Rapport fra tilsyn med Karmøy kommune 2012

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende område:

Behandling av søknader om økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar for barn. Tilsynet undersøkte om Nav ved Karmøy kommune sikrer forsvarlig kartlegging og at det gjøres forsvarlige vurderinger.

Det ble gitt et avvik under tilsynet: Avvik :

Karmøy kommune sikrer ikke at det foretas forsvarlig kartlegging og at det gjøres forsvarlige vurderinger ved behandling av søknader om økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar.

Dato: 10.12.12

Hege Skårdal Dreyer
revisjonsleder

Torunn Salte
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter tilsyn med Karmøy kommune i perioden 19.03.12 – 10.12.12. Tilsynet går inn som en del av den planlagte tilsynsvirksomheten hos Fylkesmannen i dette året og er en del av et landsomfattende tilsyn gjennomført etter oppdrag fra Helsetilsynet.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen § 9.

Tilsynet ble utført som systemrevisjon. Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Karmøy kommune har vel 40 000 innbyggere. Tilsynet er gjennomført ved kommunens Navkontor som ligger i Kopervik. Karmøy kommune har organisert sin virksomhet i tre etater bestående av helse- og omsorg, oppvekst og kultur og teknisk etat, samt en sentraladministrasjon. Nav kontoret er direkte underlagt rådmannen. Navkontoret er organisert med en avdeling for mottak/korttidsoppfølging og en avdeling for oppfølging samt en merkantil stab/ avdeling. I avdeling for mottak/korttidsoppfølging ligger bl.a behandling av søknader om økonomisk stønad. I avdeling oppfølgning ligger kvalifiseringsprogrammet, flyktning og oppfølgning AAP og SYFO. I merkantil/stab ligger bostøtte og økonomisk rådgivingstjeneste. Avdelingsleder for mottak har etter kommunens delegasjonsreglement alle fullmakter når det gjelder lov om sosiale tjenester.  Avdelingsleder har gitt begrenset fullmakt til enkelte veiledere som innebærer at de kan fatte vedtak uten underskrift fra avdelingsleder.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 19.03.12. Tilsynet ble utsatt og nytt varsel ble sendt 27.06.12. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 18.09.12.

Intervjuer ble gjennomført 12. og 18.09.12. Det ble intervjuet 7 personer.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 25.09.12.

4. Hva tilsynet omfattet

Temaet for tilsynet var å undersøke om kommunen sikrer at behandlingen av søknader om økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar for barn ble behandlet i medhold av krav i lov og forskrift. Under tilsynet undersøkte vi om behandlingen av søknadene var forsvarlig, herunder om kartlegging av saken var tilstrekkelige og om det ble gjort individuelle vurderinger i den enkelte sak.

5. Funn

Avvik:

Karmøy kommune sikrer ikke at det foretas forsvarlig kartlegging og at det gjøres forsvarlige vurderinger ved behandling av søknader om økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen §§ 18, 19, 4, 41, 5. Forvaltningsloven § 17
• Internkontrollforskriften § 4

Avviket bygger på følgende:

• Kommunen har ikke skriftlige rutiner for kartlegging eller kartleggingsverktøy som sikrer at barns behov blir ivaretatt. Kommunen benytter standardisert søknadsskjema, men skjemaet innholder i hovedsak bare opplysninger om antall barn og alder. Kommunen kartlegger i liten grad barns behov og utgifter knyttet til barn, med mindre det er søkt om spesielle utgifter til barn.
• Kontoutskrift innhentes rutinemessig, uten at det gjøres en vurdering av om denne dokumentasjonen er nødvendig i den enkelte sak.
• Kommunen har ikke retningslinjer vedrørende individuelle vurderinger av barns behov. Det fremkommer av gjennomgåtte saker og intervju at kommunen i liten grad vurderer barns individuelle behov.
• Av gjennomgåtte saker og intervju fremkommer det at kommunen i hovedsak innvilger stønad til livsopphold etter kommunens satser, som tilsvarer statens veiledende satser. Kommunen yter i liten grad ytelser til barn utover satsene etter §§ 18 og 19.
• Kommunen tar ikke alltid hensyn til påleggstrekk ved vurdering av stønadsbehovet. Kommunen har ikke en ensartet praksis for når det tas hensyn til påleggstrekk.
• Kommunen har ikke rutiner som sørger for at alle ansatte blir gjort kjent med vurderinger og beslutninger på området økonomisk stønad. Utvalgte enkeltsaker blir tatt opp i ukentlige møter, men drøftinger og konklusjoner blir ikke nedtegnet.
• Kommunen har ikke rutiner for å avdekke svikt på området. Kommunen har ikke et system for å melde avvik og det er ikke praksis på å melde feil til overordnede.
• Kommunens ledelse innhenter i liten grad informasjon på dette området og har ikke gitt føringer for hvordan de vil følge med på at tjenestene som ytes er forsvarlige.

6. Vurdering av virksomhetens styringssystem

Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen pålegger kommunen å ha styring og kontroll med tjenesteytingen. Hensikten er å sikre forsvarlige tjenester, og at krav i sosiallovgivningen blir overholdt. Kravene til styring og kontroll innebærer blant annet at kommunen skal avklare ansvarsforhold, utarbeide nødvendige rutiner og instrukser, og sørge for at de ansatte har nødvendig kompetanse. Kommunen skal også sørge for at sårbare områder i tjenesteytingen avdekkes og at feil i tjenesteytingen fanges opp, slik at svikt kan rettes opp og forebygges. Kommunen må dessuten overvåke at rutiner og instrukser følges og at internkontrollen fungerer som forutsatt.

Tilsynets undersøkelser viser at Karmøy kommune har mangler i sitt system for internkontroll på det undersøkte området.

Tilsynet har avdekket et avvik når det gjelder behandling av søknad om økonomisk stønad til personer med forsørgeransvar. Undersøkelsene våre viser at ledelsen ikke i tilstrekkelig grad har sikret at det gjøres forsvarlige kartlegging og vurdering på dette området. Kommunen har ikke utarbeidet rutiner og retningslinjer som kan sikre at barns behov blir kartlagt og tatt med i vurderingen ved søknader fra personer med forsørgeransvar for barn.

Kommunen har ikke et avvikssystem for kommunale tjenester i Nav. Tilsynet mener at manglende avvikssystem medfører at kommunen ikke avdekker feil og svikt på området og dermed heller ikke kan rette opp og forebygge uønskede hendelser.  Kommunen etterspør ikke aktivt informasjon om forholdene knyttet til behandling av søknader om økonomisk stønad og har manglende oversikt over hva som kan svikte. Skriftlig rapportering fra Navleder til kommunens ledelse er i hovedsak knyttet til budsjettrapportering og årsmelding.

Mangelfull kontroll og oppfølging medfører at kommunen ikke sikrer at personer med forsørgeransvar for barn får innvilget tjenester som de har krav på etter lov om sosiale tjenester i Nav.

7. Regelverk

• Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker
• Forskrift om internkontroll i arbeids- og velferdsforvaltningen
• Rundskriv Hovednr.  35 – Lov om sosiale tjenester i NAV

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Organisasjonsoversikt per 1.1.2012
• Organisasjonskart over NAV Karmøy per 1/2012
• Herunder: Mottak /korttidsoppfølgning og langtid sosial -26 personer
• Stab/merkantil, øk. Råd og bostøtte - 16 personer
• Oppfølgningsavdelingen – 28 personer
• Delegasjonsreglement for Nav Karmøy, lov om sosiale tjenester fra 01.01.2010
• Delegering av myndighet til NAVleder etter lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen datert 24.04.12
• Liste over medarbeidere/kommunale som har ansvar/oppgaver på området
• Politisk vedtak fra Karmøy kommunestyre – samarbeidsavtale med NAV Karmøy datert 19.06.08
• NAV Karmøy – samarbeidsavtale datert 18.04.08
• Referat fra partnerskapsmøte 15.03.11
• Notat fra møte vedrørende organisering Helsestasjon for Rusvern og TIO datert 05.03.09
• Årsmelding 2011
• Årsmelding NAV Karmøy 2011
• Kompetanseplan 2011
• Rutine: Lokaler for behandling av klientmapper i NAVs sosialtjeneste
• Rutine: Handsaming av klientjournaler – rutinar og definisjonar
• Forslag rutine klagesak Velferd
• Oversendelsesskriv for klagesaker etter lov om sosiale tjenester i NAV
• Rutine for utfylling av oversendelsesskrivet
• Veiledende satser for sosialstønad i Karmøy kommune f.o.m 01.01.12
• 19 saker med vedtak

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• 12 siste saksmapper med søknader behandlet etter § § 18 og 19 fra personer med forsørgeansvar for barn.
• Kompetanseplan for 2012
• Utdrag fra arbeidsrettet brukeroppfølging som omhandler sosiale tjenester i NAV

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Torunn Salte, seniorrådgiver/jurist
Lillian Kleppe Gjennestad, seniorrådgiver/sosionom
Hege Skårdal Dreyer, rådgiver/jurist