Helsetilsynet

Fylkesmannen og Helsetilsynet i Rogaland

Oppfølging av tilsynet
Ved dette tilsynet blei det konstatert avvik frå lov eller forskrift. Tilsynsmyndigheita har vurdert dei tiltaka som er sette i verk som tilstrekkelege. Tilsynet er derfor avslutta.

 

Samandrag
1. Innleiing
2. Omtale av verksemda - spesielle forhold
3. Gjennomføring
4. Kva tilsynet omfatta
5. Funn
6. Vurdering av styringssystemet i verksemda
7. Regelverk
8. Dokumentunderlag
9. Deltakarar ved tilsynet

Samandrag

Denne rapporten gjer greie for dei avvika og merknadene som blei påpeikte innanfor dei områda som blei reviderte.

Tilsynet undersøkte om kommunen sikrar:

  • forsvarlig utgreiing av behov og planlegging av tenestetilbod i samarbeid med tenestemottakar
  • at det blir fatta vedtak/avgjerder som tilrettelegg for tenester og tiltak.
  • tenester/avgjerder blir sett i verk i samsvar med planer og vedtak
  • kriser og svingande utvikling av sjukdom blir handtert på ein forsvarleg måte
  • tilstrekkeleg kontinuitet og stabilitet i tenesteytinga slik at tenestemottakaren opplever føreseielege og trygge dagar
  • at nye/endra behov for tenester blir fanga opp, og at nødvendige endringar blir sett i verk på ein samordna måte

Brukarmedverknad, samordning mellom dei ulike tenestene, individuelt tilpassa tenestetilbod og forsvarleg tenesteyting har vore gjennomgåande perspektiv i dette tilsynet.

Dette tilsynet er gjennomført som eit samarbeid mellom Fylkesmannen og Helsetilsynet i Rogaland. Tilsynet er utført som ein systemrevisjon og avdekka tre avvik frå krav i helse- og sosiallovene:

Avvik 1:

Kommunen sikrar ikkje forsvarleg utgreiing av behov og planlegging av helse- og sosialtenester til personar som blir tildelt plass i bufellesskap ved Klokkartunet.

Avvik 2:

Kommunen fattar ikkje vedtak som legg til rette for individuelt tilpassa heildøgns helse- og sosialtenester ved Klokkartunet.

Avvik 3:

Kommunen fattar ikkje vedtak om tildeling av heimesjukepleie frå den kommunale Psykiatritenesta.

Fylkesmannen og Helsetilsynet i Rogaland gir også føljande merknad i rapporten:

Merknad 1:

Kommunen bør vurdere korleis han kan styrke tryggleiken for at vaksne med psykiske lidingar får fagleg forsvarlege helse- og sosialtenester, og at kvar einskild opplever kontinuitet

Resultata frå dette tilsynet viser at styringssystemet i kommunen ikkje fungerer slik lovkravet  om internkontroll i sosial- og helsetenesta legg opp til. Slik Fylkesmannen og Helsetilsynet i Rogaland ser det, gjeld dette generelt. Forbetringsområde i Hå kommune som særleg peiker  seg ut etter dette tilsynet er:

  • Avklaring av hovudoppgåver og mål for den kommunale Psykiatritenesta
  • Målsetting og planar for forbetringsarbeidet i helse- og sosialtenesta
  • Tydeleg fordeling av oppgåver, ansvar og mynde
  • Oversikt over kva krav myndigheitene set til kommunale helse- og sosialtenester når det gjeld bebuarar i bufellesskap for psykisk sjuke
  • System for å avdekka, retta opp og førebyggja svikt i tenestene
  • Rutinar/prosedyrar for å sikra at dei som bur i kommunale bufellesskap for psykisk sjuke får dekka grunnleggjande behov for pleie og omsorg
  • Systematisk overvaking og gjennomgang av internkontrollen

Dato: 14. mai 2008

Bjørg Botne
revisjonsleiar

Lillian Kleppe Gjennestad
revisor

Kirsti Baardsen Svalestad
revisor

1. Innleiing

Rapporten er utarbeidd etter systemrevisjon ved bufellesskap for psykisk sjuke i Hå kommune i perioden 11. februar – 14. mai 2008. Revisjonen går inn som ein del av den planlagde tilsynsverksemda hjå Fylkesmannen og Helsetilsynet i Rogaland dette året. Revisjonen er initiert på bakgrunn av resultata frå det landsomfattande tilsynet i 2007, der Statens helsetilsyn hadde gitt Fylkesmannen og Helsetilsynet i fylka i oppdrag å undersøka kommunale helse- og sosialtenester til vaksne med alvorlege psykiske lidingar. Til saman blei dette gjort i 63 kommunar. Det landsomfattande tilsynet i 2007 viste mellom anna behov for betre styring av kommunale helse- og sosialtenester til bebuarar i bufellesskap for psykisk sjuke, jf. oppsummeringsrapporten Statens helsetilsyn sendte kommunen 7. mars 2008.

Hå kommune, som mange andre kommunar, har dei siste åra etablert nye bufellesskap for vaksne med psykiske lidingar. Fylkesmannen og Helsetilsynet i Rogaland ønskte derfor å undersøka om kommunen har god styring med tenestetilbodet til dei som bur der. Samanheng og heilskap i tenestetilbodet er blant dei mest kritiske faktorane ved tenesteyting til personar med psykisk sjukdom.

Fylkesmannen som er ansvarleg for tilsynet med sosialtenesta, og Helsetilsynet i Rogaland som har ansvaret for tilsynet med helsetenesta, har oppnemnt eit felles tilsynsslag for å gjennomføre tilsynet. Denne tilsynsrapporten er ein fellesrapport frå Fylkesmannen og Helsetilsynet i Rogaland.

Tilsynet blei utført som systemrevisjon. Ein systemrevisjon blir gjennomført ved å granske dokument, ved intervju og andre undersøkingar.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om verksemda tek hand om ulike krav i lovgivinga gjennom internkontrollen sin. Revisjonen omfatta å undersøkje om:

  • kva tiltak verksemda har for å avdekkje, rette opp og førebyggje brot på lovgivinga innanfor dei tema tilsynet omfattar
  • tiltaka blir følgde opp i praksis og om nødvendig korrigerte
  • tiltaka er gode nok for å sikre at lovgivinga blir følgd

Ein systemrevisjon blir gjennomført ved å granske dokument, ved intervju og andre undersøkingar.

Rapporten handlar om avvik og merknader som er avdekte under revisjonen og gir derfor inga fullstendig tilstandsvurdering av det arbeidet verksemda har gjort innanfor dei områda som tilsynet omfatta.

  • Avvik dreier seg om at krav som er gitt i eller i tråd med lov eller forskrift ikkje er oppfylte
  • Merknad er forhold som ikkje er i strid med krav som er fastsette i eller i tråd med lov eller forskrift, men der tilsynsorganet finner grunn til å påpeke betringspotensial

2. Omtale av verksemda - spesielle forhold

Hå kommune på Jæren har om lag 15 500 innbyggjarar og har organisert tenestene som er aktuelle for dette tilsynet i Etat for helse- og sosialsaker. Etaten blir leia av ein kommunalsjef.

I følgje den kommunale planen for psykisk helsearbeid (2007 -2010) gir Hå kommune tenester til bebuarar med psykiske lidingar i to bufellesskap, Eivindhagen og Klokkartunet.

Eivindhagen

I bufellesskapet Eivindhagen er det tre bueiningar for psykisk sjuke. Der leiger bebuarane kvar sin bustad av kommunen og får tilbod om heimebaserte helse- og sosialtenester frå Varhaug distrikt for pleie- og omsorg. Det er fast personell ved bufellesskapet på dagtid og om kvelden, men ikkje om natta. Det er fastlegen til dei som bur her som har ansvaret for den kommunale legetenesta til kvar av dei.

Klokkartunet

Klokkartunet held til i same bygningar som Helse Stavanger HF dreiv som eit distriktspsykiatrisk senter fram til 1. mars 2006. Klokkargården var namnet på institusjonen den gong.

Klokkartunet har i dag to bygningar med bufellesskap for psykisk sjuke:

-   Hus A: 8 kommunale bueiningar

-   Hus B: 8 interkommunale bueiningar

I samband med at Helse Stavanger HF avvikla det distriktspsykiatriske senteret 1. mars 2006, overtok Hå kommune ansvaret for tenestetilbodet til 8 av pasientane som hadde vært pasientar på senteret. Kommunen etablerte då Hus A og gav desse pasientane tilbod om plass der.

Hus B blei etablert ved årsskiftet 2006-2007. Kommunen beskriv dette som eit interkommunalt tilbod til 8 vaksne personar ”med særs omfattande, krevjande og langvarige behov. I første rekke er dette eit samarbeid mellom kommunane Klepp, Time, Gjesdal og Hå.” Det blir inngått skriftleg ”Avtale om kjøp av faste plassar ved Klokkartunet i Hå kommune” med kvar av kommunane. Betalingsordning og korleis tenestetilbodet til kvar tenestemottakar skal utmålas, inngår i denne avtalen. Det bur i dag 8 personar frå til saman 4 ”kjøpekommunar” ved Klokkartunet.

Hå kommune har tilsett tilsynslege to timar i veka for bebuarane i Hus A og B. Det er eigen døgnbemanning med pleie- og omsorgspersonell i Hus A og i Hus B.

Bygningane er frå rundt 1970, og Hus A og B er dårleg isolerte og lite egna for privatliv. Bebuarane har kvart sitt vesle rom, men deler bad og toalett med fleire. Det er svært lytt og mørkt, og trongt om plass når nokon treng hjelp i konfliktsituasjonar.

Hybelhuset

På same området som bufellesskapet Klokkartunet ligg, driv Hå kommune eit hybelhus kor fem bueiningar for tida blir nytta til psykisk sjuke:

-   Fire hyblar som kommunen leiger ut, og kor bebuarane mottek heimebaserte helse- og sosialtenester frå kommunen. Fastlegen til dei som bur her har ansvaret for den kommunale legetenesta til kvar av dei.

-   Ei særskilt bueining som kommunen namngir som ”Enetiltak”. Denne bueininga har kommunen definert som eit institusjonstilbod med fast døgnbemanning av pleie- og omsorgspersonell. Den kommunale legetenesta til den eine bebuaren her inngår i same tilsynslegeordning som ved Klokkartunet, Hus A og Hus B.

Fylkesmannen og Helsetilsynet i Rogaland vurderer at dei kommunale helse- og sosialtenestene til bebuaren i ”Enetiltaket” inngår i dette tilsynet.

Psykiatritenesta

Frå januar 2008 blei den kommunale Psykiatritenesta for vaksne organisert som eiga eining i Etat for helse- og sosialsaker. Psykiatritenesta er kommuneovergripande og fekk ny leiar i januar 2008. Kommunen utarbeider i desse dagar mål og skriftlege omtaler av dei tenestene denne eininga har ansvar for. Leiinga har nyleg sett i gong fleire tiltak for å forbetre internkontrollen med Psykiatritenesta.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfatta følgjande aktivitetar:

Revisjonsvarsel blei sendt ut 11. februar 2008.

Formøte blei halde 28. februar 2008.

Synfaring ved Klokkartunet 27. mars 2007.

Nokre verifikasjonar, to intervju og samtaler med fleire leiarar blei gjennomførte same dag.

Opningsmøte blei halde 3. april 2008.

Intervju
8 personar blei intervjua.

Oversikt over dokumentasjon som blei gjennomgått under revisjonsbesøket, er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte blei halde 3. april 2008.

4. Kva tilsynet omfatta

Tema for tilsynet var kommunen si planlegging og gjennomføring av tiltak for å sikra at personar med alvorlege psykiske lidingar får forsvarlege tenester. Tilsynet omfatta kommunale helse- og sosialtenester til bebuarar i bufellesskapa Eivindhagen og Klokkartunet, samt den eine bueininga i Hybelshuset som kommunen har kalla ”Enetiltak”.

Tilsynet undersøkte om kommunen sikrar:

  • forsvarlig utgreiing av behov og planlegging av tenestetilbod i samarbeid med tenestemottakar
  • at det blir fatta vedtak/avgjerder som tilrettelegg for tenester og tiltak.
  • at tenester/avgjerder blir sett i verk i samsvar med planer og vedtak
  • at kriser og svingande utvikling av sjukdom blir handtert på ein forsvarleg måte
  • tilstrekkeleg kontinuitet og stabilitet i tenesteytinga slik at tenestemottakaren opplever føreseielege og trygge dagar
  • at nye/endra behov for tenester blir fanga opp, og at nødvendige endringar blir sett i verk på ein samordna måte

Brukarmedverknad, samordning mellom dei ulike tenestene, individuelt tilpassa tenestetilbod og forsvarleg tenesteyting har vore gjennomgåande perspektiv i dette tilsynet.

5. Funn

Avvik 1:

Kommunen sikrar ikkje forsvarlig utgreiing av behov og planlegging av helse- og sosialtenester til personar som blir tildelt plass i bufellesskap ved Klokkartunet.

Avvik frå følgjande krav frå styresmaktene:

  • Kommunehelsetenestelova § 2-1, 2. ledd
  • Sosialtenestelova § 4-3, jf. § 4-2
  • Forvaltningslova §§ 17, 24 og 25
  • Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetesta § 4, bokstavane a, c og g

Avviket byggjer på følgjande:

  • Kommunen fekk ansvar for helse- og sosialtenester til bebuarar i Hus A frå 1. mars 2006. Gjennomgang av dokumentasjonen som kommunen har frå sakshandsaminga ved utforming av tenestetilbodet, viser at det gjennomgåande manglar opplysningar om den einskilde bebuar sine behov for helse- og sosialtenester.
  • Kommunen har ikkje sikra seg nødvendige helseopplysningar frå det distriktspsykiatriske senteret pasientane blei utskrivne frå (Klokkargården, Helse Stavanger HF) 1. mars 2006. Dette gjeld til dømes nødvendige opplysningar med tanke på oppfølging av den omfattande legemiddelbehandlinga mange bebuarar får.
  • Pasientjournalane ved Klokkartunet inneheld ikkje opplysningar som viser at Hå kommune, eller kommunar som kjøper plassar i bufellesskapet, har kartlagt den einskilde sine behov for helse og sosialtenester i samband med innflytting.
  • Det er ikkje utarbeidd skriftelege rutinar for korleis utgreiing av behov for tenester skal gjennomførast før tildeling av plass i det kommunale bufellesskapet ved Klokkartunet.
  • Det er ikkje avklart kva kvalifikasjonskrav kommunen stiller til personell som skal foreta kartlegging av behov for helse- og sosialtenester til bebuarar i det kommunale bufellesskapet ved Klokkartunet.
  • Kva rolle den kommunale legetenesta har hatt i utgreiingsfasen er ikkje dokumentert. Kommunen har ikkje gitt andre føringar for tilsynslegeordninga ved Klokkartunet enn at omfanget av tenesta er to timar i veka. Den nytilsette leiaren for Psykiatritenesta har fått i gang ein plan for systematisk vurdering av individuelle behov for legehjelp. Dette inneber mellom anna bistand frå psykiater ved Jæren distriktspsykiatriske senter frå mars 2008. Det er ikkje utstyrt eit særskilt legekontor ved Klokkartunet.
  • Gjennomgang av 9 pasientjournalar frå bufellesskap ved Klokkartunet viser at det først frå 2007 er påbegynt arbeid med individuelle tiltaksplanar for tenestene. Berre ein av intervjupersonane var kjent med kven som har det faglege ansvaret for innhaldet i tiltaksplanane.
  • Det er ikkje utarbeidd stillingsomtaler eller anna dokumentasjon som syner kven som har fagleg ansvar for dei tenestene bebuarane mottek for å få dekka sine grunnleggande behov for pleie og omsorg.
  • Kommunen har ikkje avklart kva deler av hjelpa som fell inn under regelverket for kommunal sjukepleieteneste. I det elektroniske dokumentasjonssystemet CosDoc, blir all hjelp til pleie- og omsorg rapportert som ”miljøterapi”.
  • Det er ikkje etablert rutinar for utarbeiding av Individuelle planar for bebuarar ved Klokkartunet.
  • Gjennom intervju kom det fram at det er uklart kva koordinatorfunksjonen for Individuell plan inneber.
  • Opplysningar frå intervjupersonar og i pasientjournalane viser at bebuarane ved Klokkartunet jamt over har behov for langvarige og koordinerte helse- og sosialtenester. Likevel hadde ingen av dei åtte bebuarane i Hus A fått utarbeid Individuell plan. Det går ikkje fram av pasientjournalane at dei har fått tilbod om slik plan. Oversiktene frå kommunen på Individuelle planar for bebuarane i Hus B stemmer ikkje med dei planane som blei lagt fram under dette tilsynet. Nokre planar manglar og innhaldet i dei som fans manglar opplysningar med tanke på å sikra koordinering av tenestene. Dette var kjent for fleire av intervjupersonane. Forholdet var ikkje fanga opp i avvikssystemet, slik kommunen legg opp til i det elektroniske dokumentasjonssystemet CosDoc.
  • Dokumentasjonen kommunen har lagt fram inneheld ikkje opplysningar om korleis retten til brukarmedverknad og individuell tilpassing er ivaretatt i forbindelse med utgreiing og planlegging av tenester til den einskilde ved Klokkartunet. Fleire av dei som bur der har hjelpeverge, noko som tyder på at det kan vera vanskeleg for dei å fremma sine interesser og rettar åleine. Eit døme frå intervjua er ein bebuar som ikkje fekk støttekontakt utan anna grunngjeving enn at dei som bur på Klokkartunet allereie får ”døgntenester”. Eit anna døme er brosjyren ”Velkommen til Klokkartunet”, som viser korleis dagleglivet i bufellesskapet er strukturert frå kommunen si side. Mellom anna er måltida fastsett med klokkeslett, middag til dømes ein halv time frå 12.15 til 12.45. Fleire intervjupersonar beskreiv kor uheldig dei syntes ”husreglane” stundom slår ut for bebuarar og korleis deira individuelle valfridom blir avgrensa.

Avvik 2:

Kommunen fattar ikkje vedtak som legg til rette for individuelt tilpassa heildøgns helse- og sosialtenester ved Klokkartunet

Avvik frå følgjande krav frå styresmaktene:

  • Kommunehelsetenestelova § 2-1
  • Sosialtenestelova §§ 4-3, jf. 4-2 og 4-3a
  • Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetesta § 4, bokstavane g og h

Avviket byggjer på følgjande:

  • Bebuarar i det kommunale bufellesskapet ved Klokkartunet har vedtak om tildeling av ”opphald” som er datert månader etter innflytting. Tildeling av plass er gitt i institusjon som kommunen har heimla i sosialtenestlova § 4-2, bokstav d. Kommunen har ikkje tatt omsyn til at denne typen institusjon fell utanfor denne lovregelen, jf. forskrift til lov om sosiale tenester m.v. § 7-2. I brev frå kommunen til tenestemottakaren blir det vist til søknader som er datert same dag eller inntil to dagar før kommunen fatta vedtak i saka. Søknadane det blir vist til ligg ikkje i dokumentasjonen kommunen la fram i samband med dette tilsynet.
  • Kommunen har ikkje samla oversikt over krava helse- og sosiallovgivinga set til verksemda ved Klokkartunet. Avvikssystemet i kommunen fungerer ikkje etter føremålet når det til dømes ikkje har fanga opp at sosialtenestelova § 4-2, bokstav d ikkje kan nyttast som lovheimel for institusjonsverksemda ved Klokkartunet. Vidare går det fram av vedtaka om tildeling av institusjonsplass, at Nav har godtatt at Klokkartunet er ein ”institusjon” og krev difor inn vederlag direkte frå bebuarane som om dette var ein institusjon med heimel i sosialtenestelova § 4-2 bokstav d.
  • Dokumentasjonen frå saksbehandlinga i samband med tildeling av plass i bufellesskapet ved Klokkartunet inneheld ikkje opplysningar som viser at kommunen har gjort forsvarleg fagleg vurdering av individuelle behov for helsehjelp. Det går heller ikkje fram kven og kva faggrupper som har vore involvert i slike vurderingar.
  • Saksdokumenta manglar opplysningar om tenestemottakaren sine behov for hjelp, og grunngjevinga for å tilby ”opphald” ved Klokkartunet. Det er heller ikkje spor av korleis brukarmedverknaden er ivaretatt. I dei knappe skriftlege opplysningane kommunen har lagt fram, går det igjen at bakgrunnen for tilbod om ”opphald” ved Klokkartunet er gjort ut i frå ei skjønnsmessig vurdering, og at den som får tilbod om plass ikkje har ”buevne”. Denne grunngjevinga blir bekrefta gjennom intervju. Manglande ”buevne” er ikkje nærare definert av kommunen.
  • Vedtak om tildeling av ”opphald” i det kommunale bufellesskapet ved Klokkartunet inneheld ikkje opplysningar om innhaldet i tenestetilbodet, anna enn at dette er ein ”institusjon med heldøgns omsorgstjeneste”, som kommunen har heimla i Lov om sosiale tenester § 4-3, jf. § 4-2d. Ingen av bebuarane i Hus A og Hus B ved Klokkartunet mottar ”heimebaserte” pleie- og omsorgstenester frå kommunen. Dokumentasjonen gir ikkje opplysningar om kommunen har vurdert individuelle behov for sjukepleie. Det same gjeld sosiale tenester som til dømes støttekontakt.
  • Det kom ikkje fram opplysningar under dette tilsynet om korleis kommunen foretar systematisk gjennomgang av internkontrollen med helse- og sosialtenestene ved Klokkartunet.
  • Kommunen har ikkje gitt melding til Fylkesmannen i Rogaland om oppretting av sosialinstitusjonar ved Klokkartunet, jf. § 7-4 i forskrift til lov om sosiale tenester m.v.

Avvik 3:

Kommunen fattar ikkje vedtak om tildeling av heimesjukepleie frå den kommunale Psykiatritenesta.

Avvik frå følgjande krav frå styresmaktene:

  • Kommunehelsetenestelova § 2—1
  • Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetesta § 4, bokstavane a og g

Avviket byggjer på følgjande:

  • Psykiatritenesta i kommunen tilbyr ulike former for hjelp. Mellom anna gir kommunen for tida ”Psykisk helsearbeid” til om lag 80 personar. Gjennom intervju kom det fram at denne tenesta omfattar psykiatrisk heimesjukepleie. Pleiarane nyttar ulike tilnærmingsmåtar og tenestemottakarar mottar hjelpa i så vel sine private bustadar som kommunale omsorgsbustader.
  • Kommunen har ikkje skriftleg omtale av Psykiatritenesta og ikkje fastsett kriteri for tildeling av til dømes psykiatrisk sjukepleie.
  • Det er ikkje etablert rutinar for tildeling av psykiatrisk heimesjukepleie i kommunen. Denne form for ”Psykisk helsearbeid” blir tildelt utan formell saksbehandling.

Merknad 1:

Kommunen bør vurdere korleis han kan styrke tryggleiken for at vaksne med psykiske lidingar får fagleg forsvarlege helse- og sosialtenester, og at kvar einskild opplever kontinuitet i hjelpa frå kommunen.

Merknaden byggjer på følgjande:

  • I intervju blei det gitt døme på ein bebuar som ikkje fekk det samværet med støttekontakten han hadde rett på. Sjølv om fråværet til støttekontakten varte eit par månadar, blei svikten i tenestetilbodet ikkje meldt gjennom avvikssystemet slik rutinen i kommunen legg opp til.
  • Kommunen har ikkje skriftlege retningsliner for opplæring og rettleiing av støttekontaktar. I praksis skal tenestemottakaren sin primærkontakt i Psykiatritenesta stå for rettleiinga ein time per månad. Gjennom intervju kom det døme på at dette ikkje blei følgd opp frå kommunen si side.
  • Utover registrering av arbeidstid, har kommunen ikkje faste rutinar for tenesterapportering frå personar som kommunen engasjerer som støttekontakt.
  • Kvar bebuarar ved Klokkartunet har sin primærkontakt. I følgje dokumentasjonen frå kommunen skal primærkontakten sikre at bebuaren får tenestene han har vedtatt tilbod om. Det blir ikkje stilt formelle faglege krav til dei som skal fungera som primærkontaktar. Gjennomgang av pasientjournalar og opplysningar frå intervju viser at bebuarane jamt over har rett på sjukepleieteneste. Det blei ikkje klargjort i intervjua eller gjennomgang av pasientjournalar korleis fagleg ansvar for pleie- og omsorgstenesta var fordelt mellom primærkontaktar og anna personell ved Klokkartunet.
  • Kommunen har ikkje fastsett korleis bebuarane sine erfaringar med tenestetilbodet skal nyttast til forbetring av tenestene. Tenestemottakaren, aktuelle pårørande og eventuelt hjelpeverge blir ikkje systematisk bede om tilbakemeldingar til kommunen.
  • Kommuneleiinga har innhenta årsmeldingar 2007 frå ”Enetiltaket” og Hus A og Hus B ved Klokkartunet. Tilsynslegen blei ikkje involvert i det arbeidet. Det er heller ikkje etablert andre ordningar som sikrar at tilsynslegen sine erfaringar blir nytta systematisk i forbetringsarbeidet.
  • Kommuneleiinga er kjent med at medarbeidarar ved Klokkartunet etterspør meir fagleg rettleiing og breiare fagmiljø ved verksemda. Leiinga omtalar også kompetansebehovet ved verksemda som stort. Behovet svingar og er til tider lite føreseieleg. Personelloversikta frå kommunen 13. mars i år viser at pleie- og omsorgspersonalet ved Hus A og Hus B ved Klokkartunet utgjer rundt 20 årsverk fordelt på om lag 34 personar. Dei fast årsverka er fordelt om lag slik: tre sjukepleiarar, tre vernepleiarar, ni hjelpepleiarar/omsorgsarbeidarar og tre assistentar. Dei tre assistentårsverka blir dekka opp av i alt 10 personar. I tillegg er det utstrakt bruk av innleidd personell.

6. Vurdering av styringssystemet i verksemda

Hå kommune har valt ulike styringssystem for verksemda i dei to bufellesskap for psykisk sjuke. Helse- og sosialtenester til bebuarar i Eivindhagen er organisert som heimetenester. Hus A og Hus B ved Klokkartunet og ”Enetiltaket” er organisert som sosialinstitusjonar. Dette tilsynet gir tilsynsmyndigheitene berre grunnlag for å gi ei samla vurdering av styringssystemet ved Hus A og Hus B ved Klokkartunet. Opplysningane som er innhenta om verksemda ved Eivindhagen og ”Enetiltaket” rekk ikkje til i denne samanheng.

Kommunen har dei siste månadane gjort vesentlege endringar med omsyn til organisering og leiing av det som blir omtalt som Psykiatritenesta. Gjennom dette tilsynet har kommuneleiinga vist til nye konkrete forbetringstiltak som er sett i verk for å styrka internkontrollen med tenestene ved Hus A og Hus B ved Klokkartunet.

Resultata frå dette tilsynet viser at styringssystemet i kommunen ikkje fungerer slik lovkravet om internkontroll i sosial- og helsetenesta legg opp til. Slik Fylkesmannen og Helsetilsynet i Rogaland ser det, gjeld dette generelt. Forbetringsområde som likevel særleg peiker seg ut etter dette tilsynet er:

Kommunen har ikkje beskrive innhaldet i den kommunale Psykiatritenesta på ein måte som gir felles forståing for medarbeidarar, tilsynsmyndigheiter og truleg heller ikkje tenestemottakarar og deira pårørande.

Det er ikkje fastsett mål eller planar for forbetringsarbeidet når det gjeld verksemda ved Hus A og Hus B ved Klokkartunet. Kommuneleiinga har heller ikkje konkretisert korleis internkontrollsystemet skal strukturerast eller gitt føringar i form av til dømes felles prosedyremalar eller minimumskrav til styringsdokument på ulike nivå. I dag finns det udaterte papirdokument i ulike format som det er uråd å vurdere om gjeld.

Kommunen opplyser at den generelt ikkje nyttar stillingsinstruksar. Det finst også lite anna skriftleg omtale av korleis oppgåver, ansvar og mynde er fordelte ved Klokkartunet. Medarbeidarar er usikre på kven som har ansvar for kva, og fleire har etterspurt skriftlege omtaler av ulike funksjonar. Mellom anna gjeld dette tilsynslegeordninga, fagleg ansvar for pleie- og omsorgstenestene, avdelingsleiarfunksjon og rolla som koordinator for Individuelle planar.

Gjennomgang av registrerte avvik frå krav i helse- og sosiallovgivinga viser at avvikssystemet kommunen har lagt opp til ikkje fungerer som tenkt. Det er vesentlege avvik som ikkje blir registrert i CosDoc, ikkje alle medarbeidarar kjenner til avvikssystemet, den som melder får ikkje systematisk tilbakemelding på korleis leiinga følgjer opp meldinga, og det går ikkje fram av dokumentasjonen i kommunen om avvik er lukka. Samtalar og intervju under dei to tilsynsbesøka tyder ikkje på at avvik som blir fanga opp blir systematisk analysert og brukt til å førebyggja nye uønska hendingar.

Trass i at kommunen har organisert bufellesskapa ved Klokkartunet som institusjonar etter sosialtenestelova, er det oppretta eit felles elektronisk pasientjournalsystem (CosDoc) ved verksemda. Tilsynslegen dokumenterer som anna personell i dette systemet. Det er ikkje avklart kva deler av legen sine nedteikningar anna personell ved Klokkartunet treng, og difor skal ha tilgang til, enten som miljøarbeidar etter sosialtenestelova eller som til dømes pleiepersonell etter helselovgivinga.

Kommunen har ikkje opplegg for systematisk gjennomgang av internkontrollen ved Klokkartunet. Mykje er basert på munnleg rapportering frå einingsleiarar til kommunalsjefen. Mangel på negativ tilbakemelding blir jamt over tolka som uttrykk for at helse- og sosialtenestene innfrir krava myndigheitene set til verksemda.

7. Regelverk

  • Lov av 30. mars 1984 nr. 15 om statlig tilsyn med helsetjenesten
  • Lov av 13. desember 1991 nr. 81 om sosiale tjenester mv
  • Lov av 19. november 1982 nr. 66 om helsetjenesten i kommunene
  • Lov av 2. juli 1999 nr. 63 om pasientrettigheter
  • Lov av 2. juli 1999 nr. 64 om helsepersonell m.v.
  • Lov av 10. februar 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker
  • Forskrift av 23. desember 2004 nr. 1837 om individuell plan etter helselovgivningen og sosialtjenesteloven
  • Forskrift av 28. juni 2001 nr. 765 om habilitering og rehabilitering
  • Forskrift av 27. juni 2003 nr. 792 om kvalitet i pleie- og omsorgstjenesten
  • Forskrift av 21. desember 2000 nr. 1385 om pasientjournal
  • Forskrift av 23. november 1983 nr 1779 om lovbestemt sykepleietjeneste i kommunens helsetjeneste
  • Forskrift av 20. desember 2002 nr. 1731 om internkontroll i sosial- og helsetjenesten

8. Dokumentunderlag

Dokumentasjon frå verksemda knytt til den daglege drifta og andre viktige forhold som blei send over da revisjonen blei førebudd:

  • Informasjon om bufellesskap og organisering av tenestene, brev av 05.03.08
  • Funksjonsfordeling
  • Delegasjonsreglement etat for helse og sosialsaker, 18.02.08
  • Delegasjon av fullmakt til leiar for psykisk helsearbeid ”Avd. vaksne”
  • Fullmakt til avdelingsleiar ved Klokkartunet
  • Fullmakt til leder ved Eivindhagen
  • Primærkontakt ved Klokkartunet Hus A og B
  • Personelloversikter
  • Årsmelding 2007 frå:
    Psykiatrisk heimesjukepleie
    Klokkartunet
    Eivindhagen
    Hybelhuset
  • Brosjyre: ”Velkommen til Klokkartunet”
  • Utdrag av Opplæringsplan for Hå kommune 2008
  • Informasjon om:
  • Kommunen si verksemd Medisinsk rehabilitering
  • Ansvarsgrupper
  • Arbeid med Individuelle planar
  • Avvikshåndtering
  • CodDoc- journalsystem.
  • Risikoområder og –vurderingar ved Klokkartunet Hus A og B
  • Søknadsskjema – Psykiatritenesta

Dokumentasjon som blei gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • Dokumentasjon på saksbehandling av søknader og tildeling av helse- og sosialtenester til bebuarane i kommunale bustader for psykisk sjuke i bufellesskap ved Klokkartunet og Eivindhagen
  • Oversikt med alle avslag på søknader om tenester frå ”Psykiatritenesta” sidan januar 2007
  • Oversikt over alle Individuelle planer som er utarbeidet eller påbegynt for personar som mottar kommunale sosial- og helsetenester i Hå
  • Pasientjournalane til dei som bur i Hus A og B ved Klokkartunet, ”Enetiltaket” og i bufellesskapet for psykisk sjuke ved Eivindhagen inklusiv siste IPLOS-registrering.
  • Individuelle planar og referat frå møter i ansvarsgrupper til dei som bur i Hus A og B ved Klokkartunet, ”Enetiltaket” og i bufellesskapet for psykisk sjuke ved Eivindhagen
  • ”Internkontroll” datert oktober 2005 – informasjon om Kvalitetsutvalget i etat for helse og sosialsaker
  • Oversikt over vaksne med psykiske lidingar som har vedtak om støttekontakt per 25. mars 2008
  • Informasjon om opplæring og rettleiing av støttekontaktar i kommunen
  • Oversikt over avviksmeldingar som er registrerte innan dei aktuelle tenesteeiningane, samt dokumentasjon som viser korleis meldingane er handsama i kommunen.
  • Diverse plandokument som Årshjulet og skjema for laboratorieprøver
  • ”Avtale om psykiatrisk legeveiledning ved Klokkartunet”, datert 18. mars 2008
  • Avtalar om bruk av plasser ved Klokkartunet i Hå kommune med følgjande ”kjøpekommuner”: Stavanger, Klepp, Time, og Gjesdal
  • Sak 103/06 til Formannskapet, møtedato 7. november 2006: ”Tjenestetilbud til mennesker med psykiske lidelser – interkommunalt tilbod”

Korrespondanse mellom verksemda og Fylkesmannen og Helsetilsynet i Rogaland:

  • Brev av 11. februar 2008 til Hå kommune, melding om tilsyn
  • Brev av 29. februar 2008 til Fylkesmannen, individuelle tenesteoversikter i bufellesskap for psykisk sjuke
  • E-post av 14. mars 2008 til Hå kommune, forslag til program for tilsynsbesøk
  • Brev med vedlegg frå Hå kommune motteke hjå Fylkesmannen 19. mars 2008, etterspurde opplysningar
  • Brev av 25. mars 2008 til Hå kommune, program for tilsynsbesøk 27. mars og 3. april 2008
  • Brev av 23. april 2008 til Hå kommune, foreløpig tilsynsrapport
  • E-post av 13. mai 2008 til Fylkesmannen i Rogaland, tilbakemelding på foreløpig tilsynsrapport

9. Deltakarar ved tilsynet

Tabellen under gir ei oversikt over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte, og over kva personar som blei intervjua.

Deltakere ved tilsynet

Namn

Funksjon / stilling

Opningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Asle Torland

Kommunalsjef

-

27.03.08

-

Gudrun Vassbø Skalstad

Tilsynslege, Klokkartunet

-

27.03.08

-

Atle Straume

Leiar rusvern og psykiatritenesta

X

X

X

Gerd Tove Tunheim

Avdelingsleiar, Klokkartunet

X

X

X

Halldis Bakke

Støttekontakt

X

X

X

Oddbjørg Håland

Assistent

X

X

X

Møyfrid Langholm

Omsorgsarbeidar

X

X

X

Grete Tjåland

Sjukepleiar

X

X

X


Frå Fylkesmannen og Helsetilsynet i Rogaland deltok:

Lillian Kleppe Gjennestad, rådgjevar/sosionom
Kirsti Baardsen Svalestad, seniorrådgjevar/jurist
Bjørg Botne, seniorrådgjevar/sjukepleiar

Tone Sydnes, rådgjevar/sjukepleiar deltok som observatør