Helsetilsynet

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

  • Om kommunen sikrer at søknader om økonomisk stønad behandles i samsvar med krav i lov og forskrift, herunder
  • Om kommunen sikrer at ansatte i mottak/front gir tilstrekkelig veiledning for å identifisere søknader om økonomisk stønad
  • Om kommunen sikrer forsvarlig saksbehandling av søknader i mottak/front
  • Om kommunen sikrer at ansatte i mottak/front overholder taushetsplikten
  • Om kommunen sikrer at saken er opplyst så godt som mulig før en fatter vedtak om økonomisk stønad og at opplysninger blir innhentet i samarbeid med søker
  • Om kommunen sikrer at det blir foretatt en individuell vurdering når en avgjør søknader om økonomisk stønad og stønadsform og
  • Om kommunen sikrer at tjenestetilbudet blir utformet i samarbeid med søker

Det ble funnet 1 avvik:

Klepp kommune sikrer ikke at søknader om økonomisk stønad blir vurdert og avgjort i henhold til lov- og forskriftskrav.

Dato: 20.01. 2011

Lillian K. Gjennestad
revisjonsleder
Pål Iden
avd.direktør

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon med Klepp kommune i perioden 25.08.2010 – 40.11. 2010. Revisjonen inngår som en del av Statens helsetilsyns landsomfattende tilsyn inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester i NAV § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Klepp kommune har ca. 17000 innbyggere. Kommunen er organisert på følgende måte:

Rådmannen har en sentraladministrasjon som består av personalsjef, avdeling for politisk sekretæriat og økonomiavdeling. Kommunens virksomhet er organisert i 3 etater; etat for skule og barnehage, etat for helse og sosial og etat for lokal utvikling. Etatene ledes av hver sin kommunalsjef. Kommunalsjef for helse og sosial har ansvar for oppgaver etter sosialtjenesteloven og lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen og er blant annet NAV leders nærmeste overordnete på dette området.

NAV Klepp ble etablert i april 2009. Kontoret skal dekke kommunen sitt ansvar for økonomisk stønad, råd og veiledning og kvalifiseringsprogrammet. Av samarbeidsavtalen som ble inngått mellom kommunen og NAV Rogaland ved etableringen fremgår det at kommunen skulle overføre 3,5 årsverk til NAV. Under tilsynet fremkom det at det p.t. var overført 3 årsverk. Det ble opplyst at kommunen har tilbudt at de kan utføre noen tjenester for NAV i påvente av at det i løpet av 2011 vil kunne bli aktuelt å overføre resterende ½ årsverk.

NAV Klepp har en leder som er statlig ansatt. Leder var nytilsatt som leder da tilsynet ble utført. Kontoret er organisert i 2 team, ett veilednings- og korttidsoppfølgingsteam og ett langtidsoppfølgingsteam. Hvert team har en teamkoordinator/fagansvarlig. Teamkoordinator i front/korttid har sosialfaglig kompetanse og er fagansvarlig for de sosiale oppgavene i NAV kontoret.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 25.08. 2010. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet: Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 3. november 2010.

Intervjuer:

Seks personer ble intervjuet. Under pkt. 8 fremgår hvem som ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet: Dokumentunderlag.

Det ble gjennomført befaring ved NAV kontoret.

Sluttmøte ble avholdt 4.11. 2010.

4. Hva tilsynet omfattet

Temaet for tilsynet var om kommunen sikrer at søknader om økonomisk stønad behandles i samsvar med krav i lov og forskrifter, herunder;

  • Om kommunen sikrer at ansatte i mottak/front gir tilstrekkelig veiledning for å identifisere søknader om økonomisk stønad
  • Om kommunen sikrer forsvarlig saksbehandling av søknader i mottak/front
  • Om kommunen sikrer at ansatte i mottak/front overholder taushetsplikten
  • Om kommunen sikrer at saken er opplyst så godt som mulig før en fatter vedtak om økonomisk stønad og at opplysninger blir innhentet i samarbeid med søker
  • Om kommunen sikrer at det blir foretatt en individuell vurdering når en avgjør søknader om økonomisk stønad og stønadsform og
  • Om kommunen sikrer at tjenestetilbudet blir utformet i samarbeid med søker

5. Funn

Det ble funnet 1 avvik:

Klepp kommune sikrer ikke at søknader om økonomisk stønad blir vurdert og avgjort i henhold til lov- og forskriftskrav.

Avvik fra lov om sosiale tjenester i NAV §§ 18, 19, 1, 4 og 5.

Avviket bygger på følgende observasjoner:

  • Det fremkom under intervju at det ikke foretas tilstrekkelige individuelle vurderinger etter § 18 i alle saker, og at en i svært liten grad gjør individuelle vurderinger etter § 19
  • Det fremkom under intervju at det er gitt muntlige føringer som begrenser adgangen til å anvende skjønn og foreta individuelle vurderinger etter § 18 og at det er gitt muntlige føringer om at en helst ikke/i svært liten grad bør benytte § 19
  • Det fremgår av vedtak hvor det gis avslag etter § 18 at saken også er vurdert etter § 19 uten at dette i realiteten er gjort
  • Det fremkom under intervju at det i liten grad tas hensyn til spesielle utgifter vedr. barns behov
  • Det fremkom under intervju at det er uklart når saker skal fremmes for klientutvalget da det er gitt muntlige føringer som ikke samsvarer med delegasjonsreglementet
  • Kommunen har et avvikssystem, men det benyttes i praksis ikke på det reviderte området

6. Regelverk

  • LOV 2009-12-18 nr. 131: Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen
  • LOV 1969-02-10 nr. 00: Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker
  • FOR 2006-12-15 nr. 1456: Forskrift til forvaltningsloven

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Administrativ organisering Klepp kommune
  • Organisasjonskart helse- og sosialetat, datert 01.03. 2008
  • Delegasjonsfullmakter i klientsaker fra klientutvalget til helse- og sosialsjefen, datert 22.01. 1996
  • Delegasjon i klientsaker fra helse- og sosialsjefen til sosialleder, datert 25.04. 1996
  • Administrativ delegasjon av myndighet til å tildele bolig fra rådmannen til kommunalsjef for helse- og sosialetaten og fra kommunalsjefen til team for tildeling av bolig, datert 05.02. 2008
  • Korrigering av delegering helse, sosial og omsorgsetaten mht. attestering og anvisning, datert 21.04. 2010
  • Organisasjonsplan NAV Klepp, ikrafttredelse september 2009
  • Rutiner ved registrering av timeavtaler i NAV Klepp
  • Oversikt over ansatte i NAV Klepp som arbeider med oppgaver etter sotjl. i NAV
  • Samarbeidsavtale mellom Klepp kommune og NAV Rogaland
  • Klepp kommunes prosedyre for håndtering av avvik og uønskede hendelser, datert 08.06. 2010 m/ vedlegg
  • De siste 20 klientmappene for inneværende år
  • Klepp kommunes normer for boutgifter, datert 11.03. 2009
  • Rundskriv A-68/2009 Statens veiledende retningslinjer for utmåling av økonomisk stønad til livsopphold
  • Funksjonsbeskrivelse for sosialveileder i NAV frontteam, datert 08.10.10
  • Funksjonsbeskrivelse for sosialveileder i NAV oppfølgingsteam, datert 08.10.10
  • Funksjonsbeskrivelse for sosialkurator i NAV korttid, datert 08.10.10
  • Funksjonsbeskrivelse for sosialkurator i NAV langtid, datert 08.10.10
  • Prosedyre for nødhjelp, datert 08.10.10 m/vedlegg
  • Prosedyre for saksbehandling i mottak, datert 08.10.10 m/vedlegg
  • Prosedyre for depositumsgaranti, datert 08.10.10 m/vedlegg
  • Prosedyre for forvaltning av brukeres økonomi, datert 08.10.10 m/vedlegg
  • Prosedyre for klage, datert 08.10.10 m/vedlegg
  • Prosedyre for utarbeidelse av individuell plan (IP), datert 01.03.08 m/vedlegg

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • Ny delegasjon helse- og sosialetaten fra NAV-leder til fagansvarlig/teamkoordinator front, datert 13.10.10
  • Ny delegasjon helse- og sosialetaten fra NAV-leder til fagansvarlig/teamkoordinator oppfølging, datert 13.10.10
  • Ny delegasjon helse- og sosialetaten fra NAV-leder til veilederne
  • Samarbeidsavtale mellom flyktningtjenesten i Klepp kommune og NAV Klepp, datert 26.06.09

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

  • Varsel om tilsyn datert 25.08. 2010
  • Dokumentasjon fra kommunen mottatt 1., 7. og 12.10. 2010
  • Program for tilsyn datert 18.10. 2010

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet
NavnFunksjon / stillingÅpningsmøteIntervjuSluttmøte

Bråstein, Grethe

NAV leder

X

X

X

Bøen, Kåre Inge

Kommunalsjef

X

X

X

Eriksen, Heidi Lie

Fagansvarlig

X

X

X

Gåsland, Oddhild

Veileder

X

X

X

Holmen, Gunvor

Sosialleder

X

 

X

Stokkeland, Linn

Veileder, KVP

X

X

X

Warem, Kitty

Veileder

X

X

X

Fra tilsynsmyndighetene deltok:

Hege Skårdal Dreyer, revisor, Torunn Salte, revisor og Lillian K. Gjennestad, revisjonsleder.