Rapport frå tilsyn med Sauda kommune 2011

Samandrag

Denne rapporten gjer greie for dei avvika og merknadene som blei påpeikte innanfor dei områda som blei reviderte. Systemrevisjonen gjaldt følgjande område: Om kommunen sikrar at søknader om økonomisk sosialhjelp blir behandla i samsvar med krav i lov og forskrifter, mellom anna om:

• kommunen sikrar at tilsette i mottak/front gir tilstrekkeleg rettleiing og identifiserer saker om økonomisk sosialhjelp
• kommunen sikrar ei forsvarleg saksbehandling av søknader om økonomisk sosialhjelp
• kommunen sikrar at tilsette i mottak/front overheld teieplikta
• kommunen sikrar at saka er opplyst så godt som mogleg før ein fattar vedtak om økonomisk sosialhjelp og at opplysningar blir innhenta i samarbeid med søkjar
• kommunen sikrar ei individuell vurdering når ein avgjer søknader om økonomisk sosialhjelp og stønadsform og
• kommunen sikrar at tenestetilbodet blir utforma i samarbeid med søkjar

Det blei ikkje funne avvik.

Det blei gitt følgjande merknad:

Sauda kommune bør i større grad sørgje for at tilsette har kjennskap og tilgang til alle relevante rundskriv på det reviderte området samt formalisere/utarbeide skriftlege rutinar for avvikshandtering.

Dato: 22.06.11

Torunn Salte
revisjonsleiar

Lillian K. Gjennestad
revisor

1. Innleiing

Rapporten er utarbeidd etter systemrevisjon ved i perioden 23.12.10 – 17.03.11. Revisjonen går inn som ein del av den planlagde tilsynsverksemda hos Fylkesmannen i dette året.

Fylkesmannen har fullmakt til å føre tilsyn med sosialtenesta etter lov om sosiale tenester i arbeids- og velferdsforvaltninga § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om verksemda tek hand om ulike krav i lovgivinga gjennom internkontrollen sin. Revisjonen omfatta å undersøkje om:

• kva tiltak verksemda har for å avdekkje, rette opp og førebyggje brot på lovgivinga innanfor de tema tilsynet omfattar
• tiltaka blir følgde opp i praksis og om nødvendig korrigerte
• tiltaka er gode nok for å sikre at lovgivinga blir følgd

Ein systemrevisjon blir gjennomført ved å granske dokument, ved intervju og andre undersøkingar.

Rapporten handlar om avvik og merknader som er avdekte under revisjonen og gir derfor inga fullstendig tilstandsvurdering av det arbeidet verksemda har gjort innanfor dei områda som tilsynet omfatta.

• Avvik dreier seg om at krav som er gitt i eller i tråd med lov eller forskrift, ikkje er oppfylte
• Merknad er forhold som ikkje er i strid med krav som er fastsette i eller i tråd med lov eller forskrift, men der tilsynsorganet finner grunn til å påpeke forbetringspotensial

2. Omtale av verksemda - spesielle forhold

Sauda kommune har omlag 4700 innbyggjarar. Kommunen er administrativt organisert som ein to nivå modell med ein rådmann, rådmannsstab og fellestenester og 18 einingar med kvar sin leiar. Nav kontoret som opna i august 2007 er ei eiga eining, og er organisert i ”oppfølging front, oppfølging langtid og tett oppfølging”. Dei kommunale tenestene som inngår i Nav kontoret er økonomisk sosialhjelp, gjeldsrådgjeving, kvalifiseringsprogram/ kvalifiseringsstønad, oppfølging av rusmisbrukarar samt tildeling og oppfølging av bustad til dei som er sosialt vanskelegstilte eller har rusproblem. Kommunen er inne i ein omorganiseringsprosess, frå to nivå til tre nivå modell.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfatta følgjande aktivitetar:

Revisjonsvarsel blei sendt ut 23.12.10

Opningsmøte blei halde 16.03.11.

6 personar blei intervjua.

Oversikt over dokumentasjon som blei gjennomgått under revisjonsbesøket, er gitt i kapitlet: ”Dokumentunderlag”.

Det blei gjennomført synfaring ved Nav kontoret

Sluttmøte blei halde 17.03.11.

24. Kva tilsynet omfatta

Tema for tilsynet var om kommunen sikrar at søknader om økonomisk sosialhjelp blir behandla i samsvar med krav i lov og forskrifter, mellom anna om

• kommunen sikrar at tilsette i mottak/front gir tilstrekkeleg rettleiing og identifiserer saker om økonomisk sosialhjelp
• kommunen sikrar ei forsvarleg saksbehandling av søknader om økonomisk sosialhjelp
• kommunen sikrar at tilsette i mottak/front overheld teieplikta
• kommunen sikrar at saka er opplyst så godt som mogleg før ein fattar vedtak om økonomisk sosialhjelp og at opplysningar blir innhenta i samarbeid med søkjar
• kommunen sikrar ei individuell vurdering når ein avgjer søknader om økonomisk sosialhjelp og stønadsform og kommunen sikrar at tenestetilbodet blir utforma i samarbeid med søkjar

5. Funn

Det blei ikkje funne avvik.

Det blei gitt følgjande merknad:

Sauda kommune bør i større grad sørgje for at tilsette har kjennskap og tilgang til alle relevante rundskriv på det reviderte området samt formalisere/utarbeide skriftlege rutinar for avvikshandtering.

6. Regelverk

• LOV 2009-12-18 nr. 131: Lov om sosiale tenester i arbeids- og velferdsforvaltninga
• LOV 1967-02-10 nr.00: Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker
• FOR 2006-12-15 nr. 1456: Forskrift til forvaltningslova
• FOR 2010-11-19 nr. 1463: Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltninga

7. Dokumentunderlag

Dokumentasjon frå verksemda knytt til den daglege drifta og andre viktige forhold som blei oversend tilsynet under førebuing av revisjonen:

• Følgjebrev datert 02.03.11
• Organisasjonskart
• Oversikt over dei tilsette og deira arbeidsoppgåver
• Samarbeidsavtale mellom Sauda kommune og arbeids- og velferdsforvaltninga i Rogaland datert 22.08.07
• Delegasjonsvedtak
• Prosedyre på livsopphald
• Retningsliner for sosiale ytingar ved Nav Sauda gjeldande frå 05.01.11

Dokumentasjon som blei gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Informasjonsskriv til søkjarar av sosialhjelp
• Forslag til implementering og framdrift av ”nye kvalitetslosen”

8. Deltakarar ved tilsynet

Tabellen under gir ei oversikt over deltakarane på opnings- og sluttmøtet, og over kven som blei intervjua.

Frå tilsynet deltok:

Lillian K. Gjennestad, revisor
Britt Gjelsvik, revisor og Torunn Salte, revisjonsleiar