Rapport frå tilsyn med barnevern,- helse- og sosialtenester til barn i Suldal kommune (2010)

Samandrag

Fylkesmannen og Helsetilsynet i Rogaland gjennomførte i perioden 21.1.2010 – 19.04.2010 tilsyn med kommunale barnevern, helse- og sosialtenester til barn i Suldal.

Tilsynet omfatta tenester og tiltak til utsette barn i skulepliktig alder. Tilsynet undersøkte om dei tre kommunale tenestene, ved behov, samarbeider om å gje utsette barn og unge rette tiltak til rett tid.

Tilsynet er ein del av Fylkesmannen og Helsetilsynet i Rogaland sine planlagde tilsynsaktivitetar i 2010.

Under tilsynet vart det påpeikt eit avvik:

Suldal kommune sikrar ikkje at utsatte barn i skulepliktig alder med behov for samordna tenester vert fanga opp til rett tid.

Dato: 19.04.2010

Trine Hove Bjørnsen
revisjonsleiar

Marit Bergeland
revisor

1. Innleiing

Rapporten er utarbeidd etter systemrevisjon i perioden 21.1. – 19.04.2010 gjennomført av Fylkesmannen og Helsetilsynet i Rogaland. Tilsynet er eit tilsyn med kommunale barnevern, helse- og sosialtenester til utsette barn i skulepliktig alder.

Dette tilsynet omfatta barnevernstenester etter barnevernslova og sosialtenester etter sosialtenestelova som er underlagt tilsyn av Fylkesmannen og helsetenester etter helselovgivinga som er underlagt tilsyn av Helsetilsynet i fylket. Fylkesmannen og Helsetilsynet i Rogaland har oppnemnt eit felles tilsynslag for å gjennomføre tilsynet. Rapporten er utarbeidd i fellesskap, og oppfølging av eventuelle avvik vil bli koordinert av Fylkesmannen og Helsetilsynet.

Svikt oppstår ofte der fleire tenester og lovverk har tilgrensande eller overlappande formål og oppgåver. Statens helsetilsyn har erfaring frå tilsyn som tyder på at ein må rette merksemda mot tenester til brukarar som har behov for samordna tenester. Dei barna som har behov for tenester frå barnevern, helse- og/eller sosialtenester er sårbare og situasjonen til barna kan bli vesentleg forverra om kommunane ikkje klarer å møte behova og rettane deira.

Formålet med ein systemrevisjonen er å vurdere om kommunen ivaretek ulike krav i lovgivinga gjennom internkontroll. Revisjonen omfattar undersøking av:

• kva tiltak verksemda har for å avdekke, rette opp og førebygge avvik frå lovgivinga innanfor dei tema tilsynet omfattar
• om tiltaka blir fulgt opp i praksis og om naudsynt korrigert
• om tiltaka er tilstrekkelege for å sikre at lovgivinga blir overhalde

Ein systemrevisjon blir gjennomført ved gransking av dokument, ved intervju og andre undersøkingar.

Rapporten omhandlar eventuelle avvik og merknader som er avdekka under revisjonen og gir derfor ikkje fullstendig vurdering av tilhøva i kommunen innanfor dei områda tilsynet omfatta.

• Avvik er mangel på oppfylling av krav gitt i eller i medhald av lov eller forskrift
• Merknad er tilhøve som ikkje er i strid med krav fastsett i eller i medhald av lov eller forskrift, men som tilsynsstyresmakta likevel finn grunn til å påpeike som aktuelle forbetringsområde.

2. Omtale av kommunen - særlege tilhøve

Suldal kommune er ein geografisk stor kommune. Kommunen har i underkant av 3 900 innbyggarar og av disse bur om lag 1300 i kommunesenteret Sand.

Kommunen har organisert verksemda i 17 resultateiningar som rapporterer til rådmann.

I februar 2009 vart Nav Suldal etablert. Dei har mellom anna ansvar for tenester etter sosialtenestelova kapittel 3,4, 5 og 6.

Suldal kommune er i ferd med å omorganisere tenesteområda som er vorte reviderte. Det er tilsett både ny helsesjef og ny oppvekstsjef , men desse har ikkje starta opp i stillingane sine på tilsynstidspunktet.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfatta følgjande aktivitetar:

Revisjonsvarsel vart sendt ut. Oversikt over dokument verksemda har sendt i samband med tilsynet, er gitt i kapittelet Dokumentgrunnlag.

Opningsmøte vart halde 18.mars. 2010.

Intervju

11 personar vart intervjua.

Oversikt over dokumentasjon som vart gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapittelet Dokumentgrunnlag.

Sluttmøte vart halde 19.mars. 2010.

4. Kva tilsynet omfatta

Tilsynet omfatta undersøking av om dei kommunale barnevern-, helse- og sosialtenestene, som har kontakt med utsette barn i skulepliktig alder, sikrar at dei får naudsynt og rett hjelp til rett tid og på ein samordna måte. Dette vart gjort ved at det vart undersøkt om kommunen legg til rette slik at tenestene kan gi naudsynt hjelp etter lovgivinga. Det vart og undersøkt om kommunen sikrar, ved å følgje opp og å kontrollere, at praksis samsvarar med dei plikter kommunen har.

Tilsynet undersøkte nærare om tenestene og utøvarane hadde tilstrekkeleg kunnskap om oppgåvene til kvarandre, rammer og tenestetilbod slik at dei ved behov samarbeider om å fange opp og utgreie dei utsette barna.

Vidare omfatta tilsynet undersøking av om tenestene i tilstrekkeleg grad brukar og informerer kvarandre og samarbeider når det er behov for det. Som ein del av dette undersøkte tilsynet om det fanst rutinar for samarbeid, faste møtetidspunkt, klar og kjent oppgåvefordeling og liknande. Det vart undersøkt om det blir gjennomført medisinske undersøkingar ved behov, og om sosialtenesta vurderer behov for kontakt med barnevernet i saker der sosialtenesta yter stønad eller bistand til familiar.

Det vart vidare undersøkt om dei tre kommunale tenestene sikrar individuell planlegging når dei utarbeider tiltaksplanar etter barnevernslova eller individuelle planar etter helse-, barnevern og sosiallovgivinga. Tilsynet undersøkte også om dei tre tenestene, ved behov, samarbeider om å legge til rette for og å gjennomføre individuelle planer og tiltaksplanar.

Tilsynet omfatta om dei samla tenestene og tiltaka til det einskilde barnet vert evaluert. Det vart nærare undersøkt om evalueringane omfattar om barn og foreldre medverkar ved evaluering av tenester og tiltak, om ein møtes som avtalt, om dei ressursar som er vedteke faktisk blir brukt, om det er klart kven som har teke på seg ansvar for dei ulike oppgåvene, konsekvensar av omorganiseringar og endringar i oppgåvefordeling og om ein har nådd dei måla som er sett for samarbeidet.

Tilsynet undersøkte og om, og på kva måte, leiinga i kommunen følgjer med på at tenestene samarbeider om utsette barn. Det vart for eksempel undersøkt om kommunen overvaker at vedtekne tiltak, prosedyrar og oppgåvefordeling er gjennomført i praksis, om tenestene har så god kjennskap til kvarandre at dei brukar kvarandre når det trengs, om det er vurdert kva område i samarbeidet som er sårbare for svikt, og om dei overvakar om tenestene fungerar som dei skal og at tiltaksplanar og individuelle planar blir evaluerte. Det vart og sett på om kommunen har oversikt over klager på dei tre tenestene og gjer bruk av desse til forbetring av tenestene.

Tilsynet undersøkte om kommunen har lagt til rette, ved tilsettingar, kartlegging av kompetansen til dei tilsette, opplæringstiltak og liknande, for at tilsette i dei tre tenestene har tilstrekkeleg kompetanse til å kunne samarbeide når det trengst. Det vart og undersøkt om det er lagt til rette for bruk av tolk når det er naudsynt.

Tilsynet undersøkte om kommunen har system for dokumentasjon som sikrar den informasjonen som er naudsynt for samarbeid mellom tenestene.

5. Funn

AVVIK:

Suldal kommune sikrar ikkje at utsette barn i skulepliktig alder med behov for samordna tenester vert fanga opp til rett tid.

Avvik frå:

• Jf. bvl § 3-2, sotjl. §§ 3-2 og 4-1, khl. § 1-4, 2 ledd, forskrift om kommunens helsefremmende og forbyggende arbeid i helsestasjons- og skolehelsetjenesten § 2-1, 3 ledd.

Avviket bygger på fylgjande observasjonar:

1. Kommunen har ikkje tilrettelagt arenaer der dei reviderte tenestene møtes for å samarbeide om tverrfaglege tenester. Nav og psykisk helse deltar ikkje i generelle tverrfaglige samarbeidsmøter med tenester som skal ivareta utsette barn. Fleire tenester uttaler at det er manglar i det formaliserte samarbeidet i kommunen jf. utkast til årsmelding 2009.
2. Oppvekstteam er ein viktig arena for tverrfagleg samarbeid om utsette barn. Av intervju og gjennomgang av møtereferat framgår det at oppvekstteama ikkje blir gjennomføret på dei enkelte skulane som bestemt. Kommunen manglar skriftleg rutine for korleis teamet skal fungere. Møta blir ikkje avhaldne regelmessig og på nokre skular er det ikkje møter i oppvekstteam.
3. Ikkje alle tenestene er kjent med at det finns eit psykososialt helseteam for barn og unge i kommunen.
4. Kommunen har ikkje eit system for at alle ansatte i dei aktuelle tenestene har tilstrekkeleg kunnskap om andre tenester sine oppgåver- og ansvarsområder. Det ligg ikkje føre plan for korleis informasjonsutveksling og kunnskapsoverføring mellom tenestene skal foregå.
5. Kommunen har ikkje systematiske opplæringstiltak når det gjeld teieplikt, meldeplikt og bruk av samtykke.
6. Dei undersøkte tenestene har ulik oppfatning av når meldeplikt til barnevernet trer inn.
7. Kommuneleiinga etterspør ikkje regelmessig om tenestene melder til barnevernet. Fleire av tenestene er av den oppfatning at skulene i kommunen ikkje melder bekymring i rett tid.
8. Nav sin organisering, mangel på kunnskap om kor tid meldeplikta inntrer og manglande kartleggingsverktøy sikrar ikkje at dei fangar opp barn med behov for andre tenester. Det er utarbeida eit spørsmålsark som veiledning, men dette er ikkje implementert i tenesta.
   Også psykisk helse mangler kartleggingsverktøy som blir nytta rutinemessig.
9. Mappegranskning og intervju viser at Nav sin løpande kontakt med brukarane ikkje blir journalført regelmessig.
10. Kommunen har ikkje eit system for styring av dei kommunale oppgåvene i Nav.

6. Regelverk

• lov om barneverntjenester av 17. juli 1992 nr. 100 (bvl.)
• lov om helsetjenesten i kommunene av 19. november 1982 nr. 66 (khl.)
• lov om sosiale tjenester mv av 13. desember 1991 nr. 81 (sotjl.)
• forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter lov om barneverntjenester av 14. desember 2005 nr. 1584
• forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten av 20. desember 2002 nr. 1731
• forskrift om kommunens helsefremmende og forebyggende virksomhet i helsestasjon og skolehelsetjenesten av 3. april 2003 nr 450 (forskrift om helsestasjon og skolehelsetj.)
• forskrift av 23. desember 2004 nr 1837 om individuell plan etter helselovgivningen og sosialtjenesteloven
• lov om pasientrettigheter av 2. juli 1999 nr 63 (pasientrettighetsloven - pasrl.)
• lov om helsepersonell mv av 2. juli 1999 nr 64 (helsepersonelloven – hlspl.)
• lov om statlig tilsyn med helsetjenesten av 30. mars 1984 nr 15 (tilsynsloven)
• forskrift om fastlegeordningen i kommunene av 14. april 2000 nr. 328.
• forskrift om pasientjournal av 21. desember 2000 nr. 1385
• lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker av 2. oktober 1967 (forvaltningsloven)
• lov om kommuner og fylkeskommuner av 25. september 1992 nr 107 (kommuneloven – koml.)
• lov om arbeids- og velferdsforvaltningen av 16. juni 2006 nr 20

7. Dokumentgrunnlag

Dokumentasjon frå kommunen knytt til dagleg drift og andre relevante høve, innsendt i samband med førebuinga av revisjonen:

• Samarbeidsavtale Nav Rogaland og Suldal kommune
• Individuell plan i Suldal kommune
• 1. Tertialrapport 2009
• 2. Tertialrapport 2009
• Kommentarar til tertialrapport pr. 31.08.2009
• Samhandling og tverrfaglig samarbeid
• Økonomiplan med handlingsprogram 2010 – 2013
• Kommuneplan 2009 – 2020
• Årsmelding 2008
• Organisasjonskart
• Informasjon fra Nav
• Årsmelding – Nav
• Suldal kommune får eige Nav kontor
• Brukere med barn under 18 år
• Politisk organisering
• Notat i samband med tilsyn
• Årsmelding 2009
• Internkontroll for kommunen sine oppgåver etter bvl. § 2-1
• Handlingsplan internkontroll
• Årshjul barneverntenesta
• Videredelegering av fullmakt
• Delegasjonsreglementet
• Rutine skal inneholde føgende punkt
• Utforming av arbeidsrutiner…
• Tenesteområdesjefane sitt ansvar
• Avviksskjemaer
• Informasjonsbrosjyre – Skulelei
• Informasjonsbrosjyre – barneverntenesta
• Informasjonsbrosjyre Besøksheimar/avlastning
• Informasjon om psykisk helseteam
• Årshjul vedr. samhandling kring tilrettelagt opplæring
• Skulevegring
• Individuell plan – rutiner
• Skjema IP
• Rutiner for meldingar til BV tenesta
• Brev vedr. tilsynet fra helsesjef
• Prosedyrebok for helsestasjonen i Suldal
• Prosedyrebok helseavdelinga
• Skjema innflytting til kommunen
• Helseopplysningar frå heimen
• Orientering om rett til innsyn i journal
• Informasjon om skulehelsetenesta i Suldal
• Samarbeidsavtale

Dokumentasjon som vart gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Prosedyrar for psykisk helse;
• Vedtak om koordinator/psykiatrisk sjukepleiar
• Vedtak om dag-plass
• Innskrivningsrutinar for psykisk helseteneste
• Tiltaksplan ved akutte kriser
• Oversikt – barn i skulepliktig alder med individuell plan
• Referater frå oppvekstteam på skulane i Suldal kommune
• Referater frå psykisk helseteam for barn og unge
• Plan for psykisk helsearbeid i Suldal kommune
• Delegasjonsfullmakt til leder for Nav Suldal
• Utdrag frå årsmelding Suldal kommune 2009
• Mappegranskning som vart utført 17.03.2010
• Gjennomgang av 10 saker frå skulehelsetenesta
• Gjennomgang av 7 saker frå psykiatritenesta
• Gjennomgang av 5 saker frå Nav
• Gjennomgang av 18 saker frå barneverntenesta
• Gjennomgang av 10 henlagte meldingar og undersøkingsaker

Korrespondanse mellom kommunen og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn datert 21.01.2010
• Oversending av dokumentasjon til Fylkesmannen, 02.03.2010
• Oversending av program, 08.03.2010

8. Deltakarar ved tilsynet

I tabellen under er det gitt ei oversikt over deltakarane på opningsmøtet og sluttmøtet, og over personar som vart intervjua.

Fra tilsynsstyresmaktene deltok:
Marit Bergeland, revisor/jurist
Gunn Nylend, revisor/barnevernpedagog
Trine Hove Bjørnsen, revisjonsleiar/jurist