Helsetilsynet

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Om kommunen sikrer at søknader om økonomisk stønad behandles i samsvar med krav i lov og forskrifter, herunder

  • om kommunen sikrer at ansatte i mottak/front gir tilstrekkelig veiledning for å identifisere søknader om økonomisk stønad
  • om kommunen sikrer forsvarlig saksbehandling av søknader i mottak/front
  • om kommunen sikrer at ansatte i mottak/front overholder taushetsplikten
  • om kommunen sikrer at saken er opplyst så godt som mulig før en fatter vedtak om økonomisk stønad og at opplysninger blir innhentet i samarbeid med søker
  • om kommunen sikrer at det blir foretatt en individuell vurdering når en avgjør søknader om økonomisk stønad og stønadsform og
  • om kommunen sikrer at tjenestetilbudet blir utformet i samarbeid med søker

Det ble gitt ett avvik og en merknad:

Avvik:

Finnøy kommune gir ikke en tilstrekkelig begrunnelse i alle enkeltsaker hvor søker ikke får fullt medhold i søknaden.

Merknad:

Finnøy kommune bør forbedre og i større grad formalisere/skriftliggjøre rutiner for rapportering til ledelsen, avvikshåndtering og opplæring/veiledning av ansatte.

Dato: 25.11.2010

Pål Iden
avdelingsdirektør

Torunn Salte
revisjonsleder

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon med Finnøy kommune i perioden 05.07.10 – 25.11.10. Revisjonen inngår som en del av Statens helsetilsyns landsomfattende tilsyn inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester i Nav § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Finnøy kommune har ca 2 700 innbyggere. Kommunen er administrativt organisert med en rådmann, sentraladministrasjon og servicetorg, samt to etater, etat for næring, miljø, og teknikk og etat for oppvekst, kultur og omsorg. Hver etat blir ledet av en kommunalsjef, som sammen med rådmannen utgjør kommunen sin ledergruppe. De kommunale tjenestene i Nav kontoret inngår i etat for oppvekst, kultur og omsorg.

Nav kontoret åpnet 3. kvartal 2008. Nav kontoret består av tre ansatte inkludert Nav leder. En saksbehandler er kommunalt ansatt, mens den andre og Nav leder er statlig ansatt. De tre ansatte utfører oppgaver både for staten og kommunen. Selve lederressursen utgjør ca. 20-30 % av Nav leders stilling. Økonomisk sosialhjelp, råd og veiledning, rus og kvalifiseringsprogrammet er oppgaver som ligger i Nav.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble sendt kommunen den 05.07.10. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet ”Dokumentunderlag”.

Åpningsmøte ble avholdt 30.09.10.

Intervjuer

Fire personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet ”Dokumentunderlag”.

Sluttmøte ble avholdt 01.10.10.

4. Hva tilsynet omfattet

 Temaet for tilsynet var om kommunen sikrer at søknader om økonomisk stønad behandles i samsvar med krav i lov og forskrifter, herunder

  • om kommunen sikrer at ansatte i mottak/front gir tilstrekkelig veiledning for å identifisere søknader om økonomisk stønad
  • om kommunen sikrer forsvarlig saksbehandling av søknader i mottak/front
  • om kommunen sikrer at ansatte i mottak/front overholder taushetsplikten
  • om kommunen sikrer at saken er opplyst så godt som mulig før en fatter vedtak om økonomisk stønad og at opplysninger blir innhentet i samarbeid med søker
  • om kommunen sikrer at det blir foretatt en individuell vurdering når en avgjør søknader om økonomisk stønad og stønadsform og
  • om kommunen sikrer at tjenestetilbudet blir utformet i samarbeid med søker

5. Funn

Avvik:

Finnøy kommune gir ikke en tilstrekkelig begrunnelse i alle enkeltsaker hvor søker ikke får fullt medhold i søknaden 

Avvik fra lov om sosiale tjenester i Nav § 41, jf. forvaltningsloven § 25

Avviket bygger på følgende observasjoner:

  • I noen saker der det er søkt om økonomisk stønad til to eller flere formål, og kommunen ikke har innvilget stønad til alle formål, har kommunen ikke begrunnet den delen av søknaden som er avslått.
  • I noen saker fremgår det ikke av søknaden hva det søkes stønad til - verken formål eller omfang er angitt – og det er ikke gitt en begrunnelse i vedtaket som viser om søker har fått fullt eller bare delvis medhold.

Merknad:

Finnøy kommune bør forbedre og i større grad formalisere/skriftliggjøre rutiner for rapportering til ledelsen, avvikshåndtering og opplæring/veiledning av ansatte.

6. Regelverk

  • LOV 2009-12-18 nr. 131: Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen
  • LOV 1967-02-10 nr. 00: Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker
  • FOR 2006-12-15 nr.1456: Forskrift til forvaltningsloven

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Organisasjonskart som viser organiseringen av kommunen og Nav
  • Delegasjonsreglement i budsjettsaker – videredelegering fra rådmann datert 18.02.04
  • Delegasjonsreglement i budsjettsaker – videredelegering fra kommunalsjef for OKO (oppvekst, kultur og omsorg) datert 18.02.04
  • Delegasjonsreglement i budsjettsaker – videredelegering fra kommunalsjef for OKO (oppvekst, kultur og omsorg) datert 29.04.08
  • Oversikt over ansatte ved Nav Finnøy samt stillingsbrøk og utdannelse
  • Samarbeidsavtale mellom Finnøy kommune og Arbeids- og velferdsetaten i Rogaland
  • Samarbeidsavtale mellom Nav Rogaland og Nav Finnøy vedrørende telefonisk/elektronisk førstelinje for Nav kontor i Finnøy
  • Lokal samarbeidsavtale
  • Sak i kommunestyret vedrørende lokal samarbeidsavtale
  • Rutinehåndbok for Finnøy kommune
  • Informasjonsskriv til de som søker økonomisk sosialhjelp
  • Sak i Formannskapet vedrørende satser for økonomisk sosialhjelp
  • Oppsett (mal) for arbeidsavtale ved arbeid for sosialhjelp
  • Standard søknadsskjema for økonomisk stønad
  • Sjekkliste for dokumentasjon
  • Internkontrollsystem for personvern, informasjonssikkerhet og beredskap
  • De 20 siste klientmappene for 2010 vedrørende økonomisk stønad med søknader og vedtak

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

  • Varsel om tilsyn datert 05.07.10
  • Dokumentasjon fra kommunen den 16.08.10

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet
NavnFunksjon / stillingÅpningsmøteIntervjuSluttmøte

Eline Halsne

saksbehandler

x

x

x

Bodil Nesvik Watland

saksbehandler

x

x

x

Torstein Pedersen

Nav leder

x

x

x

Reidulf Vignes

Kommunalsjef

x

x

x

Heidi Skeiseid

Helsekoordinator

   

x

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Hege Skårdal Dreyer, revisor
Lillian K. Gjennestad, revisor
Torunn Salte, revisjonsledee