Helsetilsynet

Samandrag

Denne rapporten gjer greie for dei avvika og merknadane som blei påpeika innanfor dei områda som blei reviderte. Systemrevisjonen gjaldt følgjande område:

Om kommunen sikrar at søknader om økonomisk stønad vert handsama i samsvar med krav i lov og forskrift, herunder

  • om kommunen sikrar at tilsette i mottak/front gir tilstrekkeleg rettleiing for å identifisera søknad om økonomisk stønad
  • om kommunen sikrar ei forsvarleg sakshandsaming av søknader i mottak/front
  • om kommunen sikrar at tilsette i mottak/front overheld teieplikta
  • om kommunen sikrar at saka er opplyst så godt som mogeleg før ein fattar vedtak om økonomisk stønad og at opplysningar blir innhenta i samarbeid med søkjar
  • om kommunen sikrar at det blir gjort ei individuell vurdering når søknader om økonomisk stønad og stønadsform blir avgjort
  • om kommunen sikrar at tenestetilbodet blir utforma i samarbeid med søkjar

Det er ikkje funne avvik.

Det er gitt ein merknad:

Vindafjord kommune bør formalisera/skriftleggjera rutinar for rapportering til leiinga, avvikshandsaming samt utarbeida plan for opplæring og rettleiing av tilsette.

Dato: 01.04.11

Hege Skårdal Dreyer
revisjonsleiar
Torunn Salte
revisor

 

 

 

1. Innleiing

Rapporten er utarbeidd etter systemrevisjon med Vindafjord kommune i perioden 02.09.10 - 19.01.11. Revisjonen er ein del av Fylkesmannen sine planlagte tilsyn for 2011.

Fylkesmannen har fullmakt til å føre tilsyn med sosialtenesta etter lov om sosiale tenester i Nav § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om verksemda tek hand om ulike krav i lovgivinga gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfatta å undersøkje:

  • kva tiltak verksemda har for å avdekkje, rette opp og førebyggje brot på lovgivinga innanfor dei tema tilsynet omfatta
  • om tiltaka blir følgde opp i praksis og om naudsynt korrigerte
  • om tiltaka er gode nok for å sikre at lovgivinga blir følgd

Ein systemrevisjon blir gjennomført ved å granske dokument, ved intervju og andre undersøkingar.

Rapporten omhandlar avvik og merknader som er avdekte under revisjonen og gir difor inga heilskapleg vurdering av det arbeidet verksemda har gjort innafor dei områda som tilsynet omfatta.

  • Avvik er når krav som er gitt i eller i tråd med lov eller forskrift, ikkje er oppfylte
  • Merknad er tilhøve som ikkje er i strid med krav som er fastsette i eller i tråd med lov eller forskrift, men der tilsynsorganet finn grunn til å påpeike potensial for betring

 

2. Omtale av verksemda - spesielle forhold

Vindafjord kommunen har kring 8100 innbyggjarar. Kommunen er administrativt organisert med ein rådmann og to kommunalsjefar som saman har alle einingsleiarane lagt direkte under seg. Nav kontoret er eiga eining med Nav- leiar som einingsleiar.

Nav kontoret opna i januar 2009. Det er 3 tilsette ved Nav kontoret som handsamar saker etter lov om sosiale tenester i arbeids- og velferdsforvaltninga i tillegg til Nav- leiar.

Oppgåver som er lagt til Nav kontoret er økonomisk sosialhjelp, råd og rettleiing, gjeldsrådgjeving, kjøp av tilrettelagde arbeidsplassar, krisebustader, rus og introduksjonsordning for flyktningar og innvandrarar.

 

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfatta følgjande aktivitetar:

Revisjonsvarsel blei sendt ut 02.09.10. Av varselet gjekk det fram at tilsynet skulle gjennomførast den 16. og 17. november. I brev av 16.12.10 blei dato for tilsynet endra til 18. og 19.01.11.

Oversyn over dokument som verksemda har sendt i samband med tilsynet, er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Opningsmøte blei halde 18.01.11.

Intervju:

5 personar blei intervjua. Under punkt 8 går det fram kven som blei intervjua.

Det blei gjennomført synfaring ved Nav kontoret den 18.01.11.

Sluttmøte blei halde 19.01.11.

 

4. Kva tilsynet omfatta

  • om kommunen sikrar at tilsette i mottak/front gir tilstrekkeleg rettleiing for å identifisere søknader om økonomisk stønad
  • om kommunen sikrar ei forsvarleg sakshandsaming av søknader i mottak/front
  • om kommunen sikrar at tilsette i mottak/front overheld teieplikta
  • om kommunen sikrar at saka er best mogeleg opplyst før det blir fatta vedtak om økonomisk stønad og at opplysningar blir innhenta i samarbeid med søkjar
  • om kommunen sikrar at det blir gjort ei individuell vurdering når søknader om økonomisk stønad og evt. stønadsform blir avgjort
  • om kommunen sikrar at tenestetilbodet blir utforma i samarbeid med søkjar

5. Funn

Det blei ikkje funne avvik.

Det blei gitt ein merknad:

Vindafjord kommune bør formalisera/skriftleggjera rutinar for rapportering til leiinga, avvikshandsaming samt utarbeida plan for opplæring og rettleiing av tilsette.

 

6. Regelverk

  • LOV 2009-12-18 nr. 131: Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen
  • LOV 1969-02-10 nr. 00: Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker
  • FOR 2006-12-15 nr. 1456: Forskrift til forvaltningsloven
  • FOR 2010-11-19 nr. 1463: Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen

 

7. Dokumentunderlag

Dokumentasjon frå verksemda knytt til den daglege drifta og andre viktige forhold som blei send til tilsynet under førebuing av revisjonen:

  • Organisasjonskart
  • Oversikt over tilsette og deira ansvar og oppgåver
  • Delegeringsvedtak frå einingsleiar til sosialkonsulent
  • Delegeringsvedtak økonomisaker
  • Reglement for intern delegering for Vindafjord kommune
  • Samarbeidsavtale Vindfjord kommune og Nav- Rogaland
  • Overordna kompetanseplan for Nav 2010
  • Kommunen sitt årshjul
  • Klientmapper frå 2010

Dokumentasjon som blei gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • Mapper med administrative vedtak frå 2009
  • Mapper med administrative vedtak frå 2010

Korrespondanse mellom verksemda og Fylkesmannen:

  • Varsel om tilsyn datert 02.09.10
  • Dokumentasjon frå kommunen mottatt 20.10.10
  • Program for tilsynet datert 02.11.10 og 04.01.11

8. Deltakarar ved tilsynet

Tabellen under gir ei oversikt over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte, og over personar som blei intervjua under tilsynet.

Deltakere ved tilsynet
NavnFunksjon / stillingÅpningsmøteIntervjuSluttmøte

Knut Møller

Sosialkonsulent

x

x

x

Kristin Helle

Personalsjef

x

   

Linda Dehlin Fluvåg

Sosialkonsulent

x

x

x

Heidi Hansine W.

Vinnes

Sosialkonsulent

x

x

x

Gudrun Økland

Førstekonsulent

x

x

x

Laila Thorsen

Navleiar

x

x

x

Gunn Vikingstad

Kommunalsjef

   

x

Frå tilsynsorganet deltok:

Torunn Salte, revisor

Lillian Kleppe Gjennestad, revisor

Hege Skårdal Dreyer, revisjonsleiar