Helsetilsynet

Fylkesmannen og Helsetilsynet i Sogn og Fjordane

Oppfølging av tilsynet
Ved dette tilsynet blei det konstatert avvik frå lov eller forskrift. Tilsynsmyndigheita har vurdert dei tiltaka som er sette i verk som tilstrekkelege. Tilsynet er derfor avslutta.

 

Samandrag
1. Innleiing
2. Omtale av kommunen -særlege tilhøve
3. Gjennomføring
4. Kva tilsynet omfatta
5. Funn
6. Regelverk
7. Dokumentgrunnlag
8. Deltakarar ved tilsynet

Samandrag


Fylkesmannen og Helsetilsynet i Sogn og Fjordane gjennomførte i perioden 05.05.08 – 20.10.08 tilsyn med kommunale barnevern-, helse-og sosialtenester til barn i Fjaler kommune.

Tilsynet omfatta tenester og tiltak til utsette barn i skulepliktig alder og ved overgangen frå barn til vaksen. Tilsynet undersøkte om dei tre kommunale tenestene, ved behov, samarbeider om å gje utsette barn og unge rette tiltak til rett tid. Tilsynet er ein del av eit landsomfattande tilsyn i 2008 som Barne-og likestillingsdepartementet og Statens helsetilsyn har teke initiativ til.

Det vart påpeikt eit avvik:

Avvik 1:

Fjaler kommune sikrar ikkje tilstrekkeleg dokumentasjon i samarbeidet mellom helse-, sosial og barnevernstenestene, og heller ikkje at informasjonen og samhandlinga mellom tenestene er tilstrekkeleg for at utsette barn i skulepliktig alder skal verte fanga opp, utgreia og få nødvendig hjelp til rett tid.

Dato: 20.10.08

Anne Eli Wangen
revisjonsleiar
Jens Tore Eggum
revisor

 

 

1. Innleiing

Rapporten er utarbeidd etter systemrevisjon i perioden 05.05.08 – 20.10.08 gjennomført av Fylkesmannen og Helsetilsynet i Sogn og Fjordane. Tilsynet er ein del av eit landsomfattande tilsyn i 2008 med kommunale barnevern-, helse-og sosialtenester til utsette barn i skulepliktig alder og med overgangen av ansvar for tenester frå kommunalt barnevern til kommunal sosialteneste ved 18 eller 23 års alder.

Dette tilsynet omfatta barneverntenester etter barnevernlova og sosialtenester etter sosialtenestelova som er underlagt tilsyn av Fylkesmannen og helsetenester etter helselovgjevinga som er underlagt tilsyn av Helsetilsynet i fylket. Fylkesmannen og Helsetilsynet i fylket har oppnemnt eit felles tilsynslag for å gjennomføre tilsynet. Rapporten er utarbeidd i fellesskap, og oppfølging av eventuelle avvik vil verte koordinert av Fylkesmannen og Helsetilsynet i fylket.

Svikt oppstår ofte der fleire tenester og lovverk har tilgrensande eller overlappande formål og oppgåver. Barne-og likestillingsdepartementet og Statens helsetilsyn har erfaring frå tilsyn som tyder på at ein må rette merksemda mot tenester til brukarar som har behov for samordna tenester. Dei barna som har behov for tenester frå barnevern-, helse-og/eller sosialtenester er sårbare og situasjonen til barna kan verte vesentleg forverra om kommunane ikkje klarer å møte behova og rettane deira.

Formålet med ein systemrevisjon er å vurdere om kommunen ivaretek ulike krav i lovgjevinga gjennom internkontroll. Revisjonen omfattar undersøking av:

  • kva tiltak verksemda har for å avdekkje, rette opp og førebyggje avvik frå lovgjevinga innanfor dei tema tilsynet omfattar
  • om tiltaka blir følgde opp i praksis og om naudsynt korrigert
  • om tiltaka er tilstrekkelege for å sikre at verksemda er i samsvar med lovkrava

Ein systemrevisjon vert gjennomført ved gransking av dokument, ved intervju og andre undersøkingar.

Rapporten omhandlar eventuelle avvik og merknader som er avdekte under revisjonen og gjev derfor ikkje fullstendig vurdering av tilhøva i kommunen innanfor områda for tilsynet.

  • Avvik er mangel på oppfylling av krav gjeve i eller som følgjer av lov eller forskrift
  • Merknad er tilhøve som ikkje er i strid med krav fastsett i eller i medhald av lov eller forskrift, men som Fylkesmannen og Helsetilsynet i fylket likevel finn grunn til å påpeike som aktuelle forbetringsområde.

2. Omtale av kommunen -særlege tilhøve

Fjaler kommune har om lag 2850 innbyggjarar. Kommunen er leia av rådmannen og ein rådgjevarstab. Tenestene er organiserte i fleire tenesteeiningar der helsestasjon/ skulehelsetenesta er eiga eining leia av leiande helsesøster. Kommunen si barnevernsteneste er del av interkommunalt barnevern leia av barnevernsleiar. Det er oppretta Nav-kontor i kommunen. Mellom anna økonomisk sosialhjelp etter lov om sosiale tenester og koordinator for funksjonshemma er lagt til Nav-kontoret. Tenestene til personar over 18 år med psykiske lidingar er organisert i eige arbeidslag som er del av tenesteeining Bistand og omsorg.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfatta følgjande aktivitetar:

Revisjonsvarsel vart sendt ut 05.05.08.

Oversikt over dokument verksemda har sendt i samband med tilsynet, er gjeve i kapittelet Dokumentgrunnlag.

Formøte vart halde 26.08.08.

Opningsmøte vart halde 11.09.08.

Intervju
11 personar vart intervjua.

Oversikt over dokumentasjon som vart gjennomgått under revisjonsbesøket er gjeve i kapittelet Dokumentgrunnlag.

Sluttmøte vart halde 12.09.08.

4. Kva tilsynet omfatta

Tilsynet omfatta undersøking av om dei kommunale barnevern-, helse-og sosialtenestene, som har kontakt med utsette barn i skulepliktig alder, sikrar at dei får naudsynt og rett hjelp til rett tid og på ei samordna måte. Tilsynet omfatta også undersøking av om barnevern-og sosialtenesta samarbeider om å leggje til rette eventuell overgang mellom dei to tenestene for ungdom ved 18 – 23 år. Vi undersøkte difor om kommunen legg til rette slik at tenestene kan gje naudsynt hjelp etter lovgjevinga. Det vart og undersøkt om kommunen sikrar, ved å følgje opp og å kontrollere, at praksis samsvarar med dei plikter kommunen har.

Tilsynet undersøkte nærare om tenestene og utøvarane hadde tilstrekkeleg kunnskap om oppgåvene til kvarandre, rammer og tenestetilbod slik at dei ved behov samarbeider om å fange opp og utgreie dei utsette barna.

Vidare omfatta tilsynet undersøking av om tenestene i tilstrekkeleg grad brukar og informerer kvarandre og samarbeider når det er behov for det. Som ein del av dette undersøkte tilsynet om det fanst rutinar for samarbeid, faste møtetider, klar og kjent oppgåvefordeling og liknande. Det vart undersøkt om det vert gjennomført medisinske undersøkingar ved behov, og om sosialtenesta vurderer behov for kontakt med barnevernet i saker der sosialtenesta yter stønad eller bistand til familiar.

Det vart vidare undersøkt om dei tre kommunale tenestene sikrar individuell planlegging når dei utarbeider tiltaksplanar etter barnevernlova eller individuelle planar etter helse-og sosiallovgjevinga. Tilsynet undersøkte også om dei tre tenestene, ved behov, samarbeider om å legge til rette og å gjennomføre individuelle planer og tiltaksplanar.

Tilsynet omfatta om dei samla tenestene og tiltaka til det einskilde barnet vert evaluert. Vi undersøkte nærare om evalueringane omfattar om barn og foreldre medverkar ved evaluering av tenester og tiltak, om alle møtes som avtalt, om dei ressursane som er vedteke brukt faktisk vert brukt, om det er klart kven som har teke på seg ansvar for dei ulike oppgåvene, konsekvensar av omorganiseringar og endringar i oppgåvefordeling og om kommunen har nådd dei måla som er sett for samarbeidet.

Tilsynet undersøkte vidare om kommunane i god tid førebur, og ved behov gjennomfører, overgang frå barnevern til sosialteneste ved 18-23 års alder saman med den aktuelle ungdomen.

Tilsynet undersøkte og om, og på kva måte, leiinga i kommunen følgjer med på at tenestene samarbeider om utsette barn og overgangen mellom barnevernet og sosialtenesta. Det vart for eksempel undersøkt om kommunen overvaker at vedtekne tiltak, prosedyrar og oppgåvefordeling er gjennomført i praksis, om tenestene har så god kjennskap til kvarandre at dei brukar kvarandre når det trengs, om det er vurdert kva område i samarbeidet som er sårbare for svikt, og om dei overvakar om tenestene fungerar som dei skal og at tiltaksplanar og individuelle planar vert evaluerte. Det vart og sett på om kommunen har oversikt over klager på dei tre tenestene og gjer bruk av desse til forbetring av tenestene.

Tilsynet undersøkte om kommunen har lagt til rette for, ved tilsetjingar, kartlegging av kompetansen til dei tilsette, opplæringstiltak og liknande, at tilsette i dei tre tenestene har tilstrekkeleg kompetanse til å kunne samarbeide når det trengst. Det vart og undersøkt om det er lagt til rette for bruk av tolk når det er naudsynt.

Tilsynet undersøkte om kommunen har system for dokumentasjon som sikrar den informasjonen som er naudsynt for samarbeid mellom tenestene.

5. Funn

Avvik 1:

Fjaler kommune sikrar ikkje tilstrekkeleg dokumentasjon i samarbeidet mellom helse-, sosial og barnevernstenestene, og heller ikkje at informasjonen og samhandlinga mellom tenestene er tilstrekkeleg for at utsette barn i skulepliktig alder skal verte fanga opp, utgreia og få nødvendig hjelp til rett tid.

Avvik frå: Kommunehelsetenestelova § 1 -4, sosialtenestelova § 3 -2, barnevernslova § 3 -2, forskrift om internkontroll i helsetjenesten og sosialtjenesten § 4 og forskrift om internkontroll i barnevernstjenester § 4.

Avviket byggjer på følgjande:

  • Kommunen har oppretta ulike arenaer for tverrfagleg samhandling. ”Fjaler på tvers” omhandlar kommunen sine rutinar for tverrfagleg samhandling kring enkeltsaker i ansvarsgrupper og arbeid med individuell plan. Tenestene nyttar skriftleg innkalling, sakliste og referat frå desse møta. Skriftleg fullmakt til utveksling av informasjon vert innhenta i forkant. Det går ikkje fram av samtykkeerklæringa opplysningar om retten til å trekke samtykke og kor lenge samtykket gjeld.
  • Munnleg samtykke som barnevernet innhentar for å utveksle informasjon til samarbeidande tenester vert ikkje alltid dokumentert i journal.
  • Gjennom intervju gjekk det fram og dokumentgjennomgangen synte at skulehelsetenesta deltek i svært få av ansvarsgruppene som er oppretta kring barn i målgruppa.
  • Dei intervjua opplyste om-og dokumentgjennomgangen synte at det er få meldingar til barnvernet frå skulehelsetenesta.
  • Dei ulike tenestene har ikkje felles forståing for kven som har ansvar for å følgje opp barn med psykiske problemstillingar, og kva ansvar og oppgåver som er lagt til koordinator for funksjonshemma i Nav.
  • Dei intervjua opplyste om at det ikkje er avklara i Nav kven som skal ha ansvaret for å melde saker til barnevernet.
  • Barnevernet har ikkje rutine for å gje skriftleg tilbakemelding til meldar på alle meldingar til barnevernet at meldinga er motteken og vil verte følgt opp av barnevernet. Barnevernet vurderer ikkje på ein systematisk måte om det er føremålstenleg, innanfor reglane om teieplikt, å følgje opp med informasjon og tilbakemelding til meldar om vidare utvikling i saka.
  • Dokumentgjennomgangen synte at det ligg føre tiltaksplanar i alle sakene til barnevernet. Det er utarbeidd få individuelle planar i dei sakene som vart lagt fram for tilsynet. Ein av to planar var ikkje revidert i samsvar med frist. Det var heller ikkje dokumentert i journal/mappe om det var gjeve tilbod om individuell plan, eller at barn/foreldre ikkje ønska slik plan.
  • Barnevernet og Nav har utarbeidd skriftleg prosedyre for arbeidet med å planleggje og tilretteleggje for overgangar mellom barnevern og sosialtenesta for ungdom mellom 18­og 23 år. Ikkje alle tilsette i Nav og barnevern er kjende med at slik prosedyre ligg føre.
  • Helsestasjonen/ skulehelsetenesta, sosialtenesta og barnevernstenesta har skjema for å melde avvik, men få avvik vert melde. Dei tilsette har ikkje felles forståing for kva som skal meldast som avvik. Avvik vert ikkje etterspurt av kommuneleiinga frå alle tenesteområda, og vert heller ikkje brukt på ein systematisk måte til læring, styring og forbetring av tenestene.
  • Det vert ikkje gjennomført systematiske risikovurderingar på desse tenesteområda.
  • Kommuneleiinga etterspør ikkje oversikt over klager på tenestene til barn og unge, og brukar heller ikkje desse ved evaluering og forbetring av tenestene. Kommuneleiinga etterspør ikkje oversikt over meldingar til barnevernet, og oversikt over meldingar vert ikkje gjennomgått på ein systematisk måte med tanke på eventuell svikt i melderutinar eller manglande kunnskap om meldeplikt/underrapportering.
  • Det er ikkje rutine for å gjennomføre systematiske brukarundersøkingar i desse tenestene

Kommentar:
Barnevernstenesta, sosialtenesta og skulehelsetenesta skal sikre nødvendig dokumentasjon på utgreiing, planlegging, gjennomføring og evaluering av tenestene i tillegg til kommunikasjon med andre innanfor rammene av teiepliktreglane. Tenestene må sørge for relevant og nødvendig dokumentasjon av den løpande tenesteytinga, jfr. forvaltningslova §§ 11d og 17, barnevernslova § 4-5, sosialtenestelova § 4-3 jfr. § 4-2, forskrift om pasientjournal §§ 4, 7 og 8, § 7 i forskrift om individuell plan og internkontrollforskriftene § 4 bokstav g.

Tenestene skal som hovudregel innhente informert samtykke ved utveksling og formidling av opplysningar. Samtykket skal vere dokumentert.

Individuell plan skal utarbeidast til alle som har rett til individuell plan og som ønskjer slik plan. Tenestemottakar har rett til å delta i arbeidet, jfr. forskrift om individuell plan §§ 4 og 5. Den del av kommunen si helse-eller sosialteneste som tenestemottakaren vender seg til, har plikt til å sørge for at arbeidet vert sett i gang uavhengig av om tenestemottakar tek i mot hjelp frå andre tenester, jfr. forskrifta § 6.

Dei ansvarlege for verksemda skal skaffe oversikt over område i verksemda der det er fare for svikt eller mangel på oppfylling av lovkrav, jfr. internkontrollforskriftene § 4 f. Dei ansvarlege for verksemda skal også sørge for at arbeidstakarane har tilstrekkeleg kunnskap og ferdigheiter, også når det gjeld internkontrollen, jfr. internkontrollforskriftene § 4 c. Erfaringar frå pasientar/tenestemottakarar og foreldre/pårørande skal innhentast på ein systematisk måte og brukast til forbetring av tenestene, jf internkontrollforskriftene § 4 e. Dei ansvarlege for verksemda skal kontrollere, evaluere og forbetre nødvendige prosedyrar og rutinar for å avdekkje, rette opp og førebyggje brot på regelverket, jfr. internkontrollforskriftene § 4 g.

6. Regelverk

  • lov om barneverntjenester av 17. juli 1992 nr. 100 (bvl.)
  • lov om helsetjenesten i kommunene av 19. november 1982 nr. 66 (khl.)
  • lov om sosiale tjenester mv av 13. desember 1991 nr. 81 (sotjl.)
  • forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter lov om barneverntjenester av 14. desember 2005 nr. 1584
  • forskrift om internkontroll i sosial-og helsetjenesten av 20. desember 2002 nr. 1731
  • forskrift om kommunens helsefremmende og forebyggende virksomhet i helsestasjon og skolehelsetjenesten av 3. april 2003 nr 450 (forskrift om helsestasjon og skolehelsetj.)
  • forskrift av 23. desember 2004 nr 1837 om individuell plan etter helselovgivningen og sosialtjenesteloven
  • lov om pasientrettigheter av 2. juli 1999 nr 63 (pasientrettighetsloven -pasrl.)
  • lov om helsepersonell mv av 2. juli 1999 nr 64 (helsepersonelloven – hlspl.)
  • lov om statlig tilsyn med helsetjenesten av 30. mars 1984 nr 15 (tilsynsloven)
  • forskrift om fastlegeordningen i kommunene av 14. april 2000 nr. 328.
  • forskrift om pasientjournal av 21. desember 2000 nr. 1385
  • lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker av 2. oktober 1967 (forvaltningsloven)
  • lov om kommuner og fylkeskommuner av 25. september 1992 nr 107 (kommuneloven – koml.)
  • lov om arbeids-og velferdsforvaltningen av 16. juni 2006 nr 20

7. Dokumentgrunnlag

Dokumentasjon frå kommunen knytt til dagleg drift og andre relevante høve, innsendt i samband med førebuinga av revisjonen:

  • Årsmelding frå HAFS interkommunale barnevernsteneste
  • Årsmelding frå helsestasjon og skulehelsetenesta
  • Årsmelding frå sosialtenesta
  • Organisasjonskart for Fjaler kommune
  • Organisasjonskart for HAFS interkommunale barnevernsteneste
  • Organisasjonskart for Nav Fjaler
  • Oversikt over personell og stillingsstorleik i helsestasjon/skulehelseteneste
  • Reglement for delegasjon av mynde frå rådmannen
  • Delegasjon av mynde til leiar for Nav Fjaler
  • Delegasjon – HAFS interkommunale barnevernsteneste
  • Informasjon om Nav Fjaler og arbeid med målgruppa
  • ”Fjaler på tvers” – revisjon av tidlegare samtykkeerklæring og informasjon
  • Tverretatleg rehabiliteringsplan Fjaler kommune
  • Rutinar kring melding og samarbeid mellom helsestasjons-skulehelsetenesta
  • Plan for skulehelsetenesta
  • Kvalitetshandboka for Fjaler helsestasjon
  • Rapportskjema for avvik
  • Rutinar for tverrfaglege møte
  • Rutine for samarbeid om ungdom 18-23 år
  • Rapportering til rådmannen
  • Brev frå HAFS interkommunale barnevernsteneste 12.06.08 – utgreiing om samarbeidsrutinar
  • Orientering frå PPT – samarbeidsrutinar

Dokumentasjon som vart lagt fram under tilsynet: HAFS interkommunale barnevernsteneste:

  • Kopi av innkalling:
    o informasjonsmøte med Hellevik barnehage
    o informasjonsmøte med Flekke skule og barnehage
    o Invitasjon til tverrfagelg møte med legekontoret, helsestasjonen, sosialkontoret og PPT
    o Referat frå tverrfagleg møte 22.04.08
  • Innhaldsoversikt Internkontroll – HAFS interkommunale barnevernsteneste
  • Skriftlege rutinar:
    o Teieplikt
    o Tiltaksplan
    o Rutinar ved opplysningsplikt og melding til barnevernet
    o Rapportering til rådmannen
    o Område med fare for svikt eller mangel på oppfylling av myndigheitskrav
    o Samarbeid om ungdom 18 – 23 år
    o Melding
    o Tverrfaglege møte
    o Undersøking
    o Vedtak
    o Føring av journal Helsestasjon/ skulehelsetenesta:
  • Internkontroll/kvalitetsikring:
    o Samarbeid med helsestasjonslegen/skulelegen
    o Samarbeid med fysioterapeut
    o Samarbeid med PPT
    o Samarbeid med Barne og familiekontoret, Førde
    o Samarbeid med BUP
    o Samarbeid med Barnehabilitering, Førde sentralsjukehus
    o Tilrettelegging og integrering av barn med særskilde behov
    o Tverrfagleg samarbeid
    o Samarbeid med barnevernet
    o Avviksmelding
    o Skjema -Risikoanalyse

Dokumentasjon som vart gjennomgått under tilsynet:

  • 2 pasientjournalar frå Skulehelsetenesta
  • 2 pasientjournalar frå BIO – arbeidslag 4 (psykiatritenesta)
  • 3 klientmapper frå Nav kontoret
  • 20 klientmapper frå barnevernet

Korrespondanse mellom kommunen og Fylkesmannen:

  • Brev frå Fylkesmannen og Helsetilsynet i Sogn og Fjordane til Fjaler kommune – melding om tilsyn – av 05.05.08
  • Brev frå Fylkesmannen og Helsetilsynet i fylket til Fjaler kommune av 05.05.08
  • Brev frå Fylkesmannen og Helsetilsynet i fylket til Fjaler kommune av 10.06.08 – endra dato for tilsynet
  • Brev med vedlegg frå Fjaler kommune til Fylkesmannen og Helsetilsynet i Sogn og Fjordane av 08.08.08
  • Brev med vedlegg – dagsorden for tilsynet frå Fylkesmannen og Helsetilsynet i Sogn og Fjordane til Fjaler kommune av 26.08.08
  • E-post frå Fjaler kommune v/ Hammer til Fylkesmannen i Sogn og Fjordane av 02.09.08
  • E-post med vedlegg frå Fylkesmannen i Sogn og Fjordane til Fjaler kommune v/ Hammer
  • revidert dagsorden for tilsynet

8. Deltakarar ved tilsynet

I tabellen under er det gjeve ei oversikt over deltakarane på opningsmøtet og sluttmøtet, og over personar som vart intervjua.

Deltakarar ved tilsynet

Namn

Funksjon / stilling

Opningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Charlotte Willemoes

Barnevernskonsulent

X

X

X

Marit Mjellem

Sjukepleiar

X

X

X

Silje Myklebust

Rettleiar Nav

X

X

X

Inger Marie Laukeland

Avd.leiar psykisk helse

X

X

X

Tanja Strandheim

Rettleiar Nav

X

X

X

Toril Rysjedal Bygnes

Nav leiar

X

X

X

Hilde Søgnen

Leiande helsesøster

X

X

X

Bjørg Aamot

Skulelege

X

Mette Byrkjeland

Nestleiar barnevern

X

X

X

Kari Grov

Barnevernsleiar

X

X

X

Ola Hovland

Rådmann

X

X

X

Brite W. Ness X

Barnevernkonsulent

X


Fra tilsynsstyresmaktene deltok:

Seksjonsleiar Arne Røyrvik, revisor
Rådgjevar Jens Tore Eggum, revisor
Fylkessjukepleiar Anne Eli Wangen, revisjonsleiar