Helsetilsynet

Fylkesmannen og Helsetilsynet i Rogaland

Oppfølging av tilsynet
Ved dette tilsynet ble det konstatert avvik fra lov eller forskrift. Tilsynsmyndigheten har vurdert de tiltakene som er satt i verk som tilstrekkelige. Tilsynet er derfor avsluttet.

 

Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Gjennomføring
4. Hva tilsynet omfattet
5. Funn
6. Regelverk
7. Dokumentunderlag
8 Deltakere ved tilsynet

Sammendrag

Fylkesmannen og Helsetilsynet i Rogaland gjennomførte i perioden 04.02.09 — 10.06.09 tilsyn med kommunale barnevern-, helse- og sosialtjenester til barn i Eigersund kommune.

Tilsynet omfattet tjenester og tiltak til utsatte barn i skolepliktig alder og ved overgangen fra barn til voksen. Tilsynet undersøkte om de tre kommunale tjenestene ved behov samarbeider om å gi utsatte barn rette tiltak og tjenester til rett tid.

Tilsynet er en del av Fylkesmannen og Helsetilsynet i Rogaland sin planlagte tilsynsaktivitet for 2009.

Det ble gjort funn som ga grunnlag for to avvik:

Eigersund kommune sikrer ikke at utsatte barn i skolepliktig alder med behov for samordnede tjenester blir fanget opp og får nødvendig hjelp til rett tid.

Eigersund kommune sikrer ikke at sosial- og barneverntjenesten forbereder og gjennomfører overgang mellom tjenestene for ungdom, under omsorg, etter fylte 18 år.

Dato: 10.06.09

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i perioden - gjennomført av Fylkesmannen og Helsetilsynet i Rogaland. Tilsynet er en del av et landsomfattende tilsyn i 2008 med kommunale barnevern-, helse- og sosialtjenester til utsatte barn i skolepliktig alder og med overgangen av ansvaret for tjenester fra kommunalt barnevern til kommunal sosialtjeneste ved 18 eller 23 års alder.

Dette tilsynet omfatter både barneverntjenester etter barnevernloven og sosialtjenester etter sosialtjenesteloven som er underlagt tilsyn av Fylkesmannen samt helsetjenester etter helselovgivningen som er underlagt tilsyn av Helsetilsynet i fylket. Fylkesmannen og Helsetilsynet i fylket har oppnevnt et felles tilsynslag for å gjennomføre tilsynet. Foreliggende rapport er utarbeidet i felleskap, og oppfølgning av eventuelle avvik vil bli koordinert av Fylkesmannen og Helsetilsynet i fylket.

Svikt oppstår ofte der flere tjenester og lovverk har tilgrensende eller overlappende formål og oppgaver. Barne- og likestillingsdepartementet og Statens helsetilsyn har tilsynserfaring som tilsier at oppmerksomhet må rettes mot tjenester til de brukere som har behov for samordnede tjenester. De barna som har behov for tjenester fra barnevern, helsetjenester og/eller sosialtjenester er sårbare og barna kan få sin situasjon betydelig forverret hvis kommunene ikke klarer å møte behovene og rettighetene deres på en helhetlig måte.

Formålet med en systemrevisjon er å vurdere om virksomheten, gjennom sin internkontroll, ivaretar ulike krav i lovgivningen. Revisjonen omfatter undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler eventuelle avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Eigersund kommune har mellom 13.000 og 14.000 innbyggere. Av disse er ca. 25 % barn og unge under 18 år.

Kommunen har organisert sin virksomhet i tre store avdelinger. Levekårsavdelingen, Sentraladministrasjon og Miljøavdelingen. De reviderte tjenestene — som har ansvar for å yte helhetlige tjenester til barn i skolepliktigalder med sammensatte behov - er organisert i levekårsavdelingen og har levekårssjef som ansvarlig leder.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 04.02.09. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte ble avholdt 15.04.09.

Åpningsmøte ble avholdt 05.05.09.

Intervjuer
13 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 07.05.09.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet omfattet undersøkelse av om kommunens helse- sosial og barneverntjenester, som har kontakt med utsatte barn og unge i skolepliktig alder, sikrer at de får nødvendig og rett hjelp til rett tid og på en samordnet måte. Tilsynet omfattet også undersøkelse av om barnevern- og sosialtjenesten samarbeider om tilrettelegging av overgangen mellom de to tjenestene ved 18 — 23 år. Dette ble gjort ved å undersøke om det fra kommunenes side legges til rette for at tjenestene gir nødvendig hjelp etter lovgivningen, og om kommunen sikrer dette ved oppfølgning og kontroll av om kommunens praksis er i samsvar med dens plikter.

Tilsynet undersøkte nærmere om tjenestene og utøverne hadde tilstrekkelig kunnskap om hverandres oppgaver, rammer og tjenestetilbud slik at de ved behov samarbeider om å fange opp og utrede de utsatte barna.

Videre omfattet tilsynet undersøkelse av om tjenestene i tilstrekkelig grad bruker og informerer hverandre og samarbeider når det er behov for det. Som en del av dette ble det underøkt om det fantes rutiner for samarbeid, faste møtetidspunkt, klar og kjent oppgavefordeling og lignende. Det ble undersøkt om det gjennomføres medisinske undersøkelser ved behov, og om sosialtjenesten vurderer behov for kontakt med barnevernet i saker der sosialtjenestene yter stønad eller bistand til familier.

Det ble videre undersøkt om de tre kommunale tjenestene ivaretar individuell planlegging ved utarbeidelse av henholdsvis tiltaksplaner etter barnevernloven og individuelle planer etter helse- og sosiallovgivningen. Tilsynet undersøkte også om de tre tjenestene ved behov samarbeider om tilrettelegging og gjennomføring individuelle planer og tiltaksplaner.

Tilsynet omfattet om de samlede tjenestene og tiltakene til det enkelte barn blir kontinuerlig evaluert. Det ble undersøkt nærmere om evalueringene omfatter om barn og foreldre medvirker ved evalueringer av tjenester og tiltak, om man møtes som avtalt, om de ressurser som er besluttet brukt faktisk settes inn, om det er klart hvem som har påtatt seg ansvar for

hvilke oppgaver, konsekvenser av omorganiseringer og oppgaveendringer og om man har nådd de mål som var utgangspunktet for samarbeidet.

Tilsynet undersøkte videre om kommunene i god tid forbereder, og ved behov gjennomfører, overgang fra barnevern til sosialtjeneste ved 18 — 23 års alder sammen med den aktuelle ungdommen

Tilsynet undersøkte om og på hvilken måte kommunens ledelse følger med på at tjenestene samarbeider om utsatte barn og overgangen mellom barnevern og sosialtjeneste. Det ble for eksempel undersøkt om kommunen overvåker at vedtatte tiltak, prosedyrer og oppgavefordeling er gjennomført i praksis, om tjenestene har så god kjennskap til hverandre at de bruker hverandre ved behov, om det er vurdert hvilke områder i samarbeidet som er sårbare for svikt, og om de overvåker om tjenestene fungerer som forutsatt og at tiltaksplaner og individuelle planer evalueres. Det ble også sett på om kommunen har oversikt over klager på de tre tjenestene og anvender disse til forbedring av tjenestene.

Tilsynet undersøkte om kommunen har lagt til rette, ved ansettelser, kartlegging av ansattes kompetanse, opplæringstiltak og lignende, for at ansatte i de tre tjenestene har tilstrekkelig kompetanse til å kunne samarbeide ved behov. Det ble også undersøkt om det er tilrettelagt for bruk av kvalifiserte tolker når det er nødvendig.

Tilsynet undersøkte om kommunen har dokumentasjonssystemer som ivaretar behovet for informasjon om tjenester og tiltak som grunnlag for samarbeid mellom tjenestene.

5. Funn

Avvik 1:

Eigersund kommune sikrer ikke at utsatte barn i skolepliktig alder med behov for samordnede tjenester blir fanget opp og får nødvendig hjelp til rett tid.

Avvik fra Jf. bvl §§ 2-1,3-2 jf. 3-l, l. og 2.ledd og § 1-1, sotjl. §§ 2-1, 2.ledd, 4-1 jf. § 3-2, khl. § 2-1 2. ledd og 1-4 2. ledd, lov om statlig tilsyn med helsetjenesten § 3.1. ledd, forskrift om kommunens helsefremmende og forbyggende arbeid i helsestasjons og skolehelsetjenesten § 2-1, 3. ledd

Avviket bygger på følgende observasjoner

  1. Av intervju går det fram at de undersøkte tjenestene har ulik oppfatning av når meldeplikt til barnevernet inntrer. Også innen den samme tjenesten varierer oppfatningen av terskel for melding.
  2. Det fremgår av intervju at kommuneledelsen ikke regelmessig etterspør om tjenestene melder til barnevernet.
  3. Det fremgår av intervju at kommunen ikke har systematiske opplæringstiltak når det gjelder taushetsplikt, meldeplikt og bruk av samtykke.
  4. Fremlagt dokumentasjon viser at URT skal ivareta tverrfaglig samarbeid om utsatte barn. Av intervju og gjennomgang av møtereferat fremgår det at URT ikke gjennomføres på de enkelte skolene som forutsatt i kommunens egne rutiner, i forhold til møtehyppighet og hvem som skal delta. Videre framgår det at kommunens ledelse ikke følger med på om møtene gjennomføres i henhold til rutinene.
  5. Det fremgår av dokumentasjon og intervju at Nav ikke deltar i tverrfaglige samarbeidsmøter om utsatte barn. Det framgår også at det mangler tilstrekkelig kompetanse i tjenesten til å ivareta oppfølgings- og koordineringsansvaret etter lov om sosialtjenester kap. 3 og 4. Partnerskapsavtalen mellom Nav Eigersund og Nav Rogaland har heller ikke vist til andre kommunale tjenester som aktuelle samarbeidspartner, jf.pkt.7.
  6. Det framgår av intervju at kommunens ledelse ikke aktivt etterspør hvordan samarbeid mellom de ulike tjenestene fungerer.
  7. Det fremgår av intervjuer at kommunen ikke sikrer at de ansatte i de aktuelle tjenestene har tilstrekkelig kunnskap om andres tjenester sine oppgaver- og ansvarsområder.
  8. Mappegranskning viser i liten grad samarbeid mellom de reviderte tjenestene.
  9. Tilsynet har gjennomgått 10 saker fra Nav der bruker har omsorg for barn. Alle sakene var mangelfullt opplyst når det gjelder barnas situasjon og hva samarbeidet med barneverntjenesten innebar. Av intervju framgår det også at tjenesten ikke rutinemessig kartlegger og følger med på situasjonen til barn av Nav sine brukere. Sakene som ble gjennomgått viser at løpende kontakt med brukerne ikke blir journalført regelmessig.
  10. Partnerskapsavtalen mellom Nav Eigersund og Nav Rogaland er ikke fullstendig i forhold til hvilke kommunale tjenester som skal ivaretas av Nav Eigersund. Det foreligger ikke delegasjon av myndighet som bestemt i partnerskapsavtalen. Det framgår heller ikke hvem som har internkontrollansvaret for de kommunale sosialtjenestene i Nav.

Avvik 2:

Eigersund kommune sikrer ikke at sosial- og barneverntjenesten forbereder og gjennomfører overgang mellom tjenestene for ungdom, under omsorg, etter fylte 18 år.

Avvik fra: Bvl. §§ 1-3, 3-2 og sostjl. §§ 3-2, 4-2 a-d jf § 4-3 samt internkontrollforskriftene.

Avviket bygger på følgende observasjoner

  • Av tilsendt dokumentasjon og intervju fremgår det at barneverntjenesten har utarbeidet rutiner for arbeid med ettervern. Nav er ikke kjent med disse rutinene.
  • Det fremgår av intervju at det er manglende kunnskap om at ungdommene har mulighet til å ombestemme seg fram til de er 23 år dersom de har valgt å avslutte tiltak fra barnevernet.
  • Det framgår av intervju at kommunen ikke har lagt til rette for, ved prosedyrebeskrivelser, faste kontaktpersoner, regelmessige fellesmøter eller lignende at både barnevernet og sosialtjenesten er forberedt i god tid på å tilrettelegge overganger mellom tjenestene.
  • Det framgår av tilsendt dokumentasjon og intervju at barneverntjenesten utfører oppgaver som naturlig kan høre inn under Nav sitt ansvarsområde uten at dette er avklart i samarbeid med Nav.

6. Regelverk

  • lov om barneverntjenester av 17. juli 1992 nr. 100 (bvl.)
  • lov om helsetjenesten i kommunene av 19. november 1982 nr. 66 (khl.)
  • lov om sosiale tjenester mv av 13. desember 1991 nr. 81 (sotjl.)
  • forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter lov om barneverntjenester av 14. desember2005 nr. 1584
  • forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten av 20. desember 2002 nr. 1731
  • forskrift om kommunens helsefremmende og forebyggende virksomhet i helsestasjon og skolehelsetjenesten av 3. april 2003 nr 450 (forskrift om helsestasjon og skolehelsetj.)
  • forskrift av 23. desember 2004 nr 1837 om individuell plan etter helselovgivningen og sosialtjenesteloven
  • lov om pasientrettigheter av 2. juli 1999 nr 63 (pasientrettighetsloven - pasrl.)
  • lov om helsepersonell mv av 2. juli 1999 nr 64 (helsepersonelloven — hlspl.)
  • lov om statlig tilsyn med helsetjenesten av 30. mars 1984 nr 15 (tilsynsloven)
  • forskrift om fastlegeordningen i kommunene av 14. april 2000 nr. 328.
  • forskrift om pasientjournal av 21. desember 2000 nr. 1385
  • lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker av 2. oktober 1967 (forvaltningsloven)
  • lov om kommuner og fylkeskommuner av 25. september 1992 nr 107 (kommuneloven — koml.)
  • lov om arbeids- og velferdsforvaltningen av 16. juni 2006 nr 20

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Oppvekstplan 2008 — 2011
  • Rutiner for tverrfaglig samarbeid mellom helsesøstre, barneverntjeneste og PP-tjenesten
  • Hjelpetjenester for barn og unge
  • Tilbud til barn og unge med autismespekterdiagnoser i Eigersund kommune
  • Organisasjonskart — psykisk helsetjeneste
  • Organisasjonsbeskrivelse, arbeidsbeskrivelse og oversikt over ledere og ansatte ved helsestasjonsvirksomheten
  • Rutinebeskrivelser vedr. samarbeid
  • Rutinebeskrivelser for utarbeiding, oppfølging og evaluering av individuell plan
  • Rutiner for samtykke — helsestasjon
  • Oversikt over leger i offentlig allmennmedisinsk arbeid i kommunen
  • Plan for psykisk helsearbeid i Eigersund kommune 2007 — 2010
  • Skjema for forespørsel om oppfølging/samtaler hos psykisk helsetjeneste for barn og unge
  • Samtykkeerklæring — omsorgs- og rehabiliteringsseksjonen
  • Retningslinjer barn/unge og familiesaker
  • Primærkontaktens ansvar og oppgaver
  • Avtale om inn/utskrivning, samarbeid og ansvarsdeling innen psykisk helsearbeid/psykisk helsevern mellom Helse Stavanger HF, psykiatrisk divisjon, og kommunene
  • Retningslinjer for samarbeid mellom Eigersund kommune og barne- og ungdomspsykiatrisk avdeling, poliklinikken i Egersund
  • Div. kartleggingsverktøy — psykisk syke
  • Stillingsbeskrivelse for miljøterapeut for barn og unge i psykisk helsetjeneste i Eigersund kommune
  • Rutinegjennomgåelse til nytilsatt
  • Rapporteringsskjema — opptrappingsplanen for psykisk helse
  • Hvem er vi i psykisk helsetjeneste
  • Bakgrunn og mål for psykisk helsearbeid for barn og unge
  • Henvisningsskjema — oppfølging/samtaler hos psykisk helsetjeneste for barn og ungdom
  • Samtykkeerklæring
  • Oversikt ansatte psykisk helsetjeneste
  • Retningslinjer for utarbeiding og bruk av individuelle planer for barn og unge i Eigersund kommune
  • Div. maler Individuell plan
  • Div. søknadsskjema for helse- og omsorgstjenester
  • Taushetserklæring
  • Anmodning om politiattest
  • Habiliteringsplan system — guide og veileder
  • Oversikt ansatte Eigersund barneverntjeneste
  • Oversikt ansatte psykisk helsetjeneste — Eigersund
  • Oversikt ansatte skolehelsetjenesten — Eigersund
  • Samarbeidsavtale Nav Eigersund og Oppfølgingstjenesten i Dalane
  • Rutinehåndbok for barneverntjenestene i Dalane
  • Samarbeidsrutiner for barn som er utsatt for vold og overgrep- prosedyre ved mistanke om at barn utsettes for overgrep.

Dokumentasjon mottatt i formøte 15.04.2009

  • Årsmelding Eigersund kommune 2007
  • Årsmelding Eigersund kommune 2008
  • Organisasjonskart Eigersund kommune
  • Veileder — bekymringsmelding til barneverntjenesten i Eigersund
  • Brosjyre — Vold i nære relasjoner . . . kjenner du noen?
  • Erfaringer med bruk av individuell plan og ansvarsgruppe
  • Oversikt ansatte Nav Eigersund
  • Møteinnkallinger og møtereferater URT Lagård ungdomsskole fra høst- 08 til dd.
  • Mappegranskning/verifikasjoner som ble gjennomgått i forbindelse med formøte den 15.4.09.
  • Gjennomgang av 6 saker fra skolehelsetjenesten
  • Gjennomgang av 5 saker fra psykiatritjenesten
  • Gjennomgang av 10 saker fra Nav/sosial
  • Gjennomgang av 14 saker fra barneverntjenesten
  • Gjennomgang a 22 henlagte meldinger og undersøkelsessaker

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • Partnerskapsavtale — Nav-Eigersund
  • Driftsavtale — Nav kontoret i Eigersund
  • Nav Eigersund — i år etter oppstart.
  • Internkontroll — barneverntjenesten i Eigersund
  • Oversikt over antall barn av psykisk syke i Eigersund kommune
  • Div. informasjon fra avdeling for psykisk helse.
  • Referater fra ledermøtene i hjelpetjenestene 2008 og 2009
  • Oppfølgingsrapporter fra barneverntjenesten 2008 og 2009
  • Oversikt over barn under omsorg som fyller 18 år de nærmeste årene
  • Referater fra Urt møter fra skolene i Eigersund kommune.

Korrespondanse mellom virksomheten og tilsynsmyndighetene:

  • Varsel om tilsyn datert 04.02.2009
  • Oversendelse av dokumentasjon til Fylkesmannen, 02. og 14.04.2009
  • Oversendelse av program, 17.05.2009

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn

Funksjon / stilling

Åpningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Karl Johan Olsen

Rådmann

X

Kåre Ingvar Helland

Levekårsjef

X

X

X

Rolf Skåra

Leder psykisk helsetjeneste

X

X

X

Randi Kari Holmen

Ledende helsesøster

X

X

X

Tove Ørsland

Barnevernsleder

X

X

Egil Tengs

Nav-leder

X

X

X

Catrine Sørdal

Saksbehandler

X

X

Ingunn Randen

Saksbehandler

X

X

Åshild Stornes Slettebø

Helsesøster

X

X

X

Gunnhild Totland Helseth

Helsesøster

X

X

Tonje Egeland Seglem

Barnevernkonsulent

X

X

Anne Bodil Surdal

Barnevernkonsulent

X

X

X

Anne Gamst

Fagansvarlig - Psykisk helse

X

X

X

Anne Helene Tengesdal

Psykiatrisk sykepleier

X

X

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Seniorrådgiver Helge A. Haga, rådgiver Marit Bergeland og seniorrådgiver Trine Høve Bjørnsen.