Helsetilsynet

Hovedmeny

Historisk arkiv Dette innholdet er arkivert og vil ikke bli oppdatert.

Tilsynet ble gjennomført i perioden 7. des. 2006 til 14. mai 2008 i følgende kommuner i Møre og Romsdal:

  • Molde kommune 6. og 7. des. 2006
  • Sula kommune 12. og 13. april 2007
  • Kristiansund kommune 17. og 18. april 2007
  • Vanylven kommune 20. og 21. juni 2007
  • Ulstein kommune 10. og 11. sept. 2007
  • Tingvoll kommune 19. og 20. nov. 2007
  • Halsa kommune 27. og 28. nov. 2007
  • Ålesund kommune 3., 4. og 10. jan. 2008
  • Smøla kommune 8. og 9. mai 2008
  • Sunndal kommune 13. og 14. mai 2008

NOVEMBER 2008

Sammendrag

Helsetilsynet og Fylkesmannen i Møre og Romsdal har etter 10 tilsyn merket seg at det skjer mye spennende innen pleie- og omsorgstjenesten i fylket. Det være seg utviklingsprosjekt, forbedringsarbeid og kompetansehevende tiltak. Vi vil hevde at det har skjedd en kvalitetsforbedring i tjenestene de siste åra, men tjenesten har fortsatt mange utfordringer i fortsettelsen for å gjøre seg i stand til å yte faglige gode tjenester av høy kvalitet.

De tilsette virksomhetene er mer eller mindre preget av hyppige omstruktureringer og organisasjonsendringer, som i perioder kan gi virksomhetene ekstra store utfordringer.

I 9 av 10 kommuner ble det avdekket avvik.

Hovedkonklusjonen fra disse 10 tilsyna er at det er store forskjeller mellom kommunene når det gjelder strategisk kvalitetsarbeid. Vi har sett at organisering, ledelse og kompetanse har betydning for hvordan kommunene gjør seg i stand til å yte ei faglig god pleie- og omsorgstjeneste. Tilsynet har vist at kommunene gjennomgående har styringsmessige utfordringer i forhold til å sikre god kvalitet på tjenestene. Flere kommuner er kommet langt i sin oppbygging av kvalitetssystemer og i systemer for å melde fra om uheldige hendelser, avvik og behandling av klager. Forsatt blir utfordringen for ledelse og ansatte å implementere disse systemene i praksis og få de inn i det daglige arbeidet, slik at resultatet viser seg igjen i en godt planlagt og utført tjeneste, der kontroll og evaluering av tjenesten er like viktig som plan og tiltak. Det gjør virksomhetene bedre i stand til identifisere hvor det er størst fare for svikt og hvor det blir viktig å prioritere forbedringsarbeid.

Innenfor de tema Helsetilsynet/Fylkesmannen har valgt ut for tilsynet har vi sett følgende:

Saksbehandling

Det er fortsatt store mangler i pleie- og omsorgstjenesten på system som skal sikre at

  • tjenestebehovet blir vurdert faglig
  • vurdering av tjenestebehov dokumenteres
  • vedtak blir fattet i tråd med behovsvurdering etter gjeldende regelverk
  • tiltak blir iverksatt i tråd med behovsvurdering
  • tjenestebehovet evalueres og endres ved behov

Sosial tilrettelegging

Sosial tilrettelegging blir i mange tilfeller en salderingspost ved knapphet på ressurser. Tjenesten har mye å hente på å utvikle gode systemer, arbeide med holdninger blant de tilsatte og tenke nytt i tilrettelegging av arbeidsdagen for at brukere skal få dekket sine individuelle sosiale behov.

Nødvendig medisinsk undersøkelse og behandling

Det er fra de fleste kommunene rapportert om for lite legedekning på sykehjemmene. Det er stor variasjon mellom kommunene i hvordan lege og annet helsepersonell samarbeider for å tilrettelegge en kvalitativ god behandling og pleie. Tjenesten har en utfordring i forhold til at det er flere rapporterings-/journalsystem for pasienten innen samme kommune. Dette medfører forskjellig praksis i forordninger av medisiner, rekvirering av prøver og evaluering/endring i behandlingsopplegg. Flere kommuner er i overgangen til eller har fått helhetlig elektronisk rapporterings-/journalsystem. Det kan se ut som om styringssystemene ikke er robuste nok til å ivareta den elektroniske hverdagen, noe som kan medføre svikt på mange områder. Særlig i forordninger av medisiner er dette sårbart.

Tilbud tilrettelagt for demente, utredning

Tilbudet til demente er varierende fra kommune til kommune. Noen kommuner er godt i gang med å bygge opp både kompetanse og bygningsmasse tilpasset målgruppen, andre kommuner er i startfasen. Svært få har demensteam/demenskoordinator med ansvar for utredning av diagnose/hjelpebehov. Kommunene har ikke kommet langt når det gjelder dagtilbud til demente, og noen sliter med å inneha tilstrekkelig kompetanse for å gi de demente et forsvarlig tilbud. Alle kommunene gir uttrykk for en økning av personer med demensrelaterte hjelpebehov, og utfordringer knyttet til dette.

Brukermedvirkning

Tilsynsmyndigheten fikk inntrykk av at det er høy grad av brukermedvirkning både for bruker og pårørende. Noen kommuner viste til brukerundersøkelser der medvirkning hadde høy skår.

Fysiologiske behov som mat og drikke

Det er store variasjoner i tjenestene - fra å ha system for hvor mye drikke personer i faresonen fikk pr døgn - til totalt fravær av system for å ivareta fysiologiske behov for mat og drikke. Tjenesten har mye å hente på å utvikle gode systemer, arbeide med holdninger blant de ansatte og tenke nytt i tilrettelegging av arbeidsdagen for å oppnå større gevinster for brukeren når det gjelder ernæring og den sosiale delen av måltidet.

Nødvendig tannbehandling og ivaretatt munnhygiene

Det er gjennomgående vist til at virksomhetene hadde systemer for å ivareta tannbehandling og munnhygiene hos brukerne av pleie- og omsorgstjenester. Mange kommuner gir uttrykk for god dialog med tannlege/tannpleier for disse brukergruppene. En kommune hadde gjennomført kompetansehevende kurs for nesten alle ansatte i pleie- og omsorgstjenesten vedrørende tannhygiene og munnstell.

1. Innledning

Beslutningen med å føre tilsyn med pleie- og omsorgstjenesten i kommunene er blant annet tatt på bakgrunn av erfaringer fra ulike tilsyn i kommunene som viser at det er forskjeller på organisering, samhandling og koordinering av tjenestene – både internt og i samhandlingen med sykehusene. Pasienter/brukere som mottar pleie- og omsorgstjenester er en særlig utsatt gruppe og svikt i disse tjenestene kan få alvorlige konsekvenser for denne pasientgruppen.

For å spisse temaene for tilsyn best mulig sendte vi vinter 2007 ut en spørreundersøkelse til alle kommunene i fylket. Det var tatt utgangspunkt i forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene, jf lov av 19. november 1982 nr. 66 om helsetjenesten i kommunene, og lov av 13. desember 1991 nr. 81 om sosiale tjenester m.v.. Kommunenes pleie- og omsorgstjeneste ble spurt om å rangere de tre største utfordringene de opplever tjenesten har i forhold til kvalitetsforskrifta;

Halvparten av kommunene i Møre og Romsdal responderte på kartleggingen. De tre områdene som klart utmerket seg i forhold til opplevde utfordringer var;

  • Sosial tilrettelegging; sosiale behov som mulighet for samvær, sosial kontakt, fellesskap og aktivitet
  • Nødvendig medisinsk undersøkelse og behandling, rehabilitering, pleie og omsorg tilpasset den enkeltes tilstand
  • Tilbud tilrettelagt for personer med demens og andre som selv har vanskelig for å formulere sine behov

Vi viser til Stortingsmelding nr. 25 (2005-2006), Mestring, muligheter og mening (Omsorgsplan 2015) side 10;

”Samfunnet står overfor krevende omsorgsutfordringer de neste tiårene. De kan ikke overlates til helse- og sosialtjenesten alene, men må løses med grunnlag i et offentlig ansvar som involverer de fleste samfunnssektorer, og ved å støtte og utvikle det frivillige engasjement fra familie og lokalsamfunn, organisasjoner og virksomheter. Så langt vi kan se i dag vil utfordringene først og fremst være knyttet til:

  • Nye brukergrupper
  • Aldring
  • Knapphet på omsorgsytere
  • Medisinsk oppfølging
  • Aktiv omsorg

Møre og Romsdal fylke har organisert satsinga av Omsorgsplan 2015 i et prosjekt. Prosjektet har ut i fra de ovennevnte utfordringene i sine målsettinger at kommunene:

  • skal være godt forberedt på fremtidige behov gjennom grundig planarbeid
  • skal ha nødvendig og god fagkompetanse innen omsorgstjenestene
  • skal opprette nye årsverk i tråd med behovskartlegging og kompetanseplan
  • får etablert nødvendig tilgang på boliger tilrettelagt for heldøgns tjenester
  • øker dagaktivitetstilbudet
  • gjennom kontinuerlig forbedringsarbeid sikrer god kvalitet på tjenestetilbudet

Prosjektet Omsorgsplan 2015 i Møre og Romsdal har ut i fra sine målsettinger i samarbeid med tilsynsmyndigheten som et av tiltaka at pleie- og omsorgstjenesten i alle kommunene i fylket skal føres tilsyn med i prosjektperioden. Prosjekt Omsorgsplan 2015 og tilsynsmyndigheten ønsker med denne tilsynsaktiviteten å kartlegge status innen utvalgte områder, samt sette fokus på- og bidra til forbedringsarbeid innen for pleie- og omsorgstjenesten. Ved disse tilsynene har vi valgt tema ut ifra tidligere tilsyn og klagesaker, spørreundersøkelsen vinter 2007 og øvrig informasjon Helsetilsynet/Fylkesmannen innehar om utfordringer kommunene står ovenfor innenfor pleie- og omsorgstjenesten.

Det vil også i fortsettelsen bli laget samlerapporter etter at et visst antall tilsyn er gjennomført. Samlerapportene vil bli sendt ut til alle kommunene, og vi håper dette vil gi nyttig erfaringsoverføring. Tilsynene vil få ulike tema frem til 2015 ut i fra hva tilsynsmyndighetene både sentralt og i fylket bestemmer.

Målsettingen for dette tilsynet er å se på om tjenesteapparatet og tjenesteyterne kontinuerlig tilstreber at den enkelte bruker får de tjenester vedkommende har behov for til rett tid, og i henhold til individuell plan når slik finnes. Tilsynet skal avklare om det gis et helhetlig, samordnet og fleksibelt tjenestetilbud som ivaretar kontinuitet i tjenesten. Sist men ikke minst skal tilsynet vurdere om brukere av pleie- og omsorgstjenester, og eventuelt pårørende/verge/hjelpeverge, medvirker ved utforming eller endring av tjenestetilbudet, og om den enkelte bruker gis medbestemmelse i forbindelse med den daglige utførelse av tjenestene. Området for tilsynet skal dekke alle diagnoser og aldersgrupper og se på hvordan kommunen fordeler og organiserer ressursbruken mellom de ulike diagnosene.

Presisering vedrørende valg av tema

2006:

  • Hva slags praksis og system er etablert for saksbehandling, utredning av hjelpebehov, vedtak om tildeling av tjenester, avslag, samt endring eller bortfall av tjenester
  • Oppfølging, og evaluering av behandling og pleie
  • Brukermedvirkning og informasjon til tjenestemottaker/pårørende

2007:

  • Saksbehandling og utredning av hjelpebehov
  • Faglig forsvarlighet og kvalitet i tjenestetilbud 
    -       Sosial tilrettelegging
    -       Nødvendig medisinsk undersøkelse og behandling
    -       Tilbud tilrettelagt for demente
  • Brukermedvirkning

2008:

  • Saksbehandling og utredning av hjelpebehov
  • Faglig forsvarlighet og kvalitet i tjenestetilbud
    -       Nødvendig medisinsk undersøkelse og behandling
          
     Utredning av demens
           
    Samarbeid/samhandling omkring medikamenthåndtering og behandling
    -       Fysiologiske behov som mat og drikke
    -       Nødvendig tannbehandling og ivaretatt munnhygiene
  • Med brukermedvirkning som gjennomgående tema i alle punktene

Avgrensningene relateres til tre faser i forhold til kommunens tjenesteyting til tjenestemottaker

Oppstartfasen – håndtering av nye henvendelser; planlegging, utredning og beslutning

Iverksettingsfasen – fra planer, beslutninger og vedtak til konkrete tjenester og tiltak

Oppfølgingsfasen – oppfølging av tjenestemottakere og revurdering og justering av tjenester

Etter tilsynet skal tilsynsmyndigheten kunne svare på om kommunen sikrer faglig forsvarlige tjenester til pasienter/brukere av pleie- og omsorgstjenester innen de reviderte områdene.

Tilsynet er rettet mot pleie- og omsorgstjenestene i 10 kommuner i Møre og Romsdal, med fokus på hele pleie- og omsorgstjenesten. Tilsynet omfatter både institusjonsbaserte tjenester og hjemmetjenester.

2. Beskrivelse av de tilsette virksomhetene

Molde kommune

Pleie - og omsorgstjenesten i Molde kommune er inndelt i 5 geografiske omsorgsdistrikt: Vest, Sentrum, Øst, Indre og Skåla med til sammen 421,53 antall årsverk pr. 01.10.2005. Andelen brukere av hjemmesykepleie var i 2005 på 583 i hele kommunen og 239 sykehjemsplasser. Hvert omsorgsdistrikt kan tilby likeverdige tjenester i hjemmet eller i institusjon. Tjenestene er tilrettelagt med utgangspunkt i at flest mulig skal kunne opprettholde funksjonsevne og best mulig livskvalitet.

Hvert pleie- og omsorgsdistrikt har ansvar for alle pleie- og omsorgstjenester. Dette omfatter hjemmebaserte tjenester, dagsenter, boligtilbud og institusjonsomsorg.

Sula kommune

Kommunen er nabokommune til Ålesund med et innbyggertall pr. 01.01. 2006 på 7502. Kommunen har planlagte organisasjonsendringer på gang i 2007, der rådmannen med 2 kommunalsjefer blir ledere for 3 enheter. Helse – og sosial er inndelt i følgende driftsenheter: Sulatunet, Heimetenestene, Bukollektiva, Sosialteneste og barnevern, Helseteneste, Rehabilitering og Mylna senter. Dette tilsynet omfattet; Sulatunet, som er institusjonsbaserte tjenester og enheten Hjemmetjenester

Kristiansund kommune

Kommunen er inndelt i tre sektorer: 1.) Barnehage, skole og kultur 2.) Helse, sosial og omsorg 3.) Teknisk. Rådmann med kommunalsjefer, politisk sekreteriat og en stab-, støtte- og utviklingsenhet.

Helse og sosial er inndelt i Sykehjem, Hjemmetjeneste, Psykisk helse, Bo, dagtilbud og oppfølging/inkludering, Barn- familie og helse, Opptreningsenhet, Tildeling- og interne helsetjenester.

Kristiansund har i dag 3 sykehjem. Bergan sykehjem, Rokilde sykehjem, Kringsjå sykehjem og (Frei sykehjem). Hjemmetjenestene er inndelt i to distrikt; Distrikt 1 Innlandet og Sentrum, Distrikt 2 Øvre bydel, Nordlandet og Gomalandet.

Hjemmetjenesten distrikt 1 og 2 består av både sykepleie- og hjemmehjelpstjeneste. Distriktene er inndelt i 2 roder. Tjenesten kreftsykepleie og kontorfullmektig er fellestjenester for distrikt 1 og 2.

Rokilde sykehjem er pr. i dag med i et prosjekt som undervisningssykehjem.

Vanylven kommune

Kommunen er organisert i en plan- og miljøsektor, en kultur- og oppvekstsektor og en helse- og sosialsektor. Helse- og sosialsektoren består av følgende avdelinger: Sone Åheim, Sone Syvde, Sone Fiskå, Fellesavdelinga Vanylven Sjukeheim, Kjøkkenavdeling, Legeavdeling, Nav - sosialavdeling, Stenbakken industri og Avdeling for forebygging- og rehabilitering.

Dette tilsynet så spesielt på følgende enheter; Sone Åheim, Sone Syvde, Sone Fiskå, Fellesavdelinga Vanylven Sjukeheim som både har langtidsavdeling og skjerma avdeling, og avdeling for førebygging - og rehabilitering. Avdeling for førebygging - og rehabilitering vart starta 08.05. 2006 og omfatter følgende tjenester; vernepleietjenesten, psykiatritjenesten, helsestasjon, jordmortjenesten, fysioterapi- og rehabiliteringstjenesten, støttekontakt og aktivitetstilbud. Vernepleiertjenesten består av verna boliger, avlastningsbolig og tekstilavdeling på arbeidssenteret.

Ulstein kommune

Kommunen er organisert med rådmann med personal-, økonomi- og IT -avdeling, samt politisk sekretariat. Videre har kommunen følgende enheter; helse, omsorg, sosial, teknisk, oppvekst og kultur.

Omsorgsetaten har ansvar for bu - og dagtilbud til de psykisk utviklingshemma, psykiatrisk dagsenter, ambulerende servicetjeneste og rehabilitering og avlastning for alle aldersgrupper. Omsorgsetaten består av Sjukeheimen - Heimetenestene - Ulstein sanse- og aktivitetssenter - Frivilligsentralen- Psykiatrisk dagsenter – Bygdastova. Store deler av pleie- og omsorgstjenesten er samla i lokalitetene på Alvehaugen. Omsorgsetaten omfatter i dag 120 stillinger

Tingvoll kommune

Tingvoll kommune har 3100 innbyggere. Kommunen har organisert helse-, sosial-, og omsorgstjenestene i 2 enheter som består av Aktivitets- og omsorgstjenesten og Helse- og sosialtjenesten. Tingvoll har innført en bestiller – utførermodell, og har en tildelingsenhet for pleie- og omsorgstjenester som er organisert i stab til rådmann. Aktivitet - og omsorgstjenesten består av Grande dagsenter, Langtidsavdeling, Rosbakkhagen, Aktivitetsavdeling, Kjøkken, Trøa og Vaskeri.

Helse- og sosialtjenesten består av Helsesøstertjenesten, Jordmortjenesten, Ergoterapitjenesten, Sosial og barnevernstjenesten, Straumsnes omsorgssenter, Korttidsavdelinga, Hjemmetjenesten, Fysioterapitjenesten, Psykiatrisk dagsenter, Kommunal legevakttjeneste og Psykiatritjenesten.

Halsa kommune

Halsa kommune har knapt 1700 innbyggere og er organisert med rådmann, ass. rådmann og kommunalsjef. Det er 2 stabsfunksjoner; økonomi/personalavdeling og fagleder/rådgiver skoler/ barnehager/voksenopplæring. Kommunen er inndelt i 10 resultatenheter; pleie- og omsorg, helse- og sosial, drift- og næring, servicekontor, 2 ungdomsskoler, 1 barneskole, og 3 barnehager. Pleie- og omsorgsenheten er inndelt i hjemmetjenesten og i Halsa sjukeheim.

Ålesund kommune

Ålesund kommune har 41 385 innbyggere pr. 01. 01. 2006. Kommunen er organisert med rådmann og 3 kommunalsjefer. Det er en bestillerenhet, plan- økonomi- og ressursenhet, fag- og forvaltningsenhet og et politisk sekreteriat. Videre er kommunen inndelt i eksterne og interne enheter.

Pleie- og omsorg består av Blindheim omsorgssenter, Skarbøvik sykehjem, Spjelkavik omsorgssenter, Aspøy omsorgssenter og Åse sjukeheim. Det er 8 hjemmetjenester: HT Åse-Lerstad, HT Blindheim, HT Spjelkavik, HT Gåseid, HT Hessa, HT Larsgården, HT Nørve og HT sentrum.

Dette tilsynet ble gjennomført ved Åse sjukeheim, HT- Åse- Lerstad, Fag- og forvaltningsenheten og Virksomhet for aktivisering - og velferdstjenesten.

Smøla kommune 

Smøla kommune er en øykommune på Nordmøre med ca 2500 innbyggere. Kommunen er organisert i administrasjonen med rådmann og 1 rådgiver sammen med politisk ledelse med et publikumssenter. Kommunen er inndelt i 11 enheter, inklusiv Nav.

Tilsynet var rettet mot enheten Smøla sykeheim og hjemmetjenestene, men ergoterapeut og leger fra Helseenheten ble også intervjuet.

Sunndal kommune

Sunndal kommune har 7333 innbyggere. Kommunen har organisert seg med 10 enheter. Pleie- og omsorgstjenesten er organisert med pleie- og omsorgsleder, en rådgiver og en sekretær i administrasjonen og har 340 ansatte.

PLO har 9 avdelinger: Kjøkken, Langtidsavdeling AB, Langtidsavdeling CD, Aldershjemsavdeling, Kortidsavdeling, Hjemmebasert Sone 1, Hjemmebasert Sone 2 og Hjemmebasert Sone 3, PU - avdeling. Pleie- og omsorgstjenesten i Sunndal kommune er i gang med en ny omorganisering.

Kommunen har nettopp tatt i bruk en demensavdeling for 16 pasienter.

3. Funn

Kravet om forsvarlighet er et krav om forsvarlig organisering av virksomheten, som innebærer at det skal gjennomføres organisatoriske og styringsmessige tiltak som gjør det mulig for helse- og sosialpersonellet å oppfylle plikten til forsvarlig yrkesutøvelse.

På denne bakgrunn har tilsynsmyndigheten fokus på sammenhengen mellom faglige og styringsmessige utfordringer knyttet til oppgaveløsningen i pleie- og omsorg. Noen utfordringer er spesifikke for enkelte aktiviteter eller prosesser, mens følgende er gjennomgående og felles for alle aktiviteter og prosesser:

  • Ledelse, organisering og styring som sikrer faglig forsvarlighet
  • Virksomhetens forbedringsarbeid
  • Kommunikasjon og samhandling mellom helsepersonell
  • Tilstrekkelig kompetanse og forsvarlige vaktordninger

Tilsynet har etter 10 tilsyn merket seg at det skjer mye spennende innen pleie- og omsorgstjenesten i Møre og Romsdal gjennom ulike utviklingsprosjekt, forbedringsarbeid og kompetansehevende tiltak. Vi vil hevde at det har skjedd en kvalitetsforbedring i tjenestene de siste åra, men tjenesten har likevel mange utfordringer i fortsettelsen for å gjøre seg i stand til å yte faglige gode tjenester av god kvalitet. De tilsette virksomhetene er mer eller mindre preget av hyppige omstruktureringer og organisasjonsendringer, som i perioder kan gi virksomhetene ekstra store utfordringer. I 9 av 10 kommuner ble det avdekket avvik.

I en kommune fant tilsynet at virksomheten ikke har et system som sikrer at alle tjenestemottakere blir sikra ei faglig forsvarlig tjeneste, og en kommune sikra ikke gjennom sine styringssystemer at det blir gitt et helhetlig, samordna og tilrettelagt tjenestetilbud til personer med demens. I tre kommuner fant tilsynet at de som søker avlastningsopphold ikke er sikra at søknaden blir vurdert i forhold til om de har krav på slik tjeneste. Tre kommuner har problem med å skaffe støttekontakt til brukerne selv om det er fatta vedtak på at slik tjeneste skal bli gitt. To kommuner sikrer ikke at forvaltningslova sine regler i saksbehandling blir gjennomført.

En kommune fikk et avvik fordi at det ikke var utarbeidd skriftlige nedfelte prosedyrer som skal medvirke til å sikre at brukerne får tilfredsstilt sosiale behov som for eksempel samvær, sosial kontakt, fellesskap og aktivitet. I en kommune fremkom det at det ikke var sikret delegasjon av myndighet til å treffe vedtak i enkeltsaker.

4. Tilsynsmyndighetens vurdering

Hovedkonklusjonen fra disse 10 tilsyna er at det er store forskjeller mellom kommunene når det gjelder strategisk kvalitetsarbeid. Vi har sett at organisering, ledelse og kompetanse har betydning for hvordan kommunene gjør seg i stand til å yte ei faglig god pleie- og omsorgstjeneste. Tilsynet har vist at kommunene gjennomgående har styringsmessige utfordringer i forhold til å sikre god kvalitet på tjenestene. Flere kommuner er kommet langt i sin oppbygging av kvalitetssystemer og i systemer for å melde fra om uheldige hendelser, avvik og behandling av klager. Forsatt blir utfordringen for ledelse og ansatte å implementere disse systemene i praksis og få de inn i det daglige arbeidet, slik at resultatet viser seg igjen i en godt planlagt og utført tjeneste, der kontroll og evaluering av tjenesten er like viktig som plan og tiltak. Det gjør virksomhetene bedre i stand til identifisere hvor det er størst fare for svikt og hvor det blir viktig å prioritere forbedringsarbeid.

Saksbehandling

Det er fortsatt store mangler i tjenesten på system som skal sikre at

  • tjenestebehovet blir vurdert faglig
  • vurdering av tjenestebehov dokumenteres
  • vedtak blir fattet i tråd med behovsvurdering etter gjeldende regelverk
  • tiltak blir i verksatt i tråd med behovsvurdering
  • tjenestebehovet blir evaluert og endret ved behov

Sosial tilrettelegging

Sosial tilrettelegging blir i mange tilfeller en salderingspost ved knapphet på ressurser. Tjenesten har mye å hente på å utvikle gode systemer, arbeide med holdninger blant de tilsatte og tenke nytt i tilrettelegging av arbeidsdagen for at brukere skal få dekket sine individuelle sosiale behov.

Nødvendig medisinsk undersøkelse og behandling

Det er fra de fleste kommunene rapportert om for lite legedekning på sykehjemmene. Det er stor variasjon mellom kommunene i hvordan lege og annet helsepersonell samarbeider for å tilrettelegge en kvalitativ god behandling og pleie. Tjenesten har en utfordring i forhold til at det er flere rapporterings-/journalsystem for pasienten innen samme kommune. Dette medfører forskjellig praksis i forordninger av medisiner, rekvirering av prøver og evaluering/endring i behandlingsopplegg. Flere kommuner er i overgangen til eller har fått helhetlig elektronisk rapporterings-/journalsystem. Det kan se ut som om styringssystemene ikke er robuste nok til å ivareta den elektroniske hverdagen, noe som kan medføre svikt på mange områder. Særlig i forordninger av medisiner er dette sårbart.

Tilbud tilrettelagt for demente, utredning

Tilbudet til demente er varierende fra kommune til kommune. Noen kommuner er godt i gang med å bygge opp både kompetanse og bygningsmasse tilpasset målgruppen, andre kommuner er i startfasen. Svært få har demensteam/demenskoordinator med ansvar for utredning av diagnose/hjelpebehov. Kommunene har ikke kommet langt når det gjelder dagtilbud til demente, og noen sliter med å inneha tilstrekkelig kompetanse for å gi de demente et forsvarlig tilbud. Alle kommunene gir uttrykk for en økning av personer med demensrelaterte hjelpebehov, og utfordringer knyttet til dette.

Brukermedvirkning


Tilsynsmyndigheten fikk inntrykk av at det var høy grad av brukermedvirkning både for bruker og pårørende. Noen kommuner viste til brukerundersøkelser der medvirkning hadde høy skår.

Fysiologiske behov som mat og drikke

Det var store variasjoner i tjenestene - fra å ha system for hvor mye drikke personer i faresonen fikk pr døgn - til totalt fravær av system for å ivareta fysiologiske behov for mat og drikke. Tjenesten har mye å hente på å utvikle gode systemer, arbeide med holdninger blant de ansatte og tenke nytt i tilrettelegging av arbeidsdagen for å oppnå større gevinster for brukeren når det gjelder ernæring og den sosiale delen av måltidet. 

Nødvendig tannbehandling og ivaretatt munnhygiene

Det var gjennomgående vist til at virksomhetene hadde systemer for å ivareta tannbehandling og munnhygiene hos brukerne av pleie- og omsorgstjenester. Mange kommuner ga uttrykk for god dialog med tannlege/tannpleier for disse brukergruppene. En kommune hadde gjennomført kompetansehevende kurs for nesten alle ansatte i pleie- og omsorgstjenesten vedrørende tannhygiene og munnstell.


5. Tilsynsmyndighetens anbefalinger

Det er store utfordringer knyttet til organisasjon og ledelse. En viktig oppgave blir å sikre at overordnede systemer er tilfredsstillende, blir implementert og gjenspeiler daglig praksis. Det ligger en stor utfordring for ledelsen å kommunisere ut i organisasjonen både hvilket ansvar og hvilken myndighet den enkelte har i forhold til sin funksjon i tjenestekjeden for å oppnå god kvalitet for brukere og pårørende av tjenesten.

Det vil være vesentlig for kommunene etter dette tilsynet å se spesielt på hvilke systemer de har for saksbehandling, og hvilke systemer de har for at vedtatte tiltak blir iverksatt. Det vil også være viktig for kommunene å se på hva de planlegger av nye tiltak for demente, av ny boligmasse generelt for målgruppen for tilsynet og hva som trengs av ny og supplerende kompetanse. Her er utfordringen å kartlegge hva en har og hva en trenger for å møte fremtidens behov. Et viktig element er å ta vare på de tilsatte som er i tjenesten slik at de hele tiden blir gjort i stand til å møte nye behov og krav til ny kunnskap.

Prosjektet Omsorgsplan 2015 har på bakgrunn av blant annet kunnskap fra tilsynet gjennomført 2 grunnkurs i saksbehandling, et videregående kurs i saksbehandling og et kurs om vederlagsforskriften i 2007. I november 2008 skal det gjennomføres 1 kurs i internkontroll og 2 kurs i dokumentasjon, også dette med bakgrunn i erfaringen fra tilsynet. Kursene i november 2008 har mange påmeldte, noe som forhåpentligvis speiler behovet for slik kunnskap.

5 kommuner i fylket er med i utviklingsprogram knyttet til Demensplan 2015. Det er kommunene Sunndal, Kristiansund, Molde, Tingvoll og Herøy. Resultatene fra dette arbeidet vil også kunne gi nyttig erfaringsoverføring til alle kommunene i fylket.

Satsingen ”Tenner for livet” har ført til sterk forbedring av rutinene og samarbeidet mellom tannhelsetjenestene og kommunene når det gjelder eldre og brukere i hjemmesykepleien. Tannhelsetjenesten har inngått samarbeidsavtaler med alle kommuner i fylket unntatt Tingvoll kommune. Dette har fungert svært godt i vårt fylke, sammenlignet med landet ellers.

I løpet av mars 2009 vil det bli avholdt en erfaringskonferanse i regi av Møre og Romsdal fylke med Halsa kommune og Statens helsetilsyn som medspiller. Da vil nettopp erfaring med tilsyn og forbedringsarbeidet i etterkant av tilsynet være fokus. Vi oppfordrer kommunene til å avsette 20. mars 2009, og prioritere denne konferansen som vil avholdes i Molde.

Det er en stor utfordring for kommunene å sikre nødvendig kompetanse i tjenestene. Kommunene må skaffe seg oversikt over behovet for kompetanseheving og legge en plan for tiltak, gjerne i samarbeid med utdanningsinstitusjoner og andre kommuner. Kompetanseløftet 2015 inneholder tilskudd til utdanningstiltak for ansette i kommunene. Dette gjelder både grunnutdanning og videreutdanning på både videregående nivå og høyskolenivå.

6. Tilbakemelding fra virksomhetene

Endelige rapporter er blitt sendt til alle kommunene. Alle kommunene med unntak av Ålesund kommune har fått avvik, og tilsynsmyndigheten har mottatt plan for lukking av avvik.

I tilbakemeldingen fra kommunene ønsker Helsetilsynet/Fylkesmannen i Møre og Romsdal en tidsplan for lukking av avvikene. Tilsynet ber kommunene vurdere også hvilken effekt tiltakene som gjennomføres for å lukke avvikene har hatt, og ber av den grunn i enkelte tilfelle om evaluering av iverksatte tiltak.

Kommunene har benyttet ulike tilnærminger for å lukke avvikene. Helsetilsynet/Fylkesmannen har fått tilbakemelding at tilsynet har gitt virksomhetene ekstra drivkraft i forbedringsarbeidet.

Det er 2 kommuner som ikke har gitt endelig tilbakemelding på lukkingen av avvik.

Vedlegg Oversikt over avvik gitt under tilsynet

Molde kommune

Kommunen sikrer ikke forsvarlig saksbehandling

Avvik fra følgende myndighetskrav:

  • Sosialtjenesteloven § 4-3
  • Kommunehelsetjenesteloven § 2-1
  • Forvaltningsloven § 11a, jf § 17, § 25, § 27

Avviket bygger på følgende:

  • De 29 gjennomgåtte journalene var vanskelig å orientere seg i og det var vanskelig å ”lese seg til” saksbehandlingsprosessen
  • Journalgjennomgang viste at vedtak mangler en individuell utredning med begrunnelse for vedtaket. Videre viste flere av disse vedtakene en flettetekst som indikerer sammenligning mellom brukere mer enn en individuell vurdering: ” Pleie og omsorgstjenesten må hele tiden sette inn ressursene til de personer som ut fra faglige vurderinger trenger hjelpen mest”
  • Over halvparten av gjennomgåtte journaler inneholder søknader som ikke er besvart med vedtak
  • Gjennomgang av 29 journaler viste at det i flere tilfeller var gjort vedtak om andre tjenester enn det var søkt om, uten at dette er begrunnet
  • Over halvparten av journalene inneholdt vedtak uten tilhørende søknad/søknadsskjema
  • Kommunen har etablert en praksis på at søkere som vurderes å ha behov for langtidsopphold ved institusjon ikke får behandlet sin søknad dersom plass ikke kan gis
  • Gjennomgang av pasientjournalene viste at mange søknader ikkje er påført dato for mottak i kommunen
  • Noen søknader er datostemplet inn etter at vurdering er gjort. Datostempling er ofte utført samme dag som vedtaket er gjort.
  • Vedtak om praktisk bistand formuleres med ”inntil xx timer.”

Kommentar:
Når det gjelder fremlagte journaler fremstår disse som uoversiktlig og vanskelig å orientere seg i. Virksomheten orienterte i sluttmøtet om at journalene ikke var komplette. Tilsynet fikk i etterkant tilgang på komplette journaler. Dette endret ikke funnene i vesentlig grad, med unntak av at det ble fremlagt flere planer for pleie av pasienter innlagt i institusjon. Journalene inneholder søknader på ulike typer tjenester, og det var gjennomgående lite samsvar mellom søknad og vedtak på alle typer tjenester. Journalene inneholder mange søknader som ikke er besvart med vedtak, dette fratar søker klageadgangen. Det var vanskelig å få oversikt over søknader og tilhørende vedtak i de fleste journalene. Tilsynets vurdering av søknadsprosessen var vanskelig på grunn av uoversiktlig eller manglende datering. Eksempel på dette er en søknad som er undertegnet og datert 16.09. Denne søknaden er vurdert av kommunen 22.11. Søknaden er imidlertid registrert inn i kommunen 24.11.

Kommunen opererer med en liste over søkere til langtidsopphold. Denne listen inneholder navn på søkere som etter behovsvurdering har fått avslag på langtidsopphold. Listen inneholder også navn på søkere som har fått innvilget korttidsopphold. Noen søkere kan være registrert med flere søknader med ulike søkedatoer.

Noen navn på listen er markert med IA som er forklart med:

”vurdert at vedkommende ikke skal ha avslag”. I intervju fremkom det at disse søkerne ble fulgt opp individuelt, og fortløpende vurdert til institusjonsplass når slik plass er tilgjengelig eller ved endrede behov hos brukeren. Denne ordningen fratar søkeren retten til å få behandlet sin søknad og evt. klageadgang. Listen fremstår for tilsynet som uhensiktsmessig.

Vedtak om praktisk bistand er formulert med inntil et gitt antall timer. Brukeren blir da fratatt sin rettighet til å klage på omfanget av hjelpen.

Avvik 2

Kommunen sikrer ikke at brukeren får praktisk bistand i hjemmet og støttekontakt i tråd med behovsvurdering

Avvik fra følgende myndighetskrav:

  • Sosialtjenesteloven § 4-3, jf 4-2

Avviket bygger på følgende:

  • Ved intervju kom det fram at praktisk bistand blir tildelt etter en standard ut i fra hjemmehjelpsressursen, ikke etter individuell behovsvurdering
  • Ved intervju kom det frem at tildelte timer på hjemmehjelp ikke alltid blir gitt
  • Ved intervju kom det frem at hjemmehjelpsressursene i noen tilfeller ble brukt innen hjemmesykepleien for å dekke opp behovet der
  • Ved intervju kom det fram at mangel på støttekontakter var et problem i kommunen og at det av den grunn ikke ble søkt om å få tildelt slik tjeneste

Kommentar:
Ved gjennomgang av journalene fant tilsynet svært få vedtak om praktisk bistand og støttekontakt. Dette vanskeliggjorde verifisering av hvordan praktisk bistand og støttekontaktordningen fungerer.

I årsmeldingen fra pleie- og omsorgstjenesten for 2005 står det; ” Brukere får ikke den hjelp de er tilbudt i vedtakene noe som kan føre til avvik fra kvalitetsstandarder og lovverk.” .” Intervjuene bekrefter dette når det gjelder hjemmehjelpstjenester. Videre står det i samme årsmelding: ”Stor etterspørsel etter hjemmesykepleie har ført til innvilgede vedtak lik 17 årsverk (46,3 %) mer enn avdelingen har tilgjengelig ressurs til.” I intervju sies det imidlertid at tjenestemottakere i Distrikt Vest får faglig forsvarlig hjemmesykepleie. Ved journalgjennomgang var det vanskelig å verifisere dette nærmere.

Vurdering av virksomhetens styringssystem

Ved gjennomgang av pleie- og omsorgstjenestens kvalitetssystem viser det at tjenesten har lagt ned mye tid og ressurser for å få til et godt system. Kvalitetssystemet fremstår som et oversiktlig system som kan brukes til styring, ledelse og administrasjon av tjenesten. Det er lagt ned et stort arbeid i utvikling av relevante prosedyrer som er tilpasset kvalitetsstandarder (jf blant annet Kvalitetsforskriften) og lovkrav.

Tilsynet viste at det ikke innen fokusområdene for tilsynet bestandig var samsvar mellom kvalitetssystemet og daglig praksis. Dette var gjennomgående både ved gjennomgang av saksbehandlingen og journaldokumentasjonen. Tilsynet er usikker på hvordan disse forholdene går ut over oppfølging/evaluering/endring av tjenestebehov da dette var vanskelig å verifisere gjennom journaldokumentasjon.

Når det gjelder kommunen sin praksis i forhold til styringen av institusjonsplasser, jf saksbehandling og liste som beskrives under funn i kapitel 5, fremstår det uoversiktlig og lite tilpasset tjenestemottaker sine rettigheter for mottak av pleie- og omsorgstjenester.

Sula kommune

Kommunen har ikkje eit system som søker å sikre eit heilskapleg, samordna og tilrettelagt tenestetilbod til personar med demens og andre som sjølv har vanskeleg for å formulere sine behov

Avvik frå følgjande krav frå styresmaktene:

  • Kommunehelsetjenesteloven § 1-1, § 1-3, § 1-3a, § 2-1, § 2-4, § 6-2a
  • Lov om statlig tilsyn §§ 1 og 3
  • Helsepersonelloven § 4, § 16
  • Sosialtjenesteloven § 2-1 jf 4-6, § 4-3 jfr. § 4-2, § 4-3a, § 8-1 jfr. § 8-6
  • Forvaltningsloven § 11a jfr. § 17 , § 25 og § 27
  • Kvalitetsforskriften § 3
  • Internkontrollforskriften § 4 litra a) – h) 

Avviket byggjer på følgjande:

  • Det er lite skriftlege prosedyrar innan tenestetilbodet til personar med demens
  • Gjennom intervju kom det fram at tilbodet til personar med demens som bur heime er mangelfullt
  • Gjennom intervju kom det fram at demente personar i sjukeheimen ofte krev ekstra ressursar, som igjen kan medfører at andre tenestemottakarar kan få eit dårlegare tilbod i sjukeheimen
  • Gjennom intervju kom det fram at vaktordningar er til tider vanskeleg å få til, for å kunne gi eit fagleg forsvarleg tenestetilbod
  • Dokumentasjon på kartlegging og utgreiing er mangelfull og gjev lite oversyn
  • Gjennom intervju kom det fram at deler av tenesta ikkje hadde god nok kompetanse til å ta seg av personar med demens

Merknad 1

Kommunen har eit forbetringspotensiale når det gjeld sakshandsaming

Merknaden byggjer på følgjande:

  • Ved gjennomgang av saksmapper går det fram at det i nokon grad vert fatta standardiserte vedtak med manglande grunngjeving/ hovudomsyn

Kommentar:
Merknaden gjeld vedtak som er til gunst for brukaren.

Merknad 2

Kommunen har eit forbetringspotensiale i å utvikle fleire skriftlege prosedyrar, jf. Kvalitetsforskrifta

Merknaden byggjer på følgjande:

  • Gjennom intervju kom det fram at det i ulik grad vart lagt til rette for stimuli/innhald i kvardagen til den einskilde tenestemottakar
  • Gjennom intervju kom det fram at fysiske behov blei prioritert framfor sosiale behov
  • Det var lite nedfelte skriftlege prosedyrar i høve til sosiale behov

Kommentar:
Merknaden gjeld frå observasjonar gjennom intervju og dokumentasjon særleg på områda der brukaren skal få tilfredstilt sine grunnleggjande behov som sosial tilrettelegging med moglegheit for samvær, sosial kontakt, fellesskap og aktivitet.

Tilsynsorganet har elles merka seg:

Pleie- og omsorgstenesta har eit avvikssystem som er godt implementert, og alle nytilsette får opplæring i verksemda sitt internkontrollsystem. Gjennom intervju kom det fram at trass i mange omorganiseringar var leiing og organisering godt kjent og synlege for dei tilsette, og leiinga hadde faste samarbeidsmøte i verksemda.

Gjennom intervju kom det fram at det var god dialog og engasjement mellom verksemda og søkar/tenestemottakar/pårørande, og det var utarbeidd serviceerklæringar innan sentrale område av tenesteproduksjonen.

Kristiansund kommune

Avvik 1

Kommunen sikrer ikke at personer med vedtak om tildeling av støttekontakt får satt i verk tiltaket til rett tid

Avvik fra følgende myndighetskrav:

  • Forvaltningsloven, indirekte § 42, ulovfestet forvaltningsrett
  • Sosialtjenesteloven § 4-3 jf § 4-2c
  • Kvalitetsforskriften § 3
  • Forskrift om internkontroll i sosial og helsetjenesten § 4a, f, g

Avviket bygger på følgende:

  • Ved intervju framkom det at kommunen ikke greier å skaffe nok støttekontakter
  • Ved intervju framkom det at det var gjort flere vedtak om støttekontakt, men at tiltakene ikke er iverksatt
  • Ved journalgjennomgang framkom det at det var gjort vedtak om støttekontakt, men at tiltakene ikke var iverksatt

Tilsynsmyndigheten har for øvrig merket seg:

Pleie- og omsorgstjenesten har utviklet ”Håndbok i kvalitet” med tilhørende prosedyrer og en kvalitetsplan for den enkelte tjenestemottaker. For tilsynet virket kvalitetsplanen som et nyttig redskap for å iverksette, følge opp og evaluere tjenestetilbudet til brukeren. Det gjenstod enda noe arbeid for å få kvalitetsplanen implementert i hele virksomheten.

Det var også utviklet en ”Håndbok med retningslinjer for saksbehandling av pleie- og omsorgstjenester i Kristiansund kommune”. Dette var et hjelpemiddel for saksbehandler, beslutningsorgan og andre innen pleie- og omsorgstjenester ved behandling av søknader/klager og andre klientrettede saker. Saksbehandlingen var i en kontinuerlig utviklings- og forbedringsprosess, med tildels store utfordringer.

Rokilde sykehjem er for tiden med i et prosjekt som undervisningssykehjem. Dette virket på tilsynet som det hadde mange positive ringvirkninger med å heve kvaliteten på tjenesteproduksjonen. Systematisk kompetanseheving og undervisning var en del av prosjektet.

Tilsynet merket seg at det var et store og tunge prosesser på gang i pleie- og omsorgstjenesten i forbindelse med kommunesammenslåing med Frei kommune 01.01. 2008. Ledelse, organisering, effektivisering og kvalitet på tjenesten hadde høy prioritet.

Vanylven kommune

Avvik 1

Kommunen sikrar ikkje at personar med vedtak om tildeling av støttekontakt får satt i verk tiltaket til rett tid.

Avvik frå følgjande myndigheitskrav:

  • Forvaltningsloven, indirekte § 42, ulovfestet forvaltningsrett
  • Sosialtjenesteloven § 4-3 jf § 4-2c
  • Kvalitetsforskriften § 3
  • Forskrift om internkontroll i sosial og helsetjenesten § 4a, f, g

Avviket er basert på følgjande observasjonar:

  • Ved intervju framkom det at kommunen ikkje greier å skaffe nok støttekontaktar.
  • Ved intervju framkom det at det var minst 3 vedtak om støttekontakt, som var vedteke tidleg på året i 2007, men tiltaka var ikkje sette i verk
  • Ved intervju framkom det at andre ”sosiale aktivitetar og tiltak” i kommunen ikkje kunne ivareta støttekontaktfunksjonane.

Avvik 2

Kommunen har ikkje utarbeidd skriftlege nedfelte prosedyrar som søkjer å sikre at brukarar av pleie- og omsorgstenester får tilfredsstilt sosiale behov som høve til samvær, sosial kontakt, fellesskap og aktivitet.

Avvik frå følgjande myndigheitskrav:

  • Sosialtjenesteloven § 2-1, tredje ledd og 4-6 § 4-3 jf.r § 4-2
  • Kvalitetsforskriften § 3
  • Forskrift om internkontroll i sosial og helsetjenesten § 4f, g 

Avviket er basert på følgjande observasjonar:

  • Manglande skriftlege prosedyrar på områda som skal ivareta dei sosiale behova til tenestemottakarane av pleie- og omsorgstenester.
  • Gjennom intervju framkom det at sosiale oppgåver og individuell sosial kontakt blir nedprioritert til fordel for pleie.
  • Gjennom intervju framkom det at mange brukarar ikkje får tilfredstilt sine sosiale behov.
  • Gjennom intervju framkom det at tenesta ikkje har hatt målretta fokus på individuell tilrettelegging av sosiale behov.
  • Brukarundersøking viser at det er på dette området brukarane er minst nøgde.

Tilsynsorganet har elles merka seg:

Kommunen har etablert eit elektronisk kvalitetssystem for pleie- og omsorgstenesta som er i bruk og er godt implementert i dei einskilde avdelingane. Kommunen planlegg å implementere felles kvalitetssystem for heile verksemda. Helse- og sosialtenesta har styringsgruppe for kvalitetssikring som består av kommunalsjef saman med linjeleiarane.

For å sikre kvalitetsforbetring har kommunen etablert kvalitetssirklar i alle avdelingar. Ut i frå problemområde/ utfordringar blir saker frå desse gruppene teke vidare med til blant anna leiarmøte og/eller personalmøte. Felles utfordringar blir vidare teke opp i årlege allmøte for heile helse- og sosialtenesta.

Avvikshandtering er godt implementert i helse- og sosialtenesta. Alle avviksrapportar blir loggført anonymt i det elektroniske kvalitetssystemet. Helse- og sosialtenesta har rutinar for at tilbakemelding/klage frå brukar/pårørande skal handsamast som melding av avvik.

I avdeling for førebygging - og rehabilitering er det etablert ei halv stilling som koordinator for individuell plan. Denne stillinga er ikkje nødvendigvis koordinator for den einskilde tenestemottakar som har individuell plan, men skal sikre administreringa av individuell plan. Kvar tenestemottakar som har slik plan har eigen koordinator som skal sikre framdrift for plana. Individuell plan var godt implementert i tenesta.

Ulstein kommune

Avvik:

Kommunen sikrar ikkje at alle vedtak blir fatta i samsvar med forvaltningslova sine reglar om sakshandsaming

Avvik frå følgjande krav frå styresmaktene:

  • Kommunehelsetjenesteloven(khl) § 2 –1,tredje, ledd andre punktum og Sosialtjenesteloven(sostjl) § 8 -1, jf. forvaltningsloven Kap 4 og 5
  • Tilsynsloven § 3, første ledd, jf. Khl § 1 -3a og sostjl. § 2-1andre ledd
  • Internkontrollforskriften § 4

Avviket byggjer på følgjande:

  • Verifikasjonen viste at det var manglande grunngjeving og vurdering i vedtak
  • Verifikasjonen viste også at det var manglande saksopplysningar i vedtak
  • Det er vist til feil lovheimel for taushetsplikt, henviser til offl. § 5, jf. forvl. § 13 – skal være offl. § 5a, jf. forvl. § 13
  • Verifikasjonen viser at det i vedtaka ikkje blir vist til søknadsdato, eller dato for når brukar tok kontakt
  • Det blir heller ikkje vist til innsynsrett i vedtaka
  • Verifikasjon viser at det i fleire vedtak er det upresis/eller villeiande tilvisning i samband med betalingssatsar
  • I fleire vedtak går det ikkje fram omfang og tidsrom på tenestetilbodet
  • Gjennom dokumentasjonen går det fram at delegasjonsreglement er mangelfullt

Merknad:

Kommunen har eit forbetringspotensiale i å utvikle skriftlege rutinar/prosedyrar og ha ei betre oversikt gjennom skriftleg dokumentasjon

Merknaden byggjer på følgjande:

  • Kvalitetssystemet inneheld lite skriftlige prosedyrer som gjeld grunnleggjande behov
  • Lite skriftleg og systematisk dokumentasjon i form av tiltaksplanar, evalueringar og/eller møtereferat

Tilsynsmyndigheita har elles merka seg:

Ved intervju kom det fram at dei tilsette opplever at det er eit godt tverrfaglig samarbeid, høg grad av trivsel og at det har vore nedgang i sjukefråvær. Pleie- og omsorgstenesta er samla på Alvehaugen, og korte avstandar i dei ulike fagmiljøa i pleie- og omsorg gjev god informasjonsutveksling. Ved intervju meiner mange at dette legg til rette for at tenestene blir samordna på ein god måte. Det er god tilgang på legetenester, og medisinsk undersøking og behandling blir godt handtert både gjennom fortløpande oppfølging og gjennom årskontrollar.

Gjennom verifikasjon og intervju kom det fram at det var kort sakshandsamingstid frå søknad på tenester til vedtak blei fatta og tiltak satt i gang, og det blir lagt vekt på høg grad av brukarmedverknad. Tilsynet merka seg også eit stort engasjement frå dei tilsette for å utvikle og forbetre tenesta.

Tingvoll kommune

Avvik 1

Kommunen sikrer ikke at personer med vedtak om tildeling av støttekontakt får iverksatt tiltaket

Avvik frå følgende myndighetskrav:

  • Forvaltningsloven, indirekte § 42, ulovfestet forvaltningsrett
  • Sosialtjenesteloven § 4-3 jf § 4-2c
  • Kvalitetsforskriften § 3
  • Forskrift om internkontroll i sosial og helsetjenesten § 4a, f, g

Avviket bygger på følgende observasjoner:

  • Ved flere intervju kom det frem at vedtak om støttekontakt ikke er iverksatt helt eller delvis
  • Ved flere intervju kom det frem at det er vanskelig å rekruttere støttekontakt

Avvik 2

Kommunen sikrer ikke at alle personer over 18 år med behov for avlastningsopphold får tildelt slike tjenester

Avvik frå følgende myndighetskrav:

  • Forvaltningsloven, indirekte § 42, ulovfestet forvaltningsrett
  • Sosialtjenesteloven § 4-3 jf § 4-2b
  • Forskrift om internkontroll i sosial og helsetjenesten § 4a, f, g 

Avviket bygger på følgende observasjoner:

  • Ved flere intervju kom det frem at kommunen ikke gir avlastningstilbud der det ville være naturlig at slik ble gitt, men korttidsopphold. Ved intervju kom det frem at noen oppfattet at det var brukere inne for avlastning på korttidsopphold.
  • KOSTRA-tall: Kommunen har i sine rapporteringer oppgitt at det ikke gis avlastning til voksne
  • I dokumenter gjennomgått før tilsynet fra Fylkesmannen kommer det frem i en klagesak at det er søkt om avlastning, men kommunen har gitt vedtak om korttidsopphold. Kommunen vurderer ikke det omsøkte, og gir heller ingen begrunnelse.

Tilsynsmyndigheten har for øvrig merket seg:

Tilsynet merket seg at tjenesten har vært igjennom store byggeprosesser og omorganiseringer de siste årene, og arbeider for tiden med implementering av nye elektroniske kvalitetssystemer. Tingvoll kommune har innarbeidet rutiner for avvikshåndtering, og dette er implementert i hele tjenesten. Det er utarbeidet veileder for saksbehandling, og kommunen var kommet godt i gang med sin bestiller - utfører modell. Brukerundersøkelser gjennomføres annet hvert år, med høy grad av brukertilfredshet på de fleste områder. Kommunen har et politisk oppnevnt tilsynsutvalg som gjennomfører regelmessige internrevisjoner i pleie- og omsorgstjenesten. Tilsynet merket seg også et stort engasjement fra de ansatte for å utvikle og kvalitetsforbedre tjenesten. Kommunen har en relativt høy andel ansatte med kompetanse utover treårig høyskoleutdanning i helse- sosial og omsorgstjenestene.

Halsa kommune

Avvik 1

Kommunen har ikke et system som sikrer at tjenestemottakeren sikres faglig forsvarlighet og kvalitet i pleie- og omsorgstjenesten

Avvik frå følgende myndighetskrav:

  • Kommunehelsetjenesteloven §§ 1-1, 1-3, 1-3a, 2-1,
  • Helsepersonelloven §§ 4, 16
  • Kvalitetsforskriften
  • Internkontrollforskriften § 4

Avviket bygger på følgende:

Observasjoner fra avviksmeldinger på sykehjemmet:

Personalet ved sykehjemmet har meldt inntil flere avvik som beskriver;

  • fare for pasientens liv og helse
  • fare for utbrenthet og overbelastning på grunn av stor arbeidsmengde
  • flere eksempler på at pasienter blir liggende for lenge uten pleie, måltid/drikke, foreskrevet trening og sosial aktivitet
  • at pasienter var urolige og utrygge på grunn av lite tilsyn av personale
  • at medisindosetter ikke ble kontrollert i mangel på personale
  • feil i medikamentlister
  • at det forekom feilmedisinering
  • at morgenstellet ikke ble tatt før ca ved 11.00 - 12.00 tiden på formiddagen.
  • Personalet ved sykehjemmet har meldt avvik som beskriver;
  • at pasient gir uttrykk for å føle seg uverdig behandlet
  • at pasient gir uttrykk av å føle seg til overs
  • at pasient ble liggende til kl 14.00 før morgenstellet ble tatt.
  • at en B-12 sprøyte ble gitt dobbelt opp

Observasjoner fra intervju:

To eller flere av personalet i pleie- og omsorgstjenesten sa ved intervju;

  • at det er lite ledelse, planlegging og definerte arbeidsoppgaver i den praktiske hverdagen
  • at medikamentforordninger fra lege til pasienter i hjemmetjenesten ikke er i samsvar med medikamentlister (bruk av gule lapper/ telefonbeskjeder),
  • at det er ønske om bedre samarbeidsrutiner i forbindelse med medikamenthåndtering i hjemmetjenesten – og at det nå arbeides med dette sammen med tilsynsfarmasøyt
  • at det er mangelfull individuell sosial tilrettelegging
  • at hjemmesykepleien yter tjenester til alle som ønsker hjelp, men at det er mangelfull individuell behovsvurdering
  • at det er usikkerhet knyttet til innhold og dokumentasjon i legens årskontroll av pasienter på sykehjemmet, herunder hva legen har utført – ikke utført
  • at medisin blir forordnet pr telefon og ikke blir skriftlig bekreftet av legen
  • at det ikke er rutiner for utredning og oppfølging ved mistanke om mental svikt hos hjemmeboende brukere
  • at det oppleves som om bemanningen er marginal i forhold til oppgavene, og at det derfor i noen tilfeller kan gå ut over forsvarligheten
  • at de savner internundervisning og at det var liten mulighet til å delta på eksterne kurs
  • Intervjuene bekrefter det samme som står i avviksmeldingene når det gjelder dekning av grunnleggende behov, eksempel på dette er at to eller flere av personalet uttaler at;
  • pasienter kan bli liggende ut over formiddagen før de får stell og pleie, i enkelte tilfeller blir stellet utført først ved 11.00 – 12.00 tiden
  • pasienter som er inkontinent og ikke selv er i stand til å gå på toalettet, kan bli liggende alt for lenge uten å få stell
  • personalet greier ikke å dekke pasientenes behov for væsketilførsel, og i mange tilfeller får de ikke tilbud om drikke utenom måltidene
  • personalet oppfatter at flere pasienter er dehydrert

Observasjoner fra journaldokumentasjon:

  • Ved ett tilfelle var det opprettet felles pasientjournal for et ektepar

Avvik 2

Kommunen sikrer ikke at personer med behov for avlastningsopphold får tildelt slike tjenester

Avvik frå følgende myndighetskrav:

  • Forvaltningsloven § 17 og kap. V
  • Sosialtjenesteloven § 4-3 jf § 4-2b, § 8-1
  • Forskrift om internkontroll i sosial og helsetjenesten § 4a, c, f, g

Avviket bygger på følgende observasjoner:

  • Ved intervju kom det frem at det i de senere årene ikke har blitt gitt avlastningsopphold i kommunen
  • Ved intervju kom det frem at det er manglende vurdering av omsorgsyters behov for avlastning
  • Søknadsskjemaet som kommunen bruker oppgir ikke avlastning som et alternativ
  • Journaldokumentasjon viser i et tilfelle at det var søkt om avlastning uten at avlastningsbehovet var vurdert
  • I journaldokumentasjon kom det frem av søknadsskjema at det var sterkt behov for avlastning. Det fremkom ikke av dokumentasjonen om kommunen hadde vurdert avlastningsbehovet, og det ble gitt avslag på søknaden.

Avvik 3

Kommunen sikrer ikke at forvaltningslovens regler om enkeltvedtak blir fulgt

Avvik frå følgende myndighetskrav:

  • Forvaltningsloven §§ 17, 29, jf § 42 og ulovfestet forvaltningsrett. Kap. V
  • Kommunehelsetjenesten § 2-1, tredje ledd
  • Sosialtjenesteloven § 8-1
  • Internkontrollforskriften § 4 a, b, c, g

Avviket bygger på følgende observasjoner:

  • Ved intervju kom det frem at kommunen ikke fatter vedtak ved søknad om hjemmesykepleie
  • I vedtak om sykehjemsplass er det ikke vist til søkers klageadgang
  • I avslag på søknad om hjemmehjelp vises det til at andre søkere heller ikke får innvilget tjenester
  • I vedtak om avslag var forvaltningslovens regler om enkeltvedtak ikke fulgt
  • Sitat fra vedtak: ”vedtaket iverksettes så snart støttekontakt er funnet”
  • Av journaldokumentasjonen går det frem at vedtak inneholder lite faktiske opplysninger og vurderinger
  • Journaldokumentasjon viser i et tilfelle at det var søkt om avlastning uten at avlastningsbehovet var vurdert
  • I en journal kom det frem av søknadsskjema at det var sterkt behov for avlastning. Det fremkom ikke av dokumentasjonen om kommunen hadde vurdert avlastningsbehovet, og det ble gitt avslag på søknaden.

Tilsynsmyndigheten har for øvrig merket seg

Kommunen har engasjert Ressurssenteret for omstilling (RO) for å få bistand i omorganisering og utvikling av pleie- og omsorgstjenesten. Tjenesten bærer tydelig preg av mangel på ledelse, men det er optimisme knyttet til de ulike forbedringsprosjekt som nå er igangsatt av RO.

De ansatte ga uttrykk for tilfredshet over at det trass i vanskelige forhold var gjennomført en brukerundersøkelse som var gjennomgående positiv. Tilsynet merket seg gjennom intervju og avviksprotokoll at det blir meldt avvik, men de ansatte savnet tilbakemeldinger på meldte avvik. Gjennom intervju kom det frem at det var tildels store forskjeller på hvordan brukerne fikk tilfredstilt grunnleggende behov på de ulike avdelingene på sykehjemmet.

Ålesund kommune

Det ble ikke avdekket avvik eller gitt merknader ved tilsynet.

Tilsynsmyndigheten har for øvrig merket seg:

Ved gjennomgang av dokumentasjon kom det frem at det var gjennomgående kort saksbehandlingstid på søknad om pleie- og omsorgstjenester. Det fremkom utredninger, epikriser og innkomstnotat i de fleste journalene/vedtakene, og IPLOS blir brukt gjennomgående som kartleggingsverktøy. Det blir vist til samtale med bruker og pårørende i de fleste journalene, og det var god dokumentasjon på brukermedvirkning. I flere vedtak ble det informert om rettigheten til tannbehandling, og vedtakene var generelt informative om brukerens rettigheter. Vedtakene som var fattet på hjemmetjenester var informativ og detaljert.

Alle som søker om avlastningsopphold og blir vurdert å trenge slik tjeneste får innvilget søknaden. Dersom hjemmetjenesten vurderer at de ikke kan gi brukeren et forsvarlig tjenestetilbud i hjemmet blir det gitt tilbud om korttidsopphold i sykehjem. Alle som ble intervjuet ga uttrykk for at bruker skulle være med både i utformingen og endringen av tjenestetilbudet. På sykehjemmet er det oppstartsmøter for alle nye brukere med tilbud til at pårørende også får være med. Disse oppstartsmøtene blir oftest avviklet på dager da tilsynslegen også er til stede slik at legen er med på møtene.

Gjennom dokumentasjon og intervju kom det frem at tjenesten hadde prosedyrer, sjekklister og rutiner for å sikre at brukeren fikk utført tjenester etter stellebeskrivelser og behandlingsplaner o.l..

Det kom frem at tjenestene har flere faste tverrfaglige møter, også med enkelte fastlegekontor. Ved intervju kom det frem at det var mye sosial aktivitet og det var lett tilgang til å få dagplass.

Vurdering av virksomhetens styringssystem

I intervju kom det frem at det var lite tid til avvikshåndtering og oppfølging av dette. Siste året hadde det imidlertid vært mere fokus på avvikshåndtering ved sykehjemmet, og det var også den senere tiden økt fokus på kvalitetsarbeid. Flere som ble intervjuet oppfattet det elektroniske kvalitetssystemet som tungvindt. Web-portal til hjemmeside var vanskelig å få i drift - derfor var det problematisk å kommunisere med det elektroniske kvalitetssystemet. Kommunen håpet å kunne drifte et bedre system i nærmeste fremtid. De ansatte ga uttrykk for at de savnet felles prosedyre/kvalitetsgruppe på tvers av virksomheter som hadde som formål å jobbe med forbedringsarbeid.

Eksisterende kvalitetssystem var imidlertid kjent for alle som ble intervjuet, og alle nyansatte får opplæring med sjekkliste for hva som er gjennomgått. Både sykehjemmet og hjemmetjenesten hadde arbeidet en god del med prosedyrer og sjekklister som var i daglig bruk. Dette kom frem ved eksempelvis mottak av ny bruker, samarbeid med pårørende, samtykkekompetanse og prosedyrer/sjekklister for grunnleggende behov, jf. Kvalitetsforskriften. Tilsynet fikk dette bekreftet både gjennom intervju og ved gjennomgang av dokumentasjon.

Fag- og forvaltningsenheten har faste møter med virksomhetslederne. Denne enheten gir avvik til enheter som ikke innrapporterer egne avvik ved sin enhet.

Smøla kommune

Avvik 1

Kommunen sikrer ikke delegasjon av myndighet til å treffe vedtak i enkeltsaker

Avvik fra følgende myndighetskrav:

  • Kommuneloven § 24, jf Kommunehelsetjeneste § 1-1 og Sosialtjenesteloven § 2-1

Avviket bygger på følgende observasjoner:

  • Manglende delegasjon av myndighet til å fatte vedtak
  • Ikke skriftlig delegasjon til enhetsledere
  • Uklart for de det gjelder om delegasjon var mottatt

Merknad

Virksomheten har et forbedringspotensial når det gjelder utforming av vedtak.

Merknaden bygger på følgende observasjoner fra gjennomgang av dokumentasjon:

  • I enkelte vedtak om endring av tjenestetilbudet vises det ikke til gjeldende vedtak
  • I vedtak om tildeling av korttidsopphold vises det til feil hjemmel for avgjørelsen og feil hjemmel for klageadgang
  • I flere av vedtakene er det ikke vist til dato for søknad

Tilsynsmyndigheten har forøvrig sett:

De ansatte i pleie- og omsorgstjenesten opplever å ha et godt samarbeid med legetjenesten, det er faste møter med legetjenesten og hjemmetjenesten. Legen skriver medisinforordninger på medisinkort og prøver rekvireres direkte fra avdelingen på sykehjemmet. Denne arbeidsformen opplever de tilsette bidrar til mindre svikt i forordninger og rekvireringer. Alle pasientene på sykehjemmet får kontinuerlig oppfølging av lege. Også god oppfølging og rutiner for tannlegetjenester. Det er gode rutiner for ernæring og drikke til pasienten både på sykehjemmet og i hjemmetjenesten, og det legges opp til individuelt tilpassede måltider. Pleie- og omsorgstjenesten, både institusjonsdelen og hjemmetjenesten, er i stor grad lokalisert på et sted. Tilsynet merker seg at det er en god dialog og høy grad av muntlig kommunikasjon mellom de ulike tjenestene, og dette bidrar til en opplevelse i tjenesten og blant brukerne at de får til å løse problemer som oppstår underveis på en god måte.

Det er kort saksbehandlingstid mellom søknad og vedtak, samt åpenhet i kommunikasjon med bruker om hjelp til å klage på vedtak. Det går klart frem av vedtaket hvilke tjenester det er søkt om, og det går frem av begrunnelsen i vedtaket om disse er tildelt eller avslått.

Sunndal kommune

Avvik 1

Kommunen sikrer ikke at personer med behov for avlastningsopphold får tildelt slike tjenester

Avvik fra følgende myndighetskrav:

  • Forvaltningsloven, indirekte § 42, ulovfestet forvaltningsrett
  • Sosialtjenesteloven § 4-3 jf § 4-2b
  • Forskrift om internkontroll i sosial og helsetjenesten § 4a, f, g

Avviket bygger på følgende observasjoner:

  • Ved intervju kom det frem at kommunen ikke gir avlastningsopphold, bare korttidsopphold - selv om innholdet i tilbudet er avlastning
  • Det gis ikke informasjon om rett til avlastningsopphold til brukere som måtte ha behov for dette

Merknad

Virksomheten har et forbedringspotensial når det gjelder utforming av vedtak.

Merknaden bygger på følgende observasjoner:

  • Noen vedtak inneholder i liten grad utredning, vurdering og begrunnelse, eller henvisning til at slik saksutredning er utført
  • Det er i endringsvedtak manglende henvisning til gjeldende vedtak, og bakgrunn for endring av tjenestetilbudet
  • Feil henvisning til klageinstans

Tilsynsmyndigheten har forøvrig merket seg:

Sunndal kommune har en godt utbygd pleie- og omsorgstjeneste med høyt kvalifisert personell. Det er arbeidet mye med å utvikle kvalitetssystem, herunder system for avvikshåndtering, som er godt implementert og brukes aktivt som et styringsverktøy. Kommunen har også utviklet ledelsesverktøy som var i aktiv bruk innen blant annet kompetanseplanlegging, årsplaner og kvartalsrapporter. Disse ledelsesverktøyene ga ledelsen mulighet til å planlegge, sette i gang tiltak, evaluere og kontrollere tjenesten, og ha oversikt over hvor i tjenesten det er største fare for svikt. Virksomheten har blant annet gitt ca 200 av sine ansatte kompetanseheving innen munnhygiene og tannstell, og hadde system for årskontroll av tannpleier og tannkontakt på hver avdeling.

Det er innført et elektronisk verktøy for samhandling omkring individuell plan med brukeren som hovedaktør. De ansatte ga uttrykk av trivsel og stolthet for arbeidsplassen sin.