Rapport fra tilsyn med barneverntjenesten i Gjesdal kommune 2013

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som er påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Undersøkelser i barneverntjenesten
• Evaluering av hjelpetiltak
• Barns medvirkning når det gjelder  disse temaene

Det ble gjort funn som ga grunnlag for to avvik:

Avvik 1:

Gjesdal kommune sikrer ikke systematisk gjennomføring av undersøkelser i henhold  til krav i lov og forskrift.

Avvik 2:

Gjesdal kommune sikrer ikke at hjelpetiltak til hjemmeboende barn blir systematisk evaluert

Barns rett til medvirkning blir dermed  heller ikke ivaretatt. 

Dato: 03.05.2013

Rapporten er utarbeidet av:

Trine Hove Bjørnsen
revisjonsleder

Britt Gjelsvik
revisor

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved barneverntjenesten i Gjesdal kommune i perioden 18.01.2013- 03.05.2013.

Tilsynet omfatter tjenester som er regulert i lov om barneverntjenester.

Formålet med en systemrevisjon er å vurdere om virksomheten, gjennom sin nternkontroll, ivaretar ulike krav i lovgivningen. Revisjonen omfatter undersøkelse om:

hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter

tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres

tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjur og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler eventuelle avvik og merknader som er avdekket under  evisjonen, og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innen or de områder tilsynet omfattet.

Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller  forskrift

Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Gjesdal kommune har nå passert 11.000 innbyggere. Det er en kommune i sterk vekst og har en ung befolkning. Ålgård er administrasjonssentrum i kommunen og om lag 75% av kommunens innbyggere bor her.

Kommunen har organisert sin virksomhet i fem avdelinger: Tjenesteområde teknisk, tjenesteområde opplæring, tjenesteområde barnehage, tjenesteområde ressurssenter for barn, unge og voksne og tjenesteområde omsorg. Barneverntjenesten er organisert under tjenesteområde ressurssenter for barn, unge og voksne. Tjenesten arbeider etter en generalistmodell der saksbehandlerne arbeider med alle saksområder. Barneverntjenesten i Gjesdal hadde pr. april 2013 ni årsverk i barneverntjenesten. Pr. 31.12.2012 hadde kommunen 14 barn som var under omsorg, og 77 barn mottok hjelpetiltak fra barnevernt)enesten.

Gjesdal kommune har over tid hatt en utfordrende situasjon i barneverntjenesten. Det har vært lederskifte og store utskiftninger i personalet de siste årene. Sykefraværet  i tjpnesten har vært høyt. Kommunen fikk styrket tjenesten med en saksbehandlerstilling i løpet av 2011 finansiert med de statlige styrkningsmidlene. Kommunen har også i 2013 fått statlige styrkningsmidler til ytterligere en stilling.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 18. januar 2013.

Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet, er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Mappegranskingble gjennomført 04. april2013.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått, er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 08. april 2013.

Intervjuer

6 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon  som ble gjennomgått under revisjonsbesøket, er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 12. april2013.

4. Hva tilsynet omfattet

Tema for tilsynet var:

• Undersøkelser i barneverntjenesten
  • Sikrer kommunen at det gjennomføres en tilstrekkelig undersøkelse?
  • Sikrer kommunen at barns rett til medvirkning i undersøkelsen ivaretas? Sikrer kommunen at det er foretatt en forsvarlig vurdering før undersøkelsen konkluderes?
  • Sikrer kommunen at undersøkelsene gjennomføres innenfor lovpålagte frister?
• Evaluering av hjelpetiltak til hjemmeboende barn
  • Sikrer kommunen at det gjennomføres en tilstrekkelig evaluering? Sikrer kommunen at barnet får medvirke i evalueringsfasen?
  • Sikrer kommunen at det foretas en tilstrekkelig vurdering før en avslutter evalueringen?

5. Funn

Avvik 1.

Gjesdal kommune sikrer ikke systematisk gjennomføring av undersøkelser i henhold til krav i lov og forskrift.

Avvik fra følgende lovkrav:

• Bvl § 4-3
• Bvl. § 6-1, jf. forvaltningsloven
• Bvl § 2-1, 2 ledd jf. forskrift om internkontroll

Avviket bygger på følgende observasjoner:

• Kommunen hadde i 2. halvår 2012 fristbrudd i 44,4% av undersøkelsessakene.
• Fristrapporteringen for l. kvartal 2013 viser at det er fristbrudd i 16 av 6 saker.
• Kommunen har utarbeidet et skjema "arbeidsplan for undersøkelsess" som skal benyttes for planlegging og gjennomføring av en undersøkelsessak. Dette skjemaet er ennå ikke tilstrekkelig implementert i tjenesten.
• I gjennomgang av saksmapper fant tilsynet undersøkelsesrapporter idel aller fleste saker. Rapportene drøftet imidlertid i liten grad mulige hjelpetiltak i del henlagte undersøkelsessakene.
• Gjennomgang av saksmapper viser at det er henlagt saker hvor barnetå grunn av forholdene i hjemmet eller av andre grunner har eller kan ha særlige behov. Vurderingene forut for henleggelsen, samt vurdering av sakens alvorlighetsgrad er ikke godt nok dokumentert.
• Kommunen har mangler i sitt system for internkontroll:
  • Kommunen benytter kvalitetslosen som sitt styringssystem. Barneverntjenesten har ikke fått tilstrekkelig opplæring i dette systemet og benytter det i liten grad.
  • De ansatte er kjent med at de skal melde avvik - både på hms og kvalitet, men gjør det i svært liten grad. Det er heller ikke tilstrekkelig kunnskap i tjenesten om hva som skal meldes som avvik.

Avvik 2.

Kommunen har ikke klart å sette i verk tilstrekkelige tiltak for å forebygge, avdekke og rette opp brudd på lovkravene for barneverntjenesten. Barneverntjenesten har over tid rapportert om manglende oppfølging av lovkrav. Kommunen har iverksatt tiltak for prøve å bedre situasjonen i tjenesten, men tiltakene har ikke vært tilstrekkelige for å sikre at lovkrav kunne etterleves. Gjesdal kommune sikrer ikke at hjelpetiltak til hjemmeboende barn blir systematisk evaluert. Barns rett til medvirkning blir dermed heller ikke ivaretatt.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Bvl § 4-5
• Bvl. § 6-3 og FNs barnekonvensjon  art. 12
• Bvl. 6-1, jf. forvaltningsloven
• Bvl § 2-1 2. ledd, jf. forskrift om internkontroll

Kommentar:

Barnevernloven § 4-5 forutsetter at tiltaksplanen skal være skriftlig og at den gir en oversikt over hvilke konkrete tiltak som skal settes i verk. Det kreves at barneverntjenesten foretar en individuell vurdering av barnets situasjon og foreldrenes omsorgsevne på evalueringstidspunktet, vurdert opp mot barnets situasjon og behov på vedtakstidspunktet. Barneverntjenesten skal innhente tilstrekkelig opplysninger for å kunne vurdere om hjelpen som er iverksatt er tjenelig, om det er nødvendig med nye tiltak eller om tiltaket kan avsluttes. Dette skal gjøres systematisk og dokumenteres i den enkelte sak.

Avviket bygger på følgende observasjoner:

• Kommunen rapporterer i halvårsrapporteringen for 2. halvår 2012 til departementet at 30 barn med hjelpetiltak ikke har tiltaksplan.
• Gjennomgang av saksmapper viser at de tiltaksplanene som foreligger, mangler konkrete målsettinger. Dette vanskeliggjør en tilstrekkelig evaluering. Det er også opplyst at tiltaksplanene ikke har blitt benyttet som arbeidsverktøy.
• Kommunen har skriftlige rutiner på hva en tiltaksplan skal inneholde. I planene framgår det dato for evaluering. Det er imidlertid ikke dokumentert i saksmappene at evaluering er gjennomført.
• Det blir ikke gjennomført en systematisk oppsummering/ samlet vurdering av om tiltakene er hensiktsmessige sett i forhold til barnets hjelpebehov og om tiltakssaker avsluttes til rett tid.
• Kommunen er kjent med at egen praksis for evaluering av hjelpetiltak ikke er i tråd med lovkrav. Kommunen er nå deltaker i KS sitt evalueringsnettverk og skal implementere ny metodikk for evaluering av hjelpetiltak i barneverntjenesten.
• Vedr. kommunens internkontroll  vises det til observasjonene  under avvik l.

6. Vurdering av virksomhetens styringssystem

Forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter barnevernloven pålegger kommunen å sikre og dokumentere at de etterlever myndighetskrav, jf. bvl. § 2-1 annet ledd. Internkontrollforskriften inneholder spesifikke krav til styring og ledelse. Kravene til styring og kontroll innebærer blant annet at kommunen skal avklare ansvarsforhold,  utarbeide nødvendige rutiner og instrukser samt sikre at de ansatte benytter seg av disse. Videre at de ansatte har den nødvendige kompetansen til å utføre de oppgaver de er tillagt.

Tilsynets undersøkelser viser at Gjesdal kommune har mangler i sitt system for internkontroll på de undersøkte tjenesteområdene. Kommunen benytter kvalitetssystemet "Kvalitetslosen". Dette systemet er imidlertid ikke i tilstrekkelig grad implementert i barneverntjenesten. Skriftliggjøring av avvik foreligger i liten grad. Tilsynet viser at kommunens avvikshåndtering ikke er godt nok ivaretarr ettersom de ansatte ikke har god nok kunnskap om hva som skal meldes som avvik.

Barneverntjenesten har den senere tid utarbeidet rutiner og arbeidsverktøy som skal benyttes i saksbehandlerarbeidet. De nye styrende dokumentene er imidlertid på tilsynstidspunktet ikke tilstrekkelig implementert i tjenesten. Tilsynsmyndigheten vurderer de utarbeidede rutinene som gode og velegnet til å ivareta lovkravene på de reviderte områdene.

7. Regelverk

• FNs barnekonvensjon  om barnets rettigheter av 20.11.1989
• Lov om barneverntjenester
• Lov om behandlingsmåten  i forvaltningssaker
• Forskrift om internkontroll i barneverntjenesten

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Virksomhetsbeskrivelse for barneverntjenesten i Gjesdal kommune
• Organisasjonskart Ressurssenter 2013
• Organisasjonskart Gjesdal kommune 2011
• Verdiplattform for standard, kvalitet og brukermedvirkning
• Ulike delegasjonsreglement
• Oversikt lederoppgaver og administrasjonsoppgaver i barneverntjenesten
• Virksomhetsplan barneverntjenesten 2013
• Internt notat vedr. samhandlingsregler
• Stillingsbeskrivelser
• Mal for taushetsplikt
• Adgangs- og autorisasjonsskjema
• Varslingsplakaten for Gjesdal kommune
• Om brukermedvirkning
• Om brukerundersøkelser
• Om planlegging/mål
• Om opplæring og kompetansekartlegging
• Skjema for kartlegging av kompetanse
• Introduksjonsprogram  for nyansatte i Gjesdal kommune
• Introduksjonsprogram  for nyansatte ibarneverntjenesten
• Oversikt over internopplæring i barneverntjenesten våren 2013
• Internkontrollhåndbok Gjesdal kommune
• Handlingsplan for HMS 2013 ved bamevemtjenesten
• ROS- analyse for barneverntjenesten
• Om debriefing
• Rutine for internrevisjon av internkontrollsystem
• Rutine for håndtering av avvik
• Vernerundeskjema
• Risikoområder- Myndighetskrav
• Rutine for håndtering av vold/trusler
• Rutine i forbindelse med hjemmebesøk
• Rutine for bruk av personalalarm
• Rutine for mottak av meldinger
• Meldingsskjema til barnevemtjenesten i Gjesdal
• Skjema for gjennomgang og konklusjon av melding
• Rutine for hvilke saker som skal drøftes i saksmøte
• Arbeidsplan for undersøkelsessak
• Rutine for undersøkelse
• Rutine for fristbrudd
• Mal for undersøkelsesrapport
• Rutine for sikring av barns medvirkning
• Rutine for vedtak
• Rutine for utarbeidelse av planer
• Mal for tiltaksplan
• Rutine for overføring til NAV ved 18 år
• Rutine for bruk av fagsystemet Familia
• Rutine for manuelle utbetalinger
• Rutine for eksterne oppdragstakere
• Rutine for kopiering og sending av utgående post
• Rutine for håndtering av konfidensielle papirer
• Rutine for adgangskontroll/sikkerhetsregler
• Helhetlig oppvekstplan for Gjesdal kommune 2011-2015
• Årsmelding og regnskap for 2011
• Foreløpig årsmelding for ressurssenteret for 2012
• Brukerundersøkelse foretatt i 2012

Dokumentasjon som ble gjennomgått under tilsynet:

• Registrerte avviksmeldinger  i kvalitetslosen i perioden 2013

Gjennomgang av saksmapper som ble utført i forkant av tilsynsbesøket:

• 10 henlagte undersøkelsessaker fra 3. og 4. kvartal 2012
• 10 undersøkelsesaker fra 3. og 4. kvartal2012 som har ført til tiltak
• Saksmapper til13 barn som mottok hjelpetiltak i 2011 og som ennå var aktive
• De 10 siste avsluttede hjelpetiltakssakene

Korrespondanse mellom virksomheten og tilsynsmyndighetene:

• Varsel om tilsyn av 18.01. 2013
• Bestilling av dokumentasjon, e-post av 18.03. og 21.3. 2013
• Tilbakemelding fra Gjesdal kommune, e-post av 19. 3. 2013
• Program for tilsynet datert 14.03. 2013

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og slutttnøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn	Funksjon / stilling	Åpningsmøte	Intervju	Sluttmøte
Eva- Marie Gartner	kommunalleder	X	X	X
Grethe Finnås	barnevernleder	X	X	X
Oliva Teigland	fagkonsulent	X	X	X
Tove Landa Særsten	saksbehandler	X	x	X
Nina Helmsgård	saksbehandler	X	X	X
Nina Hammerø	saksbehandler	X	X	X

Alle ansatte i barneverntjenesten som hadde anledning, deltok både på åpning sluttmøtet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Britt Gjelsvik rådgiver/sosionom, Gunn Nylend seniorrådgiver/barnevernpedagog og Trine Hove Bjørnsen seniorrådgiver/jurist.