Helsetilsynet

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Om kommunen sikrer at søknader om økonomisk stønad behandles i samsvar med krav i lov og forskrifter, herunder

  • om kommunen sikrer at ansatte i mottak/front gir tilstrekkelig veiledning for å identifisere søknader om økonomisk stønad
  • om kommunen sikrer forsvarlig saksbehandling av søknader i mottak/front om kommunen sikrer at ansatte i mottak/front overholder taushetsplikten
  • om kommunen sikrer at saken er opplyst så godt som mulig før en fatter vedtak om økonomisk stønad og at opplysninger blir innhentet i samarbeid med søker
  • om kommunen sikrer at det blir foretatt en individuell vurdering når en avgjør søknader om økonomisk stønad og stønadsform og
  • om kommunen sikrer at tjenestetilbudet blir utformet i samarbeid med søker

Det ble gitt ett avvik:

Hå kommune sikrer ikke at søknader om økonomisk stønad vurderes og avgjøres i henhold til lov- og forskriftskrav.

Dato: 03.01.11

Torunn Salte
revisjonsleder
Pål Iden
avdelingsdirektør

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon med Hå kommune i perioden 08.07.10 – 03.01.11. Revisjonen inngår som en del av Statens helsetilsyns landsomfattende tilsyn inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester i NAV § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes
  • En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Hå kommune har ca 16 300 innbyggere. Kommunens administrative ledelse består av en rådmann, personalsjef, økonomi- og plansjef, kommunalsjef for helse- og sosialsaker, kommunalsjef for opplæring og kultur samt kommunalsjef for teknisk og næring. De kommunale tjenestene i NAV Hå inngår i etat for helse- og sosialsaker.

NAV Hå ble etablert i september 2009. NAV kontoret ledes av NAV leder og er organisert i en enhet for mottak og en enhet for oppfølgning. Både mottak og oppfølgning har ansatt en fagansvarlig (teamkoordinator). I mottak er det foruten den fagansvarlige to personer som har en vertsrolle overfor publikum. De kommunale tjenester som inngår i kontoret er økonomisk sosialhjelp, råd og veiledning, midlertidig bolig, bosetting og integrering av flyktninger samt kvalifiseringsprogrammet. I forbindelse med utarbeidelsen av samarbeidsavtalen mellom kommunen og arbeids- og velferdsetaten ble det avtalt en ressursoverføring på 3,5 årsverk fra kommunen til NAV kontoret, hvorav ett årsverk til arbeidsoppgaver som flyktningekoordinator, og ett årsverk til arbeidet med kvalifiseringsprogrammet. Like etter etableringen av NAV kontoret ble det i tillegg opprettet en prosjektstilling for oppfølgning av deltakere i kvalifiseringsprogrammet.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble sendt ut den 08.07.10. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet: ”Dokumentunderlag”.

Åpningsmøte ble avholdt den 27.10.10.

Intervjuer:

6 personer ble intervjuet, hvorav ett intervju ble foretatt per telefon. Under pkt. 8 fremgår hvem som ble intervjuet. I tillegg hadde tilsynet innkalt kommunalsjef Unn Midtun til intervju, men hun ble forhindret i å møte.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet ”Dokumentunderlag”.

Det ble gjennomført befaring ved NAV kontoret.

Sluttmøte ble avholdt 29.10.10

4. Hva tilsynet omfattet

Temaet for tilsynet var om kommunen sikrer at søknader om økonomisk stønad behandles i samsvar med krav i lov og forskrifter, herunder

  • om kommunen sikrer at ansatte i mottak/front gir tilstrekkelig veiledning for å identifisere søknader om økonomisk stønad
  • om kommunen sikrer forsvarlig saksbehandling av søknader i mottak/front om kommunen sikrer at ansatte i mottak/front overholder taushetsplikten
  • om kommunen sikrer at saken er opplyst så godt som mulig før en fatter vedtak om økonomisk stønad og at opplysninger blir innhentet i samarbeid med søker
  • om kommunen sikrer at det blir foretatt en individuell vurdering når en avgjør søknader om økonomisk stønad og stønadsform og
  • om kommunen sikrer at tjenestetilbudet blir utformet i samarbeid med søker

5. Funn

Det ble gitt ett avvik:

Hå kommune sikrer ikke at søknader om økonomisk stønad vurderes og avgjøres i henhold til lov- og forskriftskrav.

Avvik fra lov om sosiale tjenester i NAV §§ 18,19,6,4 og 5. Avviket bygger på følgende observasjoner:

  • Det fremkom under intervju at det er ulik praksis med hensyn til å vurdere søknader etter § 19, og at en ved avslag på søknader etter § 18 ikke alltid vurderer om stønad skal tilstås etter § 19.
  • Det fremkom under intervju at det er ulik oppfatning blant de ansatte om og i hvilke tilfeller de har anledning til å benytte § 19.
  • Det foreligger en opplærningsplan, men denne omfatter ikke det reviderte området Det fremkom under intervju at det ikke har vært systematisk og tilstrekkelig opplæring/veiledning av nyansatte. Nyansatte får veiledning av andre ansatte i konkrete saker. Det er i stor grad opp til den nyansatte å be om veiledning.
  • Det fremkom at ikke alle ansatte har kjennskap til relevante rundskriv og at det i stor grad er opp til den enkelte ansatte å holde seg faglig oppdatert.
  • Det fremkom at ikke alle ansatte har lett tilgang til alle relevante rundskriv. Kommunen har et avvikssystem, men det blir i praksis ikke benyttet på det reviderte området.

6. Regelverk

  • LOV 2009-12-18 nr. 131: Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen
  • LOV 1969-02-10 nr. 00: Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker
  • FOR 2006-12-15 nr. 1456: Forskrift til forvaltningsloven

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Organisasjonskart som viser organiseringen av kommunen
  • Organisasjonskart som viser organiseringen av NAV kontoret, med oversikt over ansatte, stillingsbrøk og utdannelse eller stilling/funksjon.
  • Generelle regler om bruk av fullmakt
  • Videre delegasjon fra administrasjonssjefen av 22.08.06
  • Videre delegasjon fra kommunesjefen
  • Delegasjon av fullmakt til å anvise lønn i leders fravær
  • Generell delegasjon NAV leder av 05.08.10
  • Videre delegasjon fra administrasjonssjefen til kommunalsjefen etat for helse- og sosialsaker av 22.02.10
  • Generell delegasjon til NAV leder av 28.01.09
  • Delegasjon av avgjørelsesmyndighet til NAV leder av 05.06.08
  • Samarbeidsavtale mellom NAV Hå og arbeids- og velferdsforvaltningen i Rogaland datert 16.05.08
  • Driftsavtale mellom Hå kommune og NAV Rogaland datert 19.01.09
  • Notat vedrørende NAV Hå av 18.08.10
  • Opplæringsplan vedtatt i arbeidsmiljøutvalget
  • Opplæringsplan for Hå kommune 2010
  • Rutiner for post- og arkivbehandling – NAV/sosialtjenesten
  • Rutiner for utbetaling sv sosialhjelp
  • Standard søknadsskjema for økonomisk sosialhjelp
  • Rutiner vedrørende økonomisk sosialhjelp
  • Vedlegg til vedtak med opplysninger om klagerett
  • Satser for utmåling av økonomisk sosialhjelp
  • Standardskjema for melding til barneverntjenesten
  • Rutine for kommunens refusjonsinntekter datert 03.03.10
  • Rutine for utbetalinger ut over gitte fullmakter - økonomisk sosialhjelp datert 03.03.10
  • Bekreftelse på at en person ikke har mottatt sosial stønad fra Hå kommune, standardskjema
  • Oversikt over informasjonsflyten i sosialtjenesten
  • Arbeidsmiljøundersøkelse 2008
  • Revisjonsrapport fra Rogaland Revisjon IKS av 11.11.08
  • De 20 siste klientmappene for 2010 vedrørende økonomisk stønad med søknader og vedtak

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

  • Varsel om tilsyn datert 08.07.10
  • Dokumentasjon fra kommunen mottatt 10.09.10
  • E-post fra Fylkesmannen datert 04.10.10 og kommunens svar datert 07.10.10
  • Program for tilsyn av 12.10.10

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet
NavnFunksjon / stillingÅpningsmøteIntervjuSluttmøte

Vibeke Hustoft Apeland

vertsroll i publikumsmottak

x

x

x

Inghild Marie Håland

fagansvarlig/teamkoordinator mottak

x

x

x

Anne Gidske Corneliussen

sosionom

x

x

x

Merete Torgersen

sosionom

x

x

 

Elin Eskildsen

NAV leder

x

x

x

Kari Kvia Opstad

sosionom

 

x

x

Heidi W. Ludvigsen

rådgiver

x

   

Fra tilsynsmyndighetene deltok: Lillian Kleppe Gjennestad, revisor Hege Skårdal Dreyer, revisor Torunn Salte, revisjonsleder