Helsetilsynet

Fylkesmannen og Helsetilsynet i Rogaland

Oppfølging av tilsynet
Ved dette tilsynet ble det konstatert avvik fra lov eller forskrift. Tilsynsmyndigheten har vurdert de tiltakene som er satt i verk som tilstrekkelige. Tilsynet er derfor avsluttet.

Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Gjennomføring
4. Hva tilsynet omfattet
5. Funn
6. Vurdering av virksomhetens styringssystem
7. Regelverk
8. Dokumentunderlag
9. Deltakere ved tilsynet

 

Sammendrag

Fylkesmannen og Helsetilsynet i Rogaland gjennomførte i perioden 18.5. – 12.10.2009 systemrevisjon med kommunale sosial- og helsetjenester til barn i avlastningsbolig i Strand kommune.

Tilsynet har undersøkt kommunens tjenesteyting mens barna oppholder seg i barne- og avlastningsboligene og hvordan kommunen sikrer at barne- og avlastningsboligene:

  • Ivaretar barnas rett til samvær med andre, et meningsfullt dagligliv og deltakelse i fritidsaktiviteter
  • Ivaretar barn med spesielle ernæringsbehov
  • Yter pleie og omsorg tilpasset barnas helsetilstand
  • Har forsvarlig legemiddelhåndtering
  • Er fysisk tilrettelagt for barna

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene.

Det ble funnet ett avvik fra gitte myndighetskrav.

Strand kommune sikrer ikke at helse- og sosiale tjenester i avlastningsenheten blir planlagt og gjennomført på en forsvarlig måte.

Dato: 12.10.2009.

Helge A. Haga
revisjonsleder

Gunnar Johan Eljervik
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Strand kommune i perioden 18.5 – 12.10.2009. Tilsynet er en del av et landsomfattende tilsyn i 2009 med kommunale helse- og sosialtjenester til barn som oppholder seg i barne- og avlastningsbolig.

Dette tilsynet omfatter både sosialtjenester etter sosialtjenesteloven som er underlagt tilsyn av Fylkesmannen, og helsetjenester etter helselovgivningen som er underlagt tilsyn av Helsetilsynet i fylket, jf. lov om sosiale tjenester § 2-6 og lov om statlig tilsyn med helsetjenesten § 2. Fylkesmannen og Helsetilsynet i fylket har derfor oppnevnt et felles tilsynslag for å gjennomføre tilsynet. Foreliggende rapport er utarbeidet i felleskap, og oppfølgning av eventuelle avvik vil bli koordinert av Fylkesmannen og Helsetilsynet i fylket.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Strand kommune har om lag 10900 innbyggere.

Kommunen har organisert sin virksomhet etter en såkalt to-nivå modell.

Nylig er det gjort endringer i den administrative organiseringen hvor kommunens virksomheter nå er blitt samlet i tre hovedområder: Tekniske tjenester og næring, Oppvekst og levekår og Helse og omsorg. Hvert område ledes av en kommunalleder som i praksis skal ivareta rådmannsfunksjonen overfor de ulike virksomhetene. De organisatoriske endringene skal være implementert innen første kvartal 2010.

I mars 2008 åpnet kommunen Langelandsmoen omsorgsbolig. Boligen ledes av virksomhetsleder som inntil nå har rapportert direkte til rådmannen. På Langelandsmoen er det omsorgsboliger/leiligheter til 14 fastboende psykisk utviklingshemmede og fysisk funksjonshemmede. I tillegg er der en avlastningsenhet med tilbud for åtte brukere, fem av disse er under 18 år.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 18.5.2009.

Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 30.9.2009

Intervjuer
Seks personer ble intervjuet.

Befaring og mappegransking ble gjennomført tirsdag den 29.9.2009 i avlastningsenheten på Langelandsmoen. Samme dag ble det også gjennomført intervju med en miljøarbeider.

Tilsynet har forut for tilsynet gjennomført telefonintervju med pårørende til to barn og en fastlege til barn som får tilbud i boligen.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 1.10.2009.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet omfattet undersøkelser av om kommunen sikrer at barn i barne- og avlastingsboliger får dekket sine behov for helse og sosial tjenester innenfor fem ulike områder.

Tilsynet undersøkte blant annet hvorvidt kommunen planlegger og gjennomfører tiltak for å dekke barnas sosiale behov, herunder om tjenesteytingen er tilpasset barnets kommunikasjonsferdigheter.

Videre omfattet tilsynet undersøkelse av hos barn med særlige ernæringsmessige utfordringer, herunder om de ansatte har tilstrekkelig kunnskap om barnas ernæringsbehov, og om måltidene planlegges og gjennomføres etter barnets behov.

Tilsynet omfattet også pleie og omsorg tilpasset den enkeltes behov. Vi så på hvorvidt boligen og kommunen vurderer behov for helsehjelp og sørger for nødvendig helsefaglig kompetanse. Dette innbærer også om boligen mottar informasjon om medisinsk behandling, avklarer ansvars- og oppgavefordeling og utfører nødvendig pleie- og omsorgstiltak.

Tilsynet undersøkte videre legemiddelhåndtering i barne- og avlastningsboligen. Formålet var å undersøke om kommunen sikrer forsvarlig legemiddelhåndtering. Det ble undersøkt hvordan virksomheten mottar medikamenter og registrerer barnets legemiddelbruk ved ankomst til boligen, og hvordan ev. endringer i legemiddelbehandlingen, etter legevaktbesøk eller sykehusopphold blir fanget opp, dokumentert og kommunisert til personalet i boligen. Det ble også undersøkt hvordan kommunen planlegger og organiserer håndteringen av legemidler; - om ansvars- og oppgavefordelingen er klar, om personalet har tilstrekkelig kompetanse og om de har fått nødvendig opplæring.

Til sist ble det undersøkt hvordan kommunen planlegger og gjennomfører tiltak som gjør boligen fysisk tilrettelagt på bakgrunn av barnets behov.

5. Funn

Avvik:

Strand kommune sikrer ikke at helse- og sosiale tjenester i avlastningsenheten blir planlagt og gjennomført på en forsvarlig måte.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

  • Sosialtjenesteloven § 2-3, § 4-3 jf. § 4-2, kommunehelsetjenesteloven § 1-3, § 1-3a, § 2-1, forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstjenester § 3 og forskrift om internkontroll i sosial– og helsetjenesten §§ 4 og 5.

Avviket bygger på følgende observasjoner:

  • Avlastningsenheten har ikke kartleggingsverktøy/sjekkliste eller rutiner for innhenting av adekvat informasjon fra foreldre og/eller andre instanser ved førstegangsopphold.
  • En samlet oversikt om barnas sosiale behov, ernæring, helse(tilstand) og medisinering mangler. Evaluering av tjenestetilbud og tiltak blir i liten grad nedtegnet/dokumentert.
  • Brukerpermene har ikke en felles disposisjon/innholdsfortegnelse og opplysningene fremstår derfor på en lite oversiktlig måte. Brukerpermene blir ikke regelmessig oppdatert.
  • Informasjon mellom ansatte om barnas behov, tiltak og rutiner formidles i stor grad muntlig, og blir bare delvis nedtegnet i håndskrevne notater i brukerpermene, tildels uten datering og signatur.
  • Det er mangelfull dokumentering av medikamentell behandling for enkelte av barna.
  • Kommunen har journal- og dokumenteringssystemet Cos Doc, men det er ikke tatt i bruk i avlastningsenheten. Kommunen har ikke presisert krav til dokumentasjon gjennom sine styrende dokumenter.
  • Flere barn mangler oppdatert Iplos-registrering og gyldig vedtak på avlastningsenheten
  • Avlastningsenheten mangler planer for fellesaktiviteter, eller aktivitetsplaner som sikrer varierte og tilpassede aktiviteter for det enkelte barn. Aktivitene bestemmes ved oppstart av avlastningsopphold, eller underveis og uten forutgående planlegging.
  • Opplæring av nyansatte og vikarer blir ikke systematisk gjennomført. Opplæring og veiledning i kommunikasjon med barn som har språkvansker er mangelfull.
  • Individuell plan blir ikke brukt aktivt for å tilrettelegge og koordinere tjenestetilbudet til barna. Noen barn har ikke individuell plan.
  • Virksomheten sine rutinene tilsier at barna skal ha primærkontkat, men ikke alle har det. Det er ikke utarbeidet skriftlige prosedyrer for primærkontaktens ansvar og oppgaver.
  • Det er ikke utarbeidet arbeidsbeskrivelser for de ulike stillinger/funksjoner (f.eks. miljøterapeut, miljøarbeider, assistent, ansvarsvakt eller nattevakt) med blant annet klargjøring av ansvars- og oppgavefordeling.

6. Vurdering av virksomhetens styringssystem

Det fremgår av sosialtjenestelovens § 2-1 2. ledd at kommunen skal føre internkontroll for å sikre at virksomhet og tjenester planlegges, utføres og vedlikeholdes i samsvar med myndighetskravene.

Tilsynet avdekket at det i avlastningsenheten var manglende kjennskap til kravet om internkontroll og at kommunens ledelse ikke aktivt etterspør om det føres internkontroll i virksomheten.

I avlastningsenheten er det ikke iverksatt systematiske tiltak for å avdekke og rette opp svikt ved tjenesteytingen. Kommunen har i liten grad gitt føringer på hvordan det skal følges med på at tjenestemottakerne i avlastningsenheten får de tjenester de har behov for, og at tjenestene som ytes er forsvarlige. Kommunen har ikke oversikt over sårbare områder i virksomheten.

I avlastningsenheten og på Langelandsmoen generelt, har de fleste ansatte deltidsstillinger og en stor del av dem er ufaglærte. I tillegg er det store utfordringer mht rekruttering. Dette sammen med mangelfull kartlegging av tjenestemottaker, opplæring av ansatte og dokumentasjon generelt gjør at tjenesten fremstår som sårbar med fare for svikt i tjenesteytingen.

7. Regelverk

  • Lov om helsetjenesten i kommunene av 19. november 1982 nr. 66 (khl.)
  • Forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene for tjenesteyting etter lov av 19. november 1982 nr. 66 om helsetjenesten i kommunene
  • Forskrift om pasientjournal av 21. desember 2000
  • Forskrift om legemiddelhåndtering for virksomheter og helsepersonell som yter helsehjelp
  • Lov om sosiale tjenester mv av 13. desember 1991 nr. 81 (sotjl.)
  • Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten av 20. desember 2002 nr. 1731
  • Forskrift av 23. desember 2004 nr 1837 om individuell plan etter helselovgivningen og sosialtjenesteloven
  • Lov om helsepersonell mv av 2. juli 1999 nr 64 (helsepersonelloven – hlspl.)
  • Lov om statlig tilsyn med helsetjenesten av 30. mars 1984 nr 15 (tilsynsloven)
  • Lov om pasientrettigheter av 2. juli 1999 nr 63 (pasientrettighetsloven - pasrl.)

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Retningslinjer for legemiddelhåndtering
  • Oversikt på alle ansatte ved Langelandsmoen
  • Årsmelding for Langelandsmoen 2008
  • Kommunestyresak om ny administrativ organisering av 22.4.2009
  • Lederavtale for virksomhetsleder ved Langelandsmoen

Dokumentasjon som er hentet fra kommunens nettsted, www.strand.kommune.no:

  • Delegasjonsreglement for virksomhetsledere i Strand kommune
  • Organisasjonskart ui henhold til ny organisering
  • Utskrift fra møtebok til kommunestyret vedr. sak om ny organisering 22.4.2009
  • Informasjon om individuell plan
  • Informasjon om ansvarsgrupper for brukere 0-18 år
  • Informasjon om avlastningsbolig Langelandsmoen

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • Perm for møtereferat ved Langelandsmoen
  • Perm for nattevakt
  • Medisinperm
  • Perm for diverse skjema
  • Registreringsskjema for uønsket atferd
  • Skjema for registrering av hendelser, jf. TQM 9000
  • Rapporteringsskjema- natt
  • Skjema tilsyn natt
  • Skjema vedr. brukere på avlastning
  • Søknadsskjema for individuell plan
  • Skriv om behovskriterier – individuell plan
  • Informasjon om individuell plan hentet fra kommunens hjemmeside
  • Informasjon fra kommunens hjemmeside om bruk av ansvarsgrupper 0-18 år
  • Opplæringsplan 2009 – Langelandsmoen
  • Skjema for forbedringsrapport behandlet i AMU
  • Skjema for dagsplan til bruk i Bekkeveien
  • Informasjonsfolder fra rådmannen om ”HMS fokus”
  • Orienteringsskriv til ansatte om spørrerundersøkelse om medarbeidertilfredshet
  • Brukerperm for fem barn
  • Saksmapper/klientjournaler for fem barn

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

  • 18.5.2009, varsel om tilsyn
  • 4.9.2009, dokumentasjon fra kommunen
  • 16.9.2009, forslag til program

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn

Funksjon / stilling

Åpningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Jon Ola Syrstad

Rådmann

X

X

X

Audhild Høivik

Virksomhetsleder

X

X

X

Astrid H. Ottesen

Hjelpepleier/nattevakt

X

X

X

Christine L. Bjørheim

Miljøterapeut

X

X

X

Silje Mari Sandvik

Miljøterapeut

X

X

X

Anne May Vagle

Assistent

X

X

X

Tom Jakob Bru

Kommunalleder

X

Terje Ersland

Kvalitetsrådgiver

X


Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Ole Mathis Hetta seniorrådgiver/lege, Gunnar Johan Eljervik rådgiver/sosionom, Hege Skårdal Dreyer rådgiver/jurist og Helge A. Haga seniorrådgiver/sosionom