Rapport fra tilsyn barneverninstitusjon for enslig mindreårige flyktninger i Stavanger kommune 2010

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Hvordan sikrer barnevernsinstitusjonen at bruk av tvang dokumenteres og at klager på tvangsbruk blir fulgt opp.

Tilsynet avdekket ett avvik:

• Institusjonen sikrer ikke at ransaking av beboernes rom blir dokumentert i henhold til regelverket.

Dato: 4.1.2011

Helge A. Haga
revisjonsleder

Hege Skårdal Dreyer
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved barneverninstitusjonen for enslige mindreårige flyktninger i Stavanger kommune i perioden 27.9. – 4.1.2011. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med barneverninstitusjoner etter lov om barneverntjenester § 5-7.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten/institusjonen ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Barneverninstitusjonen eies og drives av Stavanger kommune. Målgruppen er enslige mindreårige flyktninger hovedsakelig i alderen 15 til 18 år med mulighet til å bo der til de er 20 år. Institusjonen består av seks avdelinger med godkjent plass for 29 barn/ungdommer. Institusjonen ledes av virksomhetsleder for Flyktningseksjonen.

Flyktningseksjonen er egen virksomhet som rapporterer direkte til Direktør for Oppvekst og levekår. Direktøren har ansvar for en av kommunens seks avdelinger. Avdelingene ligger i linje under rådmannen.

Avdeling Oppvekst og Levekår har fem fagstaber som skal ivareta et overordnet faglig ansvar for virksomhetene. Fagstab Levekår har overordnet faglig ansvar for Flyktningseksjonen (barneverninstitusjonen) og ledes av levekårsjef.

I 2011 vil det bli en endring i organiseringen ved at barnevernsinstitusjonen skilles ut som egen virksomhet og overføres til fagstab for Barn og unge. Kommunen søker nå etter institusjonsleder/virksomhetsleder for institusjonen

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 27.9.2010.

Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 25.11.2010.

Intervjuer

Fire personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 25.11.2010.

4. Hva tilsynet omfattet

Forskrift om rettigheter og bruk av tvang under opphold i barneverninstitusjon (rettighetsforskriften) gir hjemmel for bruk av tvang i gitte situasjoner. Når institusjonen må bruke tvang eller begrense barnas rettigheter skal det fattes vedtak som skal protokolleres. Vedtakene kan påklages direkte til Fylkesmannen som skal prøve om tvangsvedtaket er lovlig og forsvarlig.

Tilsynet har undersøkt hvordan institusjonen sikrer at bruk av tvang dokumenteres og hvordan de sørger for at ev. klager, fra barna og andre med partsrettigheter, på bruk av tvang blir fulgt opp.

5. Funn

Avvik

Institusjonen sikrer ikke at ransaking av beboernes rom blir dokumentert i henhold til regelverket.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Lov om barneverntjenester § 5-9, jf. rettighetsforskriftens § 16 og kvalitet- og internkontrollforskriftens § 12.

Avviket bygger på følgende observasjoner

• Gjennomgang av tvangsprotokoll av 26.10 vedr. beslaglegging av rusmidler etter rettighetsforskriftens § 17 viser at det er gjennomført ransaking av beboers rom uten at det er skrevet protokoll på dette, jf, § 16.
• I følger institusjonens ”Rutine ifht ransaking av rom til beboer” skal det skrives tvangsprotokoll etter hver hendelse. Av døgnrapport og intervju fremgår det at institusjonen har utført ransaking av beboers rom uten at dette er dokumentert i henhold til rettighetsforskriftens § 16.
• I følge referat fra personalmøte av 13.10.10 fremgår det at der ungdommen samtykker til sjekking av rom, er ikke protokollering nødvendig.
• Fremlagt tvangsprotokoll mangler opplysninger om hvem den angår. Mal for tvangsprotokoller som institusjonen benytter mangler felt for utfylling av personopplysninger.
• I følge fremlagt rutiner skal tvangsprotokoller blant annet føres i løpet av vakten, kontrolleres av virksomhetsleder og oversendes til Fylkesmannen innen rimelig tid, senest 5 virkedager. Fremlagt protokoll viser at dato for tvangsbruk var 26.10. og at protokollen først ble gjennomgått med barnet 14.11. Det fremgår heller ikke av protokollen hvorvidt tvangsbruken påklages. På tilsynstidspunktet var protokollen enda ikke kontrollert av virksomhetsleder. Det er ikke meldt avvik i forhold til disse manglene.
• Institusjonen har ikke rutiner for å melde avvik til ledelsen når interne rutiner ikke følges

6. Regelverk

• Lov om barneverntjenester av 17. juli 1992 nr. 100
• Forskrift av 11. desember 2003 nr. 1564 om tilsyn i barneverninstitusjoner for omsorg og behandling
• Forskrift av 6. oktober 2008 nr. 580 om krav til kvalitet og internkontroll i barneverninstitusjoner
• Forskrift av 12. desember 2002 nr. 1594 om rettigheter og bruk av tvang under opphold i barneverninstitusjoner
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker av 10. februar 1967

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Organisasjonskart for Flyktningeseksjonen
• Oversikt ansatte på avdelingene Eiganes, Hafrsfjord, Hinna, Tjensvoll, Gausel og Hundvåg
• Mal for tvangsprotokoll
• Sjekkliste opplæring- nyansatte
• Rutiner ifht ransaking av rom til beboer
• Prosedyre ved uteblivelse og rømming
• Skjema: Kontakt og letelogg
• Skjema vedr ”Uteblivelse og rømming”
• Fagutviklingsplan for ansatte 2010
• Rutiner ved bruk av tvang, jf. Rettighetsforskriften

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Referat fra personalmøter ved avdeling Hafrsfjord hittil i år.
• Gjennomgang av dagsrapporter for to barn/ungdommer siste to md.
• Tvangsprotokoller hittil i år, en stk.

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn, 27.9.2010
• Oversendelse av dokumentasjon.2010
• Program, 12.11.2010

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok: Hege Skårdal Dreyer rådgiver/jurist og Helge A. Haga seniorrådgiver/sosionom