Rapport frå tilsyn med helse- og sosialtenester i Time kommune 2010

Samandrag

Fylkesmannen og Helsetilsynet i Rogaland gjennomførte i perioden 19.5. – 21.5.2010 tilsyn med kommunale helse- og sosialtenester til eldre med demenssjukdom i Time kommune.

Tilsynet har undersøkt korleis kommunen sikrar at eldre som bur i eigen heim og har begynnande demenssjukdom blir identifisert, utreia og følgt opp om det er samarbeid med fastlegane om utgreiing / kartlegging av sjukdomen.

Tilsynet er ein del av ein fireårig nasjonal satsing for tilsyn med helse – og sosiale tenester til eldre som er utarbeidd av Statens helsetilsyn.

Følgjande to avvik blei funnet:

• Time kommune sikrar ikkje forsvarleg sjukepleie til heimebuande eldre.
• Time kommune sikrar ikkje at brukarane får nødvendig praktisk bistand til dei daglege gjeremåla.

Stavanger 2.6.2010

Helge A. Haga
revisjonsleiar

Trine Hove Bjørnsen
revisor

 

 

1. Innleiing

Rapporten er utarbeidd etter systemrevisjon ved Time kommune i perioden 12.2. – 2.6.2010. Revisjonen går inn som ein del av den planlagde tilsynsverksemda hos Fylkesmannen i dette året.

Tilsynet gjeld sosialtenester etter sosialtenesteloven som er underlagt tilsyn av Fylkesmannen samt helsetenester etter helselovgjevinga som er underlagt tilsyn av Helsetilsynet i fylket, jf sosialtenesteloven § 2-6 og tilsynsloven § 2, jf kommunehelsetenestelova § 6-3.

Fylkesmannen og Helsetilsynet i fylket har utpeikt eit felles tilsynslag for å gjennomføre tilsynet. Rapporten er utarbeidd i fellesskap, og oppfylging av eventuelle avvik vil bli koordinert av Fylkesmannen og Helsetilsynet i fylket.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om verksemda tek hand om ulike krav i lovgivinga gjennom internkontrollen sin. Revisjonen omfatta å undersøkje om:

• kva tiltak verksemda har for å avdekkje, rette opp og førebyggje brot på lovgivinga innanfor de tema tilsynet omfattar
• tiltaka blir følgde opp i praksis og om nødvendig korrigerte
• tiltaka er gode nok for å sikre at lovgivinga blir følgd

Ein systemrevisjon blir gjennomført ved å granske dokument, ved intervju og andre undersøkingar.

Rapporten handlar om avvik og merknader som er avdekte under revisjonen og gir derfor inga fullstendig tilstandsvurdering av det arbeidet verksemda har gjort innanfor dei områda som tilsynet omfatta.

• Avvik dreier seg om at krav som er gitt i eller i tråd med lov eller forskrift, ikkje er oppfylte
• Merknad er forhold som ikkje er i strid med krav som er fastsette i eller i tråd med lov eller forskrift, men der tilsynsorganet finner grunn til å påpeke betringspotensial

2. Omtale av verksemda - spesielle forhold

Time kommune har om lag 16 000 innbyggjarar.

Kommunen har organisert verksemda si i 3 tenesteområde. Tenesteområde Omsorg blir leia av kommunalsjef og har som oppgåve å tildela og gje helse- og sosiale tenester til innbyggjarane i kommunen.

Tenesteområdet Omsorg er delt inn i åtte tenesteeiningar og blir leia av kvar sin tenesteleiar. Når det gjeld heimehjelp, praktisk bistand og heimesjukepleie, blir dette tildelt i to tenesteeiningar, tenesteeining 1 og 2 (T1 og T2). Ansvarsområda er delt inn geografisk. T2 har i tillegg ansvar for natt -tenesta i heile kommunen.

Når det gjeld oppfyljing av allmennlegeteneste til innbyggjarane så er dette lagd til Tenesteområdet samfunn. Kommuneoverlegen har fått denne oppgåva.

Prosjekt ”Robust leiing” har i 2009 jobba med utforming av forslag til korleis leiinga av kommunalområde Omsorg kan bli meir robust. Forslaget inneber ei ev. trinnvis innfasing av ny organisasjonsstruktur. Kommunen har ein resultateiningsmodell som skal behaldas. Under kommunalsjef vert det fire tenesteleiarar, ein for heimeteneste, ein for institusjonane, ein for miljøtenesta og ein for rus og psykiatri. Under dette nivået vert det eit nivå for lineleiing med virksomhetsleiar. Endeleg avgjerd om ny organisasjonsstuktur vil bli avklart snart.

I dette tilsynet er pleie- og omsorgstenestene til eldre i kommunen undersøkt med fokus på tenesteytinga i T1 og natt-tenesta i T2.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfatta følgjande aktivitetar:

Revisjonsvarsel blei sendt ut 12.2.2010.

Oversikt over dokument som verksemda har sendt over i samband med tilsynet, er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Mappegransking blei gjennomført 11.5.2010

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått er gitt i kapitlet Dokumentunderlag

Opningsmøte blei halde 19.5.2010.

Intervju

10 personar vart intervjua.

Det blei og gjennomførd eit telefonintervju den 20.5.2010 med rådgjevar Ingve Kindervaag.

Oversikt over dokumentasjon som blei gjennomgått under revisjonsbesøket, er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte blei halde 21.5.2010.

4. Kva tilsynet omfatta

Det er ein føresetnad at kommunane har eit aktivt forhold til tenestemottakarane. Kommunen må fanga opp, utgreia og gje tenester ut frå tenestemottakarane sine behov. Av kvalitetsforskrifta går det blant anna fram at kommunen må ha rutinar for å sikra at det kontinuerleg blir vurdert og ev gitt tenester som brukaren har behov for, jf. § 3.Ein legg til grunn at tenestene blir gitt til rett tid og i rett mengde.

Tilsynet har undersøkt om kommunale pleie- og omsorgstenester identifiserer og fylgjer opp utvikling av demens hos heimebuande eldre (eigen opphavleg bustad eller i omsorgsbustad).

Det er og undersøkt korleis kommunen samarbeider med fastlegane om utreiing / kartlegging ved spørsmål om demensdiagnose, og om kommunane samarbeider med fastlegane ved oppfylging av demenssjukdom.

Tilsynet har og undersøkt korleis kommunen sørgjer for at grunnleggande behov vert dekt og om kommunen sikrar individuell tilretteleging, brukermedverknad, kontinuitet og regelmessigheit i tenestene.

5. Funn

Avvik 1.

Time kommune sikrar ikkje forsvarleg sjukepleie til heimebuande eldre.

Avvik fra følgande lovkrav

• Khl §§ 1-1, 1-3a, 2-1, kvalitetsforskriften § 3, forskrift om lovbestemt sykepleietjeneste § 3, hpl. §§ 39 og 40, jf forskrift om pasientjournal § 8, internkontrollforskriften § 4

Avviket byggjer på følgande observasjonar:

Pasientjournalane inneheld ikkje nødvendig og relevant informasjon:

• Journalane syner ikkje at pasientane sine behov er systematisk kartlagt.
• Mange brukarar manglar plan for sjukepleia.
• Viktige problemområde hos pasienten er ikkje fanga opp i pleieplanane
• Pasientjournalane gjer ikkje tilstrekkeleg informasjon om sjukepleie som er gitt.
• I pasientjournalane er det ikkje tilstrekkeleg dokumentasjon på korleis den medisinske behandlinga vert fylgt opp. Journalane syner ikkje at legen sine føringar for kontroll av t.d. vekt, puls, og blodtrykk er fylgt opp
• Demensutgreiing vert ikkje dokumentert i pasient sin journal.
• Pasientjournalane viser usystematisk journalføring; til dømes føres observasjonar under fanen for møtereferat.
• Gjennomførte tiltak vert ikkje systematisk evaluert og korrigert
• Kommunen har ikkje iverksatt systematiske tiltak for å kontrollera at pasientjournalane inneheld tilstrekkeleg informasjon. Manglar i pasientjournalen er ikkje fanga opp av dei ansvarlege.

Kommunen sikrar ikkje at sjukepleiar har det faglige ansvar for sjukepleia til den enkelte pasient. Tenesteleiar skal ha ansvar for sjukepleia. I praksis fell dette ansvaret på listeansvarleg. Det vert ikkje stilt krav om at listeansvarleg er sjukepleiar.

Kommunen sikrar ikkje kontinuitet i tenesteytinga. I tenesteområdet er det høgt sjukefråvere og høg vakanse. Dette fører til utstrakt bruk av vikarar. Listeansvarlig som og er primærkontakt, vert bytta kvar tredje månad.

Kommunen har ikkje gjennomført opplæringstiltak innan eldreomsorg/demens i 2009 og det er heller ikkje planlagd slik opplæring i 2010.

Fagmøta vert nytta til faglege diskusjonar og opplæring om problemstillingar knytt til enkelte brukarar. Møta er ikkje obligatoriske for dei tilsette.

Det er uklart kva oppgåver og ansvar demensteamet i kommunen skal ivareta:

• Det er ukjent kor demensteamet administrativt er plassert
• Det er uklart kven førespurnad om utgreiing skal rettast til

Demensutgreiing vert ikkje dokumentert i pasient sin journal.

• Legen sin konklusjon på utgreiinga vert ikkje alltid registrert i pasientjournalen i kommunen.

Iplos vert ikkje brukt som verktøy for å følgje med på pasienten sine behov for hjelp.

• Det er ingen eins oppfating om kva for skårverdi i Iplos som skal føre til vidare kartlegging/utgreiing.
• Det føreligg ikkje alltid oppdatert Iplos ved fornying av vedtak.

Kommunen sikrar ikkje at heimesjukepleia og private aktørar som gjer praktisk bistand, samarbeidar om den einskilde brukar.

Det er ikkje klart i organisasjonen kven som har mynde til å utarbeida og iverksetta rutinar for tenesteytinga. Dette fremgår mellom anna av fremlagde rutinar for; - avvikshandsaming(3400/09), retningslinje for opplæring av nytilsette, “smørbrødliste” demensutredning

Avvik som vert registrert gjeld i hovedsak legemiddelhandtering. Det blir meld få avvik som gjeld andre sider ved tenesteytinga. Stikkprøver synar at manglar i til dømes pasientjournaler og Iplos ikkje blir fanga opp av kommunen sitt avvikssystem. Dei tilsette er usikre på korleis avvik vert handsama i virksomheten. Leiarane gjer i liten grad tilbakemelding til meldar om korleis avvika er handsama.

Kommunen følgjer ikkje systematisk med på om tenesteytinga er i samsvar med myndighetsskrav og/eller interne krav

Avvik 2.

Time kommune sikrar ikkje at brukarane får nødvendig praktisk bistand til dei daglege gjeremåla.

Avvik fra følgande lovkrav

• Sotjl. §§ 4-3, jf 4-2a

Avviket byggjer på følgande observasjonar:

• Kommunen sin informasjonsbrosjyre og skriv om tenestestandard og kvalitetsmål, syner at det ikkje vert gitt hjelp til mellom anna; fylgje til lege og tannlege, snømåking, vask i fellesareal og matlaging.

Kommentar

Det fylgjer av lov og rundskriv at praktisk bistand kan omfatta reingjering, matlaging eller matlevering, vask av klær, snømåking, personleg stell og hjelp til andre nødvendige praktiske gjeremål. Føremålet med tenesta er at brukarane skal få hjelp slik at dei kan bu heime.

6. Regelverk

• Lov om sosiale tenester
• Lov om helsetenesta i kommunane
• Lov om statlig tilsyn
• Lov om helsepersonell
• Lov om pasientrettighetar
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker
• Forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstenestene for tenesteyting
• Forskrift om internkontroll i sosial – og helsetenest
• Forskrift om pasientjournal
• Forskrift om lovbestemt sjukepleieteneste i kommunens helseteneste

7. Dokumentunderlag

Dokumentasjon frå verksemda knytt til den daglege drifta og andre viktige forhold som blei send over da revisjonen blei førebudd:

• Organisasjonskart tenesteområde omsorg
• Prosedyre for avvikshandsaming
• Skjema for rapport om uønska hending
• Rapport av uønska hending
• Veiledning til håndtering av uønskete hendelser
• Rutine for førebygging av brann i utleige- og omsorgsbustader
• Verdigrunnlag og målsetting for omsorgstenestene i Time
• Individuelle opplæringsplanar 2009
• Invitasjon til Tverrkommunal kompetansegruppe for demens
• Kursbevis Jofrid Helgeland – Utredning i praksis
• Kursbevis Jofrid Helgeland – aldersdemens, takling av vanskelig adferd
• Retningslinje for opplæring av nytilsette
• Skjema for søknad om omsorgstenester
• Skjema for saksutredning i forbindelse med søknad om omsorgstenester
• Rettleiar for dokumentasjon
• Prosedyre om dokumentasjon, oppbevaring, innsyn og reting/sletting av pasientopplysningar
• Rutinar for behandling av journalmapper i omsorg
• Informasjonsfolder om demensomsorga i Time
• Prosedyre for demensteam i Time kommune
• ”Smørbrødliste” i kartlegginga, datert 260104
• Utredningsverktøy til bruk for helse- og omsorgspersonell, utgitt av Helsedirektoratet
• Tenesteerklæring for heimesjukepleie
• Tenestestandard og kvalitetsmål – Heimesjukepleie
• Oversikt; Kvalitetsmål 1 og 2
• Utskrift lysbilde om Kvalitetsteam Tenesteområde omsorg
• Årsrapport 2009
• Kommuneplan 2010-2013 ”Timeplanen”
• Strategiplan for omsorgs i Time 2008-2020
• Lysark med informasjon om kvalitetsteam
• Delegasjonsreglement
• Skriv om årleg arbeids- og resultatmål for kommuneoverlege
• Tenestestandard og kvalitetsmål for praktisk bistand
• Leiaravtale mellom kommunalsjef og tenesteleiar
• Informasjonsbrosjyre om fritt brukarval –Praktisk hjelp i heimen
• Informasjonsbrosjyre: - Valget er ditt! Praktisk hjelp i heimen (heimehjelp)
• Konkurransegrunnlag: Innleige av helsepersonell, rev. 10.3.2010
• Kravspesifikasjon: tenester i samband med fritt brukarval ved praktisk hjelp i heimen
• Skriv vedr. ernæring i bukollektivet
• Skriv vedr. prosjekt ”Robust leiing”
• Rapportering av uønska hendingar 2009- omsorg
• Skjema for saksutreiing ved søknad om omsorgstenester

Dokumentasjon som ble gjennomgått ved mappegransking 11.5.2010:

• Kommunikasjonsbok for nattpatruljen
• Kommunikasjonsbok for Sandtangen og Bryne legesenter
• Referat frå møte med Bryne legesenter
• Referatbok fagmøte heimesjukepleie T1
• Referatbok personalmøte heimesjukepleie T1- etter 3.3.2010
• Referat bok frå heimesjukepleie T1- fram til 3.3.2010
• Fire stk. ringpermar med pasientopplysningar, - ”back-up” for ev datasvikt
• Skjema for uønska hendingar
• Perm for heimehjelpar T1

Pasientjournalar for:

• Dei 10 eldste som bur heime med både heimesjukepleie og praktisk bistand og ikkje har demensdiagnose
• Dei 10 eldste som bur i eigen heim og som kun mottar praktisk bistand
• Seks eldre som i eigen heim - diagnostisert demens
• Alle sju som bur ved Osheia bokollektiv

Dokumentasjon som blei gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Dokumentasjon vedr. innleige av helsepersonell frå Adecco
• Orienteringsskriv til sommervikarer i omsorgsavdelingen
• Brosjyre ”Demensomsorg i Time kommune” – oppdatert
• Rammeavtale for kjøp av praktisk hjelp i heimen mellom Time kommune og City Maid hjemmeservice a/s
• Rammeavtale for kjøp av praktisk hjelp i heimen mellom Time kommune og Hjemmeomsorg a/s
• Skjema for kompetanseerklæring (for å kvalitetssikre alle som arbeider med IKT-verktøy i tenesteområde Omsorg)
• Momentliste til bruk i dokumentasjonssystemet Profil; Kategori Sjukepleie.
• Perm for kvalitetsteam T1 og T2
• Statistikk over henvendelser til demensteamet
• Retningsliner for møter i tenesteområde omsorg

Korrespondanse mellom verksemda og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn 12.2.2010
• E-post frå kommunen vedr. dokumentasjon 26.3.2010
• Dokumentasjon frå kommunen 12.4.2010
• Forslag til program 5.5.2010
• E-post frå kommunen vedr. tilleggsdokumentasjon 7.5.2010
• Foreløpig rapport oversendt kommunen 25.5.2010

8. Deltakarar ved tilsynet

Tabellen under gir ei oversikt over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte, og over kva personar som blei intervjua.

Deltakere ved tilsynet

Namn	Funksjon / stilling	Opningsmøte	Intervju	Sluttmøte
Anlaug R. Mesfin	Kommunalsjef	X	X	X
Ingeborg Havsø	Leiar tenesteeining 1	X	X	X
Vibeke Fotland	Heimehjelpar	X	X	X
Sonni Høyland	Heimehjelpar	X	X	X
Egil S. Vigre	Kommuneoverlege	X	X
Elisabeth Fylling	Fagleiar	X	X	X
Mari Søyland	Sjukepleiar	X	X	X
Jofrid Helgeland	Hjelpepleiar	X	X	X
Anna Lena Sjølyst	Sjukepleiar/nattpatrulje	X	X	X
Irja M. Stenby	Leiar tenesteeining 2	X	X	X
Ingve Kindervaag	Rådgjevar	X	Tlf. intervju	X
Brit Nilsson Edland	Rådmann		X

Frå tilsynsorganet deltok:
Janne Dahle-Melhus ass. fylkeslege,
Berit Kvalvaag Grønnestad seniorrådgjevar/sjukepleiar
Trine H. Bjørnsen seniorrådgjevar/jurist
Helge A. Haga seniorrådgjevar /sosionom