Helsetilsynet

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte

områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Om kommunen sikrer at søknader om økonomisk stønad behandles i samsvar med krav i lov og forskrifter, herunder

  • om kommunen sikrer at ansatte i mottak/front gir tilstrekkelig veiledning for å

identifisere søknader om økonomisk stønad

  • om kommunen sikrer en forsvarlig saksbehandling av søknader i mottak/front
  • om kommunen sikrer at ansatte i mottak/front overholder taushetsplikten
  • om kommunen sikrer at saken er opplyst så godt som mulig før en fatter vedtak om

økonomisk stønad og at opplysninger blir innhentet i samarbeid med søker

  • om kommunen sikrer at det blir foretatt en individuell vurdering når en avgjør søknader om økonomisk stønad og stønadsform og
  • om kommunen sikrer at tjenestetilbudet blir utformet i samarbeid med søker

Det er ikke funnet avvik.

Det er gitt en merknad:

Gjesdal kommune bør i større grad sørge for at alle ansatte har kjennskap og tilgang til alle relevante rundskriv på det reviderte området.

Dato: 28.07. 2011

Lillian K. Gjennestad
revisjonsleder

Hege Skårdal Dreyer
revisor

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon med Gjesdal kommune i perioden 09.02. – 28.07. 2011.

Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen (sotjl. i Nav) § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Gjesdal kommunen har vel 10 000 innbyggere.

Kommunen er administrativt organisert med en rådmann og fem tjenesteområder med hver sin leder. Under tjenesteområdene er det flere ulike enheter. Nav kontoret er en egen enhet med Nav- leder som enhetsleder. Kontoret er plassert under tjenesteområdet Ressurssenter for barn, unge og voksne.

Nav kontoret åpnet i oktober 2009. Oppgavene kommunen har lagt til Nav kontoret er økonomisk sosialhjelp, råd og veiledning, gjeldsrådgiving, midlertidig bolig, særlige tiltak for rusmiddelmisbrukere og kvalifiseringsprogrammet med tilhørende stønad.

Kontoret har organisert sitt arbeid i ”Oppfølgingsteam 1” og ”Oppfølgingsteam 2”.

Team 1 har ansvar for oppfølging av brukere over kortere tid hvor arbeidsoppgavene bl.a. er å betjene publikumsmottaket, gi generell informasjon, bistå ved utfylling av søknader og følge opp brukere til arbeid/aktivitet. Kommunen har også et økonomiteam som er plassert her. Team 2 har ansvar for oppfølging av brukere over lengre tid med oppfølging til arbeid/aktivitet som hovedoppgave. Gjeldsrådgivning og kvalifiseringsprogram er plassert her.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble sendt ut 09.02. 2011.

Oversikt over dokumenter kommunen har oversendt i forbindelse med tilsynet, er gitt i kapitlet ”dokumentunderlag”.

Åpningsmøte ble avholdt 25.05.11.

6 personer ble intervjuet. Under punkt 8 fremkommer det hvem som ble intervjuet.

Det ble gjennomført befaring ved Nav kontoret den 25.05.11.

Sluttmøte ble avholdt 26.05.11.

4. Hva tilsynet omfattet

Tema for tilsynet var om kommunen sikrer at søknader om økonomisk sosialhjelp behandles i samsvar med krav i lov og forskrifter, herunder

  • om kommunen sikrer at ansatte i mottak/front gir tilstrekkelig veiledning for å

identifisere søknader om økonomisk stønad

  • om kommunen sikrer en forsvarlig saksbehandling av søknader i mottak/front
  • om kommunen sikrer at ansatte i mottak/front overholder taushetsplikten
  • om kommunen sikrer at saken er opplyst så godt som mulig før en fatter vedtak om

økonomisk stønad og at opplysninger blir innhentet i samarbeid med søker

  • om kommunen sikrer at det blir foretatt en individuell vurdering når en avgjør søknader om økonomisk stønad og stønadsform og
  • om kommunen sikrer at tjenestetilbudet blir utformet i samarbeid med søker

5. Funn

Det ble ikke funnet avvik.

Det ble gitt en merknad:

Gjesdal kommune bør i større grad sørge for at ansatte har kjennskap og tilgang til alle relevante rundskriv på det reviderte området.

6. Regelverk

  • LOV 2009-12-18 nr. 131: Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen
  • LOV 1969-02-10 nr. 00: Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker
  • FOR 2006-12-15 nr. 1456: Forskrift til forvaltningsloven
  • FOR 2010-11-19 nr. 1463: Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Organisasjonskart; - over kommunen, Ressurssenteret og Nav Gjesdal
  • Organisasjonsplan for Nav Gjesdal
  • Delegasjonsreglement Gjesdal kommune
  • Delegasjonsfullmakter;- fra rådmannen til ressurssenterleder og fra Nav-leder til

Fagansvarlige i team 1 og 2

  • Oversikt over ansatte i Nav kontoret og deres ansvar og oppgaver
  • Samarbeidsavtale mellom Gjesdal kommune og Nav Rogaland
  • Årsmelding for Ressurssenteret
  • Opplæringsplan
  • Div. rutiner fra Rutinehåndboken, bl.a. rutine for behandling av økonomisk sosialhjelp, klage på vedtak, mottak av brukere, sjekkliste for nødvendig dokumentasjon, behovskartlegging v/ første samtale
  • Økonomirapporteringsrutine og rutine for rapportering og analyse av styringsdata
  • Lokal sikkerhetsinstruks med bl.a. risikoanalyse for brudd på taushetsplikten
  • Rutiner for å melde avvik
  • De 20 siste klientmappene fra 2011

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • 9 konkrete søknader om økonomisk stønad
  • 4 konkrete svar på søknader
  • Kommunens nødhjelpsatser
  • Oversikt over dokumentasjon som er nødvendig ved behandling av søknader om økonomisk sosialhjelp

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

  • Varsel om tilsyn datert 09.02.11
  • Dokumentasjon fra kommunen mottatt 14.04.11
  • Program for tilsynet datert 10.05.11

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet
NavnFunksjon / stillingÅpningsmøteIntervjuSluttmøte

Bjelland, Reidun

Fagansvarlig team 2

x

x

x

Gärtner, Eva- Maria

Leder Ressurssenter

x

x

x

Hess, Stig

Navleder

x

x

x

Korneliussen, Tove

Veileder team 2

x

x

x

Tendenes, Bjørg

Veileder team 1

 

x

x

Tolo, Eldbjørg

Fagansvarlig team 1

x

x

x

Bodil Sivertsen

Rådmann

   

x

Frå tilsynsorganet deltok:

Brit Gjelsvik, revisor
Hege Skårdal Dreyer, revisor
Lillian Kleppe Gjennestad, revisjonsleder
Anne Brit Johannessen deltok som observatør under tilsynet.