Helsetilsynet

Fylkesmannen i Rogaland

Oppfølging av tilsynet
Ved dette tilsynet blei det konstatert avvik frå lov eller forskrift. Tilsynsmyndigheita har vurdert dei tiltaka som er sette i verk som tilstrekkelege. Tilsynet er derfor avslutta.

 

Samandrag
1. lnnleiing
2. Omtale av verksemda - spesielle forhold
3. Gjennomføring
4. Kva tilsynet omfatta
5. Funn
6. Regelverk
7. Dokumentunderlag
8. Deltakarar ved tilsynet

Samandrag

Fylkesmannen i Rogaland gjennomførte tilsyn i Time kommune 17. og 18. oktober 2007. Tilsynet blei utført som systemrevisjon. Fylkesmannen har under tilsynet hatt merksemd på korleis kommunen sikrar at forholda blir lagt til rette for tenesteyting med minst mogeleg bruk av tvang og makt, og om tenestemottakarane sitt tenestetilbod vert endra i samsvar med endring i hjelpebehov.

Denne rapporten gjer greie for dei avvika og merknadene som blei påpeikte innanfor dei områda som blei reviderte. Systemrevisjonen gjaldt følgjande område:

  • Om kommunen sikrar at tenestemottakar får eit forsvarleg tenestetilbod etter lov om sosiale tenester § 4-3 jf § 4-2 bokstav a-d, i samsvar med eventuelle endra hjelpebehov og uavhengig av endra rammer.
  • Om kommunen sikrar utføring av tenester etter lov om sosiale tenester § 4-2 bokstav a-d for personar med psykisk utviklingshemming utan bruk av tvang og makt og i tråd me,d reglane i lov om sosiale tenester kapittel 4A.

Det blei under tilsynet funne grunnlag for følgjande avvik

Time kommune har ikkje avklart kven som skal ha det overordna faglege ansvar for tenesta. Jf. Lov om sosiale tenester § 4A-7 1. og 2. ledd, jf. internkontrollforskrifta § 4 a

Time kommune sikrar ikkje i tilstrekkeleg grad at tenester etter lov om sosiale tenester § 4-2 a-d blir utførd i samsvar med kapittel 4A, jf § 4A-5 og Internkontrollforskiften §

Det blei og funne grunnlag for ein merknad til område 1:

Time kommune bør utarbeida rutinar som systematisk sikrar at brukaranes behov for tenester jevnieg blir kartiagt og evaluert.

Stavanger 9.11.2007

Helge A. Haga
revisjonsleiar

Trine Hove Bjørnsen
revisor

1. lnnleiing

Rapporten er utarbeidd etter systemrevisjon ved Time kommune i perioden 14.8. - 18.10.2007. Revisjonen går inn som ein del av den planlagde tilsynsverksemda hos Fylkesmannen dette året.

Fylkesmannen har fullmakt til å føre tilsyn med sosialtenesta etter lov om sosiale tenester § 2-6.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om verksemda tek hand om ulike krav i lovgivinga gjennom internkontrollen sin. Revisjonen omfatta å undersøkje om:

  • kva tiltak verksemda har for å avdekkje, rette opp og førebyggje brot på lovgivinga innanfor de tema tilsynet omfattar
  • tiltaka blir følgde opp i praksis og om nødvendig korrigerte
  • tiltaka er gode nok for å sikre at lovgivinga blir følgd

Ein systemrevisjon blir gjennomført ved å granske dokument, ved intervju og andre undersøkingar.

Rapporten handlar om avvik og merknader som er avdekte under revisjonen og gir derfor inga fullstendig tilstandsvurdering av det arbeidet verksemda har gjort innanfor dei områda som tilsynet omfatta.

  • Avvik dreier seg om at krav som er gitt i eller i tråd med lov eller forskrift, ikkje er oppfylte
  • Merknad er forhold som ikkje er i strid med krav som er fastsette i eller i tråd med lov eller forskrift, men der tilsynsorganet finner grunn til å peike på forbetringspotensiale

2. Omtale av verksemda - spesielle forhold

Time kommune har om lag 15 000 innbyggjarar.

Kommunen har organisert verksemda si i 3 tenesteområde. Tenesteområde Omsorg blir leia av kommunalsjef og har som oppgåve å tildela og yta tenester etter lov om sosiale tenester § 4-2 a — d, til kommunen sine innbyggjarar. Tenesteområdet Omsorg er delt inn i fleire tenesteeiningar som blir leia av ein tenesteleiar. Når det gjeld heimehjelp og miljøarbeidarteneste til personar med psykisk utviklingshemming så blir dette tildelt i 3 utpeikte tenesteeiningar. Desse einingane har og ansvar for bustader med miljearbeidartenester til dei psykisk utviklingshemma.

Tenesteeining 2 som blei granska i samband med tilsynet har 3 butiltak kor dei gir tenester til 13 personar over 18 år og som er utviklingshemma. Butiltaka vert leda av fagleiar. Kommunen har som ei av fleire utfordringar, mange tilsette i butiltaka som har små stillingar. Kommunen skal difor om kort tid setje i verk eit prosjekt med eigen prosjektleiar for å finna tiltak som mellom anna kan auka “stillingsbrøkane” og gje betre personalmessig kontinuitet og stabilitet i butiltaka.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfatta følgj ande aktivitetar:

Revisjonsvarsel blei sendt ut 14.8.2007. Oversikt over dokument som verksemda har sendt over i samband med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Opningsmøte blei halde 17.10.2007.

Intervju
10 personar blei intervjua.

Oversikt over dokumentasjon som blei gjennomgått under revisjonsbesøket, er gjeve i kapitelet Dokumentunderlag.

Sluttmøte blei halde 18.10.2007.

4. Kva tilsynet omfatta

I dette tilsynet har merksemda vore retta mot om kommunen sikrar at forholda vert lagt til rette for tenesteyting til personar med psykisk utviklingshemming med minst mogeleg bruk av tvang og makt jf § 4A-4, og om tenestemottakar sitt tenestetilbod blir endra i samsvar med endring i hjelpebehov etter lov om sosiale tenester § 4-2 bokstav a-d.

Tilsynet omfatta følgjande område:

Område 1:

Om kommunen sikrar at tenestemottakar får eit forsvarleg tenestetilbod etter lov om sosiale tenester § 4-3 jf § 4-2 bokstav a-d, og i samsvar med eventuelle endra hjelpebehov og uavhengig av endra rammer.

Område 2:

Om kommunen sikrar utføring av tenester etter lov om sosiale tenester § 4-2 bokstav a-d for personar med psykisk utviklingshemming utan bruk av tvang og makt og i tråd med reglane i lov om sosiale tenester kapittel 4A.

5. Funn

Område 1:

Fylkesmannen fann ikkje grunnlag for å gi avvik på dette området, men har ein merknad.

Merknad:

Time kommune bør utarbeida rutinar som systematisk sikrar at brukaranes behov for tenester jevnleg blir kartlagt og evaluert.

Merknaden byggjer på folgjande observasjonar:

  • Time kommune manglar skriftlege rutinar for sakshandsaming når det gjeld tildeling av tenester til psykisk utviklingshemma.
  • Kommunen har ikkje eins praksis for sakshandsaming og han følgjer ikkje kommunen sitt eige delegasjonsreglement i alle saker.
  • Gjennomgang av dokumentasjon for brukarane i Kringlemyr og Vardheia syner at det manglar opplysningar om kartlegging, behovsvurdering og evaluering av tenestetilbodet.
  • Ved gjennomgang av IPLOS-registeringar for 7 brukarar kan ikkje kommunen dokumentere kven som har utført registreringa og at dette er gjort i samband med utarbeiding av vedtak.

Område 2:

Avvik 1

Time kommune har ikkje avklart kven som skal ha det overordna faglege ansvaret for tenesta. Jf. Lov om sosiale tenester § 4A-7 1. og 2. ledd, jf. internkontrollforskriftens § 4 a

Avviket byggjer på følgjande observasjonar:

  • Det kom fram i intervju stor tvil om kven som har det overordna faglege ansvaret i kommunen.
  • Det kom og fram i intervjua at det var manglande kunnskap om at kommunen skal utpeke ein bestemt tenestemann som skal ha det overorda faglege ansvaret for tenesta.

Avvik 2

Time kommune sikrar ikkje i tilstrekkeleg grad at tenester etter lov om sosiale tenester § 4-2 a-d blir utførd i samsvar med kapittel 4A, jf § 4A-5 og Internkontrollforskiften § 3, 4 og 5.

Avviket byggjer på følgjande observasjonar:

  • Det kom fram i intervju at kommunen har nytta varslingstiltak i 2007 utan at det er ført melding om skadeavverjande tiltak i enkeltsituasjonar.
  • Det kom og fram i intervjua at kommunen har nytta inngripande tiltak ved å låse bod, sikringsskap og kopla ut straum til komfyr, micro-ovn, vaskemaskin, tørketrommel og oppvaskmaskin.
  • Stikkprøvar av enkeltmeldingar for 2006 og 2007 viser at kommunen ikkje har eit system som gir samla oversikt på tvangsbruk i tenesteytinga.
  • Av intervju går det fram at det er uvisse i organisasjonen om kva prosedyrar som gjeld ved bruk av skadeavverjande tiltak i naudssituasjonar. Kommunen si eiga prosedyre syner til feil heimel i lova og det er ikkje tilstrekkeleg klargjort kven som skal ta imot og følgje opp enkeltmeldingar. Tilsendte prosedyrar er forskjellige, har ulik dato og er ikkje oppdaterte.
  • Tilsendt kopi av kommunen sitt internkontrollsystem samsvarer ikkje med framlagt perm: “Internkontrollsystem for sosial — og helsetenestene “. Jf. Prosedyre 3400/04
  • Når det gjeld vedtak etter 4A-5 tredje ledd bokstavane b og c er det tvil om kven som har ansvar og mynde til å fatta vedtak. Kommunen har ikkje utarbeida prosedyrar for sakshandsaminga.
  • Kommunen sitt delegasjonsreglement for tenesteområdet omsorg viser til feil heimel i lova når det gjeld enkeltmeldingar, og den som er peikt ut som ansvarleg er ikkje i samsvar med gjeldande regelverk.
  • Av intervju og motteken dokumentasjon går det fram at kommunen ikkje har systematiske opplæringstiltak når det gjeld sosialtenestelova kapittel 4A.
  • I intervju kom det fram at fleire av dci tilsette i butiltaka ikkje deltek i fag - og/eller personalmøter. Dette gjeld særskilt tilsette i “små stillingar”. Eksempelvis er det i eit av butiltaka 37 tilsette kor 22 har mindre enn 30% stilling, 16 av desse har mindre enn 20% stilling.

6. Regelverk

  • Lov om sosiale tenester 13.12.1991, kapittel 4 og 4A
  • Lov av 10. februar om behandlingsmåten i forvaltningssaker
  • Forskrift av 20. desember 2002 nr. 1731 i sosial — og helsetenesta
  • Forskrift av 27. juni 2003 nr. 792 om kvalitet i pleie- og omsorgssektoren

7. Dokumentunderlag

Dokumentasjon frå verksemda knytt til den daglege drifta og andre viktige forhold som blei send over da revisjonen blei førebudd:

  • Delegeringsreglement for rådmannen
  • Organisasjonskart for tenesteområde omsorg
  • Administrativ delegering frå rådmannen i Time kommune
  • Internkontrollsystem for sosial- og helsetenestene, styringsdokument;
    - Prosedyre 3400/01 som gjeld forvaltning av privatøkonomi
    - prosedyre 3400/04 som gjeld bruk av tvang og makt
    - prosedyre 3400/07 som gjeld skademelding
    - retningslinjer som gjeld sikring av kontinuitet og kompetanse i tenesteyting
    - retningslinjer for å tilrettelegge det fysiske miljøet og førebyggje bruk av tvang og makt
    - retningslinjer for primærkontaktar
    - retningslinje for utveljing av tilsette kor det blir nytta tvang og makt
    - retningslinje for opplæring av nytilsette
  • Tenestestandard og kvalitetsmål — avlastning
  • Tenestestandard og kvalitetsmål — dagsenter
  • Tenestestandard og kvalitetsmål — støtttekontakt
  • Tenestestandard og kvalitetsmål — heimehjelp
  • Tenestestandard og kvalitetsmål — heimesjukepleie
  • Tenestestandard og kvalitetsmål — langtidsopphald i sjukeheim
  • Tenestestandard og kvalitetsmål — individuell plan
  • Opplæringsprogram for tenesteområde omsorg — 2007
  • Notat individuelle opplæringsbehov
  • Utskrift frå kommunen si heimeside; - informasjon om omsorgstenestene i Time

Dokumentasjon som blei gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • Miljøreglar for 4 brukarar i Kringlemyr
  • Ukeplan for 1 brukar i Kringlemyr
  • Rutinar for nattevakt i Kringlemyr
  • Referat frå brukarmøte i oktober 2006
  • Årsrapport og regnskap for 2006, Time kommune
  • Gjennomgang av Internkontrollperm
  • Gjennomgang av Brukarpermar, Iplos registreringar og vedtak for 8 brukarar
  • Melding om skadeavverjing i naudsituasjon datert 1.8.07

Korrespondanse mellom verksemda og Fylkesmannen:

  • Revisjonsvarsel 14.8.2007
  • Oversending av dokument frå kommunen motteke 18.9.2007
  • Oversending av program 2.10.2007

8. Deltakarar ved tilsynet

Tabellen under gir ei oversikt over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte, og over kven som blei intervjua.

Deltakere ved tilsynet

Navn

Funksjon / stilling

Opningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Mette Grude

Kommunalsjef

x

x

x

Irja Marie Stenby

Tenesteleiar

x

x

x

John Herabakke

Fagleiar

x

x

x

Cato Wailin

Fagleiar

x

x

x

Anne Karin Braut

Avdelingssjef

x

x

x

Kirsten Iren Haugland

Hjelpepleier

x

x

x

Anne Brit Horpestad

Vernepleier

x

x

x

Sissel Andersen

Hjelpepleier

x

x

x

Steinar Sirevåg

Vernepleier

 

x

 

Arnfinn Bø

Fagkonsulent

x

   

Monica Iren Kleppe

Miljøarbeider

 

x

 


Frå tilsynet deltok:
Margareth Gjedrem, Trine love Bjørnsen og Helge A. Haga