Helsetilsynet

Fylkesmannen og Helsetilsynet i Rogaland

Oppfølging av tilsynet
Ved dette tilsynet ble det konstatert avvik fra lov eller forskrift. Tilsynsmyndigheten har vurdert de tiltakene som er satt i verk som tilstrekkelige. Tilsynet er derfor avsluttet.

 

Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Gjennomføring
4. Hva tilsynet omfattet
5. Funn
6. Regelverk
7. Dokumentunderlag
8. Deltakere ved tilsynet

Sammendrag

Fylkesmannen og Helsetilsynet i Rogaland gjennomførte i perioden 26.3. – 30.6.2008 tilsyn med kommunale barnevern-, helse- og sosialtjenester til barn i Rennesøy kommune.

Tilsynet omfattet tjenester og tiltak til utsatte barn i skolepliktig alder og ved overgangen fra barn til voksen. Tilsynet undersøkte om de tre kommunale tjenestene ved behov samarbeider om å gi utsatte barn rette tiltak og tjenester til rett tid.

Tilsynet er en del av et landsomfattende tilsyn i 2008 initiert av Barne- og likestillingsdepartementet og Statens helsetilsyn.

Det ble gjort funn som ga grunnlag for følgende avvik og merknad:

Avvik

Rennesøy kommune sikrer ikke prosessene som leder frem til tiltaksplaner. Jf. Bvl. § 4-5 og forskrift om internkontroll i barnevernstjenesten § 4.

Merknad

Rennesøy kommune bør kartlegge sårbare områder i samarbeidet mellom tjenestene for bedre å sikre tjenesteytingen til utsatte barn.

Dato: 1.7.2008

Helge A. Haga
revisjonsleder

Marit Bergeland
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i perioden 26.3. – 30.6.2008 gjennomført av Fylkesmannen og Helsetilsynet i Rogaland. Tilsynet er en del av et landsomfattende tilsyn i 2008 med kommunale barnevern-, helse- og sosialtjenester til utsatte barn i skolepliktig alder og med overgangen av ansvaret for tjenester fra kommunalt barnevern til kommunal sosialtjeneste ved 18 eller 23 års alder.

Dette tilsynet omfatter både barneverntjenester etter barnevernloven og sosialtjenester etter sosialtjenesteloven som er underlagt tilsyn av Fylkesmannen samt helsetjenester etter helselovgivningen som er underlagt tilsyn av Helsetilsynet i fylket. Fylkesmannen og Helsetilsynet i fylket har oppnevnt et felles tilsynslag for å gjennomføre tilsynet. Foreliggende rapport er utarbeidet i felleskap, og oppfølgning av eventuelle avvik vil bli koordinert av Fylkesmannen og Helsetilsynet i fylket.

Svikt oppstår ofte der flere tjenester og lovverk har tilgrensende eller overlappende formål og oppgaver. Barne- og likestillingsdepartementet og Statens helsetilsyn har tilsynserfaring som tilsier at oppmerksomhet må rettes mot tjenester til de brukere som har behov for samordnete tjenester. De barna som har behov for tjenester fra barnevern, helsetjenester og/eller sosialtjenester er sårbare og barna kan få sin situasjon betydelig forverret hvis kommunene ikke klarer å møte behovene og rettighetene deres på en helhetlig måte.

Formålet med en systemrevisjon er å vurdere om virksomheten, gjennom sin internkontroll, ivaretar ulike krav i lovgivningen. Revisjonen omfatter undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler eventuelle avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Rennesøy kommunen har om lag 3 700 innbyggere.

Kommunen har organisert sin virksomhet i 6 ulike avdelinger som hver ledes av fagsjef som rapporterer direkte til rådmannen. (Teknisk avdeling, Plan- og utvikling, Helseavdeling, Pleie- og omsorgsavdeling, Sosialavdeling, Oppvekstavdeling)

Helseavdelingen har blant annet ansvar for skolehelsetjeneste, fysioterapitjeneste, legekontor og psykisk helsetjeneste.

Sosialavdelingen har inntil nylig hatt ansvar for både sosiale tjenester og barneverntjenester. I slutten av mai md. d.å. foretok kommunen en endring/omorganisering av avdelingen og delte fagansvaret på en barnevernsjef og sosialsjef. Kommunen har ansatt Nav-leder fra august md. og vil da starte implementeringen av sosialtjenesten i det nye Nav-kontoret.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 26.3.2008.

Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte ble avholdt 26.5.2008.

Åpningsmøte ble avholdt 18.6.2008.

Intervjuer
11 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 19.6.2008.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet omfattet undersøkelse av om kommunens helse- sosial og barneverntjenester, som har kontakt med utsatte barn og unge i skolepliktig alder, sikrer at barna får nødvendig og rett hjelp til rett tid og på en samordnet måte. Tilsynet omfattet også undersøkelse av om barnevern- og sosialtjenesten samarbeider om tilrettelegging av overgangen mellom de to tjenestene ved 18 – 23 år. Dette ble gjort ved å undersøke om det fra kommunenes side legges til rette for at tjenestene gir nødvendig hjelp etter lovgivningen, og om kommunen sikrer dette ved oppfølgning og kontroll av om kommunens praksis er i samsvar med dens plikter.

Tilsynet undersøkte nærmere om tjenestene og utøverne hadde tilstrekkelig kunnskap om hverandres oppgaver, rammer og tjenestetilbud slik at de ved behov samarbeider om å fange opp og utrede de utsatte barna.

Videre omfattet tilsynet undersøkelse av om tjenestene i tilstrekkelig grad bruker og informerer hverandre og samarbeider når det er behov for det. Som en del av dette ble det underøkt om det fantes rutiner for samarbeid, faste møtetidspunkt, klar og kjent oppgavefordeling og lignende. Det ble undersøkt om det gjennomføres medisinske undersøkelser ved behov, og om sosialtjenesten vurderer behov for kontakt med barnevernet i saker der sosialtjenestene yter stønad eller bistand til familier.

Det ble videre undersøkt om de tre kommunale tjenestene ivaretar individuell planlegging ved utarbeidelse av henholdsvis tiltaksplaner etter barnevernloven og individuelle planer etter helse- og sosiallovgivningen. Tilsynet undersøkte også om de tre tjenestene ved behov samarbeider om tilrettelegging og gjennomføring av individuelle planer og tiltaksplaner.

Tilsynet omfattet om de samlede tjenestene og tiltakene til det enkelte barn blir kontinuerlig evaluert. Det ble undersøkt nærmere om evalueringene omfatter om barn og foreldre medvirker ved evalueringer av tjenester og tiltak, om man møtes som avtalt, om de ressurser som er besluttet brukt faktisk settes inn, om det er klart hvem som har påtatt seg ansvar for hvilke oppgaver, konsekvenser av omorganiseringer og oppgaveendringer og om man har nådd de mål som var utgangspunktet for samarbeidet.

Tilsynet undersøkte videre om kommunene i god tid forbereder, og ved behov gjennomfører, overgang fra barnevern til sosialtjeneste ved 18 – 23 års alder sammen med den aktuelle ungdommen

Tilsynet undersøkte om og på hvilken måte kommunens ledelse følger med på at tjenestene samarbeider om utsatte barn og overgangen mellom barnevern og sosialtjeneste. Det ble for eksempel undersøkt om kommunen overvåker at vedtatte tiltak, prosedyrer og oppgavefordeling er gjennomført i praksis, om tjenestene har så god kjennskap til hverandre at de bruker hverandre ved behov, om det er vurdert hvilke områder i samarbeidet som er sårbare for svikt, og om de overvåker om tjenestene fungerer som forutsatt og at tiltaksplaner og individuelle planer evalueres. Det ble også sett på om kommunen har oversikt over klager på de tre tjenestene og anvender disse til forbedring av tjenestene.

Tilsynet undersøkte om kommunen har lagt til rette, ved ansettelser, kartlegging av ansattes kompetanse, opplæringstiltak og lignende, for at ansatte i de tre tjenestene har tilstrekkelig kompetanse til å kunne samarbeide ved behov. Det ble også undersøkt om det er tilrettelagt for bruk av kvalifiserte tolker når det er nødvendig.

Tilsynet undersøkte om kommunen har dokumentasjonssystemer som ivaretar behovet for informasjon om tjenester og tiltak som grunnlag for samarbeid mellom tjenestene.

5. Funn

Avvik

Rennesøy kommune sikrer ikke prosessene som leder frem til tiltaksplaner. Jf. Bvl. § 4-5 og forskrift om internkontroll i barnevernstjenesten § 4.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

  • I følge bvl. § 4-5 skal det utarbeides en tidsbegrenset tiltaksplan når hjelpetiltak vedtas.

    Tiltaksplanen skal sikre at den hjelp som gis er planlagt og målrettet, og at alle iverksatte tiltak følges opp. Tiltaksplanen skal være tidsbegrenset og angi når mål antas å være nådd.

Avviket bygger på følgende observasjoner:

  • Gjennomgang av 16 saker i barneverntjenesten viser at det mangler tiltaksplaner i 7 saker. Flere av planene som er utarbeidet har mangler; manglende planperiode, manglende underskrift og tidspunkt for evaluering. I 2 saker omhandler tiltaksplanen kun ett av flere iverksatte tiltak for barnet.
  • Av intervju fremgår det at barneverntjenesten har mangelfulle rutiner for å sikre at det utarbeides tiltaksplaner i alle saker.
  • Kommunens ledelse følger ikke med på om barneverntjenesten utarbeider tiltaksplaner i henhold til lovkrav.
  • Dokumentasjon fremlagt i forbindelse med tilsynet viser at det ikke er samsvar med kommunens egen rapportering til Fylkesmannen per 31.12.2007 når det gjelder antall tiltaksplaner og de funn som ble gjort ved gjennomgang av fremlagte saksmapper.

Merknad

Rennesøy kommune bør kartlegge sårbare områder i samarbeidet mellom tjenestene for bedre å sikre tjenesteytingen til utsatte barn.

Merknaden bygger på følgende observasjoner:

  • Det fremgår av intervju at kommunen ikke systematisk overvåker samarbeidet mellom tjenestene. Av fremlagt dokumentasjon fremgår det at 2 av 3 skoler ikke avholder møter i kompetanseteam i samsvar med kommunens plan for tverretatlig samarbeid.
  • Det framgår av intervju at kommunen ikke har avklart sosialtjenestens fremtidige rolle i det tverrfaglige arbeidet om utsatte barn mht nylig omorganisering og oppretting av Nav-kontor.
  • Det fremgår av mappegransking og intervju at sosial- og barneverntjenesten ikke har fastlagt standard/rutiner for dokumentasjon av tjenesteyting og evaluering.
  • Av intervju fremgår det at tjenestene har ulik oppfatning/forventning av omfang for tilbakemelding etter undersøkelser i barnevernstjenesten.

6. Regelverk

  • lov om barneverntjenester av 17. juli 1992 nr. 100 (bvl.)
  • lov om helsetjenesten i kommunene av 19. november 1982 nr. 66 (khl.)
  • lov om sosiale tjenester mv av 13. desember 1991 nr. 81 (sotjl.)
  • forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter lov om barneverntjenester av 14. desember 2005 nr. 1584
  • forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten av 20. desember 2002 nr. 1731
  • forskrift om kommunens helsefremmende og forebyggende virksomhet i helsestasjon og skolehelsetjenesten av 3. april 2003 nr 450 (forskrift om helsestasjon og skolehelsetj.)
  • forskrift av 23. desember 2004 nr 1837 om individuell plan etter helselovgivningen og sosialtjenesteloven
  • lov om pasientrettigheter av 2. juli 1999 nr 63 (pasientrettighetsloven - pasrl.)
  • lov om helsepersonell mv av 2. juli 1999 nr 64 (helsepersonelloven – hlspl.)
  • lov om statlig tilsyn med helsetjenesten av 30. mars 1984 nr 15 (tilsynsloven)
  • forskrift om fastlegeordningen i kommunene av 14. april 2000 nr. 328.
  • forskrift om pasientjournal av 21. desember 2000 nr. 1385
  • lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker av 2. oktober 1967 (forvaltningsloven)
  • lov om kommuner og fylkeskommuner av 25. september 1992 nr 107 (kommuneloven – koml.)
  • lov om arbeids- og velferdsforvaltningen av 16. juni 2006 nr 20

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Organisasjonsoversikt for sosialavdelingen
  • Plan for tverrfaglig forebyggende arbeid blant barn og unge i Rennesøy kommune, revidert 11.6.2003.
  • Plan for internkontroll i barneverntjenesten
  • Skjema for samtykke til innhenting av opplysninger i undersøkelsessak
  • Plan: Organisering av individuell plan i Rennesøy kommune
  • Årsmelding 2007 for Rennesøy kommune
  • Utskrift fra kommunens hjemmeside vedr. informasjon om sosialavdelingen
  • Samarbeidsavtale mellom Rennesøy kommune og Arbeids- og velferdsetaten i Rogaland
  • Informasjonsbrosjyre om helsestasjonen
  • Informasjonsbrosjyre om helsestasjon for ungdom
  • Informasjonsbrosjyre om skolehelsetjenesten
  • Informasjonsbrosjyre om jordmortjenesten
  • Plan for tverrfaglig forebygging, se over.
  • Stillingsbeskrivelse for helsestasjons- og skolelege
  • Orientering og innsynsrett og overføring av journal ved flytting
  • Samtykkeerklæring om overføring av opplysninger fra helsestasjon til skole ved skolestart
  • Orientering om kompetanseteam
  • Infobrev til nytilflytta
  • Infobrev til nyinnflytta utenlandske statsborgere/arbeidstakere m/familie
  • Søknadsskjema for helse, sosiale, pleie- og omsorgstjenester i Rennesøy kommune
  • Meldingsskjema til barneverntjenesten for offentlige innmeldere
  • Spørreskjema til foreldre/foresatt om elevers helse og trivsel
  • Spørreskjema til elever i åttende klasse fra skolehelsetjenesten
  • Prosedyre for registrering og kontakt med nyinnflytta til kommunen
  • Årsmelding for 2007 for Helseavdelingen
  • Plan for helsestasjonsvirksomhetene i Rennesøy kommune

Dokumentasjon mottatt fra kommunen den 4.6.2008

  • Delegasjonsreglement
  • Referat fra Tverrfaglig plangruppe
  • Referat fra Tverrfaglig arbeidsgruppe
  • Referat fra tverrfaglig samarbeid vedr. skolevegring
  • Referat fra Kompetanseteam, Rennesøy skole
  • Referat fra Kompetanseteam, Mosterøy skole
  • Referat fra Kompetanseteam, Vikevåg skole

Dokumentasjon som ble gjennomgått i forbindelse med formøte den 26.5.2008

  • Gjennomgang av 9 saker/mapper fra sosialtjenesten
  • Gjennomgang av 9 saker/mapper fra skolehelsetjenesten
  • Gjennomgang av 8 saker fra Psykisk helsetjeneste
  • Gjennomgang av 16 saker/mapper fra barnevernstjenesten
  • Gjennomgang av 14 henlagte meldinger og undersøkelser i 2007 og 2008

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • Midlertidig tilsettingsbrev for barnevernsjef
  • Mappe/perm for rutiner i barnevernet
  • Rutinehåndbok barneverntjenesten
  • Gjennomgang av 3 saker der brukerne har Individuell Plan

Korrespondanse mellom virksomheten og Helsetilsynet i Rogaland:

  • Ettersending av dokumentasjon fra kommunen, brev av 27.5.2008.

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn

Funksjon / stilling

Åpningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Margun Haukalid

Sosialsjef

X

X

X

Anja J. Gangenes

Saksbehandler - sosial

X

X

Roman Benz

Kommuneoverlege

X

Elin Asbjørnsen

Ledende helsesøster

X

X

X

Astrid Kandal

Helsesøster

X

X

X

Brit Torunn Hodnefjell

Psykiatrisk sykepleier

X

X

X

June E. Naaden

Klinisk sosionom

X

X

Linda Rostøl

Sjefsfysioterapeut

X

X

X

Inger Anita Olsen

Barnvernskonsulent

X

X

Ann Helen Madland

Barnevernssjef

X

X

X

Mona Evjen

Konst. rådmann

X

X

X

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Marit Bergland, rådgiver/jurist
Janne Dahle-Melhus, ass. fylkeslege
Gunn Nylend, rådgiver/barnvernspedagog
Helge A. Haga, rådgiver/sosionom