Helsetilsynet

Fylkesmannen og Helsetilsynet i Sogn og Fjordane

Oppfølging av tilsynet
Ved dette tilsynet blei det konstatert avvik frå lov eller forskrift. Tilsynsmyndigheita har vurdert dei tiltaka som er sette i verk som tilstrekkelege. Tilsynet er derfor avslutta.

 

Samandrag
1. Innleiing
2. Omtale av kommunen - særlege tilhøve
3. Gjennomføring
4. Kva tilsynet omfatta
5. Funn
6. Regelverk
7. Dokumentgrunnlag
8. Deltakarar ved tilsynet

Samandrag

Fylkesmannen og Helsetilsynet i Sogn og Fjordane gjennomførte i perioden 19.02.08 – 25.06.08 tilsyn med kommunale barnevern-, helse- og sosialtenester til barn i >Flora kommune.

Tilsynet omfatta tenester og tiltak til utsette barn i skulepliktig alder og ved overgangen frå barn til vaksen. Tilsynet undersøkte om dei tre kommunale tenestene, ved behov, samarbeider om å gje utsette barn og unge rette tiltak til rett tid. Tilsynet er ein del av eit landsomfattande tilsyn i 2008 som Barne- og likestillingsdepartementet og Statens helsetilsyn har teke initiativ til.

Det vart påpeikt to avvik:

Avvik 1:

Flora kommune sikrar ikkje tilstrekkeleg dokumentasjon i samarbeidet mellom helse-, sosial- og barnevernstenestene, og heller ikkje at informasjonen og samhandlinga mellom tenestene er tilstrekkeleg for at utsette barn i skulepliktig alder skal verte fanga opp, utgreia og få nødvendig hjelp til rett tid.

Avvik 2:

Kommunen sikrar ikkje at det vert utarbeidd tiltaksplanar i barnevernet.

Dato: 25.06.08

Anne Eli Wangen
revisjonsleiar
Jens Tore Eggum
revisor

 

 

1. Innleiing

Rapporten er utarbeidd etter systemrevisjon i perioden 19.02.08 – 25.06.08 gjennomført av Fylkesmannen og Helsetilsynet i Sogn og Fjordane. Tilsynet er ein del av eit landsomfattande tilsyn i 2008 med kommunale barnevern-, helse- og sosialtenester til utsette barn i skulepliktig alder og med overgangen av ansvar for tenester frå kommunalt barnevern til kommunal sosialteneste ved 18 eller 23 års alder.

Dette tilsynet omfatta barneverntenester etter barnevernlova og sosialtenester etter sosialtenestelova som er underlagt tilsyn av Fylkesmannen og helsetenester etter helselovgjevinga som er underlagt tilsyn av Helsetilsynet i fylket. Fylkesmannen og Helsetilsynet i fylket har oppnemnt eit felles tilsynslag for å gjennomføre tilsynet. Rapporten er utarbeidd i fellesskap, og oppfølging av eventuelle avvik vil verte koordinert av Fylkesmannen og Helsetilsynet i fylket.

Svikt oppstår ofte der fleire tenester og lovverk har tilgrensande eller overlappande formål og oppgåver. Barne- og likestillingsdepartementet og Statens helsetilsyn har erfaring frå tilsyn som tyder på at ein må rette merksemda mot tenester til brukarar som har behov for samordna tenester. Dei barna som har behov for tenester frå barnevern-, helse- og/eller sosialtenester er sårbare og situasjonen til barna kan verte vesentleg forverra om kommunane ikkje klarer å møte behova og rettane deira.

Formålet med ein systemrevisjonen er å vurdere om kommunen ivaretek ulike krav i lovgjevinga gjennom internkontroll. Revisjonen omfattar undersøking av:

  • kva tiltak verksemda har for å avdekkje, rette opp og førebyggje avvik frå lovgjevinga innanfor dei tema tilsynet omfattar
  • om tiltaka vert følgde opp i praksis og om naudsynt korrigert
  • om tiltaka er tilstrekkelege for å sikre at verksemda er i samsvar med lovkrava

Ein systemrevisjon vert gjennomført ved gransking av dokument, ved intervju og andre undersøkingar.

Rapporten omhandlar eventuelle avvik og merknader som er avdekte under revisjonen og gjev derfor ikkje fullstendig vurdering av tilhøva i kommunen innanfor områda for tilsynet.

  • Avvik er mangel på oppfylling av krav gjeve i eller som følgjer av lov eller forskrift
  • Merknad er tilhøve som ikkje er i strid med krav fastsett i eller som følgjer av lov eller forskrift, men som Fylkesmannen og Helsetilsynet i fylket likevel finn grunn til å påpeike som aktuelle forbetringsområde.

2. Omtale av kommunen - særlege tilhøve

Flora kommune har om lag 11 400 innbyggjarar. Kommunen har organisert tenestene i 34 tenesteeiningar og 5 tenestenettverk under rådmannen og 3 stabseiningar. Tenesteeining Barn og unge omfattar PPT, helsestasjon/skulehelseteneste og barnevern. Sosialtenesta er organisert under tenesteeining Rus, psykiatri og sosialteneste. Tenesteeiningane er leia av kvar sin tenesteleiar som har det administrative ansvaret for eininga. Kvar delteneste har sine fagansvarlege avdelingsleiarar. Tenesteleiar Barn og unge har vedtaksmynde i barnevernsaker. Avdelingsleiar barnevern har dette myndet når tenesteleiar ikkje er til stades. Tenesteleiarane for desse to tenesteområda rapporterer til kvar sin kommunalsjef. Tenesteleiar tenesteeining Barn og unge møter i tenestenettverk skule, medan tenesteleiar Teneste for rus, psykiatri og sosialomsorg møter i tenestenettverk skule og i tenestenettverk omsorg.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfatta følgjande aktivitetar:

Revisjonsvarsel vart sendt ut 19.02.08. Oversikt over dokument verksemda har sendt i samband med tilsynet, er gjeve i kapittelet Dokumentgrunnlag.

Formøte vart halde 06.05.08.

Opningsmøte vart halde 28.05.08.

Intervju
15 personar vart intervjua.

Oversikt over dokumentasjon som vart gjennomgått under revisjonsbesøket er gjeve i kapittelet Dokumentgrunnlag.

Sluttmøte vart halde 29.05.08.

4. Kva tilsynet omfatta

Tilsynet omfatta undersøking av om dei kommunale barnevern-, helse- og sosialtenestene, som har kontakt med utsette barn i skulepliktig alder, sikrar at dei får naudsynt og rett hjelp til rett tid og på ei samordna måte. Tilsynet omfatta også undersøking av om barnevern- og sosialtenesta samarbeider om å leggje til rette eventuell overgang mellom dei to tenestene for ungdom ved 18 – 23 år. Vi undersøkte difor om kommunen legg til rette slik at tenestene kan gje naudsynt hjelp etter lovgjevinga. Det vart og undersøkt om kommunen sikrar, ved å følgje opp og å kontrollere, at praksis samsvarar med dei plikter kommunen har.

Tilsynet undersøkte nærare om tenestene og utøvarane hadde tilstrekkeleg kunnskap om oppgåvene til kvarandre, rammer og tenestetilbod slik at dei ved behov samarbeider om å fange opp og utgreie dei utsette barna.

Vidare omfatta tilsynet undersøking av om tenestene i tilstrekkeleg grad brukar og informerer kvarandre og samarbeider når det er behov for det. Som ein del av dette undersøkte tilsynet om det fanst rutinar for samarbeid, faste møtetider, klar og kjent oppgåvefordeling og liknande. Det vart undersøkt om det vert gjennomført medisinske undersøkingar ved behov, og om sosialtenesta vurderer behov for kontakt med barnevernet i saker der sosialtenesta yter stønad eller bistand til familiar.

Det vart vidare undersøkt om dei tre kommunale tenestene sikrar individuell planlegging når dei utarbeider tiltaksplanar etter barnevernlova eller individuelle planar etter helse- og sosiallovgjevinga. Tilsynet undersøkte også om dei tre tenestene, ved behov, samarbeider om å leggje til rette og gjennomføre individuelle planer og tiltaksplanar.

Tilsynet omfatta om dei samla tenestene og tiltaka til det einskilde barnet vert evaluert. Vi undersøkte nærare om evalueringane omfattar om barn og foreldre medverkar ved evaluering av tenester og tiltak, om alle møtes som avtalt, om dei ressursane som er vedteke brukt faktisk vert brukt, om det er klart kven som har teke på seg ansvar for dei ulike oppgåvene, konsekvensar av omorganiseringar og endringar i oppgåvefordeling og om kommunen har nådd dei måla som er sett for samarbeidet.

Tilsynet undersøkte vidare om kommunane i god tid førebur, og ved behov gjennomfører, overgang frå barnevern til sosialteneste ved 18-23 års alder saman med den aktuelle ungdomen.

Tilsynet undersøkte og om, og på kva måte, leiinga i kommunen følgjer med på at tenestene samarbeider om utsette barn og overgangen mellom barnevernet og sosialtenesta. Vi undersøkte til dømes om kommunen overvaker at vedtekne tiltak, prosedyrar og oppgåvefordeling er gjennomført i praksis, om tenestene har så god kjennskap til kvarandre at dei brukar kvarandre når det trengs, om det er vurdert kva område i samarbeidet som er sårbare for svikt, og om dei overvakar om tenestene fungerar som dei skal og at tiltaksplanar og individuelle planar vert evaluerte. Det vart og sett på om kommunen har oversikt over klager på dei tre tenestene og gjer bruk av desse til forbetring av tenestene.

Tilsynet undersøkte om kommunen har lagt til rette for, ved tilsetjingar, kartlegging av kompetansen til dei tilsette, opplæringstiltak og liknande, at tilsette i dei tre tenestene har tilstrekkeleg kompetanse til å kunne samarbeide når det trengst. Det vart og undersøkt om det er lagt til rette for bruk av tolk når det er naudsynt.

Tilsynet undersøkte om kommunen har system for dokumentasjon som sikrar den informasjonen som er naudsynt for samarbeid mellom tenestene.

5. Funn

Avvik 1:

Flora kommune sikrar ikkje tilstrekkeleg dokumentasjon i samarbeidet mellom helse-, sosial- og barnevernstenestene, og heller ikkje at informasjonen og samhandlinga mellom tenestene er tilstrekkeleg for at utsette barn i skulepliktig alder skal verte fanga opp, utgreia og få nødvendig hjelp til rett tid.

Avvik frå:

  • Kommunehelsetenestelova § 1 - 4 2. ledd, sosialtenestelova § 3 - 2, barnevernlova § 3 - 2, forskrift om internkontroll i helsetjenesten og sosialtjenesten § 4 og forskrift om internkontroll i barnevernstjenester § 4.

Avviket byggjer på følgjande:

  • Det er oppretta fleire møteplassar for tverrfagleg samarbeid der saker både på systemnivå og individnivå vert drøfta. Dei ulike tenestene kan ta opp og drøfte enkeltsaker anonymt med barnevernet. Dersom enkeltsaker vert drøfta anonymt, har tenestene som tek opp problemstillinga ikkje rutine for å dokumentere dette.
  • Tenestene har ikkje felles rutinar for innhenting av samtykke til utveksling av informasjon til samarbeidande partar og til dokumentasjon av samtykke. Skulehelsetenesta dokumenterer slikt samtykke fortløpande i journal. Journalgjennomgangen synte at i fleire av sakene til barnevern er innhenta samtykke ikkje dokumentert.
  • Rutinar for oppretting av ansvarsgrupper, tverrfagleg arbeid i ansvarsgrupper og rutinar for utarbeiding av individuell plan som gjeld for alle tenesteområde er under revisjon. I ansvarsgruppemøte vert tiltak planlagt og ansvar og oppgåver fordelt. Det er rutine for å skrive referat frå ansvarsgruppemøte, men det vert ikkje skrive referat frå alle møta. Planlagde tiltak vert dermed ikkje dokumenterte, og eigne rutinar vert ikkje følgde. Det er heller ikkje skriftleg innkalling til alle ansvarsgruppemøta.
  • Individuell plan er ikkje utarbeidd til alle som har rett til- og ønskjer slik plan. Det kom fram ved intervju og dokumentgjennomgang at nokre av dei individuelle planane som er utarbeidde ikkje er evaluerte. Tenestene manglar ei felles forståing for kven som har ansvar for å sikre utarbeiding av individuell plan, evaluering av planen og at tiltak vert iverksette.
  • Barnevernet gjev tilbakemelding til meldar på meldingar til barnevernet om at meldinga er motteken og vil verte følgt opp av barnevernet. Barnevernet har ikkje rutinar for å vurdere om det er føremålstenleg innanfor reglane om teieplikt, å følgje opp med informasjon og tilbakemelding til meldar om vidare utvikling i saka.
  • Dei intervjua opplyste om at barnevernet sine undersøkingar ikkje alltid vert gjennomført innan fristen på 3 månader. Det vert opplyst at årsaka til dette i ein del av sakene er kapasitetsvanskar. Leiinga er kjend med situasjonen.
  • Barnevern- og sosialtenesta har ikkje utarbeidd felles rutinar for å planleggje og tilretteleggje for overgangar mellom barnevern og sosialtenesta for ungdom mellom 18- og 23 år.
  • Det er ikkje utarbeidd eigen kompetanseplan for desse tenesteområda. Det er utarbeidd plan for opplæring/ kurs for tenester og tenesteleiarar 2008.
  • Helsestasjonen/ skulehelsetenesta og sosialtenesta har system for å melde avvik, men få avvik vert melde. Dei tilsette har ikkje ei felles forståing for kva som skal meldast som avvik. Barnevernstenesta har ikkje rutine for å melde avvik. Avviksmeldingar vert ikkje etterspurd av leiinga, og leiinga brukar ikkje avviksrapportering på ein systematisk måte til læring, styring og forbetring av tenestene.
  • Det vert ikkje gjennomført systematiske risikovurderingar på desse tenesteområda.

Kommentar:
Barnevernstenesta, sosialtenesta og skulehelsetenesta skal sikre nødvendig dokumentasjon på utgreiing, planlegging, gjennomføring og evaluering av tenestene i tillegg til kommunikasjon med andre innanfor rammene av teiepliktreglane. Tenestene må sørge for relevant og nødvendig dokumentasjon av den løpande tenesteytinga, jfr. forvaltningslova §§ 11d og 17, barnevernslova § 4-5, sosialtenestelova § 4-3 jfr. § 4-2, forskrift om pasientjournal §§ 4, 7 og 8, § 7 i forskrift om individuell plan og internkontrollforskriftene § 4 bokstav g. Tenestene skal som hovudregel innhente informert samtykke ved utveksling og formidling av opplysningar. Samtykket skal vere dokumentert.

Individuell plan skal utarbeidast til alle som har rett til individuell plan og som ønskjer slik plan. Tenestemottakar har rett til å delta i arbeidet, jfr. forskrift om individuell plan §§ 4 og 5. Den del av kommunen si helse- eller sosialteneste som tenestemottakaren vender seg til, har plikt til å sørge for at arbeidet vert sett i gang uavhengig av om tenestemottakar tek i mot hjelp frå andre tenester, jfr. forskrifta § 6.

Dei ansvarlege for verksemda skal skaffe oversikt over område i verksemda der det er fare for svikt eller mangel på oppfylling av lovkrav, jfr. internkontrollforskriftene § 4 f. Dei ansvarlege for verksemda skal også sørge for at arbeidstakarane har tilstrekkeleg kunnskap og ferdigheiter, også når det gjeld internkontrollen, jfr. internkontrollforskriftene § 4 c. Dei ansvarlege for verksemda skal kontrollere, evaluere og forbetre nødvendige prosedyrar og rutinar for å avdekkje, rette opp og førebyggje brot på regelverket, jfr. internkontrollforskriftene § 4 g.

Avvik 2:

Kommunen sikrar ikkje at det vert utarbeidd tiltaksplanar i barnevernet.

Avvik frå:

  • Barnevernlova § 4 - 5, jfr. internkontrollforskrifta § 4.

Avviket byggjer på følgjande:

  • Dei intervjua opplyste om- og dokumentgjennomgangen synte at det ikkje er utarbeidd tiltaksplanar for alle klientar som har hjelpetiltak. Leiinga er kjend med situasjonen.
  • Fleire tiltaksplanar som er utarbeidde er utgått på dato og er heller ikkje evaluert.
  • Dei intervjua opplyste om, og ved dokumentgjennomgang gjekk det fram at i nokre av sakene der det er utarbeidd tiltaksplan, har foreldre/barn/ungdom ikkje teke del i utarbeiding av planen.
  • Barnevernet har ikkje system og rutinar for å melde avvik, og avvikmeldingar vert heller ikkje etterspurt av leiinga for tenestene.
  • Det vert ikkje gjennomført systematiske risikovurderingar for tenesta eller tenesteområdet.

6. Regelverk

  • lov om barneverntjenester av 17. juli 1992 nr. 100 (bvl.)
  • lov om helsetjenesten i kommunene av 19. november 1982 nr. 66 (khl.)
  • lov om sosiale tjenester mv av 13. desember 1991 nr. 81 (sotjl.)
  • forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter lov om barneverntjenester av 14. desember 2005 nr. 1584
  • forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten av 20. desember 2002 nr. 1731
  • forskrift om kommunens helsefremmende og forebyggende virksomhet i helsestasjon og skolehelsetjenesten av 3. april 2003 nr 450 (forskrift om helsestasjon og skolehelsetj.)
  • forskrift av 23. desember 2004 nr 1837 om individuell plan etter helselovgivningen og sosialtjenesteloven
  • lov om pasientrettigheter av 2. juli 1999 nr 63 (pasientrettighetsloven - pasrl.)
  • lov om helsepersonell mv av 2. juli 1999 nr 64 (helsepersonelloven – hlspl.)
  • lov om statlig tilsyn med helsetjenesten av 30. mars 1984 nr 15 (tilsynsloven)
  • forskrift om fastlegeordningen i kommunene av 14. april 2000 nr. 328.
  • forskrift om pasientjournal av 21. desember 2000 nr. 1385
  • lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker av 2. oktober 1967 (forvaltningsloven)
  • lov om kommuner og fylkeskommuner av 25. september 1992 nr 107 (kommuneloven – koml.)
  • lov om arbeids- og velferdsforvaltningen av 16. juni 2006 nr 20

7. Dokumentgrunnlag

Dokumentasjon frå kommunen knytt til dagleg drift og andre relevante høve, innsendt i samband med førebuinga av revisjonen:

  • Årsrapport 2007 Flora kommune
  • Handlingsprogram 2008
    - Teneste barn og unge
    - Teneste rus psykiatri og sosialomsorg
    - Teneste lege, fysio- og ergoterapi
  • Organisasjonskart 2007
  • Organisasjonskart og oversikt over tilsette teneste Barn og unge
  • Organisasjonskart og oversikt over tilsette teneste Rus, psykiatri og sosialomsorg
  • Oversikt over tilsette Lege, fysio- og ergoterapitenester
  • Kopi av leiaravtale for Flora kommune
  • Møte- og delegasjonsreglement for Flora kommune
  • Kvalitetshandbok for tenestene helse, sosial, pleie og omsorg
    - Innhaldsoversikt
    - Systemdel
  • Tenesta Barn og unge – Flora helsestasjon 2008
  • Målsetting
  • Serviceerklæring
  • Verksemdplan 2008
  • Handlingsprogram for tenesta barn og unge
  • Kopi – referat frå personalmøte 13. desember 2007
  • Helsestasjon – møteplan 2008
  • Oversikt over tilsette – Flora helsestasjon
  • Oversikt over ansvarsfordeling – Flora helsestasjon
  • Internundervisning/kompetanseutvikling vinter/vår 2008 – Flora helsestasjon
  • Kopi – Avtale mellom KF innvandrarsenteret og Flora kommune /barnevern
  • Prosedyre – Rutinar for tiltak på tvers av tenestene
  • Flora helsestasjon – Metode:
  • Bekymringsdrøfting med barnevern
  • Skjema - melding til barnevernstenesta
  • Samarbeid med fastlege
  • Plan for overføring av elevar med trong for særskild tilrettelagt opplæring frå ungdomsskulane i Flora til vidaregåande skule
  • Rutinar for overgang barneskule - ungdomskule
  • Orientering om rutinar som ikkje er skriftlege – sosialtensta og barnevernstenesta
  • Orientering om organisering av Teneste for rus, psykiatri og sosialomsorg
  • Prosedyrar og malar – Individuell plan i Flora kommune
  • Nye rutinar for samarbeid mellom fastlege og jordmor etter ”Retningslinjer for svangerskapsomsorgen” per mai 2005.
  • Malar – Teneste for rus, psykiatri og sosialomsorg
  • Oppdragskontrakt mellom Flora kommune og treningskontakt
  • Vedtak om treningskontakt
  • Oppdragskontrakt mellom Flora kommune og støttekontakt
  • Svar på søknad om vidareføring av støttekontakt
  • Handbok for ansvarsgrupper i Flora kommune
  • Skjema – innkalling til møte i ansvarsgruppa
  • Mal – plan for overgang barnevern – sosialteneste
  • Mal – tiltaksplan for barnevernsak
  • Mal – plan for framtidig omsorgssituasjon
  • Skulehelseplan 2007
  • Psykiatriplan 2006 – 2008
  • Kvalitetsundersøkinga 2007 (Effektiviseringsnettverka)
    - Barnevernstenesta
    - Sosialtenesta i kommunane
  • Flora kommune – Opplæring for nytilsette - Startpakken
  • Plan – Opplæring 2007
  • Skjematisk oversikt - Årsaksforklaringar til sosialhjelpsutbetaling 2006
  • Dokumentasjon som vart utdelt under tilsynet:
  • Tverrfagleg arbeid 2008: System og prosedyrar for ansvarsgruppe og individuell plan
  • Informasjonsfolder ”Individuell plan Flora kommune Ein samordna plan for barnet ditt

Dokumentasjon som vart gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • 13 journalar frå helsestasjonen/skulehelsetenesta
  • 29 klientmapper frå barnevernet
  • 10 klientmapper frå sosialtenesta
  • 2 journalar frå psykisk helseteneste

Korrespondanse mellom kommunen og Fylkesmannen:

  • Brev frå Fylkesmannen og Helsetilsynet i Sogn og Fjordane til Flora kommune – melding om tilsyn av 19.02.08
  • Brev med vedlegg frå Fylkesmannen og Helsetilsynet i Sogn og Fjordane til Flora kommune av 19.02.08
  • Brev med vedlegg frå Flora kommune til Fylkesmannen og Helsetilsynet i Sogn og Fjordane av 25.04.08
  • Brev med vedlegg frå Fylkesmannen og Helsetilsynet i Sogn og Fjordane til Flora kommune – dagsorden for tilsynet av 09.05.08
  • E-post med vedlegg frå Fylkesmannen i Sogn og Fjordane til Flora kommune – revidert dagsorden for tilsynet av 23.05.08

8. Deltakarar ved tilsynet

I tabellen under er det gjeve ei oversikt over deltakarane på opningsmøtet og sluttmøtet, og over personar som vart intervjua.

Deltakarar ved tilsynet

Namn

Funksjon / stilling

Opningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Rigmor Sælemyr

Frøydis Gjøringbø

Marianne Sandvik

Anne Lise Nordstrand

Anne Endestad

Ingeborg Eldevik

Normund Svoen

Monica Siv Nordal

Jeanett Vaardal

Britt I. Vårvik

Steinar Solheim

Siri Osnes

Anita S. Steinset

Helge Bakke

Anders Moen

Sverre Indredavik

Sakshandsamar, barnevern

Helsesøster

Sakshandsamar, sosial

Sakshandsamar, barnevern

Helsesøster

Familieterapeut

Skulelege

Sakshandsamar, sosial

Psykiatrisk sjukepleiar

Nestleiar/koordinator

Avdelingsleiar barnevern

Avdelingsleiar helsestasjon

Tenesteleiar rus, psykiatri, sosialomsorg

Tenesteleiar barn og unge

Kommunalsjef

Kommunalsjef

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X


Fra tilsynsstyresmaktene deltok:

Seksjonsleiar Arne Røyrvik, revisor
Rådgjevar Jens Tore Eggum, revisor
Fylkessjukepleiar Anne Eli Wangen, revisjonsleiar