Rapport fra tilsyn med barneverntjenesten i Sola kommune 2011

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som er påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Undersøkelser i barneverntjenesten
• Evaluering av hjelpetiltak
• Barns medvirkning i forhold til disse temaene

Tilsynet er et landsomfattende tilsyn med barneverntjenester i kommunene i 2011 som er utarbeidet av Statens helsetilsyn.

Det ble gjort funn som ga grunnlag for ett avvik:

Sola kommune sikrer ikke at hjelpetiltak til hjemmeboende barn blir evaluert i tilstrekkelig grad og at det foretas en forsvarlig vurdering før evalueringen avsluttes.

Dato: 20.06.2011

Trine Hove Bjørnsen
revisjonsleder

Helge A. Haga
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved barneverntjenesten i Sola kommune i perioden 13.01- 20.06.2011. Tilsynet er en del av et landsomfattende tilsyn med barneverntjenester i kommunene i 2011 som er utarbeidet av Statens helsetilsyn. Alle fylkesmannsembetene skal gjennomføre tilsyn med minst tre kommuner inneværende år. Revisjonstemaene er de samme i samtlige kommuner.

Tilsynet omfatter tjenester som er regulert i lov om barneverntjenester. Fylkesmannen sin hjemmel for å føre tilsyn med barneverntjenesten i kommunen framgår av lov om barneverntjenester § 2-3, fjerde ledd

Formålet med en systemrevisjon er å vurdere om virksomheten, gjennom sin internkontroll, ivaretar ulike krav i lovgivningen. Revisjonen omfatter undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler eventuelle avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Sola kommune hadde pr. 1.1.2011 om lag 23350 innbyggere. Andel barn og unge mellom 0 til 17 år var ca 30 %.

Kommunen har organisert sin virksomhet i fire enheter; levekår, oppvekst, samfunnsutvikling og kultur og fritid. Hver enhet er ledet av en kommunalsjef som rapporterer til rådmann. Barneverntjenesten er organisert under oppvekst. Barneverntjenesten har i dag 18,5 stillingshjemler. Det er i tillegg to fast ansatte vikarer som arbeider i tjenesten.

Pr. 31.12.2010 hadde kommunen 25 barn som var under omsorg og 130 barn mottok hjelpetiltak fra barneverntjenesten.

Kommunen er tildelt 1,5 nye stillinger gjennom de statlige styrkningsmidlene for barnevernet 2011.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 13.januar 2011.

Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Mappegransking ble gjennomført 30.mai 2011

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 7.juni 2011.

Intervjuer

6 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 9. juni 2011.

4. Hva tilsynet omfattet

Tema for tilsynet var:

Undersøkelser i barneverntjenesten

• Sikrer kommunen at det gjennomføres en tilstrekkelig undersøkelse?
• Sikrer kommunen at barns rett til medvirkning i undersøkelsen ivaretas?
• Sikrer kommunen at det er foretatt en forsvarlig vurdering før undersøkelsen konkluderes?
• Sikrer kommunen at undersøkelsene gjennomføres innenfor lovpålagte frister?

Evaluering av hjelpetiltak til hjemmeboende barn

• Sikrer kommunen at det gjennomføres en tilstrekkelig evaluering?
• Sikrer kommunen at barnet får medvirke i evalueringsfasen?
• Sikrer kommunen at det foretas en tilstrekkelig vurdering før en avslutter evalueringen?

5. Funn

Avvik

Sola kommune sikrer ikke at hjelpetiltak til hjemmeboende barn blir evaluert i tilstrekkelig grad og at det foretas en forsvarlig vurdering før evalueringen avsluttes.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Bvl § 4-5
• Bvl § 2-1 2 ledd jf. forskrift om internkontroll
• Bvl § 6-3
• Barnekonvensjonen art. 12

Kommentar:

Barnevernloven § 4-5 forutsetter at tiltaksplanen skal være skriftlig og at den gir en oversikt over hvilke konkrete tiltak som skal settes i verk. Det kreves at barneverntjenesten foretar en individuell vurdering av barnets situasjon og foreldrenes omsorgsevne på evalueringstidspunktet, vurdert opp mot barnets situasjon og behov på vedtakstidspunktet. En skal innhente tilstrekkelig opplysninger for å kunne vurdere om hjelpen som er iverksatt er tjenlig, om det er nødvendig med nye hjelpetiltak eller om tiltaket kan avsluttes. Dette skal gjøres systematisk og dokumenteres i den enkelte sak. Det forutsettes også at barneverntjenesten legger til rette for at barnet får delta og komme med sine synspunkt under evalueringen. Barnets mening skal tillegges vekt i samsvar med barnets alder og modenhet.

Avviket bygger på følgende observasjoner:

• Kommunen har tiltaksplan i alle saker som tilsynet har gjennomgått. Tiltaksplanene har imidlertid lite konkrete og målbare målsettinger.
• I kun et fåtall av tiltaksplanene er det fastsatt dato for evaluering. Ingen av de gjennomgåtte tiltaksplanene inneholder opplysninger om hvordan tiltakene skal evalueres.
• Barneverntjenesten har utarbeidet interne rutiner for hvordan saker om hjelpetiltak skal evalueres. Rutinene blir imidlertid ikke fulgt i den løpende saksbehandling. Følgelig blir heller ikke barns rett til medvirkning i evalueringsfasen ivaretatt. Jf. Mål for virksomheten og Evaluering hjelpetiltak
• Tilsendt dokumentasjon viser at tjenesten skal benytte skjema for evaluering. Verifikasjoner viser at skjemaet ikke blir benyttet.
• Det er ikke dokumentert i saksmappene at tjenesten foretar en systematisk evaluering av de hjelpetiltak som er iverksatt. Det er dokumentert oppfølging samt opplysninger fra foreldre/barnet/samarbeidspartnerne i flere saker. Det blir imidlertid ikke gjennomført en oppsummering/ samlet vurdering av om tiltakene er hensiktsmessige eller om andre tiltak må vurderes sett i forhold til barnets hjelpebehov.
• Barneverntjenesten har igangsatt arbeid med internkontroll som skal sikre tjenesteytingen. Det er utarbeidet rutiner for de fleste saksområder og det er tatt i bruk nytt saksbehandlingssystem. Det blir imidlertid ikke foretatt systematiske risikovurderinger i tjenesten og opplæringsplanen er ennå ikke sluttført.
• Kommunen har ikke et fungerende system for registrering og oppfølging av avvik. Det tas ut rapporter som fanger opp konkrete brudd på lovkrav jf. halvårsrapportering og kvartalsrapportering til Fylkesmannen. Andre områder i virksomheten som ikke er i samsvar med regelverk eller interne rutiner fanges ikke systematisk opp av et aktivt avvikssystem.

6. Regelverk

• FNs barnekonvensjon om barnets rettigheter av 20.11.1989
• Lov om barneverntjenester av 17.7.1992 nr. 100
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven) av 10.2.1967
• Forskrift om internkontroll i barneverntjenesten av 14.12.2005 nr. 1584

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Organisasjonsplan
• Organisasjonskart – Oppvekst
• Organisasjonskart - barneverntjenesten
• Organisering av barneverntjenesten
• Ansatte i barneverntjenesten
• Funksjonsbeskrivelser – ansatte i barneverntjenesten
• Formål og oppgaver
• Mål for virksomheten
• Rutinebeskrivelse – hvordan opptrer vi?
• Huskeliste – nytilsatte
• Huskeliste for å unngå uhell
• Rutinebeskrivelse – faglig ansvar og beslutningsmyndighet
• Rutinebeskrivelse – journalføring – utsendelse av dokumenter
• Rutinebeskrivelse – taushetsplikt
• Rutinebeskrivelse – mobiltelefon
• Rutinebeskrivelse – oppvekstteam
• Rutinebeskrivelse – statusgjennomgang i alle saker
• Rutinebeskrivelse – administrativ rutine – passive saker
• Rutinebeskrivelse – brukerundersøkelse
• Rutinebeskrivelse – rapportering av uønskede hendelser
• Rutinebeskrivelse – tilsynsfører
• Rutinebeskrivelser – vedr.økonomiske beslutninger
• Møtestruktur i barneverntjenesten
• Saksliste for fagmøte
• Saksliste for avdelingsmøte
• Rutinebeskrivelse – mottak av meldinger
• Rutinebeskrivelse – mottakssamtale
• Rutinebeskrivelse – undersøkelsessaker
• Rutinebeskrivelse – undersøkelsessak – samtaler med barn
• Rutinebeskrivelse – saker der det er mistanke om vold eller overgrep
• Rutinebeskrivelse – undersøkelse ufødte barn
• Rutinebeskrivelse – saker som vurderes på nytt etter 6.mnd
• Rutinebeskrivelse – tilbakemelding til melder
• Rutinebeskrivelse – tiltaksplan, plassering utenfor hjemmet etter § 4-4
• Rutinebeskrivelse – tiltaksplan, plassering utenfor hjemmet § 4-4,5. ledd
• Rutinebeskrivelse – tiltaksplan, plassering utenfor hjemmet §§ 4-24 og 4-26
• Rutinebeskrivelse – omsorgsplaner
• Rutinebeskrivelse – arbeidsplan § 4-12
• Rutinebeskrivelse – evaluering hjelpetiltak
• Rutinebeskrivelse – oppfølging av barn
• Rutinebeskrivelse – midlertidige vedtak i akuttsituasjoner
• Rutinebeskrivelse – plassering utenfor hjemmet – veileder
• Rutinebeskrivelse – plassering i fosterhjem – sjekkliste
• Rutinebeskrivelse – oppfølging barn i fosterhjem
• Rutinebeskrivelse – avslutning av plasseringstiltak
• Rutinebeskrivelse – plassering i institusjon – sjekkliste
• Rutinebeskrivelse – oppfølging barn i institusjon
• Sluttnotat fra undersøkelse
• Skjema for evaluering
• Avslag på hjelpetiltak – ny vurdering
• Avslutning av sak
• Sluttrapport fra undersøkelse
• Plan for gjennomføring av undersøkelse
• Brevmaler om anmodning om opplysninger fra ulike instanser
• Brevmal – bekreftelse på mottatt melding
• Brevmal – informasjon til offentlig melder om konklusjon på undersøkelse
• Årsmelding 2009
• Årsmelding 2010
• Årshjul – barnevern 2011
• Ansvar og goder i uka en har vakt
• Bekymringsmelding til barneverntjenesten i Sola kommune
• Folder vedr. opplysningsplikt til barnevernet – Sola kommune
• Rutine postgang

Dokumentasjon som ble lagt fram under tilsynet:

• Handlings- og økonomiplan 2011 - 2014.
• Perm med oversikt over saker som skal gjenopptas etter 6.mnd.
• Kvalitetsplan for virksomhet 25 – barneverntjenesten.

Verifikasjoner som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• 11 henlagte undersøkelsessaker fra 4. kvartal 2010 og 1. kvartal 2011.
• 10 undersøkelser som har ført til tiltak fra 1.kvartal 2011.
• Saksmapper til 10 barn som mottok hjelpetiltak i 2010 og som ennå var aktive.
• De 10 siste avsluttede hjelpetiltakssakene i 2011.

Korrespondanse mellom virksomheten og tilsynsmyndighetene:

• Varsel om tilsyn av 13.01
• Bestilling av dokumentasjon, E-post av 12.05
• Program for tilsynet datert 12.05

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

I tillegg møtte andre ansatte i barneverntjenesten både på åpningsmøtet og sluttmøtet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:

Helge A. Haga seniorrådgiver/sosionom, Gunn Nylend seniorrådgiver/barnevernpedagog, Astrid Aadland observatør og Trine Hove Bjørnsen seniorrådgiver/jurist.