Helsetilsynet

Fylkesmannen i Rogaland

Oppfølging av tilsynet
Ved dette tilsynet ble det konstatert avvik fra lov eller forskrift. Tilsynsmyndigheten har vurdert de tiltakene som er satt i verk som tilstrekkelige. Tilsynet er derfor avsluttet.

 

Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten -spesielle forhold
3. Gjennomføring
4. Hva tilsynet omfattet
5. Funn
6. Regelverk
7. Dokumentunderlag
8. Deltakere ved tilsynet

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Avlastnings-og støttekontakttjenester for personer og familier som har særlig tyngende omsorgsarbeid og/eller som har behov for dette på grunn av alder, funksjonshemming eller sosiale problem, jf. sosialtjenesteloven §§ 4-2 bokstav b og c og 4-3.

Tilsynet undersøkte bl.a.:

  • Om kommunen sikrer at aktuelle brukere får relevant informasjon om tjenestene i forkant av en evt. søknad om støttekontakt og/eller avlastning
  • Om kommunen sikrer en forsvarlig utredning og tildeling av avlastnings-og støttekontakttjenester, herunder bl.a. individuell vurdering og brukermedvirkning, og
  • Om kommunen sikrer at avlastere og støttekontakter har tilstrekkelige kunnskaper og ferdigheter innenfor det aktuelle området.

Fylkesmannen fant 3 avvik på de reviderte områdene:  

Avvik 1:

Bjerkreim kommune sikrer ikke at ansatte som behandler saker vedr. avlastning og
støttekontakt har fått tilstrekkelig opplæring på området, og det er uklart hvem som har
vedtaksmyndighet.  


Avvik 2:

Bjerkreim kommune sikrer ikke at støttekontakter får tilstrekkelig opplæring/veiledning og
oppfølging og at det skjer en jevnlig evaluering av støttekontakttjenesten.  


Avvik 3:

Bjerkreim kommune har ikke et system som sikrer at det alltid kreves politiattest fra den som
engasjeres/ansettes i stilling som innebærer tjenesteyting, jf. sotj § 4-2, til barn eller personer
med utviklingshemming.  

Dato: 15. desember 2008
 

Lillian K. Gjennestad
revisjonsleder

Torunn Salte
revisor

Hege Skårdal Dreyer
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Bjerkreim kommune i perioden 15. -16. oktober 2008. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester § 2-6.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten -spesielle forhold

Bjerkreim kommune har ca. 2 500 innbyggere. Kommunen har organisert sin virksomhet i 3 avdelinger, landbruk, miljø og teknikk, oppvekst og kultur, og levekår. Tjenester etter §§ 4-2, jf. 4-3 i sosialtjenesteloven er lagt til avdeling levekår. Avdelingen omfavner foruten sosiale tjenester, helsetjenester, omsorgstjenester og barnevernstjenester. Inntil 15. september d.å. var det sosialtjenesten som hadde ansvar for avlastnings-og støttekontakttjenestene med unntak av avlastning i institusjon som var lagt til omsorgsenheten. Ved oppretting av Nav kontor i kommunen høsten 2008 ble disse oppgavene overført fra sosialtjenesten til omsorgsavdelingen. Rutinene/ prosedyrene for arbeidet har i hovedsak vært muntlige, men i forbindelse med omfordeling av oppgavene har sosialsjefen fått i oppgave å utarbeide skriftlige rutiner på områdene med tanke på å kvalitetsikre arbeidet. Dette arbeidet var påbegynt på tilsynstidspunktet, men ikke fullført. Kommunen har ikke avlastningsbolig. Avlastningstilbudet består derfor av avlastning i private hjem og avlastning i sykehjem. På tilsynstidspunktet var det kun innvilget avlastning til eldre i institusjon.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 25. juni 2008. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 15. oktober 2008.

Intervjuer ble gjennomført med ansatte på forskjellig nivå i kommunen og med oppdragstakere for kommunen, til sammen 7 personer. Oversikt over personer som ble intervjuet er gitt i kapitlet Deltakere ved tilsynet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 16. oktober 2008.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet undersøkte om kommunen retter seg etter bestemmelsene i sosialtjenesteloven §§ 3-5 og 4-1, informasjon om sosiale forhold og tjenester i kommunen, opplysning, råd og veiledning som kan bidra til å løse eller forebygge sosiale problemer. Videre ble det undersøkt om søknader ble behandlet og fulgt opp i tråd med regelverket, jf. sotj §§ 4-3 jf. 4-2 b og c, §§ 8-1 og 8-4 og forvaltningslovens kapittel 3,4,5 og 6.

5. Funn

Det ble funnet 3 avvik.

Avvik 1

Bjerkreim kommune sikrer ikke at ansatte som behandler saker vedr. avlastning og støttekontakt har fått tilstrekkelig opplæring på området, og det er uklart hvem som har vedtaksmyndighet.

Avvik fra sosialtjenesteloven § 2-3 og internkontrollforskriften § 4 bokstav a og c.

Avviket bygger på følgende:

  • Det fremkom av intervju og av mottatt dokumentasjon at ansvaret for sosialtjenestens kapittel 4 nylig er overført fra sosialtjenesten til omsorgstjenesten. Videre fremkom det av intervju at de som nå behandler disse sakene ikke har behandlet denne type saker tidligere med unntak av avlastning til eldre. De ansatte hadde ikke fått nødvendig opplæring på området
  • Det fremkom av intervju at det var uklart om vedtaksmyndigheten er plassert i inntaks-/vedtaksteam eller hos soneleder for funksjonshemmede og demente  
  • Det fremkom av intervju at det er uklart hvem som skal undertegne vedtakene

Avvik 2

Bjerkreim kommune sikrer ikke at støttekontakter får tilstrekkelig opplæring/veiledning og oppfølging og at det skjer en jevnlig evaluering av støttekontakttjenesten.

Avvik fra sosialtjenesteloven § 2-1 og internkontrollforskriften § 4 annet ledd bokstav c Avviket bygger på følgende:

  • Det fremgår av fremlagt dokumentasjon at kommunen har en skriftlig rutine på at støttekontakter skal gis veiledning 2 ganger i året, vår og høst. Det fremkom imidlertid av intervju at ikke alle støttekontakter har fått jevnlig opplæring/veiledning og oppfølging under utførelsen av oppdraget
  • Det fremkom av intervju at noen støttekontakter deltar i ansvarsgruppemøter, men ikke alle. Deltakelse i ansvarsgruppemøter anses ikke som veiledning av støttekontakten
  • Det fremkom av intervju og fremlagt dokumentasjon under tilsynet at støttekontaktene skal levere rapporter fra sitt arbeid 2 ganger per år. Det foreligger ikke rapporter i alle saker og kommunen innhenter ikke på annen måte informasjon fra alle oppdragstakerne for å sikre at tjenestene blir evaluert jevnlig. Eventuelle behov for opplæring/oppfølging blir dermed ikke fanget opp av kommunen.

Avvik 3

Bjerkreim kommune har ikke et system som sikrer at det alltid kreves politiattest fra den som engasjeres/ansettes i stilling som innebærer tjenesteyting, jf. sotj § 4-2, til barn eller personer med utviklingshemming.

Avvik fra sotj § 8-10 og internkontrollforskriften § 4 bokstav g.

Avviket bygger på følgende:

  • Det fremkom av dokumentasjon at det manglet politiattest i en sak hvor det skulle vært innhentet
  • Det fremkom av intervju at det ikke foreligger rutine på området
  • Det fremkom av intervju at kravet om når det skulle innhentes politiattest ikke var kjent for alle som nå skal behandle disse sakene

6. Regelverk

  • Lov av 13. desember 1991 nr. 81 om sosiale tjenester mv (sosialtjenesteloven)
  • Forskrift til lov om sosiale tjenester av 04. desember 1992 nr 915
  • Forskrift av 20. desember 2002 nr. 1731 om internkontroll i sosial og helsetjenesten
  • Lov av 10. februar 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven)  

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Foreløpig organisasjonskart
  • Årsmelding/-rapport 2007
  • Innrapportering av brukere med psykisk utviklingshemming
  • Delegasjonsreglement
  • Retningslinjer og prosedyrer for tjenesten
  • Informasjonsmateriell om støttekontakt og avlastningstjenester som ligger på kommunens internettsider med linker  
  • Ansvarsbeskrivelse i fht tjenester etter sotj § 4-2 jf. § 4-3
  • Oversikt over alle brukere som er tildelt støttekontakter
  • Kopi av alle vedtak om innvilget støttekontakt

Ettersendt dokumentasjon:

  • Informasjon om endring i fht. organisering og plassering av beslutningsansvar på området
  • Oversikt over støttekontakter som er i bruk
  • Vedtak om avlastning og korttidsopphold i institusjon i 2008 med de foreliggende søknadene

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • Foreløpig organisasjonskart over avd. levekår
  • Skjema for halvårlig rapportering fra støttekontakt
  • Skjema for oppfølging av støttekontakter og avlastningshjem
  • Klientmappene for brukere som var innvilget støttekontakt
  • Klientmappene for brukere som var innvilget avlastning og/eller korttidsopphold i institusjon i 2008

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn

Funksjon / stilling

Åpningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Abeland, Margot

Støttekontakt

x

x

x

Adolfsen, Anja Gyastøl

soneleder

x

x

x

Eikeland, Per Øystein

Pleie-og omsorgssjef

x

x

x

Gjedrem, Leif

Støttekontakt

x

x

Kjølberg, Alf

Kommunalsjef levekår

x

x

x

Stangeland, Inge H

Rådmann

x

x

Tengesdal, Bjarne

Sosialsjef

x

x

x

Tengesdal, Bjørg Børve

Soneleder

x

x

x

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Hege Skårdal Dreyer, revisor Torunn Salte, revisor Lillian K. Gjennestad, revisjonsleder