Rapport fra tilsyn med ved Tryggheim barne- og ungdomshjem 2012

Sammendrag

Fylkesmannen i Rogaland har i perioden 25.10.12 – 15.03.13 gjennomført tilsyn som systemrevisjon med institusjonen Tryggheim barne- og ungdomshjem.

Denne rapporten beskriver avvik som ble påpekt innen det reviderte området.

Systemrevisjonen omfattet følgende område:

• Institusjonens praksis ved innhenting og håndtering av politiattester, herunder praksis ved ansettelser og politiattest for oppdragstakere.

Britt Gjelsvik
revisjonsleder

Torunn Salte
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Tryggheim i perioden 25.10.12 – 15.03.13. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i 2012.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med barneverninstitusjoner etter lov om barneverntjenester §§ 2-3 b og 5-7.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om institusjonen ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• om tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig blir korrigert
• om tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen blir overholdt

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ev. andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen, og gir derfor ingen fullstendig vurdering av tilstanden ved virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Tryggheim barne- og ungdomshjem er en barnevernsinstitusjon som drives av Frelsesarmeens barne- og familievern. Institusjonen tar imot barn og ungdom i aldersgruppen 12-17 år. Plasseringene er etter barnevernloven §§ 4-4, 5. ledd og 4-12. Institusjonen har en avdeling med plass til fem beboere.

Tryggheim barne- og ungdomshjem har en leder for institusjonen og en ledende miljøterapeut som er stedfortreder for leder.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble sendt 25.10.12.

Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte og intervjuer ble ikke gjennomført. Revisjonen baserer seg kun på innsendt dokumentasjon. Institusjonen har kommentert funnene skriftlig og sendt skriftlig tilbakemelding.

4. Hva tilsynet omfattet

Etter forskrift om tilsyn med barneverninstitusjoner skal Fylkesmannen gjennomføre systemrevisjon i institusjonen en gang i året. Tema i 2012 for flere institusjoner i Rogaland var politiattester.

Tilsynet omfatter institusjonens praksis ved innhenting og håndtering av politiattester, herunder praksis ved ansettelser og politiattest for oppdragstakere. Under tilsynet undersøkte vi om institusjonen sikrer at politiattester foreligger der det er krav om det, og vi gjennomgikk politiattestene for alle som var ansatt de to siste årene.

5. Funn

Avvik:

• Tryggheim barne- og ungdomshjem sikrer ikke at det foreligger tilfredsstillende politiattest før ansatte tiltrer i stillingene sine.

Kommentar:

Etter barnevernloven § 6-10 og forskrift om politiattest §§ 2 og 7, skal personer som blir tilsatt i barnevernsinstitusjoner godkjent etter barnevernloven kapittel 5, legge frem tilfredsstillende politiattest før de tiltrer stillingen. Attesten skal ikke være eldre enn tre måneder ved tilsetting.

Avviket bygger på:

• Innsendte politiattester og liste over ansatte med tiltredelsesdato viser at flere ansatte har begynt i arbeid i institusjonen før politiattest var lagt fram.
• Noen av politiattestene var utgått, dvs. de var eldre enn tre måneder, før ansatte begynte i stillingene sine.
• Opplysningene ble bekreftet i skriv fra institusjonen.

6. Regelverk

• Lov om barneverntjenester § 6-10
• Forskrift om krav til kvalitet i barneverninstitusjoner § 10
• Forskrift om tilsyn med barn i barneverninstitusjoner for omsorg og behandling §§ 7 og 9
• Forskrift av 15.10.99 om politiattest i henhold til barnevernloven
• Rundskriv Q-34/2011: Retningslinjer til forskrift om politiattest i henhold til barnevernloven

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Organisasjonskart
• Prosedyre for innhenting av politiattest
• Liste over ansatte med tiltredelsesdato
• Oversikt over ansatte de to siste årene
• Kopi av politiattestene

Korrespondanse mellom institusjonen og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn av 25.10.12
• Dokumentasjon fra institusjonen mottatt hos Fylkesmannen 23.11.12
• E-post sendt 27.11.12 fra Fylkesmannen med spørsmål vedr. tiltredelsesdato
• Tilbakemelding i e-post av 29.11.12 om at ansattdato i oversendt liste over ansatte er det samme som tiltredelsesdato
• Skriv av 02.01.13 med anmodning om tilbakemelding vedr. funn
• Institusjonens tilbakemelding av 21.01.13