Helsetilsynet

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som er påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

  • Undersøkelser i barnevemtjenesten
  • Evaluering av hjelpetiltak
  • Barns medvirkning i forhold til disse temaene

Tilsynet er et landsomfattende tilsyn med barnevemtjenester i kommunene i2011 som er utarbeidet av Statens helsetilsyn.

Det ble gjort funn som ga grunnlag for ett avvik:

Hjelpetiltak til hjemmeboende barn i Hå kommune blir ikke alltid evaluert i tråd med myndighetskravene.

Dato: 25.10.2011

Trine Hove Bjørnsen
revisjonsleder
Helge Haga
revisor

 

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved barneverntjenesten i Hå kommune i perioden 01.06.2011-25.10.2011. Tilsynet er en del av et landsomfattende tilsyn med barneverntjenester i kommunene i 2011 som er utarbeidet av Statens helsetilsyn. Alle fylkesmannsembetene skal gjennomføre tilsyn med minst tre kommuner inneværende år. Revisjonstemaene er de samme i samtlige kommuner.

Tilsynet omfatter tjenester som er regulert i lov om barneverntjenester. Fylkesmannen sin hjemmel for å føre tilsyn med barneverntjenesten i kommunen framgår av lov om barneverntjenester § 2-3, fjerde ledd

Formålet med en systemrevisjon er å vurdere om virksomheten, gjennom sin internkontroll, ivaretar ulike krav i lovgivningen. Revisjonen omfatter undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler eventuelle avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Hå kommune hadde pr. 1.1.2011 om lag 16.800 innbyggere.

Kommunen har organisert sin virksomhet i tre enheter: Helse- og sosial, opplæring og kultur samt teknisk og næring. Hver enhet er ledet av en kommunalsjef som rapporterer til rådmann. Barnevern tjenesten er organisert under helse- og sosial. Barneverntjenesten i Hå har l0,5 stillingshjemler.

Pr. 30.06.2011 hadde kommunen 18 barn under omsorg og 71 barn som mottok hjelpetiltak fra barneverntjenesten. I Hå kommune er det ca. 40 fosterhjem som har barn plassert fra andre kommuner. Kommunen har tilsynsansvar for om lag 60 fosterbarn.

Kommunen ble tildelt 2 nye stillinger gjennom de statlige styrkningsmidlene for barnevernet i 2011. En halv av de to stillingene benyttes av den interkommunale barnevernvakten for Sandnes og jærkommunene.

 

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt l. juni 2011.

Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Mappegransking ble gjennomført 22. og 27. september 2011

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått er gitt i kapitlet Dokumentunderlag. Åpningsmøte ble avholdt 27. september 2011.

Intervjuer

Seks personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 30. september 2011.

4. Hva tilsynet omfattet

Tema for tilsynet var:

  • Undersøkelser i barneverntjenesten

    Sikrer kommunen at det gjennomføres en tilstrekkelig undersøkelse? Sikrer kommunen at barns rett til medvirkning i undersøkelsen ivaretas? Sikrer kommunen at det er foretatt en forsvarlig vurdering før undersøkelsen konkluderes?

    Sikrer kommunen at undersøkelsene gjennomføres innenfor lovpålagte frister?
  • Evaluering av hjelpetiltak til hjemmeboende barn

    Sikrer kommunen at det gjennomføres en tilstrekklig evaluering? Sikrer kommunen at barnet får medvirke i evalueringsfasen?

    Sikrer kommunen at det foretas en tilstrekkelig vurdering før en avslutter evalueringen?

5. Funn

Avvik

Hjelpetiltak til hjemmeboende barn i Hå kommune blir ikke alltid evaluert i tråd med myndighetskravene.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

  • Bvl § 4-5
  • Bvl § 2-1 2 ledd jf. forskrift om internkontroll
  • Bvl § 6-3
  • Barnekonvensjonen art. 12

Kommentar:

Barnevernloven § 4-5 forutsetter at tiltaksplanen skal være skriftlig og at den gir en oversikt over hvilke konkrete tiltak som skal settes i verk. Det kreves at barneverntjenesten foretar en individuell vurdering av barnets situasjon og foreldrenes omsorgsevne på evalueringstidspunktet, vurdert opp mot barnets situasjon og behov på vedtakstidspunktet. En skal innhente tilstrekkelig opplysninger for å kunne vurdere om hjelpen som er iverksatt er tjenelig, om det er nødvendig med nye tiltak eller om tiltaket kan avsluttes. Dette skal gjøres systematisk og dokumenteres i den enkelte sak. Det forutsettes også at barneverntjenesten legger til rette for at barnet får delta og komme med sine synspunkt under evalueringen. Barnets mening skal tillegges vekt i samsvar med barnets alder og modenhet.

Avviket bygger på følgende observasjoner:

  • Kommunen har tiltaksplan i alle saker som tilsynet har gjennomgått. Enkelte planer er imidlertid lite konkrete og mangler kriterier for hvordan målene skal nås.
  • Mal for evaluering i Familia, som er tjenestens saksbehandlingsverktøy, blir ikke benyttet i alle saker. Det er også usikkerhet i tjenesten om denne malen skal benyttes.
  • Gjennomgang av saksmapper viser at barneverntjenesten ikke alltid innhenter nødvendig informasjon fra samarbeidsparter i evalueringsfasen.
  • Enkelte saksmapper har ikke dokumentert at tjenesten foretar en systematisk evaluering av de hjelpetiltak som er iverksatt. Det er journalført oppfølging fra saksbehandlerne samt opplysninger fra foreldre/barnet/samarbeidspartnerne iflere saker. Det blir imidlertid ikke alltid gjennomført en oppsummering/ samlet vurdering av om tiltakene er hensiktsmessige eller om andre tiltak må vurderes sett i forhold til barnets hjelpebehov.
  • Kommunen har mangler i sin internkontroll:
  • Kommunen arbeider med å etablere et overordnet kvalitetssystem for tjenestene. På tilsynstidspunktet har kommunen på enkelte områder utarbeidet rutiner og kontrolltiltak som ligger på kommunens intranett. Dette dekker imidlertid ikke alle forskriftskravene til internkontroll på tjenesteområdet.
  • Det blir ikke foretatt systematiske risikovurderinger i tjenesten.
  • Det er ikke lik forståelse i virksomheten for hva som er avvik og hvordan dette skal registreres. Kommunens skjema for føring og behandling av avvik og uønskede hendelser benyttes i liten grad.

6. Vurdering av virksomhetens styringssystem

Forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter barnevernloven pålegger kommunene å sikre og dokumentere at de etterlever myndighetskrav, jf. bvl. § 2-1 2 ledd.

Internkontrollforskriften inneholder spesifikke krav til styring og ledelse. Barnevernloven inneholder regler som både dreier seg om innhold i jenesten og krav til styring og ledelse og disse må sees i sammenheng med kravene til internkontroll.

Det ble under tilsynsbesøket opplyst at helse- og sosial planlegger å anskaffe et nytt overordnet kvalitetssystem i tjenesten.

Kommunen har utarbeidet skjema for avviksmelding og retningslinjer for hvordan avvik skal håndteres som ligger på kommunens intranett. Dette systemet benyttes i svært liten grad av barneverntjenesten. Tilsynet viser at det er behov for gjennomgang og tydeliggjøring av hva som skal meldes som avvik, hvordan avvik skal meldes samt hvordan meldte avvik skal følges opp.

 

7. Regelverk

  • FNs barnekonvensjon om barnets rettigheter av 20.11.1989
  • Lov om barneverntjenester av 17.7.1992nr.l00
  • Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven) av 10.2.1967
  • Forskrift om internkontroll i barneverntjenesten av 14.12.2005 nr. 1584

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Overordnede føringer
  • Organisasjonskart- etat for helse- og sosialsaker
  • Organisasjonskart- etat for helse og sosialsaker, nivå l
  • Barnevern i Hå? Prinsipper og utvalgte rutiner for barneverntjenesten
  • Delegasjonsskriv
  • Funksjonsbeskrivelse - barnevernleder
  • Funksjonsbeskrivelse - barnevernkonsulent
  • Funksjonsbeskrivelse - barnevernkurator
  • Internkontroll - barneverntjenesten
  • Rutine - Meldinger - mottak og behandling
  • Rutine- Undersøkelsessaker
  • Rutine- Hjelpetiltak
  • Opplæringsplan i Hå kommune
  • Årsmelding for avdeling barn og unge
  • Referater fra personalmøter

Dokumentasjon som ble lagt fram under tilsynet:

  • Omsorgsplan 2011 - 2015
  • Plan for psykisk helsearbeid barn og unge, delplan til omsorgsplan 2011-2015.
  • Regnskapsrapport pr.1.5.2011 - etat for helse- og sosialsaker
  • Plan for utvikling/forbedring av kvalitetssystem og internkontroll
  • Skjema vedr. avvik og uønskede hendelser

Verifikasjoner som ble gjennomgått i forkant av revisjonsbesøket:

  • 20 henlagte undersøkelsessaker fra l. og 2. kvartal 2011.
  • 10 undersøkelser som har ført til tiltak fra 1.og 2. kvartal 2011.
  • Saksmapper til 10 barn som mottok hjelpetiltak i 2010 og som ennå var aktive.
  • De 10 siste avsluttede hjelpetiltakssakene i 2011.

Korrespondanse mellom virksomheten og tilsynsmyndigheten:

  • Varsel om tilsyn av 01.06.2011
  • Mottatt dokumentasjon fra Hå kommune av 31.08.2011
  • Bestilling av dokumentasjon, e-post av 05.09.2011
  • Program for tilsynet datert 05.09.2011
  • Bestilling av ytterligere dokumentasjon e-post av 23.09.2011
  • Mottatt dokumentasjon fra kommunen, e-post av 26.09.2011

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet
NavnFunksjon / stillingÅpningsmøteIntervjuSluttmøte

Vigdis Monsen

Kommunalsjef helse- og sosial

X

X

X

Arve Lerum

Leder avdeling barn og unge

X

X

X

Kari Moen

Barnevernkonsulent

X

X

X

Rannveig Å. Salte

Barnevernkurator

X

X

X

Merete U. Haver

Barnevernkurator

X

X

X

Marta Ueland

Barnevernkurator

X

X

X

Alle ansatte i barneverntjenesten som hadde anledning deltok både på åpningsmøtet og sluttrnøtet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Helge A. Haga seniorrådgiver/sosionom, Gunn Nylend seniorrådgiver/barnevernpedagog og Trine Have Bjørnsen seniorrådgiver/jurist.