Helsetilsynet

Fylkesmannen og Helsetilsynet i Rogaland

Oppfølging av tilsynet
Ved dette tilsynet blei det konstatert avvik frå lov eller forskrift. Tilsynsmyndigheita har vurdert dei tiltaka som er sette i verk som tilstrekkelege. Tilsynet er derfor avslutta.

 

Samandrag
1. Innleiing
2. Omtale av kommunen/bydelen - særlege tilhøve
3. Gjennomføring
4. Kva tilsynet omfatta
5. Funn
6. Vurdering av verksemda sitt styringssystem
7. Regelverk
8. Dokumentgrunnlag
9. Deltakarar ved tilsynet

Samandrag

Fylkesmannen og Helsetilsynet i Rogaland gjennomførte i perioden 27.2 – 27.6.2008 > tilsyn med kommunale barnevern, helse- og sosialtenester til barn i Tysvær.

Tilsynet omfatta tenester og tiltak til utsette barn i skulepliktig alder og ved overgangen frå barn til vaksen. Tilsynet undersøkte om dei tre kommunale tenestene, ved behov, samarbeider om å gje utsette barn og unge rette tiltak til rett tid. Tilsynet er ein del av eit landsomfattande tilsyn i 2008 som Barne- og likestillingsdepartementet og Statens helsetilsyn har teke initiativ til.

Under tilsynet vart det påpeikt eit avvik:

Tysvær kommune sikrar ikkje at sosialtenesta i Nav, barnevernstenesta og helsetenesta samarbeider og koordinerer tenester og tiltak til utsatte barn i skulepliktig alder.

Dato: 27.6.2008

Helge A. Haga
revisjonsleiar

rine Hove Bjørnsen
revisor

1. Innleiing

Rapporten er utarbeidd etter systemrevisjon i perioden 27.2. – 27.6.2008 gjennomført av Fylkesmannen og Helsetilsynet i Rogaland. Tilsynet er ein del av eit landsomfattande tilsyn i 2008 med kommunale barnevern, helse- og sosialtenester til utsette barn i skulepliktig alder og med overgangen av ansvar for tenester frå kommunalt barnevern til kommunal sosialteneste ved 18 eller 23 års alder.

Dette tilsynet omfatta barnevernstenester etter barnevernslova og sosialtenester etter sosialtenestelova som er underlagt tilsyn av Fylkesmannen og helsetenester etter helselovgivinga som er underlagt tilsyn av Helsetilsynet i fylket. Fylkesmannen og Helsetilsynet i fylket har oppnemnt eit felles tilsynslag for å gjennomføre tilsynet. Rapporten er utarbeidd i fellesskap, og oppfølging av eventuelle avvik vil bli koordinert av Fylkesmannen og Helsetilsynet i fylket.

Svikt oppstår ofte der fleire tenester og lovverk har tilgrensande eller overlappande formål og oppgåver. Barne- og likestillingsdepartementet og Statens helsetilsyn har erfaring frå tilsyn som tyder på at ein må rette merksemda mot tenester til brukarar som har behov for samordna tenester. Dei barna som har behov for tenester frå barnevern, helse- og/eller sosialtenester er sårbare og situasjonen til barna kan bli vesentleg forverra om kommunane ikkje klarer å møte behova og rettane deira.

Formålet med ein systemrevisjonen er å vurdere om kommunen/bydelen varetek ulike krav i lovgivinga gjennom internkontroll. Revisjonen omfattar undersøking av:

  • kva tiltak verksemda har for å avdekke, rette opp og førebygge avvik frå lovgivinga innanfor dei tema tilsynet omfattar
  • om tiltaka blir følg opp i praksis og om naudsynt korrigert
  • om tiltaka er tilstrekkelege for å sikre at lovgivinga blir overhalde

Ein systemrevisjon blir gjennomført ved gransking av dokument, ved intervju og andre undersøkingar.

Rapporten omhandlar eventuelle avvik og merknader som er avdekka under revisjonen og gir derfor ikkje fullstendig vurdering av tilhøva i kommunen/bydelen innanfor dei områda tilsynet omfatta.

  • Avvik er mangel på oppfylling av krav gitt i eller i medhald av lov eller forskrift
  • Merknad er tilhøve som ikkje er i strid med krav fastsett i eller i medhald av lov eller forskrift, men som tilsynsstyresmakta likevel finn grunn til å påpeike som aktuelle forbetringsområde.

2. Omtale av kommunen/bydelen - særlege tilhøve

Tysvær kommune har omlag 9400 innbyggarar.

Kommunen har organisert verksemda i 6 ulike resultatområdar som rapporterer direkte til rådmannen. Fleire tverrfaglege tenester som blant anna kommuneoverlege og barnevernstenesta har stabsfunksjonar og rapporterer direkte til rådmannen. I den daglege leiinga av kommunen har rådmannen bistand frå to kommunalsjefar.

Resultatområdet rehabilitering har ansvar for tenester som gjeld psykisk helse og helsestasjon/ skulehelseteneste organisert under seksjon Førebygging og rehabilitering.

I desember 2007 blei Nav Tysvær etablert. Dei har mellom anna ansvar for tenester etter sosialtenestelova kapittel 3,4, 5 og 6.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfatta følgjande aktivitetar:

Revisjonsvarsel vart sendt ut . Oversikt over dokument verksemda har sendt i samband med tilsynet, er gitt i kapittelet Dokumentgrunnlag.

Formøte vart halde 29.4.2008.

Opningsmøte vart halde 20.5.2008.

Intervju
12 personar vart intervjua.

Oversikt over dokumentasjon som vart gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapittelet Dokumentgrunnlag.

Sluttmøte vart halde 21.5.2008.

4. Kva tilsynet omfatta

Tilsynet omfatta undersøking av om dei kommunale barnevern-, helse- og sosialtenestene, som har kontakt med utsette barn i skulepliktig alder, sikrar at dei får naudsynt og rett hjelp til rett tid og på ein samordna måte. Tilsynet omfatta også undersøking av om barnevern- og sosialtenesta samarbeider om å leggje til rette eventuell overgang mellom dei to tenestene for ungdom ved 18 – 23 år. Dette vart gjort ved at det vart undersøkt om kommunen legg til rette slik at tenestene kan gi naudsynt hjelp etter lovgivinga. Det vart og undersøkt om kommunen sikrar, ved å følgje opp og å kontrollere, at praksis samsvarar med dei plikter kommunen har.

Tilsynet undersøkte nærare om tenestene og utøvarane hadde tilstrekkeleg kunnskap om oppgåvene til kvarandre, rammer og tenestetilbod slik at dei ved behov samarbeider om å fange opp og utgreie dei utsette barna.

Vidare omfatta tilsynet undersøking av om tenestene i tilstrekkeleg grad brukar og informerer kvarandre og samarbeider når det er behov for det. Som ein del av dette undersøkte tilsynet om det fanst rutinar for samarbeid, faste møtetidspunkt, klar og kjent oppgåvefordeling og liknande. Det vart undersøkt om det blir gjennomført medisinske undersøkingar ved behov, og om sosialtenesta vurderer behov for kontakt med barnevernet i saker der sosialtenesta yter stønad eller bistand til familiar.

Det vart vidare undersøkt om dei tre kommunale tenestene sikrar individuell planlegging når dei utarbeider tiltaksplanar etter barnevernslova eller individuelle planar etter helse- og sosiallovgivinga. Tilsynet undersøkte også om dei tre tenestene, ved behov, samarbeider om å legge til rette for og å gjennomføre individuelle planer og tiltaksplanar.

Tilsynet omfatta om dei samla tenestene og tiltaka til det einskilde barnet vert evaluert. Det vart nærare undersøkt om evalueringane omfattar om barn og foreldre medverkar ved evaluering av tenester og tiltak, om ein møtes som avtalt, om dei ressursar som er vedteke faktisk blir brukt, om det er klart kven som har teke på seg ansvar for dei ulike oppgåvene, konsekvensar av omorganiseringar og endringar i oppgåvefordeling og om ein har nådd dei måla som er sett for samarbeidet.

Tilsynet undersøkte vidare om kommunane i god tid førebur, og ved behov gjennomfører, overgang frå barnevern til sosialteneste ved 18-23 års alder saman med den aktuelle ungdommen.

Tilsynet undersøkte og om, og på kva måte, leiinga i kommunen følgjer med på at tenestene samarbeider om utsette barn og overgangen mellom barnevernet og sosialtenesta. Det vart for eksempel undersøkt om kommunen overvaker at vedtekne tiltak, prosedyrar og oppgåvefordeling er gjennomført i praksis, om tenestene har så god kjennskap til kvarandre at dei brukar kvarandre når det trengs, om det er vurdert kva område i samarbeidet som er sårbare for svikt, og om dei overvakar om tenestene fungerar som dei skal og at tiltaksplanar og individuelle planar blir evaluerte. Det vart og sett på om kommunen har oversikt over klager på dei tre tenestene og gjer bruk av desse til forbetring av tenestene.

Tilsynet undersøkte om kommunen har lagt til rette, ved tilsettingar, kartlegging av kompetansen til dei tilsette, opplæringstiltak og liknande, for at tilsette i dei tre tenestene har tilstrekkeleg kompetanse til å kunne samarbeide når det trengst. Det vart og undersøkt om det er lagt til rette for bruk av tolk når det er naudsynt.

Tilsynet undersøkte om kommunen har system for dokumentasjon som sikrar den informasjonen som er naudsynt for samarbeid mellom tenestene.

5. Funn

Avvik 1.

Tysvær kommune sikrar ikkje at sosialtenesta i Nav, barnevernstenesta og helsetenesta samarbeider og koordinerer tenester og tiltak til utsatte barn i skulepliktig alder.

Avvik frå:
Barnevernslova §§ 2-1 og 3-2, jf § 3-1, 1 og 2. ledd og § 1-1, sosialtenestelova §§ 2-1, 2. ledd og 3-2, lov om statlig tilsyn med helsetenesta § 3, 1. ledd, forskrift om internkontroll helsetenesta og sosiale tenester § 4 og forskrift om internkontroll for barnevernstenester § 4.

Barnevernslova § 4-5, sosialtenestelova § 4-3a og kommunehelsetenestelova § 6-2a, jf. forskrift om individuell plan

Avviket byggjer på fylgjande observasjonar:

  • Det går fram av intervju at Nav ikkje har plassert ansvar for kven som skal gi meldingar til barneverntenesta. Tenesta har heller ikkje oversikt over kor mange meldingar dei har sendt til barnevernstenesta.
  • Av intervjua går det fram at Nav på tilsynstidspunktet ikkje deltek jamleg i tverrfaglege samarbeidsfora som gjeld born i skulepliktig alder, saman med skulehelsetenesta og barnevernstenesta.
  • Nav har ikkje rutiner for å informere om eigne tenester til andre – eller å innhente informasjon/kunnskap om andre kommunale tenester.
  • Det går fram av intervju at dei undersøkte tenestene ikkje har felles oppfatning av når meldeplikta inntrer.
  • Barneverntenesta opplyser i intervju at meldingar frå andre kommunale tenester blir melde for seint utan at dette er registrert som avvik i verksemda.
  • Av dokumentgjennomgang og intervju går det fram at barnevernstenesta ikkje utarbeidar tiltaksplanar i alle saker.
  • Av intervju går det fram at kommunen ikkje sikrar prosessane som fører frem til individuelle planer. Tenestene har ulike oppfatningar av gjeldande rutiner for oppstart og utarbeiding av IP. Det er ikkje eintydig kjent kven som har det overordna ansvar for IP i kommunen.
  • Dokumentgjennomgang syner at kommunen i sin nye plan for det tverrfaglege samarbeidet ikkje inkluderer leiarnivået i Nav.
  • Av intervju går det fram at ansvaret for internkontroll for dei sosiale tenestene i Nav ikkje er avklart.
  • Det går fram av intervju at tenestene i liten grad evaluerer tenester og tiltak til den einskilde brukar
  • Dokumentgjennomgang og intervju syner og at dei undersøkte tenestene ikkje har eit fungerande internkontrollsystem
  • Det går fram av intervju at kommunen ikkje har eit system kor leiinga jamnleg kontrollerar at samarbeidet mellom tenestene fungerer.
  • Det går fram av intervju og dokumentgjennomgang at kommunen ikkje har eit delegasjonsreglement som er tilpassa organiseringa i kommunen.

6. Vurdering av verksemda sitt styringssystem

Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetenesta og forskrift om internkontrollfor kommunen sine oppgåver etter barnevernslova pålegg kommunen å sikre og dokumentere at den etterlever myndigheitskrav, jf. bvl. § 2-1 2 ledd, tilsynsloven § 3 og sotjl. § 2-1.

Internkontrollforskrifta inneheld spesifikke krav til styring og leiing. Barnevernslova og helse- og sosiallovgjevinga inneheld og reglar som både dreier seg om innhald i tenesta og krav til styring og leiing og desse må sjåast i samanheng med krava til internkontroll.

Kravet til internkontroll inneber at kommunen si leiing har ansvar for å sikra etterleving av sosial- helse og barnevernslovgjevinga gjennom systematisk styring og kontinuerlig forbetringsarbeid. Vidare; at kommunen si leiing har ansvar for å sikra og å følgje med på planprosessane og på gjennomføring og evaluering av tenester og tiltak.

Tilsynsmyndigheita vurderer at det ved tilsynet blei avdekka forhold som tilseier svake ledd i Tysvær kommune sitt styringssystemet og har difor følgjande merknader til kommunen si styring og leiing på dei reviderte områda:

  • I Fylkesmannen sitt tilsyn med kommunen seinast i 2006 vart det peika på manglar i kommunen si internkontroll når det gjeld styrande dokument, rapportering, manglande rutinar, dokumentasjon, evaluering mm. Tilsvarande manglar blei avdekka i Fylkesmannen sitt tilsyn med barnevernstenesta i 2005.
  • Tilsynets undersøkingar i dette tilsynet syner at Tysvær kommune framleis manglar system for internkontroll på alle dei undersøkte tenesteområda.
  • I følgje samarbeidsavtalen som kommunen har inngått med Arbeids- og velferdsetaten i Rogaland skal Nav-Tysvær utføra oppgåver på kommunen sine myndigheitsområder.
  • Rådmannen har gitt myndigheit til Nav-leiar til å utføre oppgåver etter sosialtenestelova kapittel 3, 4, 5, og 6.
  • Når det gjeld samarbeidsavtalen så innheld denne ingen opplysningar om internkontrollplikta etter sosialtenestelova. Tilsynet sine undersøkingar syner og at det er usikkerheit mellom partane om kor ansvaret og oppgåva er plassert. Avtalen inneheld ingen opplysninger om rapportering til kommunen når det gjeld tenesteytinga på sosialtenesteområdet. Det er i avtalen punkt 3. avtalt at det skal avhaldas møter etter behov minimum ein gong pr. år mellom kommuneleiinga og fylkesleiinga for Nav.
  • Tilsynet avdekka og usikkerheit når det gjeld omfang av oppgåver gitt frå kommunen til Nav Tysvær.
  • Kommunen har ikkje etablert rutiner som sikrar at svikt i tenestene blir fanga opp og retta.
  • Framlagt dokumentasjon og mappegransking syner at rutinene ikkje er tilstrekkelege slik at kommunen kan følgja med på om tiltak, tenester og planer blir utført og evaluert som føresett.
  • Fleire av dei framlagde styrande dokumenta er ikkje oppdaterte og i samsvar med praksis, som til dømes delegasjonsfullmakter - reglement.

7. Regelverk

  • lov om barneverntjenester av 17. juli 1992 nr. 100 (bvl.)
  • lov om helsetjenesten i kommunene av 19. november 1982 nr. 66 (khl.)
  • lov om sosiale tjenester mv av 13. desember 1991 nr. 81 (sotjl.)
  • forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter lov om barneverntjenester av 14. desember 2005 nr. 1584
  • forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten av 20. desember 2002 nr. 1731
  • forskrift om kommunens helsefremmende og forebyggende virksomhet i helsestasjon og skolehelsetjenesten av 3. april 2003 nr 450 (forskrift om helsestasjon og skolehelsetj.)
  • forskrift av 23. desember 2004 nr 1837 om individuell plan etter helselovgivningen og sosialtjenesteloven
  • lov om pasientrettigheter av 2. juli 1999 nr 63 (pasientrettighetsloven - pasrl.)
  • lov om helsepersonell mv av 2. juli 1999 nr 64 (helsepersonelloven – hlspl.)
  • lov om statlig tilsyn med helsetjenesten av 30. mars 1984 nr 15 (tilsynsloven)
  • forskrift om fastlegeordningen i kommunene av 14. april 2000 nr. 328.
  • forskrift om pasientjournal av 21. desember 2000 nr. 1385
  • lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker av 2. oktober 1967 (forvaltningsloven)
  • lov om kommuner og fylkeskommuner av 25. september 1992 nr 107 (kommuneloven – koml.)
  • lov om arbeids- og velferdsforvaltningen av 16. juni 2006 nr 20

8. Dokumentgrunnlag

Dokumentasjon frå kommunen/bydelen knytt til dagleg drift og andre relevante høve, innsendt i samband med førebuinga av revisjonen:

  • Organisasjonskart; Rehabiliteringsseksjonen, barnevernstenesta, seksjon førebygging og rehabilitering
  • Oversikt tilsette; skolehelsetenesta, sosialtenesta/Nav, barnevernstenesta,
  • Stillingsomtale for psykolog
  • Flytdiagram for råd og veiledning i Nav
  • Arbeidsbeskriving for lege i skolehelsetenesta
  • Rutinebeskriving for kontakt/melding til barnevernstenesta frå psykisk helseteneste
  • Innkalling og referat frå møte med BUP og kommunane om barn og unge
  • Referat frå møte i fagprosjekt ”Barn i familiar der foreldra rusar seg”
  • Retningsliner for krisepsykiatrisk arbeid i kommunen
  • Opptrappingsplan psykisk helse 2007-10
  • Generell rettleiar for Individuell plan i Tysvær kommune
  • Skjema som syner arbeidsprosessen for meldingar og undersøkingar i barnevernstenesta
  • Oversikt for internkontroll i barnevernstenesta – ulike skjema
  • Mal for bekymringsmeldingar til barnevernstenesta
  • Årsmelding 2007 barnevernstenesta
  • Ulike dokument tilknytt psykiatritenesta:
    -  Skjema for tilvising
    -  Prosedyre for opplæring
    -  Mal for innhald i fagmøte
    -  Mal for innkalling til ansvarsgruppe
    -  Skjema for evaluering av pasientarbeid
    -  Mal for samtykkeerklæring
    -  Mal for rapport frå spesialsjukepleiar
    -  Skjema for kartlegging – brukaropplysningar
    -  Invitasjon til samtalegruppe for barn
    -  Diverse dokument tilknytt psykisk helsearbeid, Helse Fonna og DPS
  • Samarbeidsavtale mellom Tysvær kommune og Arbeids- og velferdsetaten i Rogaland
  • Informasjonsbrosjyre om undersøkingar i barnevernet til foreldre og barn
  • Informasjonsskriv om psykisk helesteneste for barn-unge i Tysvær kommune

Dokument motteke 10.4.2008:

  • Arbeidsbeskriving for lege i skolehelsetenesta
  • Skjema for informert samtykke
  • Årsmelding 2007 frå Helsestasjons – skolehelsetenesta
  • Årsmelding 2007 for resultatområdet Rehabilitering – samla
  • Rapport: Evaluering av tverrfagleg samarbeid om barn og unge med særskilte behov

Dokumentasjon mottatt i formøte 29.4.2008

  • Kommunestyresak 21/08: Evaluering av tverrfagleg samarbeid om barn og ungdom med særskilde behov
  • Skriv om brukarforum psykisk helse
  • Referat frå TPS-team 21.4.2008
  • Skjema for vurderingssamtale – kartlegging psykisk helseteneste
  • Informasjonsskriv av 28.4.2008 om psykisk helseteam barn-unge

Dokumentasjon som vart gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • Skriv frå barnevernsledar til rådmannen om leiing av kommunen si barnevernsteneste datert 20.5.2008, 11203/2008.
  • Saksframlegg om organisatorisk plassering og leiing av kommunen si barnevernsteneste, datert 8.8.2005

Korrespondanse mellom kommunen og Fylkesmannen:

  • Ettersending av dokument frå kommunen i brev av 8.5.2008

9. Deltakarar ved tilsynet

I tabellen under er det gitt ei oversikt over deltakarane på opningsmøtet og sluttmøtet, og over personar som vart intervjua.

Deltakere ved tilsynet

Namn

Funksjon / stilling

Opningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Elisabeth H. Dyrhol

Nav-leiar

X

X

X

Øyvind Måge

Fagleiar sosial - Nav

X

x

X

Aina Litlehamar

Saksbehandlar Nav

X

X

X

Ove Hansen

Seksjonsleiar

X

X

X

Gunn Marit Lygre

Psykiatrileiar

X

X

X

Øistein Gunnarshaug

Rehabiliteringssjef

X

X

X

Birgitte Straum

Fagleiar

X

X

X

Irene H. Vestvik

Skolehelsesyster

X

X

X

Stine H. Enge

Fagleiar BV

X

X

X

Ingeborg Nyland

Saksbehandlar BV

X

X

X

Ottar Krakk

Barnevernsleiar

X

X

X

Bjarne Håvik

Kommunalsjef

X

X

X


Fra tilsynsstyresmaktene deltok:

Marit Bergeland, revisor/jurist
Trine Hove Bjørnsen, revisor/jurist
Helge A. Haga, revisjonsleder/sosionom
Janne Dahle-Melhus, observartør/ass.fylkeslege