Rapport fra tilsyn med helsestasjonsvirksomheten i Karmøy kommune 2013

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene, og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

I dette tilsynet har vi undersøkt kommunens helsestasjonstjeneste til barn 0 – 6 år og om Karmøy kommune sikrer at:

• alle barn i aldersgruppen 0 – 6 år får forsvarlige helseundersøkelser i samsvar med nasjonale faglige retningslinjer og veiledere
• helsestasjonstjenesten bidrar til at barn/familier med spesielle behov mottar et helhetlig tjenestetilbud
• helsestasjonen tilbyr tjenester til barn og foreldre tilpasset egen språkbakgrunn
• helsestasjonstjenesten gir faglig forsvarlig kostveiledning for å forebygge feilernæring

Tilsynet avdekket ingen avvik. Fylkesmannen gir kommunen to merknader.

Merknad 1: 

Karmøy kommune bør sørge for bedre styring og kontroll med legetjenesten ved helsestasjonene for barn 0 -6 år.

Merknad 2:

Det er få spor som viser at avvikssystemet ved helsestasjonene i Karmøy fungerer som forutsatt.

Dato:   14. juni 2013

Bjørg Botne
revisjonsleder

Sissel Kjøde
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved helsestasjonsvirksomheten i perioden 27. februar  - 14. juni 2013. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter Lov om statlig tilsyn med helse og omsorgstjenester § 2.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Karmøy kommune har drøyt 41000 innbyggere og mer enn 500 nyfødte barn i året. Helsestasjonsvirksomheten er fordelt på sju helsestasjoner; Skudenes, Åkra, Vea, Kopervik, Avaldsnes, Torvastad og Norheim helsestasjon. Det bor flest fremmedspråklige i Kopervik distrikt.

Kommunen har etablert et eget helsetjenestetilbud til flyktninger ved Kopervik helsestasjon. Helsesøster for flyktninger gjør individuelle vurderinger av hva tid hvert enkelt barn fra flyktningfamilier skal overføres til kommunens ordinære helsestasjonstilbudet til barn 0 – 6 år.

Virksomhetsleder for helsestasjons- og skolehelsetjenesten avgjør hvordan ressursene skal fordeles mellom helsestasjon og skolehelsetjeneste.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 27. februar 2013.

Åpningsmøte ble avholdt 22. mai 2013.

Intervjuer 9 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 23. mai 2013.

4. Hva tilsynet omfattet

I dette tilsynet har vi undersøkt kommunens helsestasjonstjeneste til barn 0 – 6 år og om Karmøy kommune sikrer at:

• alle barn i aldersgruppen 0 – 6 år får forsvarlige helseundersøkelser i samsvar med nasjonale faglige retningslinjer og veiledere
• helsestasjonstjenesten bidrar til at barn/familier med spesielle behov mottar et helhetlig tjenestetilbud
• helsestasjonen tilbyr tjenester til barn og foreldre tilpasset egen språkbakgrunn
• helsestasjonstjenesten gir faglig forsvarlig kostveiledning for å forebygge feilernæring

5. Funn

Tilsynet avdekket ingen avvik. Fylkesmannen gir kommunen to merknader.

Merknad 1:

Karmøy kommune bør sørge for bedre styring og kontroll med legetjenesten ved helsestasjonene for barn 0 -6 år.

Merknaden er bygget på følgende:

• Ansatte har ulike oppfatninger om hvem som har myndighet til å fastsette hvilke medisinske tiltak helsestasjonen skal iverksette (for eksempel henvisning av spedbarn til kiropraktor/manuell terapeut, systematisk bruk av EPDS (Edinburgh Postnatal Depression Scale) overfor mødre til nyfødte barn etc.).
• Kommuneoverlegen skal bidra til utvikling av systemer, gode rutiner og samhandling mellom den kommunale helse- og omsorgstjeneste, jf. utlysingsteksten for ledig stilling november 2011. Kommuneoverlegen, og heller ikke andre leger, er blitt involvert i utarbeiding av rutiner for samarbeid mellom helsestasjonene og fastlegene.  
• Kommunen har ikke lagt til rette for faglig fellesskap og oppdatering for sine helsestasjonsleger. Legene deltar heller ikke på personalmøter ved helsestasjonen, hvor for eksempel nasjonale faglige retningslinjer er tema.    
• Det er stor variasjon i hvordan kommunens ni helsestasjonsleger dokumenterer legetjenesten i barnas pasientjournal/helsekort. Etter gjennomgang av journaler under tilsynsbesøket, er Fylkesmannen spørrende til en del avkrysninger for helseundersøkelser som er gjort, uten at legen har funnet behov for å skrive utfyllende kommentarer.

Merknad 2:

Det er få spor som viser at avvikssystemet ved helsestasjonene i Karmøy fungerer som forutsatt.

Merknaden er bygget på følgende:

• Kun tre avvik som gjelder helsestasjonstjenesten til barn 0-6 år er registrert i 2012 og 2013.
• Flere ansatte mangler kjennskap til kommunens avvikssystem.
• Kommunen har ikke etablert rutiner som sikrer nødvendig rapportering av avvik fra virksomhetsleder ved helsestasjonstjenesten til kommuneledelsen ved avdelingssjef helse, helse- og omsorgssjef og evt. rådmann.

6. Regelverk

• Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester
• Lov om pasient- og brukerrettigheter
• Lov om helsepersonell m.v.
• Lov om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten
• Forskrift om kommunens helsefremmende og forebyggende arbeid i helsestasjons- og skolehelsetjenesten
• Forskrift om lovbestemt sykepleietjeneste i kommunens helsetjeneste
• Forskrift om pasientjournal
• Forskrift om internkontroll i helse- og omsorgstjenesten

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Organisasjonskart
• Årsrapport fra helsestasjonsvirksomheten (virksomhet 23) for 2012
• Statistikk over gjennomførte konsultasjoner ved helsestasjonene i 2012
• Oversikt som viser personell innen helsestasjonsvirksomheten til barn 0-6
• Funksjonsbeskrivelser (virksomhetsleder, fagansvarlig helsesøster, helsesøster, administrasjonssekretær, sekretær, helsemedarbeider for flyktninger, jordmor, helsestasjonslege, koordinator ved Bestillerkontoret/Koordinerende enhet (KE)
• Retningslinjer for kommunikasjon og samhandling i etaten; internt, med brukere og med eksterne enheter
• Internavtale – avdelingssjef og virksomhetsleder, dateart 3. oktober 2012 
• Oversikt over virksomhetens forbedringsoppgaver og prioriterte driftsoppgaver i 2013
• Handlingsplan for helsestasjonsvirksomheten, datert 9. april 2013
• Rapporteringsordninger/-rutiner mellom helsestasjon og kommuneledelsen
• Samfunnsdelen av kommuneplanen som er hjemlet i plan og bygningsloven
• Opplærings- og kompetanseplaner og -tiltak for helsestasjonspersonell
• Strategisk kompetanseplan mot 2020 for Karmøy helse- og omsorgsetat
• Oversikt som viser hvordan kommunen har organisert arbeidet med koordinerende enhet, jf. forskrift om habilitering og rehabilitering, individuell plan og koordinator
• Kvalitetshåndbok og metodebok for helsestasjonsvirksomheten
• Avtale om samarbeid mellom helsestasjonstjenesten og tannhelsetjenesten, datert 27. august 2012
• Avtale om samarbeid svangerskap, fødsel og barselomsorg mellom Kvinneklinikken ved Haugesund sjukehus og helsestasjonene i Karmøy, Haugesund og Tysvær, datert 7. september 2010
• Informasjonsmateriell om helsestasjonstilbudet til barn 0-6 år
• Avviksmeldinger fra 2012 og 2013

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Kommuneoverlegens funksjonsbeskrivelse
• Utlysningsteksten til ledig stilling som kommuneoverlege i 2012
• Sjekkliste for helsekontroller hos helemedarbeider for flyktinger
• 60 pasientjournaler/helsekort hvorav:
  • 10 journaler for barn født som nylig ble 6 måneder gamle 
  • 12 journaler for premature barn født i 2011 og 2012
  • 18 journaler for barn som skal begynne på skolen høsten 2013 (5-åringer)
  • 10 journaler for barn med behov for flere tjenester
  • 10 journaler for barn fra familier med journaler for barn fra familier med minoritetsbakgrunn

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Brev av 27. februar 2013 fra Fylkesmannen til Karmøy kommune, melding om tilsyn
• Dokumentasjon fra Karmøy kommune, datert 12. april 2013
• Brev av 6. mai 2013 fra Fylkesmannen til Karmøy kommune, program for tilsynsbesøk

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Sissel Kjøde, rådgiver/jurist
Bjørg Botne, seniorrådgiver/sykepleier
Kristin Bentzrød, seniorrådgiver/lege i Statens helsetilsyn deltok som observatør

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet