Helsetilsynet

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Om kommunen sikrer at søknader om økonomisk sosialhjelp behandles i samsvar med krav i lov og forskrifter, herunder

  • om kommunen sikrer at ansatte i mottak/front gir tilstrekkelig veiledning for å identifisere søknader om økonomisk stønad
  • om kommunen sikrer en forsvarlig saksbehandling av søknader i mottak/front
  • om kommunen sikrer at ansatte i mottak/front overholder taushetsplikten
  • om kommunen sikrer at saken er opplyst så godt som mulig før en fatter vedtak om økonomisk stønad og at opplysninger blir innhentet i samarbeid med søker
  • om kommunen sikrer at det blir foretatt en individuell vurdering når en avgjør søknader om økonomisk stønad og stønadsform og
  • om kommunen sikrer at tjenestetilbudet blir utformet i samarbeid med søker

Det ble funnet ett avvik:

Haugesund kommune sikrer ikke at det i alle saker blir foretatt individuelle vurderinger i samsvar med regelverk.

Det ble gitt en merknad:

Haugesund kommune bør formalisere/skriftliggjøre system for avvikshåndtering.

Dato: 30.06.11

Hege Skårdal Dreyer
revisjonsleiar
Lillian Kleppe Gjennestad
seniorrådgiver

 

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Haugesund kommune i perioden 10.02.11 -30.06.11. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester i arbeids og velferdsforvaltningen § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Haugesund kommune har ca. 34 330 innbyggere. Kommunen er organisert med to administrative styringsnivå. Øverste nivå er rådmannens ledergruppe bestående av rådmann, assisterende rådmann og to kommunaldirektører. Nivå to består av 42 resultatenheter og tre støtteenheter. Kommunens tre støtteenheter – økonomi, personal, IKT og arkiv rapporterer direkte til rådmannen. Enhetslederne rapporter til ass. rådmann eller en av kommunaldirektørene. Enhetsleder ved Nav kontoret rapporter til kommunaldirektør Sissel Hynne.

Nav kontoret åpnet høsten 2007. Kontoret har todelt ledelse, en statlig leder og en kommunal leder, som har ansvaret for henholdsvis statens oppgaver og personell og kommunens oppgaver og personell. Nav kontoret består av fem team med hver sin teamkoordinator. Saker om økonomisk sosialhjelp er organisert slik at mottak/front har ansvar for nye saker og korttidsoppfølging og fagland har ansvar for saker med behov for langtidsoppfølgning.

Saksbehandlere i mottok/front som behandler saker om økonomisk sosialhjelp har vaktordning for å gi veiledning i front. Det er en fagansvarlig på området økonomisk sosialhjelp. De kommunale tjenester som inngår i Nav er økonomisk sosialhjelp, kvalifiseringsprogram /kvalifiseringsstønad, råd og veiledning herunder gjeldsrådgivning,rusarbeid/ rusoppfølgning/forebygging/ettervern, introduksjonsordning etter introduksjonsloven, individuell plan, frivillig og tvungen forvaltning.

 

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 10.02.11. Fylkesmannen mottok dokumenter fra kommune den11.03.11. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet ”dokumentunderlag”.

Åpningsmøte ble avholdt 06.04.11.

8 personer ble intervjuet.

Det ble gjennomført befaring ved Nav kontoret.

Sluttmøte ble avholdt 07.04.11.

 

4. Hva tilsynet omfattet

Temaet for tilsynet var om kommunen sikrer at søknader om økonomisk sosialhjelp behandles i samsvar med krav i lov og forskrifter, herunder

  • om kommunen sikrer at ansatte i mottak/front gir tilstrekkelig veiledning for å identifisere søknader om økonomisk stønad
  • om kommunen sikrer en forsvarlig saksbehandling av søknader i mottak/front
  • om kommunen sikrer at ansatte i mottak/front overholder taushetsplikten
  • om kommunen sikrer at saken er opplyst så godt som mulig før en fatter vedtak om økonomisk stønad og at opplysninger blir innhentet i samarbeid med søker
  • om kommunen sikrer at det blir foretatt en individuell vurdering når en avgjør søknader om økonomisk stønad og stønadsform og om kommunen sikrer at tjenestetilbudet blir utformet i samarbeid med søker

5. Funn

Avvik:

Haugesund kommune sikrer ikke at det i alle saker blir foretatt individuelle vurderinger i samsvar med regelverk.

Avviket bygger på følgende observasjoner:

  • Det fremgår av kommunens rutinehåndbok at kommunen har en korttidssats som er lavere enn statens veiledende satser.
  • Korttidssatsen blir som hovedregel benyttet i forhold til unge sosialhjelpsmottakere under 25 år uten at det blir gjort individuelle vurderinger.
  • Det fremkom av intervju og vedtak at klienter har mottatt korttidssats i flere måneder.

Merknad:

Haugesund kommune bør formalisere/skriftliggjøre system for avvikshåndtering

 

6. Regelverk

  • LOV 2009-12-18 nr. 131: Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen
  • LOV 1967-02-10 nr. 00: Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker
  • FOR 2006-12-15 nr. 1456: Forskrift til forvaltningsloven
  • FOR 2010-11-19 nr. 1463: Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og Velferdsforvaltningen

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Politisk og administrativt kart
  • Organisasjonskart Nav Haugesund
  • Bystyrets delegeringsreglement av 13.05.09
  • Administrativt delegeringsreglement av 01.02.10
  • Oversikt over personell ved Nav Haugesund
  • Samarbeidsavtale Nav Rogaland og Haugesund kommune 30.05.07
  • Driftsavtale Nav Rogaland og Haugesund kommune 05.08.10
  • Vedtak samarbeidsavtale 30.05.07
  • Årsmelding 2010
  • Virksomhetsplan Nav Haugesund 2011.05.03
  • Tiltakstre
  • Rutinehåndbok Nav Haugesund 2011
  • Beredskapsplan for Nav Haugesund
  • Risiko og sårbarhetsanalyse 2006
  • De siste 20 klientmappene for 2010 vedrørende økonomisk stønad
  • Funksjonsbeskrivelse for ansatt ved Nav Haugesund sosialtjenesten

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • Vedtak økonomisk sosialhjelp

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet
NavnFunksjon / stillingÅpningsmøteIntervjuSluttmøte

Kari Berge Aarvik

Sekretær

x

x

x

Odd Henry Dahle

Rådmann

x

x

x

Andreas Moe Larsen

Rådgiver

x

 

x

Bjørg Kristiansen

Sosialkurator

x

   

Bodil Postvoll

Vernepleier

x

x

x

Eva Heggdal

Sosionom/veileder

x

x

x

Ingebjørg Halstensen

Sosionom/veileder

x

x

x

Anne Marie Eikje

Koordinator Front

x

 

x

Jonny Danielsen

Navleder Kommune

x

x

x

Lillian Langelandsvik

Navleder Stat

x

   

Tone C. Larsen

Sosionom/veileder

 

x

x

Fra tilsynsmyndighetene deltok:

Torunn Salte, revisor

Lillian Kleppe Gjennestad, revisor

Hege Skårdal Dreyer, revisjonsleder