • Det fremgår av intervju at kommunen har anvendt varslingstiltak i 2007 for enkelte brukere uten at det er ført melding om skadeavvergende tiltak i enkeltsituasjoner. Tilsvarende opplysninger fremgår også av internt notat til rådmannen av 24.8.2007.
  • Det fremgår også av intervju at kommunen har benyttet inngripende tiltak ved å låse enkeltdører og stenging av toalett.
  • Ved gjennomgang av brukermapper fremgår det av miljøregler og prosedyrer at det benyttes tiltak som; bruk av døralarm, låsing av kjøkkenskap og sjekking av lommer etter handletur.
  • Det fremkom under intervju og ved verifikasjon at kommunen ikke har skrevet noen meldinger om skadeavvergende tiltak i nødsituasjoner hittil i 2007.
  • Av intervju og tilsendt dokumentasjon fremgår det at kommunen ikke har systematiske opplæringstiltak for de ansatte på området ut over opplæringsvakter.

6. Regelverk

  • Lov om sosiale tjenester av 13.12.1991, kapittel 4 og 4A
  • Lov av 10. februar 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker
  • Forskrift om intemkontroll i sosial- og helsetjenesten av 20. desember 2002 nr. 1731
  • Forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgssektoren av 27. juni 2003 nr 792

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Prosedyre for opprettelse av ansvarsgruppe, jf. Kvalitetshåndbok.
  • Prosedyre for arbeidsform for ansvarsgruppe, jf. Kvalitetshåndbok.
  • Prosedyre for primærkontaktens oppgaver, jf. Kvalitetshåndbok.
  • Prosedyre for organisering av kvalitetssikringsarbeidet i PLO, jf. Kvalitetshåndbok.
  • Stillingsbeskrivelse for; - rådgiver Pleie- og omsorgstjenesten, Enhetsleder pleie- og omsorgstjenesten, miljøterapeut, miljøarbeider, ergoterapeut, støttekontakt og gruppeleder i Sone sentrum.
  • Organisasjonskart for Sauda kommune
  • Organisasjonskart for Pleie- og omsorgstjenesten
  • Prosjektskisse Autismeprosjektet 2005-2008
  • Forslag til veileder til bruk i vedtaksarbeidet i Sauda kommune sotjl. Kap. 4A
  • Delegasjonsreglement for Sauda kommune, kommunestyresak 02/02, 30.1.2002.
  • Videredelegering av myndighet til pleie- og omsorgsleder av 13.5.2002 og 21.8.2002
  • Videredelegering av myndighet til navngitte enhetsledere av 14.11.2005
  • Intern notat av 19.3.2007, delegasjon av myndighet fra Enhetsleder til saksbehandler på Bestillerkontoret
  • Prosedyre for saksbehandling i pleie- og omsorgstjenesten, jf. Kvalitetshåndbok.
  • Kompetanse — Utviklingsplan Sauda kommune Pleie- og omsorgstjenesten
  • Introduksjonsprogram for nyansatte i pleie- og omsorgstjenesten i Sauda kommune
  • Prosedyre for ivaretakelse av brukernes rettigheter og erfaringer, jf. Kvalitetshåndbok.
  • Prosedyre for å tilfredsstille grunnleggende behov og dokumentere dette, jf. Kvalitetshåndbok.
  • Prosedyre for forebygging og håndtering av fysisk og psykisk vold og trusler, jf. Kvalitetshåndbok.
  • Prosedyre for avvikshåndtering, jf. Kvalitetshåndbok.
  • Flytskjema for avvikshåndtering, jf. Kvalitetshåndbok.
  • Serviceerklæringer for pleie- og omsorgstjenesten
  • Hefte utarbeidet av Ridderne: Veiledning i utfylling av melding om skadeavvergende tiltak i nødsituasjoner
  • Liste over ansatte som arbeider med psykisk utviklingshemmede i sone sentrum, mottatt per e-post 9.8.2007
  • Turnus for Bøgaten 3 og 5, samt Åbø 2, mottatt per faks den 15.8.2007

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • Internt notat: Perioderapportering for 1. halvår 2007, Pleie- og omsorgstenesta, datert 24.8.2007.
  • Årsbudsjett 2007.
  • økonomiplan 2007-20 10
  • Årsmelding 2006, tekstdel.
  • Brukerpermer for til sammen 8 personer i botiltakene Bøgt. 3 og 5 og Åbø 2.
  • Gjennomgang av vedtak og underlagsmateriell for ovennevnte personer.
  • Gjennomgang av dagsrapporter siste 14 dager for samme 8 personer.
  • Gjennomgang av Enkeltmeldinger, jf. §4A-5 bokstav a, for 2006.

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn

Funksjon / stilling

Åpningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Nils Moldøen

Rådmann

X

x

X

Aslaug Tangerås

Pleie- og omsorgsrådgiver

X

X

X

Siv Hege Lund

Saksbehandler

X

X

X

Brit Bjelland

Saksbehandler<

X

X

X

Nansy Lund

Enhetsleder

X

X

X

Jane Sørland

Miljøarbeider

X

X

X

Christina Bregård

Miljøterapeut

X

X

X

Gro Iren Håheimstveit

Assistent

X

X

X

Camilla Eikevik

Miljøterapeut

   

X

Hallgeir Bjørge

Miljøterapeut

   

X

Karina Birkeland

Miljøterapeut

   

X

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Ellen Bjerga Heskje rådgiver/vernepleier, Trine Hove Bjørnsen rådgiver/jurist og Helge A. Haga rådgiver/sosionom, sistnevnte som revisjonsleder.