Helsetilsynet

Sammendrag

Fylkesmannen og Helsetilsynet i gjennomførte i perioden 12.5. – 18.11.2010 tilsyn med kommunale helse- og sosialtjenester til eldre med demenssykdom i Stavanger kommune.

Tilsynet har undersøkt hvordan kommunen sikrer at hjemmeboende eldre med demenssykdom blir identifisert, utredet og fulgt opp og om det samarbeides med fastlegene om utredning/kartlegging av sykdommen.

Tilsynet er en del av en fireårige nasjonal satsing for tilsyn med helse – og sosiale tjenester til eldre som er utarbeidet av Statens helsetilsyn.

Tilsynet avdekket ett avvik og det ble gitt en merknad:

Avvik:

Stavanger kommune sikrer ikke at hjemmeboende eldre får nødvendig praktisk bistand til dagliglivets gjøremål. Kommunen sikrer ikke at tjenesten har nødvendig kompetanse til å fange opp mulig utvikling av demens hos hjemmeboende eldre som bare mottar hjemmehjelp.

Merknad:

Stavanger kommune bør sikre en bedre implementering av systemet for styring og kontroll med helse- og omsorgstjenesten til hjemmeboende eldre.

Stavanger: 18.11.2010

Pål Iden
Avdelingsdirektør/fylkeslege

Helge A. Haga
Revisjonsleder

 

Trine Hove Bjørnsen
revisor/jurist

Berit K. Grønnestad
revisor/sykepleier

 

Janne Dahle-Melhus
revisor/ass. fylkeslege

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i perioden 12.5. – 18.11.2010 gjennomført av Fylkesmannen og Helsetilsynet i Rogaland. Tilsynet er en del av en fireårig nasjonal satsing for tilsyn med helse – og sosiale tjenester til eldre som er utarbeidet av Statens helsetilsyn.

Dette tilsynet omfatter sosialtjenester etter sosialtjenesteloven som er underlagt tilsyn av Fylkesmannen samt helsetjenester etter helselovgivningen som er underlagt tilsyn av Helsetilsynet i fylket, jf sosialtjenesteloven § 2-6 og tilsynsloven § 2, jf kommunehelsetjenesteloven § 6-3.

Fylkesmannen og Helsetilsynet i fylket har oppnevnt et felles tilsynslag for å gjennomføre tilsynet. Foreliggende rapport er utarbeidet i felleskap, og oppfølgning av eventuelle avvik vil bli koordinert av Fylkesmannen og Helsetilsynet i fylket.

Formålet med en systemrevisjon er å vurdere om virksomheten, gjennom sin internkontroll, ivaretar ulike krav i lovgivningen. Revisjonen omfatter undersøkelse om;

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler eventuelle avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Stavanger kommune har om lag 130000 innbyggere.

Kommunen har i hovedsak organisert sin virksomhet i 5 ulike avdelinger som ledes av direktør. Avdelingene ligger i linje under rådmannen.

Tjenestene som inngår i dette tilsynet er organisert i avdeling for Oppvekst og levekår. Avdelingens oppgaver ivaretas av ulike virksomheter som hvor det overordnede faglige ansvar ivaretas av seks ulike fagstaber. Fagstab levekår har overordnet faglig ansvar for kommunens helse- og sosialtjenester og ledes av levekårsjef.

Levekår har organisert sine oppgaver i syv geografisk inndelte virksomheter for hjemmebaserte tjenester (HBT) som bl.a. har ansvar for- og oppgave med å gi innbyggerne pleie- og omsorgstjenester både etter kommunehelseloven og sosialtjenesteloven. Praktisk bistand etter sosialtjenesteloven gis av virksomheten Stavanger hjemmehjelp som har en bydekkende funksjon. I tillegg er det inngått avtale med City Maid om hjemmehjelpstjenester. Brukerne kan velge fritt mellom disse to leverandørene.

Når det gjelder tildeling av tjenester etter kommunehelse – og sosialtjenesteloven så er ansvaret og oppgaven lagt til fire geografisk inndelte helse- og sosialkontor. Helse- og sosialkontorene (HSK) har rollen som bestillerkontor og behandler alle søknadene om slike tjenester.

Fylkesmannens tilsyn omfattet Eiganes og Tasta helse – og sosialkontor, Eiganes hjemmebaserte tjenester og Stavanger hjemmehjelp/City Maid. I Eiganes HBT undersøkte tilsynet pleie- og omsorgstjenestene til hjemmeboende eldre i egen bolig og til beboere i Trekanten, som er et kommunalt bofellesskap for eldre demente.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 12.5.2010.

Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Mappegransking og dokumentgjennomgang ble gjennomført 25.8.2010

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 1.9.2010.

Intervjuer

21 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket 1. – 10.9.2010 er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

I kapitlet er det også oversikt på tilleggsdokumentasjon oversendt fra kommunen 15.10.2010.

Sluttmøte: 7.9.2010. I tillegg ble det avholdt et oppfølgingsmøte 10.9.2010 med direktør for levekår, virksomhetsledere og avdelingsledere.

4. Hva tilsynet omfattet

Det påligger kommunen å ha et aktivt forhold til tjenestemottakerne. Det innebærer at kommunen ikke bare passivt utformer og tildeler tjenester som etterspørres, men også fanger opp, utreder og gjennomfører tjenester ut fra tjenestemottakernes behov, jf. blant annet kvalitetsforskriften § 3, hvor det fremgår at rutinene skal søke å sikre at tjenestene og tjenesteyterne kontinuerlig tilstreber at den enkelte bruker får de tjenester som han/hun har behov for til rett tid.

Tilsynet har undersøkt om kommunale pleie- og omsorgstjenester identifiserer og følger opp utvikling av demens hos hjemmeboende eldre (egen opprinnelig bolig eller i omsorgsbolig), herunder eventuelt samarbeider med fastlegene om utredning/kartlegging ved spørsmål om demensdiagnose, og om kommunene samarbeider med fastlegene ved oppfølgning av demenssykdom.

Tilsynet har også undersøkt om kommunen ivaretar grunnleggende behov samt om kommunen sikrer individuell tilrettelegging, brukermedvirkning, kontinuitet og regelmessighet i tjenesteutførelsen.

 

5. Funn

Avvik 

Stavanger kommune sikrer ikke at hjemmeboende eldre får nødvendig praktisk bistand til dagliglivets gjøremål. Kommunen sikrer ikke at tjenesten har nødvendig kompetanse til å fange opp mulig utvikling av demens hos hjemmeboende eldre som bare mottar hjemmehjelp.

Avvik fra følgende lovkrav:

  • Sotjl. §§ 4-3, jf. 4-2a og interkontrollforskriften § 4.

Avviket bygger på følgende observasjoner:

  • Kommunen gir praktisk bistand til eldre hjemmeboende etter sosialtjenestelovens § 4-2a som hjemmehjelp og i praksis innebærer dette kun renhold.
  • Kommunens informasjon til publikum/brukerne om aktuelle tjenester etter sosialtjenestelovens § 4-2 a utelater hjelp til f.eks handling, legebesøk, matlaging, annet nødvendig renhold, snømåking, mv. Denne hjelpen tilbys som ev. tilleggstjenester som bruker må betale ekstra for.
  • Tid som er avsatt til renhold blir enkelte ganger brukt til annen nødvendig bistand på bekostning av renhold.
  • Ved behov bistår hjemmesykepleien de eldre med å bestille matvarer. Utgifter til hjemkjøring må dekkes av brukeren.
  • Mange eldre har hjemmehjelp som eneste kommunale tiltak uten at tjenesteyter gjøres oppmerksom på dette. Hjemmehjelpstjenesten oppfatter det ikke som en oppgave å følge med på - og melde fra om - mulig endring i brukers behov ut over renhold. Tjenesteutøverne har ikke fått informasjon eller opplæring for å kunne observere endringer i brukers situasjon eller behov og har ikke tilstrekkelig kunnskap om hvilke andre tjenester bruker kan ha rett på.
  • Dokumentgjennomgang viser at flere vedtak om hjemmehjelp er utløpt. Det fremgår at HSK ikke alltid foretar hjemmebesøk ved ny vurdering av hjelpebehov.
  • Kontakt mellom HSK og Stavanger hjemmehjelp/City Maid foregår i hovedsak per telefon eller som melding i CosDoc, som automatisk slettes etter tre dager. Kontakten dokumenteres i liten grad som Cosdoc-opplysninger på den enkelte bruker.
  • I saksjournalene vedr. hjemmehjelp fra HSK er det i liten grad dokumentert kontakt med bruker og/eller andre tjenesteytere.
  • Kommunen følger ikke tilstrekkelig opp om City Maid har et fungerende internkontrollsystem for sin tjenesteyting.

Kommentar:

Praktisk bistand er en fellesbetegnelse for hjemmehjelp, husmorvikar og annen hjelpevirksomhet til blant annet eldre, funksjonshemmede, familier og andre som trenger slik hjelp. Formålet er å yte hjelp til alle dagliglivets praktiske gjøremål i hjemmet og i tilknytning til husholdningen, herunder for eksempel innkjøp av varer, snømåking, ærend til bank, postkontor eller andre offentlige kontorer, følge til lege o.a. Hjelpen omfatter også egenomsorg.

Praktisk bistand er en sentral del av det sosiale tjenestetilbudet. Hjelpen som gis er avgjørende for at hjemmebasert omsorg skal være et reelt alternativ til institusjonsomsorg.

Tjenestetilbudet skal så langt som mulig utformes i samarbeid med klienten og i ifølge lovens § 1-1 er formålet at den enkelte får mulighet til å leve og bo selvstendig og til å ha en aktiv og meningsfylt tilværelse i fellesskap med andre.

Forskrift til lov om sosiale tjenester kap. 8 regulerer kommunenes adgang til å kreve egenandeler for tjenester som ytes etter lov om sosiale tjenster m.v. kap. 4. Videre har Helse- og omsorgsdepartementet i rundskriv I-6/2006 presisert regelverket for egenandelsbetaling for sosiale tjenester. Her fremgår det blant annet at dersom trygghetsalarm og matombringing tilbys som erstatning for tilsynsbesøk eller matlaging i hjemmet skal beregning av egenandeler følge reglene i forskriftens kap 8.

Jf lov om sosiale tjenester §§, 1-1, 4-3, jf. 4-2a, 11-2 og forskrift til lov om sosiale tjenester kap. 8.

Merknad

Stavanger kommune bør sikre en bedre implementering av systemet for styring og kontroll med helse- og omsorgstjenesten til hjemmeboende eldre.

Merknaden bygger på følgende observasjoner:

  • Ut i fra styrende dokumenter i QLM, Dokumentbasen og virksomhetenes egne internkontrollsystemer er det ikke entydig hvordan ansvar, oppgaver og myndighet er fordelt i organisasjonen, jf. organisasjonskart, stillingsbeskrivelser og diverse rutiner.
  • Det er manglende kunnskap om internkontroll knyttet til tjenesteytingen. Dokumentasjon og intervju viser en sammenblanding av internkontroll knyttet til tjenesteytingen og HMS.
  • Det er ikke tydelig for de ansatte hvilke rutiner som skal ligge i henholdsvis QLM, Dokumentbasen og virksomhetenes egne internkontrollsystemer. Behov for ytterligere rutiner i QLM ut over det som allerede finnes, meldes i liten grad til overordnet.
  • Kommunens ledelse gir lite føringer for samarbeid mellom ulike tjenesteområder, og fører lite kontroll med hvordan samarbeidet foregår. Det bør særlig legges vekt på rutiner som bedre sikrer formidling av opplysninger om medisinsk behandling mellom fastlege og hjemmesykepleien.
  • Dokumentgjennomgang og intervju viser at det er usikkerhet om hjemmelsgrunnlaget for bo- og tjenestetilbudet ved Trekanten bofellesskap.
  • Mange sykepleieplaner i hjemmesykepleien er blitt oppdatert i forbindelse med tilsynet. Kommunes internkontroll har ikke avdekket mangelfull dokumentasjon. Jamfør forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten

6. Regelverk

  • Lov om sosiale tjenester
  • Lov om helsetjenesten i kommunene
  • Lov om statlig tilsyn
  • Lov om helsepersonell
  • Lov om pasientrettigheter
  • Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker
  • Forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene for tjenesteyting
  • Forskrift om internkontroll i sosial – og helsetjenesten
  • Forskrift om pasientjournal
  • Forskrift om lovbestemt sykepleietjeneste i kommunens helsetjeneste

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Årsberetning 2009 med resultatvurdering, styringskort og statistikk
  • Handlings og økonomiplan 2010-2013
  • Strategidokument Omsorg 2025
  • Organisasjonskart Stavanger kommune
  • Organisasjonskart hjemmebaserte tjenester Eiganes
  • Visjon for Stavanger kommune
  • Lederavtale for virksomhetsledere i Stavanger kommune
  • Stillingsbeskrivelse avdelingsleder og sykepleier 1 i hjemmesykepleien
  • Stillingsbeskrivelse for avdelingsleder og sykepleier 1 ved trekanten bofellesskap
  • Stillingsbeskrivelse for Fagutviklingssykepleier
  • Saksfremlegg til kommunalstyret for levekår 8.6.2010 om forbedringsarbeid
  • Eiganes hjemmebaserte tjenesters internkontrollsystem – usignert og udatert notat om innhold i internkontrollen
  • Notat om Ros-analyser - usignert og udatert
  • Diagram som viser organisering av HMS-arbeid Hjemmebaserte tjenester Eiganes
  • Organisasjonskart HMS-ansvar Hjemmebaserte tjenester Eiganes
  • Årsplan 2010 for hjemmesykepleien - Eiganes
  • HMS-kalender 2010 – Eiganes
  • Årsplan 2010 Trekanten bofellesskap
  • HMS-kalender 2010 Trekanten bofellesskap
  • HMS-plan for Trekanten bofellesskap
  • Møteplan for HMS-gruppe Trekanten bofellesskap
  • Informasjon om fagdag på Trekanten 2.3.2010
  • Oversiktslister på gjennomførte medarbeidersamtaler
  • Notat om avvikshåndtering Eiganes Hjemmebaserte tjenester, datert 30.11.2009
  • Prosedyre avvik fra sosial og helsetjenesten, godkjent 28.6.2006
  • Rutine: avvik – helse, godkjent 15.5.2004
  • Flytdiagram for avvikshåndtering levekår, godkjent 11.9.2008
  • Avviksskjema
  • Kvalitetsutvalg ved Eiganes hjemmebaserte tjenester; medlemmer og mandat, datert 30.11.2009
  • Diagram som viser organisering av kvalitetsarbeidet i tre nivå innen levekår, udatert.
  • Retningslinje for dokumentstyring i QLM, godkjent 29.3.2010
  • Retningslinje: Kvalitetsarbeid – definisjon og strategi, godkjent 10.7.2009
  • Skjema: melding om prosedyresvikt
  • Brosjyre: Sammen for en levende by (arbeidsgiverstrategi)
  • Kjøre og telefonlister Eiganes 1 og 2
  • Skjema for Mishagsytring
  • Retningslinje: Registrering av mishagsytringer, godkjent 30.1.2006
  • Sjekkliste for innflyttingsrutiner Trekanten bofellesskap
  • Møteplan våren 2010 Eiganes hjemmebaserte tjenester
  • Rapport fra farmasøytisk tilsyn Eiganes hjemmebaserte tjenester, 18.11.2009
  • Rapport fra farmasøytisk tilsyn Trekanten bofellesskap, 23.2.2010
  • Oversikt Ressurspersoner Hjemmebaserte tjenester Eiganes
  • Oversikt Ressurspersoner Trekanten bofellesskap
  • Hefte: Velkommen til Trekanten bofellesskap
  • Hefte: Velkommen til Eiganes Hjemmebaserte tjenester
  • To notat fra fagutviklingssykepleier om undervisningstiltak, usignert og udatert
  • Skjema for brannopplæring av nyansatte ved Trekanten
  • Skjema for opplæring av ferievikarer ved Trekanten
  • Oversikt månedlig tirsdagsundervisning
  • Oversikt Faglunsj
  • Opplæringsplan 2010 Hjemmebaserte tjenester Eiganes1
  • Opplæringsplan 2010 Hjemmebaserte tjenester Eiganes2
  • Retningslinjer for hospitering mellom SUS og samarbeidende kommuner
  • Oversikt/navnelister for gjennomført kompetanseutvikling i Trekanten bofellesskap
  • Kursinvitasjoner:
    - Aldring og helse 20.10.2010
    - Yngre personer med demens
    - Pasientrettighetslovens kap. 4A
    - Demenskonferanse 8. – 10.6.2010
  • Møteinnkalling til Tverrfaglig kompetansegruppe for demens
  • Innkalling til møte i demensutredningsnettverk 10.9.2010
  • Informasjonshefte ”Brannvern for personer med nedsatt hukommelse”
  • Retningslinje; Veileder til vurdering og registrering ihht Forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene
  • Brukerundersøkelse Hjemmesykepleien 2010 – Eiganes hjemmebaserte tjenester
  • Skjema for brukersamtale Sykehjem
  • Notat: Demensutredning hjemmebaserte tjenester Eiganes, usignert og udatert
  • Vedlegg 04d til retningslinjer for legemiddelhåndtering i Stavanger kommune – Mulitidose-manual for fastleger
  • Retningslinje: Endringsmelding i Cosdoc, datert 10.6.2009
  • Retningslinje: Endringsmeldinger fra utfører til helse- og sosialkontor, datert 8.12.2003
  • Skjema for Endringsmelding
  • Skjema for Arbeidsplassvurdering i brukers hjem
  • Brosjyre: Ditt hjem – vår arbeidsplass
  • Skjema: Forespørsel om helse- og sosiale tjenester
  • Skjema: Samtykkeerklæring
  • Prosedyre for utarbeiding av individuell plan
  • Flytdiagram Individuell plan
  • Retningslinje: Retningslinje for ansvarsgrupper
  • Notat vedr Bestiller - utførerprosesser for nattjenesten
  • Notat om dokumentasjon på levert tid
  • Notat om rutiner for rapportering, dokumentasjon, journalføring mv.
  • Rutiner ved morgenrapport ved hjemmebaserte tjenester Eiganes, udatert og usignert
  • Rutiner ved middagsrapport, udatert og usignert
  • Rutiner ved rapport fra dag til kveld, udatert og usignert
  • Rutiner for ansvarlig sykepleier aften, udatert og usignert
  • Rutiner for dagvakt, aftenvakt og nattevakt – Trekanten, udatert og usignert
  • Innkomstrutiner Trekanten Bofellesskap, udatert og usignert udatert og usignert
  • Oversikt koder til ansattelister
  • Rutine: ”Ved hjemkomst SUS”, ”Prosedyre ved innleggelse SUS”, ”Prosedyre ved utskrivelse fra SUS”, ”ved hjemkomst fra sykehjem”
  • Notat: Fremgangsmåte Multidose-mottak, udatert og usignert
  • Notat: Primærkontaktordningen hos oss på Eiganes, udatert og usignert
  • Notat: Oppgaver og ansvar i primærkontaktordningen, udatert og usignert
  • Notat: primærkontaktens oppgaver (Trekanten bofellesskap), udatert og usignert
  • Skjema: Vurdering av samtykkekompetanse
  • Beskrivelse av arbeids- og vedtaksprosessen for å gi helsehjelp til personer uten samtykkekompetanse
  • Mal for vedtak om helsehjelp, jf. pasl § 4 A-5
  • Beskrivelse av samarbeid mellom ansatte i Stavanger kommune og fastleger vedr. pasienter med sammensatte behov
  • Skriv om Samarbeid med bydelsoverlegen, datert 18.6.2010
  • Skriv: Demensutredning i Stavanger kommune, udatert og usignert
  • Skjema om hel eller delvis ansvarsoverføring mellom fastlegen og Stavanger kommune
  • Notat fra trekanten bofellesskap: samarbeid med fastlegene og dr. Ingjerd Jøssang, udatert og usignert
  • Notat til tilsynet: Beskrivelse av samarbeid med Helse- og sosialkontoret, udatert og usignert
  • Notat til tilsynet: Veiledning på Trekanten bofellesskap
  • Notat til tilsynet fra oversykepleier Blidensol sykehjem: Veiledning av personale ved trekanten bokollektiv, udatert.
  • Prosedyrer for tilbud til bruker etter at demensdiagnosen er kartlagt og diagnostisert, udatert og usignert
  • Retningslinje: Forklaring til ”Ansattelister” hjemmebaserte tjenester, 1.10.2009
  • Retningslinje. Kriterier for tildeling av tjenesten avlastning i sykehjem, 24.06.2009
  • Retningslinje: Kriterier for tildeling av tjenesten bofellesskap for demente, 24.06.2009
  • Retningslinje: Kriterier for tildeling av tjenesten bofellesskap eldre, 24.06.2009
  • Retningslinje: kriterier for tildeling av tjenesten korttidsplass i avdeling palliasjon i sykehjem, 24.06.2009
  • Retningslinje: Kriterier for tildeling av tjenesten korttidsplass i sykehjem, 24.06.2009
  • Retningslinje: Kriterier for tildeling av tjenesten langtidsplass i sykehjem, 24.06.2009
  • Retningslinje: Kriterier for tildeling av tjenesten langtidsplass i sykehjem i skjermet enhet, 24.06.2009
  • Retningslinje: Kriterier for tildeling av tjenesten langtidsplass ved forsterket enhet ved Blidensol sykehjem, 24.06.2009
  • Retningslinje: Kriterier for tildeling av tjenesten rehabilitering i sykehjem, 24.06.2009
  • Retningslinje: Kriterier for tildeling av tjenesten vekselplass i sykehjem, 24.06.2009
  • Retningslinje: Kriterier for tildeling av tjenesten dagsenter for eldre, 24.06.2009
  • Retningslinje: Kriterier for tildeling av tjenesten dagsenter for personer med demens, 24.06.2009
  • Skriv vedr. prioritering av søknader om tjenester til Bestillerkontoret ved Eiganes HSK. 8.2.2008
  • Retningslinje: ABI-modell for bofellesskap eldre, 26.01.210
  • Søknad om langtidsplass i sykehjem
  • Datautskrift for vedtak som ”forfaller” til årlig revurdering
  • Datautskrift for bestillinger og leveringer av tjenesten pleie i hjemmet, udatert
  • Retningslinje: Rutiner for samhandling dagsenter eldre og helse- og sosialkontor, 14.02.2005.
  • Skriv hentet fra QLM: saksbehandling av søknad om praktisk bistand HIH
  • Skriv vedr. saksbehandling av søknad om bofellesskap knyttet til ABI
  • Notat: Fordeling av korttidsplasser i sykehjem per 1.3.2010, udatert og usignert
  • Brosjyre: Velkommen til Trekanten bofellesskap
  • Brosjyre: Velkommen som bruker av Eiganes hjemmebaserte tjenester
  • Kopi av e-post vedr Undervisningshjemmetjeneste fra Unni Rostøl datert 18.06.2010
  • Notat til tilsynet om samarbeid bestiller/utfører, frivillige organisasjoner og private udatert og usignert
  • Utskrift fra City Maid sin hjemmeside, informasjon om hjemmehjelp og praktisk bistand; www.citymaid.no
  • Stavanger kommunes hjemmeside: www.stavanger.kommune.no
    - Informasjon om middagsdistribusjon
    - Informasjon om Helse- og sosialkontor
    - Informasjon om hjemmesykepleie
    - Informasjon om hjemmehjelp
    - Serviceerklæring barn og unge med psykiske lidelser (vedr. samarbeidsrutiner)

Ettersendt dokumentasjon mottatt 30.8.2010.:

  • Saksfremlegg: Standard for tildeling og utmåling av praktisk bistand
  • Konkurransegrunnlag for åpen anbudskonkurranse om rammeavtale for levering av praktisk bistand i hjemmet til Stavanger kommune
  • Skjema for valg av leverandør av praktisk bistand (hjemmehjelp)
  • Skjema for bytte av leverandør av praktisk bistand (hjemmehjelp)
  • Informasjonsskriv om Stavanger hjemmehjelp
  • Informasjonsskriv om City Maid HjemmeService
  • Notat fra City Maid om kommunikasjon og rapportering
  • Saksfremlegg Stavanger kommunes strategi for kompetanseutvikling 2008-2011
  • Møteprotokoll Administrasjonsutvalget 29.1.2010 vedr. strategi for kompetanseutvikling
  • Brosjyre om brukervalg i hjemmehjelpstjenesten
  • Kopi av e- post fra bydelsoverlege vedr. demensutredning og samarbeid med fastleger, mottatt 30.8.2010

Dokumentasjon som ble gjennomgått 25.8.2010.:

  • Referat fra kvalitetsutvalg siste år
  • Referat fra møte med bydelsoverlegen siste år
  • Referat fra personalemøte Eiganes HBT
  • Møtereferat ledergruppen Eiganes HBT
  • Handlingsplan; prosjekt nærvær
  • Møtereferat fra Samarbeidsmøte Eiganes HBT og Eiganes og Tasta HSK
  • Rutiner for bruk av vikarbyrå
  • Synergi avvik Trekanten
  • Referat fra Hms-møter på Trekanten.
  • Referat fra møte i samarbeidsutvalget og allmennlegeutvalget siste år
  • Perm: Avvik Cosdoc eiganes 2 2008-2010
  • Perm: Avvik Cosdoc eigane1 2 2009-2010
  • Perm: Rutiner Trekanten
  • Perm: Prosedyreperm Eiganes1
  • Perm: Prosedyreperm Eiganes 2
  • Oversikt avvik i CosDoc 1.7.2009 – 23.8.2010
  • Perm: Hms
  • Hms perm 1 og 2 Eiganes HBT
  • Perm: Oversikt primær- og sekundærkontakter Eiganes1 og 2
  • Blå bok: Cosdoc Eiganes1 – beskjedbok vedr. endringer i arbeidslister.
  • Rapportbok Eiganes1
  • Kommunikasjonsbok: Beskjeder fra hjemmehjelp
  • Pasientjournaler, vedtak med underlagsmateriell for:
    - De 10 eldste som bor hjemme i egen bolig med både hjemmesykepleie og praktisk bistand og ikke har demensdiagnose
    - De 10 eldste som bor hjemme i egen bolig med bare praktisk bistand fra Stavanger Hjemmehjelp og City Maid (10+10)
    - De 10 eldste som bor i eget hjem og har diagnostisert demens
    - Alle13 beboere ved Trekanten bokollektiv 1. etasje
    ”Ansattelister” for 10 hjemmeboende brukere med demens, mai, juni og juli
    De 10 siste demensutredningene utført av bestillerkontoret Eiganes/Tasta-HSK
  • Udatert skriv fra Stavanger hjemmehjelp om diverse praktiske oppgaver og utskrift fra arbeidslister
  • Rutine: Stavanger hjemmehjelp – rutiner når bruker ikke er hjemme
  • Notat fra helse og sosialsjef om blant annet styrende dokumentasjon, udatert og usignert
  • Utskrift Power point-presentasjon om strategi for kvalitetsutvikling Eiganes og Tasta HSK, versjon 1.2.08.
  • Utkast rutine: Fastlege til beboere i boliger med heldøgns tilsyn og pleie – etter sosialtjenesteloven
  • Oversikt ansatte, oppgaver og ansvarsområde tilknyttet Helsesjefen

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • Blå perm for rutiner og prosedyrer, Stavanger hjemmehjelp
  • Referat fra levekårdirektørens kvalitetsutvalg, 26.5. og 16.6.2010
  • Utskrift fem e-postmeldinger fra City Maid til levekårsdirektøren siste år.
  • Referat fra levekårdirektørens oppfølgingsmøte med City Maid i 2008 og 2009
  • Handlingsplan 2009 City Maid
  • Brukerundersøkelse Hjemmehjelp 2008
  • Referat fra HMS-møte Stavanger hjemmehjelp
  • Mandat for driftsgruppe Stavanger kommunes kvalitetssystem - levekår
  • Skisse for Driftsorganisasjon – Stavanger kommunes kvalitetssystem – levekår
  • Eiganes Hjemmebaserte tjenester
    - Utskrift av alle meldte avvik i august 2010
    - Fullstendig pasientjournal for id 29925 og 18905- inkl. utskrift journalnotat siste år
    - Dokumentasjon /redegjørelse for virksomhetens oppfølging av avvik meldt på id 2995 – 28.1.2010
    - Rutine i hht avvik (rutinesvikt) meldt på id 18905 - 26.1.2010. Dokumentasjon /redegjørelse for virksomhetens oppfølging

Dokumentasjon fremlagt under oppfølgingsmøtet 10.9.2010.:

  • Årsplan Stavanger Hjemmehjelp 2009
  • Notat udatert, usignert/Ellen vedr. opplæring på personalmøter for ansatte ved Stavanger Hjemmehjelp.
  • Lysark/Power-Point presentasjoner vedr. Bestiller rolle og Utførers rolle, udatert.
  • Notat/oversikt ”Tilgjengelige tiltaksvalg knyttet til tjenesten pleie i hjemmet” 090910
  • Notat/oversikt ”Tilgjengelige tiltaksvalg knyttet til tjenesten praktisk bistand (hjemmehjelp)” 090910

Dokumentasjon fremlagt etter anmodning, mottatt 22.10.2010

  • Fra Eiganes/Tasta helse og sosialkontor; 15 siste vedtak som innvilger praktisk bistand, jf. sotjl § 4-2a til eldre over 80 år som bor i egen opprinnelig bolig og hvor det fremgår at det gis annen praktisk bistand enn renhold, som for eksempelfølge til lege/tannlege/post/bank, hjelp til handling, hjelp til matlaging, snømåking, annet nødvendig renhold m.v. Inkludert saksjournal, journalnotater og siste to siste Iplos-registreringer
  • Usignert notat datert 6.3.2007: Grenseskillet mellom tjenestene pleie i hjemmet (PIH) /Miljøtjeneste (MTJ) og hjelp i hjemmet (HIH)
  • Rutiner Dødsfall og sykdom, udatert og usignert

Korrespondanse mellom virksomheten og tilsynsmyndighetene:

  • Varsel om tilsyn, 12.5.2010
  • Oversendelse av dokumenter fra kommunen, 30.6.2010
  • E-post fra Fylkesmannen anmodning om ytterligere dokumentasjon, 12.8.2010.
  • E-post fra Stavanger kommune vedlagt dokumentasjon, 13.8.2010
  • E-post og brev fra Fylkesmannen; forslag til program samt oversikt over pasientjournaler og dokumenter som ønskes fremlagt til den 25.8., datert 17.8.2010
  • E-post fra Fylkesmannen anmoding om mer dokumentasjon, 20.8.2010
  • E-post fra Fylkesmannen vedr. purring/manglende dokumentasjon, 26.8.2010
  • E-post fra Stavanger kommune med ettersending av dokumentasjon, 30.8.2010
  • E-post fra Stavanger kommune om Demensutredning opplysninger fra bydelsoverlege, 30.8.2010
  • E-post fra Stavanger kommune ettersending av dokumentasjon blant annet vedr. fastlegeordningen, kvalitetsutvalg, arbeidsprosesser i QLM, 3.9.2010
  • E-post fra Stavanger kommune vedr. blant annet kompetanse og kommunikasjonsrutiner med City Maid, 3.9.2010
  • E-post fra Stavanger kommune med presisering av funksjonalitet i QLM, 3.9.2010
  • E-post fra Fylkesmannen om beramming av nytt sluttmøte til 10.9.2010
  • Oversendelse av foreløpig rapport, 16.9.2010
  • Uttale fra til foreløpig rapport fra Stavanger kommune, datert 24.9.2010
  • Brev fra Fylkesmannen vedr. oppfølging av foreløpig rapport, datert 7.10.2010
  • Oversendelse av ytterligere dokumentasjon og presiseringer til tilsynsrapporten, fra Stavanger kommune datert 15.10. mottatt 22.10.2010
  • E-post fra Stavanger kommune vedr. presisering til sist oversendt dokumentasjon, datert 3.11.2010

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet
NavnFunksjon / stillingÅpnings-møteIntervjuSluttmøte7.9.2010Sluttmøte10.9.2010

Marit Bore

Levekårsjef

X

X

X

X

Egil Bjørløw

Helsesjef

X

X

   

Bjørn Jørgensen

Helse- og sosialsjef

X

X

X

X

Linda Hatlestad

Fagleder

X

X

X

X

Lise Molla

Fagkonsulent

X

X

X

 

Magne Edland

Virksomhetsleder

   

X

X

Hilde Nesvik Nilsen

Avdelingsleder

X

X

X

X

Bente Larsen

Hjemmehjelper

 

X

   

Gørild Jacobsen

City Maid Daglig leder

 

X

X

X

Jane Egeland

Hjemmehjelper

 

X

   

Anita Flått Evenhus

Hjemmehjelper

 

X

   

Hildegunn Ø. Tønnesen

Virksomhetsleder

X

X

X

X

Malin Wærdahl-Karlsen

Avdelingsleder

X

X

X

X

Nitaya Khuanroodee

Sykepleier1

X

X

X

 

Charlotte Myklestad

Sykepleier

X

X

X

 

Elin Henriksen

Hjelpepleier

X

X

X

 

Solveig Austdal

Avdelingsleder

X

X

X

X

Solveig Angelvik

Sykepleier1

X

X

X

 

Kjersti Horve

Hjelpepleier

X

X

X

 

Arne Kristian Innvær

Hjelpepleier

X

X

X

 

Per Haarr

Direktør

 

X

X

 

Ragnhild Øvrebø

Rådgiver/jurist - stab

X

 

X

X

Ellen Ronold

Rådgiver stab

X

 

X

X

Jan Fredrik Fredriksen

Avdelingsleder

X

 

X

 

Stine Håkonsen

Sykepleier1

X

 

X

 

Nina Aa. Fintland

Sykepleier1

X

 

X

 

Bente Gunnarshaug

Rådgiver stab

X

   

X

Margrethe Engevik

Fagutviklings-sykepleier

   

X

 

Stein Aske

Sykepleier

X

     

Ruth Bjelland

Sykepleier

   

X

 

Irene Bekkelund

Rådgiver stab

   

X

X

Siren Wigrestad

QLM-ansvarlig

     

X

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Janne Dahle-Melhus ass. fylkeslege,
Berit Kvalvaag Grønnestad seniorrådgiver/sykepleier
Trine H. Bjørnsen seniorrådgiver/jurist
Helge A. Haga seniorrådgiver/sosionom
Fylkeslege/avdelingsdirektør Pål Iden deltok i oppfølgingsmøtet 10.9.2010
Observatør: Bente Smedbråten, seniorrådgiver Statens helsetilsyn