Helsetilsynet

Fylkesmannen i Rogaland

Oppfølging av tilsynet
Ved dette tilsynet ble det konstatert avvik fra lov eller forskrift. Tilsynsmyndigheten har vurdert de tiltakene som er satt i verk som tilstrekkelige. Tilsynet er derfor avsluttet.

 

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Avlastnings­ og støttekontakttjenester for personer og familier som har særlig tyngende omsorgsarbeid og/eller som har behov for dette på grunn av alder, funksjonshemming eller sosiale problem, jf. sosialtjenesteloven §§ 4­2 bokstav b og c og 4­3

Tilsynet undersøkte bl.a.: ­om kommunen sikrer at aktuelle brukere får relevant informasjon om tjenestene i forkant av en evt. søknad om støttekontakt og/eller avlastning ­om kommunen sikrer en forsvarlig utredning og tildeling av avlastning­ og støttekontakttjenester, herunder bl.a. individuell vurdering og brukermedvirkning, og ­om kommunen sikrer at avlastere og støttekontakter har tilstrekkelige kunnskaper og ferdigheter innenfor det aktuelle området.

Fylkesmannen fant to avvik på de reviderte områdene:  

Avvik 1:

Hjelmeland kommune sikrer ikke at avlastere og støttekontakter får tilstrekkelig opplæring og oppfølging, og at det skjer en jevnlig evaluering av avlastnings­ og støttekontakttjenestene.  

Avvik 2:

Hjelmeland kommune sikrer ikke at det blir fattet vedtak om støttekontakt uten ugrunnet opphold etter mottak av søknad.  

Dato: 12. november 2008

Lillian K. Gjennestad
revisjonsleder

Torunn Salte
revisor

Hege Skårdal Dreyer
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Hjelmeland kommune i perioden 16. og 17. september 2008. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester § 2­6.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten ­ spesielle forhold

Hjelmeland kommune har ca. 2 700 innbyggere. Kommunen har organisert sin virksomhet i tre avdelinger under rådmannen. Avlastnings­ og støttekontakttjenestene er plassert i avdeling omsorg og levekår. Avdelingene ledes av kommunesjef som har rådmannens fullmakter på området. Avdeling omsorg og levekår er videre delt i tre seksjoner, helseseksjon, sosial­ og barnevernseksjon og omsorgseksjon. Hovedtyngden av tjenestene ligger i sosial­ og barnevern seksjonen og seksjonsleder har vedtaksfullmakt. Helseseksjonen har ansvar for støttekontakter til brukere som har psykiske problemer, men sosial­ og barnevernsleder har vedtaksfullmakten. Omsorgseksjonen har ansvar for avlastning til voksne og eldre og omsorgsleder har vedtaksfullmakt på det området. Sosial­ og barnevernseksjonen er i gang med omorganisering som følge av at det skal opprettes Nav kontor i kommunen fra november 2008.

Kommunen har ingen avlastningsbolig. Brukerne får tilbud om avlastning i private hjem (besøkshjem), i institusjon eller i bolig med heldøgns tjenester. Kommunens rutiner og prosedyrer på området er i hovedsak muntlige, men i forbindelse med omorganisering som er blitt gjennomført i omsorgseksjonen på vårparten og som vil bli gjennomført i sosial­ og barnevernseksjonen fra nov. d.å., er de ansatte i gang med å nedtegne noen av disse.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 25. juni 2008. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 16. september 2008.

Intervjuer ble gjennomført med ansatte på forskjellig nivå i kommunen og med oppdragstakere for kommunen, til sammen 9 personer. Oversikt over personer som ble intervjuet er gitt i kapitlet Deltakere ved tilsynet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 17. september 2008.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet undersøkte om kommunen retter seg etter bestemmelsene i sosialtjenesteloven §§ 3­5 og 4­1, informasjon om sosiale forhold og tjenester i kommunen, og opplysning, råd og veiledning som kan bidra til å løse eller forebygge sosiale problemer. Videre ble det undersøkt om søknader ble behandlet og fulgt opp i tråd med regelverket, jf. sostjl §§ 4­3 jf. 4­2 b og c, §§ 8­1 og 8­4 og forvaltningslovens kap. 3, 4, 5 og 6.

5. Funn

Det ble funnet to avvik.

Avvik 1

Hjelmeland kommune sikrer ikke at avlastere og støttekontakter får tilstrekkelig opplæring og oppfølging og at det skjer en jevnlig evaluering av avlastnings­ og støttekontakttjenestene.

Avvik fra sosialtjenesteloven §§ 2­1 og internkontrollforskriften § 4, 2. ledd bokstav g.

Avviket bygger på følgende:

  • Kommunen har ikke skriftlige rutiner vedrørende evaluering og oppfølging av
    tjenestene  
  • Det fremkom under intervju at det er en muntlig rutine om evaluering/ oppfølging av støttekontakter og avlastere, men at rutinene ikke blir fulgt i alle sakene. Det var heller ikke utarbeidet noe system som sikret at rutinen ble fulgt
  • Fremlagt dokumentasjon viser at flere vedtak ikke er blitt evaluert og fornyet ved utløp av vedtaksperioden
  • Kommunen stiller ikke krav om rapportering fra oppdragstakerne
  • Det er lagt opp til at oppdragstakerne kan rapportere dersom de ønsker det og at de selv kan kontakte kommunen ved behov
  • Det gis ikke noen fast opplæring til avlastere og støttekontakter ut over forvaltningsmessige forhold som bl.a. taushetsplikt og praktiske opplysninger knyttet til oppdraget som gis ved oppstart. Nødvendig informasjon om bruker gis i noen grad av kommunens ansatte og av brukers pårørende.

Avvik 2

Hjelmeland kommune sikrer ikke at det blir fattet vedtak om støttekontakt uten ugrunnet opphold etter mottak av søknad.

Avvik fra forvaltningsloven § 11 a og sostjl §§ 4­3 og 4­2 c.

Avviket bygger på følgende:

  • Muntlige søknader nedtegnes ikke. Søker blir ved henvendelse muntlig informert om situasjonen på området og at det kan ta noe tid å finne egnet tiltak.
  • Det fremkom under intervju at det ofte ikke fattes vedtak om støttekontakt før kommunen har funnet egnet person. Dette varierer i tid, men det kan ta flere måneder.

6. Regelverk

  • Lov av 13. desember 1991 nr. 81 om sosiale tjenester mv (sosialtjenesteloven)
  • Forskrift til lov om sosiale tjenester av 04.desember 1992 nr. 915
  • Forskrift av 20. desember 2002 nr. 1731 om internkontroll i sosial og helsetjenesten
  • Lov av 10. februar 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven)  

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Årsmelding og regnskap 2007 for Hjelmeland kommune
  • Orientering om hvem som er delegert myndighet på områdene er gitt i oversendingsbrev fra kommunesjef Kristian Hausken, mottatt 25. august 2008 
  • Div. skriv ”Rutiner – avlastning og støttekontakt” udatert, ” Utbetaling av lønn” udatert, ”søknad om avlastning og støttekontakt”, intervjuskjema for støttekontakt og avlaster, avtale om støttekontaktforhold, avtale om besøksheim, taushetserklæring
  • Brosjyre til bruk for å rekruttere støttekontakter
  • Oversikt over og vedtak på alle brukere som er tildelt avlastning på tilsynstidspunktet
  • Oversikt over og vedtak på alle brukere som er tildelt støttekontakt på tilsynstidspunktet  
  • Ettersendt dokumentasjon:
  • Finansreglement for Hjelmeland kommune
  • Økonomireglement for Hjelmeland kommune
  • Oversikt over besøkshjem og støttekontakter som kommunen har avtale med på tilsynstidspunktet
  • Oversikt over og vedtak på brukere som var innvilget avlastning og/eller korttidsopphold i institusjon i 2008  

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • Saksmapper for alle brukerne som var innvilget avlastning i besøkshjem etter sostjl. § 4­2b
  • Saksmapper for alle brukerne som var innvilget støttekontakt etter sostjl. § 4­2 c.
  • Saksmapper for brukere som var innvilget avlastning og eller korttidsopphold i institusjon i 2008.  
  • Politiattester for avlastere og støttekontakter som på tilsynstidspunktet hadde oppdrag i fht barn, unge og psykisk utviklingshemmede.
  • Prosedyre støtte­/ treningskontakt, psykiatri av 28.07.08
  • Prosedyre rekruttering og opplæring av støtte­/treningskontakt, psykiatri av 28.07.08
  • Søknad om hjelp fra omsorg og levekår

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn

Funksjon / stilling

Åpningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Flatø, Kirsti

Sosial­og barnevernleder

X

X

X

Hausken, Kristian

Kommunesjef omsorg og levekår

X

X

X

Iversen, Silje Alsvik

Sosial­og barnevernkonsulent

X

X

X

Kleppa, Mona

Sekretær

X

X

Merland, Ingun

Saksbehandler

X

X

Ommundsen, Harald

Støttekontakt

X

Ommundsen, Marta

Besøkshjem

X

Ramstad, Helene

Omsorgsleder

X

X

X

Søyland, Kjetil

Besøkshjem

X

Tednes, Bente

Støttekontakt

X

Vervik, Camilla

Sosial­og barnevernkonsulent

X

X

X