Helsetilsynet

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Om kommunen sikrer at søknader om økonomisk stønad behandles i samsvar med krav i lov og forskrifter, herunder

  • om kommunen sikrer at ansatte i mottak/front gir tilstrekkelig veiledning for å identifisere søknader om økonomisk stønad
  • om kommunen sikrer forsvarlig saksbehandling av søknader i mottak/front om kommunen sikrer at ansatte i mottak/front overholder taushetsplikten
  • om kommunen sikrer at saken er opplyst så godt som mulig før en fatter vedtak om økonomisk stønad og at opplysninger blir innhentet i samarbeid med søker
  • om kommunen sikrer at det blir foretatt en individuell vurdering når en avgjør søknader om økonomisk stønad og stønadsform og
  • om kommunen sikrer at tjenestetilbudet blir utformet i samarbeid med søker

Det ble gitt ett avvik.

Avvik:

Kommunen sikrer ikke at det gis tilstrekkelig og systematisk opplæring til ansatte ved NAV- kontoret

Dato: 10.01.11

Pål Iden
avd. dir

Hege Skårdal Dreyer
revisjonsleder

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Fylkesmannen i Rogaland i perioden 08.07.10 – 10.01.11. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester § 2-6.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Lund kommune har ca. 3 135 innbyggere. Kommunen er administrativt organisert med en rådmann, sentraladministrasjon samt tre etater, etat for oppvekst - og kultur, etat for helse- og omsorg og etat for plan, næring og miljø. Hver etat har en leder som sammen med rådmannen utgjør kommunen sin ledergruppe. De kommunale tjenestene i NAV kontoret inngår i etat for helse- og omsorg.

NAV kontoret åpnet i september 2008. NAV kontoret består av 5 ansatte i tillegg til NAV leder. Totalt har kontoret 5,3 årsverk hvorav statlig ansatte utgjør 3 årsverk og 2,3 er kommunalt ansatte. Nav leder er statlig ansatt. Økonomisk sosialhjelp, kvalifiseringsprogrammet, råd og veiledning og arbeidet med individuelle planer er oppgaver som ligger i NAV. I tillegg har NAV kontoret ansvar for rus, støttekontakt, boligformidling for vanskeligstilte, råd og veiledning etter gjeldsordningsloven, introduksjonsordning for flyktninger, bostøtte fra Husbanken.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 08.07.10. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet ”Dokumentunderlag.”

Åpningsmøte ble avholdt den 13.10.10.

Intervjuer

5 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet

Dokumentunderlag.

Det ble gjennomført befaring ved NAV kontoret den 13.10.10.

Sluttmøte ble avholdt den 14.10.10.

4. Hva tilsynet omfattet

Temaet for tilsynet var om kommunen sikrer at søknader om økonomisk stønad behandles i samsvar med krav i lov og forskrifter, herunder

  • om kommunen sikrer at ansatte i mottak/front gir tilstrekkelig veiledning for å identifisere søknader om økonomisk stønad
  • om kommunen sikrer forsvarlig saksbehandling av søknader i mottak/front om kommunen sikrer at ansatte i mottak/front overholder taushetsplikten
  • om kommunen sikrer at saken er opplyst så godt som mulig før en fatter vedtak om økonomisk stønad og at opplysninger blir innhentet i samarbeid med søker
  • om kommunen sikrer at det blir foretatt en individuell vurdering når en avgjør søknader om økonomisk stønad og stønadsform og
  • om kommunen sikrer at tjenestetilbudet blir utformet i samarbeid med søker

5. Funn

Avvik:

Lund kommune sikrer ikke at det gis tilstrekkelig opplæring til ansatte ved NAV- kontoret

Avvik fra lov om sosiale tjenester i NAV §§ 6 og 5

Avviket bygger på følgende observasjoner:

  • Kommunen har ikke et system for opplæring/veiledning av ansatte, og ansatte har ulik utdannelse og erfaring
  • Kommunen har ikke opplæringsplaner på området
  • Det er i stor grad opp til den enkelte å holde seg oppdatert på relevant lov- og regelverk
  • Vedtakene fattes av den enkelte saksbehandler og NAV- leder undertegner ikke vedtakene og kvalitetssikrer ikke vedtakene
  • Kommunen har ikke gitt tilstrekkelig og systematisk opplæring i ny lov om sosiale tjenester i NAV
  • Det vises ikke til riktig lovverk i vedtakene
  • Kommunen har ikke et internkontrollsystem på dette området:
    - Det er ikke etablert et system for avvikshåndtering
    - Kommunen har avviksskjema, men disse benyttes ikke
    - I følge delegasjonsreglementet er det NAV- leder som har fullmakt til å fatte vedtak, men i praksis fattes vedtakene av den enkelte saksbehandler.
    - Kommunens ledelse har ingen systematisk rapportering og oppfølging på dette området

6. Regelverk

  • LOV 2009-12-18 nr 131: Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen
  • LOV 1967-02-10 nr.100: Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker
  • FOR 2006 -12-15 nr. 1456: Forskrift til forvaltningsloven

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Organisasjonskart som viser organiseringen av kommunen
  • Delegasjonsreglement for Lund kommune vedtatt 13.09.07, justert 17.06.09
  • Brev vedr. delegering til NAV-leder datert 09.06.09
  • Oversikt over ansette som behandler søknad om økonomisk sosialhjelp ved NAV Lund
  • Samarbeidsavtale mellom Lund kommune og Arbeids- og velferdsetaten i Rogaland
  • Rutiner for tildeling av økonomisk sosialhjelp datert 25.11.09
  • Internkontroll ved utbetaling av økonomisk sosialhjelp
  • Informasjonsskriv til søker om dokumentasjon som må være med søknaden Sak 031/09 i Helse- og omsorgsutvalget vedrørende fastsetting av nye sosialhjelpsatser
  • Skjema for registrering av avvik datert 19.07.09
  • De 20 siste klientmappene for 2010 vedrørende økonomisk stønad med søknader og vedtak

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • Mappe med vedtak
  • Mappe med rutiner ved kontoret
  • Mappe med referat fra kontormøter
  • Mappe med informasjonsskriv fra overordnet myndighet

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen: Varsel om tilsyn datert 08.07.10

  • Dokumentasjon fra kommunen mottatt 03.09.10 og 23.09.10
  • Program for tilsynet datert 21.09.10

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet
NavnFunksjon / stillingÅpningsmøteIntervjuSluttmøte

Hilde Saurdal

Front

x

x

x

Conny Flø Søndergaard

Saksbehandler

x

x

x

Steinar Danielsen

saksbehandler

x

x

x

Aud Asmervik Eriksen

NAV- leder

x

x

x

Trond A. Skjæveland

Helse- og omsorgssjef

x

x

x

Fra tilsynsmyndighetene deltok:

Lillian K. Gjennestad, revisor
Torunn Salte, revisor
Hege Skårdal Dreyer, revisjonsleder