Rapport frå tilsyn med helse- og sosialtenester i Hjelmeland kommune 2010

Samandrag

Fylkesmannen og Helsetilsynet i Rogaland gjennomførte i perioden 15.6. – 21.6.2010 tilsyn med kommunale helse- og sosialtenester til eldre med demenssjukdom i Hjelmeland kommune.

Tilsynet har undersøkt korleis kommunen sikrar at eldre som bur i eigen heim og har begynnande demenssjukdom blir identifisert, utgreia og følgt opp om det er samarbeid med fastlegane om utgreiing / kartlegging av sjukdomen.

Tilsynet er ein del av ein fireårig nasjonal satsing for tilsyn med helse – og sosiale tenester til eldre som er utarbeidd av Statens helsetilsyn.

Det vart avdekka to avvik:

Hjelmeland kommune sikrar ikkje at eldre heimebuande med mogleg demens blir fanga opp og utgreia.

Pasientjournalane i heimesjukepleia inneheld ikkje tilstrekkelege opplysningar til å sikra tenestemottakarane forsvarlege tenester i samsvar med behov.

Dato: 21. juni 2010

Helge A. Haga
revisjonsleiar

Trine Hove Bjørnsen
revisor

1. Innleiing

Rapporten er utarbeidd etter systemrevisjon ved Hjelmeland kommune i perioden 12.2. – 21.6.2010. Revisjonen går inn som ein del av den planlagde tilsynsverksemda hos Fylkesmannen i dette året.

Tilsynet gjeld sosialtenester etter sosialtenesteloven som er underlagt tilsyn av Fylkesmannen samt helsetenester etter helselovgjevinga som er underlagt tilsyn av Helsetilsynet i fylket, jf sosialtenesteloven § 2-6 og tilsynsloven § 2, jf kommunehelsetenestelova § 6-3.

Fylkesmannen og Helsetilsynet i fylket har utpeikt eit felles tilsynslag for å gjennomføre tilsynet. Rapporten er utarbeidd i fellesskap, og oppfylging av eventuelle avvik vil bli koordinert av Fylkesmannen og Helsetilsynet i fylket.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om verksemda tek hand om ulike krav i lovgivinga gjennom internkontrollen sin. Revisjonen omfatta å undersøkje om:

• kva tiltak verksemda har for å avdekkje, rette opp og førebyggje brot på lovgivinga innanfor de tema tilsynet omfattar
• tiltaka blir følgde opp i praksis og om nødvendig korrigerte
• tiltaka er gode nok for å sikre at lovgivinga blir følgd

Ein systemrevisjon blir gjennomført ved å granske dokument, ved intervju og andre undersøkingar.

Rapporten handlar om avvik og merknader som er avdekte under revisjonen og gir derfor inga fullstendig tilstandsvurdering av det arbeidet verksemda har gjort innanfor dei områda som tilsynet omfatta.

• Avvik dreier seg om at krav som er gitt i eller i tråd med lov eller forskrift, ikkje er oppfylte
• Merknad er forhold som ikkje er i strid med krav som er fastsette i eller i tråd med lov eller forskrift, men der tilsynsorganet finner grunn til å påpeke betringspotensial

2. Omtale av verksemda - spesielle forhold

Hjelmeland kommune har om lag 2 700 innbyggjarar.

Kommunen har organisert verksemda si i tre avdelingar, i tillegg til avdeling for Interne tenester som er tilknytt rådmannen. Avdeling Omsorg og levekår blir leia av kommunesjef og har som oppgåve å tildela og gje helse- og sosiale tenester til innbyggjarane i kommunen. Avdelinga har og ansvar for Nav.

Omsorg og levekår er delt inn i fire seksjonar kor Omsorgseksjonen er gitt oppgåva med å gje mellom anna heimetenester til eldre. Seksjonen er delt inn i tri avdelingar; Hjelmeland omsorgsenter, Årdal omsorgsenter og avdeling for heimetenester som gjer heimesjukepleie og praktisk bistand til innbyggjarane i kommunen.

Kommunen har særlege utfordringar med å rekruttera sjukepleiarar til sjukeheimane og heimetenesta. Dei har difor har inngått avtale med Orange Vest a/s om å rekruttera utanlandske sjukepleiarar til ledige stillingar. For tida er det sjukepleiarar frå Litauen underopplæring i heimetenesta.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfatta følgjande aktivitetar:

Revisjonsvarsel blei sendt ut 12.2.2010.

Oversikt over dokument som verksemda har sendt over i samband med tilsynet, er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Mappegransking blei gjennomført 15.6.2010

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått er gitt i kapitlet Dokumentunderlag

Opningsmøte blei halde 16.6.2010.

Intervju

Ni personar blei intervjua.

Oversikt over dokumentasjon som blei gjennomgått under revisjonsbesøket, er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte blei halde 17.6.2010.

4. Kva tilsynet omfatta

Det er ein føresetnad at kommunane har eit aktivt forhold til tenestemottakarane. Kommunen må fanga opp, utgreia og gje tenester ut frå tenestemottakarane sine behov. Av kvalitetsforskrifta går det blant anna fram at kommunen må ha rutinar for å sikra at det kontinuerleg blir vurdert og ev gitt tenester som brukaren har behov for, jf. § 3.Ein legg til grunn at tenestene blir gitt til rett tid og i rett mengde.

Tilsynet har undersøkt om kommunale pleie- og omsorgstenester identifiserer og fylgjer opp utvikling av demens hos heimebuande eldre (eigen opphavleg bustad eller i omsorgsbustad).

Det er og undersøkt korleis kommunen samarbeider med fastlegane om utreiing / kartlegging ved spørsmål om demensdiagnose, og om kommunane samarbeider med fastlegane ved oppfylging av demenssjukdom.

Tilsynet har og undersøkt korleis kommunen sørgjer for at grunnleggande behov vert dekt og om kommunen sikrar individuell tilretteleging, brukermedverknad, kontinuitet og regelmessigheit i tenestene.

5. Funn

Avvik 1

Hjelmeland kommune sikrar ikkje at eldre heimebuande med mogleg demens blir fanga opp og utgreia.

Avvik fra fylgjande lovkrav:

• Khl §§ 1-1, 1-3a, 2-1, kvalitetsforskrifta § 3, hpl. §§ 39 og 40, jf forskrift om pasientjournal § 8, internkontrollforskrifta § 4

Avviket byggjer på fylgjande observasjonar:

• Gjennomgang av pasientjournalar viser at fleire pasientar har Iplos-skår som tydar på kognitiv svikt, uten at det kjem frem opplysningar som visar at det er vurdert behov for å sette i gang demensutgreiing.
• Det går fram av intervju og dokumentasjon at heimetenesta kjenner til fleire pasientar der ein mistenkjer demens. Dette er ikkje fylgt vidare opp.
• Heimesjukepleia og fastlegane samarbeidar ikkje om demensutgreiing
• Kommunen har oppretta eit demensteam som ikkje er i funksjon:
• Det er ukjent kven som har oppnemnt demensteamet og det er ikkje avklart kor demensteamet administrativt skal være plassert
• Det er uklart kva oppgåver og ansvar demensteamet i kommunen skal ivareta
• Det er også uklart kven som skal vera medlemmar i teamet.
• Iplos vert ikkje brukt som verktøy for å følgje med på pasienten sine behov for hjelp.
• Det er ingen eins oppfating om kva for skårverdi i Iplos som skal føre til vidare kartlegging/utgreiing.
• Det føreligg ikkje alltid oppdatert Iplos ved fornying av vedtak.
• Kommunen har ikkje kartlagt behov for opplæring. Det er heller ikkje utarbeidd opplæringsplan for omsorgseksjonen.
• Kommunen har eit kvalitetssystem som ikkje er oppdatert. Det er uklart kva for rutinar som gjeld. Fleire rutinar er ikkje i samsvar med nåverande organisering og gjeldande lovverk jf. IK-HMS permar.
• Det er ikkje klart i organisasjonen kven som har mynde til å utarbeida og sette i verk rutinar for tenesteytinga.
• Avvik vert registrert, men det vert i liten grad gitt tilbakemelding til meldar om korleis avviket er behandla. Avvik meldast i hovudsak i forhold til legemiddelhandtering.

Avvik 2

Pasientjournalane i heimesjukepleia inneheld ikkje tilstrekkelege opplysningar til å sikra tenestemottakarane forsvarlege tenester i samsvar med behov.

Avvik fra fylgjande lovkrav:

• Hpl. §§ 39 og 40, jf. forskrift om pasientjournal § 8, kvalitetsforskrifta § 3, internkontrollforskrifta § 4.

Avviket byggjer på fylgjande observasjonar:

• Pasientjournalane syner ikkje at pasientane sine behov er systematisk kartlagt.
• Det er ikkje fastsett kven som har ansvar for at den enkelte pasient har ein plan for sjukepleia
• Plan for sjukepleia er ikkje alltid oppdatert.
• Pasientjournalane viser usystematisk journalføring; tiltak blir ofte ført under løypande rapport.
• Pasientjournalane gjer ikkje tilstrekkeleg informasjon om sjukepleie som er gitt. Journalane syner at det kan gå fleire månadar mellom kvar føring (opptil 6 md).
• ”Svart beskjedbok” inneheld helseopplysningar som ikkje er ført i pasientjournalane
• Gjennomførte tiltak vert ikkje evaluert og korrigert
• Pasientjournalane inneheld i liten grad opplysningar om medisinsk behandling. Kommunikasjonen med fastlegane skjer per telefon, men beskjeder som blir gitt finnast i liten grad att i pasientjournalane.
• Kommunen har ikkje satt i verk systematiske tiltak for å sikra at pasientjournalane inneheld tilstrekkeleg informasjon. Manglar i pasientjournalane er kjent for leiinga men ikkje korrigert.
• Informasjon om pasientane blir i stor grad overlevert munnleg mellom tenesteytarane. Dette inneber risiko mellom anna fordi tenesta har høgt sjukefråvær og utstrakt bruk av vikarar.

6. Regelverk

• Lov om sosiale tenester
• Lov om helsetenesta i kommunane
• Lov om statlig tilsyn
• Lov om helsepersonell
• Lov om pasientrettighetar
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker
• Forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstenestene for tenesteyting
• Forskrift om internkontroll i sosial – og helsetenest
• Forskrift om pasientjournal
• Forskrift om lovbestemt sjukepleieteneste i kommunens helseteneste

7. Dokumentunderlag

Dokumentasjon frå verksemda knytt til den daglege drifta og andre viktige forhold som blei send over da revisjonen blei førebudd:

• Organisasjonskart for avdeling Omsorg og levekår
• Organisasjonskart for Hjelmeland kommune – administrativt nivå (vedtak nov. 04) (Henta frå kommunens heimeside)
• Årsmelding og rekneskap 2009
• Utdrag frå paragraf § 4-2 i lov om sosiale tenester og lov om helsetenestene i kommunane
• Skjema for legemiddelhandtering – ansvarsoverføring mellom fastlege og kommunens øvrige helseteneste
• Prosedyre trygghetsalarm
• Målsetting for heimesjukepleien
• Målsetting Hjelmeland omsorgsenter
• Sjekkliste Introduksjon nytilsette
• Stillingsbeskrivelse autorisert sjukepleiar
• Fråsegn om teieplikt skjema og informasjonsskriv
• Notat; Arbeidsplan
• Registreringskort Iplos
• Skjema: Bakgrunnsopplysninger. (”Kartleggingsskjema”).
• Prosedyre for informasjon/møtestruktur
• Skjema for demensutredning (Hdir)
• Søknad om hjelp frå pleie og omsorg
• Skjema om orientering om vederlag for opphald i institusjon
• Prosedyre for søknadsbehandling heimehjelp/heimesjukepleie.
• Informasjonsbrosjyre for heimetenester
• Avtale mellom Hjelmeland kommune og Orange Helse AS

Dokumentasjon som blei gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Pasientjournalar for:
  - Dei 10 eldste som bur heime med både heimesjukepleie og praktisk bistand og ikkje har demensdiagnose
  - Dei 10 eldste som bur i eigen heim og som kun mottar praktisk bistand
  - To eldre som bur i eigen heim - diagnostisert demens
  - Dei 10 eldste som bur i omsorgsbustad
• Dagbok (svart) for heimesjukepleien
• Dokumentasjon på norsk autorisasjon for utenlandske sykepleiere – tre personer
• Perm 2 IK-HMS generell del
• Perm 2 IK-HMS pasient
• 23 avviksmeldinger meld siste 12 md.
• Referat frå utvida leiargruppe
• Referat frå Avdelingsmøter
• Referat frå personalmøter
• Referat frå sjukepleiarmøte
• Notat frå kommunelege1 19.7.2007 om kommunale oppgåver fastlege i Hjelmeland
• Avtale om allmennlegepraksis i fastlegeordninga datert 1.10.2007

Korrespondanse mellom verksemda og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn 12.2.2010
• Dokumentasjon frå kommunen 27.5.2010
• Forslag til program 4.6.2010
• E-post frå kommunen vedr. tilleggsdokumentasjon 7.5.2010
• Foreløpig rapport oversendt kommunen 18.6.2010

8. Deltakarar ved tilsynet

Tabellen under gir ei oversikt over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte, og over kva personar som blei intervjua.

Frå tilsynsorganet deltok:
Janne Dahle-Melhus ass. fylkeslege
Berit Kvalvaag Grønnestad seniorrådgjevar/sjukepleiar
Trine H. Bjørnsen seniorrådgjevar/jurist
Helge A. Haga seniorrådgjevar /sosionom