Rapport fra tilsyn med Hå kommune 2013

Sammendrag

Denne rapporten beskriver avviket som ble avdekket innen det reviderte området. Systemrevisjonen omfattet følgende område: Om kommunen sikrer at behandling av søknader om økonomisk sosialhjelp fra personer med forsørgeransvar blir behandlet i samsvar med krav i lov og forskrift. Tilsynet undersøkte om kommunen sikrer forsvarlig kartlegging og at det blir foretatt forsvarlige vurderinger av søknadene.

Det ble avdekket ett avvik under systemrevisjonen.

Det ble ikke gitt merknad.

Torunn Salte
revisjonsleder

Lillian K. Gjennestad
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon med Hå kommune i perioden 26. februar 13 – 04.07.13. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Ved revisjonen ble det undersøkt:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• om tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• om tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Hå kommune har ca. 17600 innbyggere. Kommunen har en administrativ ledelse som består av rådmann og 3 kommunalsjefer; kommunalsjef for helse- og sosial, teknisk og næring samt opplæring og kultur. I tillegg er det en stab direkte underlagt rådmannen som består av personalsjef, økonomisjef, plansjef, IT-sjef og byggeleder. De kommunale tjenestene i NAV inngår i kommunaletat for helse og sosial.

Nav kontoret ble etablert i 2009. Nav kontoret ledes av NAV-leder og er organisert i to team med hver sin teamleder. Brukerne blir fordelt på de to teamene ut fra en vurdering av deres behov for oppfølning. Team 1 har oppfølgning av brukere med behov for standardinnsats eller situasjonsbestemt innsats og team 2 har oppfølgning av brukere med behov for spesielt tilpasset innsats, varig tilpasset innsats og brukere som er varig ute av arbeid. Begge teamene behandler saker etter lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble sendt 08.01.13.

Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet: ”Dokumentunderlag”.

Åpningsmøte ble avholdt 26. 02.13

Intervjuer

7 personer ble intervjuet. Under pkt 9 fremgår det hvem som ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 01.03.13.

4. Hva tilsynet omfattet

Tema for tilsynet var om kommunen gjennom styringstiltak sikrer at søknader om økonomisk sosialhjelp fra personer med forsørgeransvar blir behandlet i samsvar med krav i lov og forskrift. Det ble undersøkt:

• om kommunen sikrer en forsvarlig kartlegging
• om kommunen sikrer en forsvarlig vurdering

Personer med forsørgeransvar for barn er i denne sammenheng definert slik: Personer som har forsørgeransvar etter lov om ban og foreldre, og som har barn boende hos seg fast eller som har samvær med barn.

5. Funn

Det ble funnet ett avvik:

• Hå kommune sikrer ikke at det foretas forsvarlige kartlegginger, at det foretas individuelle vurderinger og at stønadsnivået er forsvarlig ved behandling av søknader om økonomisk sosialhjelp fra personer med forsørgeransvar for barn.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen§§ 18,19,4 og 5 og internkontroll forskriften av 19.11.10.

Avviket bygger på følgende observasjoner:

• Kommunen kartlegger ikke barns behov og utgifter knyttet til barn, med mindre det er søkt om stønad til konkrete utgifter til barn. Kommunen kartlegger kun antall barn og alder. Kommunen informerer ikke om muligheten for å søke om stønad til konkrete utgifter til barn. Kommunen har en intern rutinebeskrivelse for saksbehandling. I rutinebeskrivelsen siteres det fra rundskriv Hovednr. 35 fra Arbeids- og velferdsdirektoratet, om at det kan være nødvendig å innhente nærmere opplysninger knyttet til tjenestemottakers barn som har betydning for vurderingen av livsoppholdsbehovet. Dette kan blant annet gjelde barns behov i tilknytning til sosialt samvær med andre barn og fritidsaktiviteter. Rutinen blir imidlertid ikke fulgt i praksis.
• Kommunen har en skriftlig rutine hvor det uttales at kontoutskrift kan innhentes, men ikke rutinemessig. I praksis innhenter likevel kommunen kontoutskrift rutinemessig, uten at det blir gjort en vurdering av om dokumentasjonen er nødvendig i den enkelte sak.
• Kommunen har egne normer/satser for livsopphold. Satsene for familier med mer enn ett barn er vesentlig lavere enn statens veiledende normer. Kommunen gjør ikke en individuell vurdering av behovet for stønad til livsopphold utover kommunal sats. Kommunen vurderer heller ikke behovet for å gi ekstraytelser til barn, med mindre det er søkt spesielt om dette.
• Kommunen yter i liten grad stønad etter § 19, og det er opplyst at det ikke alltid blir foretatt en vurdering etter denne bestemmelsen.
• Kommunen har ikke et avvikssystem på det reviderte området. Det fremkom at ansatte vil melde ev. feil muntlig til NAV-leder eller til nærmeste overordnede. Avvik blir ikke meldt til øverste ledelse.

6. Vurdering av enhetens styringssystem

Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen pålegger kommunen å ha styring og kontroll med tjenesten. Formålet er å sikre forsvarlige tjenester og kontrollere at lovkravene blir overholdt. Kommunen skal sørge for at feil og mangler blir avdekket og rettet opp, foreta risikovurderinger for å forebygge svikt i tjenesten. Kommunen må overvåke at internkontrollen fungerer.

Tilsynet avdekket at kommunen ikke har et internkontrollsystem på det reviderte området. Kommunen har startet arbeidet med å innføre et internkontrollsystem, kalt Kvalitetslosen, men dette systemet er foreløpig ikke tatt i bruk på det reviderte området. Det er opplyst at ev. feil vil bli meldt muntlig til NAV-leder eller nærmeste overordnede (teamleder). Avvik blir ikke meldt til øverste ledelse. Det forhold at kommunen ikke har et internkontrollsystem kan føre til at feil og mangler ikke blir fanget opp og korrigert av ledelsen, og at erfaringer ikke blir benyttet til forbedringsarbeid.

7. Regelverk

• LOV 2009-12-18 nr. 131: lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen
• LOV 1967-02-10 nr. 00: Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker
• FOR 2006-12-15 nr. 1456: Forskrift til forvaltningsloven
• FOR 2010-11-19 nr. 1463: Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Organisasjonskart etat for Helse og sosialsaker
• Organisasjonskart Nav
• Delegasjon av avgjørelsesmyndighet til NAV-leder av 05.06.08
• Generell delegasjon NAV leder av 28.01.09
• Delegasjonsreglement etat for Helse og sosialsaker oppdatert 01.02.09
• Oversikt over personal som har oppgaver på området
• Arbeidsfordeling og grensesnitt mellom teamene
• Samarbeidsavtale mellom kommune og Nav fylke av 16.05.08, revidert 23.01.13.
• Årsmelding for 2011
• Statistikk økonomisk sosialhjelp 2011/2012
• Rutiner for sosiale saker
• Interne rutinebeskrivelse for saksbehandling
• Skriv vedr. hva som regnes som inntekter og utgifter ved behandling av søknad om økonomisk sosialhjelp samt informasjon til søker
• Rutiner for sosiale saker ved flytting mellom kommunene
• Datautskrift for beregning av norm til livsopphold
• Skriv vedr. ”opplysninger som gis ved spørsmål om normer osv for sosialhjelp”
• Rutiner for behandling av søknad om økonomisk hjelp til tannbehandling
• Rutiner vedr. ”nødhjelp, depositumsgaranti, medisin og legeregninger, briller og andre hjelpemidler”
• Møteprotokoll utvalg for helse- og sosialsaker fra møte den 26.05.11 (herunder justering av norm for godkjenning av boutgifter og justering av sosialhjelpssatser/satser for livsopphold for familier med flere enn ett barn).
• Skriv fra NAV-leder vedr. internkontroll
• 19 klientmapper med søknader og vedtak om økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar for barn

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn datert 08.01.13
• Dokumentasjon fra kommunen mottatt 08.02.13og 21.02.13
• Program for tilsyn 18.02.13

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Lillian Kleppe Gjennestad, revisor
Hege Skårdal Dreyer, revisor
Torunn Salte, revisjonsleder