Helsetilsynet

Fylkesmannen og Helsetilsynet i Sogn og Fjordane

Oppfølging av tilsynet
Ved dette tilsynet blei det konstatert avvik frå lov eller forskrift. Tilsynsmyndigheita har vurdert dei tiltaka som er sette i verk som tilstrekkelege. Tilsynet er derfor avslutta.

 

Samandrag
1. Innleiing
2. Omtale av kommunen - særlege tilhøve
3. Gjennomføring
4. Kva tilsynet omfatta
5. Funn
6. Regelverk
7. Dokumentgrunnlag
8. Deltakarar ved tilsynet

Samandrag

Fylkesmannen og Helsetilsynet i Sogn og Fjordane gjennomførte i perioden 10.03.08 – 27.06.08 tilsyn med kommunale barnevern-, helse- og sosialtenester til barn i Luster kommune.

Tilsynet omfatta tenester og tiltak til utsette barn i skulepliktig alder og ved overgangen frå barn til vaksen. Tilsynet undersøkte om dei tre kommunale tenestene, ved behov, samarbeider om å gje utsette barn og unge rette tiltak til rett tid. Tilsynet er ein del av eit landsomfattande tilsyn i 2008 som Barne- og likestillingsdepartementet og Statens helsetilsyn har teke initiativ til.

Det vart påpeikt to avvik:

Avvik 1:

Luster kommune sikrar ikkje tilstrekkeleg dokumentasjon i samarbeidet mellom helse- sosial- og barnevernstenestene, og heller ikkje at informasjonen og samhandlinga mellom tenestene er tilstrekkeleg for at utsette barn i skulepliktig alder skal verte fanga opp, utgreia og få nødvendig hjelp til rett tid.

Avvik 2:

Kommunen sikrar ikkje at det vert utarbeidd tiltaksplanar i barnevernet.

Dato: 27.06.08.

Anne Eli Wangen
revisjonsleiar
Jens Tore Eggum
revisor

 

 

1. Innleiing

Rapporten er utarbeidd etter systemrevisjon i perioden 10.03.08 - 27.06.08 gjennomført av Fylkesmannen og Helsetilsynet i Sogn og Fjordane. Tilsynet er ein del av eit landsomfattande tilsyn i 2008 med kommunale barnevern-, helse- og sosialtenester til utsette barn i skulepliktig alder og med overgangen av ansvar for tenester frå kommunalt barnevern til kommunal sosialteneste ved 18 eller 23 års alder.

Dette tilsynet omfatta barneverntenester etter barnevernlova og sosialtenester etter sosialtenestelova som er underlagt tilsyn av Fylkesmannen og helsetenester etter helselovgjevinga som er underlagt tilsyn av Helsetilsynet i fylket. Fylkesmannen og Helsetilsynet i fylket har oppnemnt eit felles tilsynslag for å gjennomføre tilsynet. Rapporten er utarbeidd i fellesskap, og oppfølging av eventuelle avvik vil verte koordinert av Fylkesmannen og Helsetilsynet i fylket.

Svikt oppstår ofte der fleire tenester og lovverk har tilgrensande eller overlappande formål og oppgåver. Barne- og likestillingsdepartementet og Statens helsetilsyn har erfaring frå tilsyn som tyder på at ein må rette merksemda mot tenester til brukarar som har behov for samordna tenester. Dei barna som har behov for tenester frå barnevern-, helse- og/eller sosialtenester er sårbare og situasjonen til barna kan verte vesentleg forverra om kommunane ikkje klarer å møte behova og rettane deira.

Formålet med ein systemrevisjon er å vurdere om kommunen ivaretek ulike krav i lovgjevinga gjennom internkontroll. Revisjonen omfattar undersøking av:

  • kva tiltak verksemda har for å avdekkje, rette opp og førebyggje avvik frå lovgjevinga innanfor dei tema tilsynet omfattar
  • om tiltaka vert følgde opp i praksis og om naudsynt korrigert
  • om tiltaka er tilstrekkelege for å sikre at verksemda er i samsvar med lovkrava

Ein systemrevisjon vert gjennomført ved gransking av dokument, ved intervju og andre undersøkingar.

Rapporten omhandlar eventuelle avvik og merknader som er avdekte under revisjonen og gjev derfor ikkje fullstendig vurdering av tilhøva i kommunen innanfor områda for tilsynet.

  • Avvik er mangel på oppfylling av krav gjeve i eller som følgjer av lov eller forskrift
  • Merknad er tilhøve som ikkje er i strid med krav fastsett i eller som følgjer av lov eller forskrift, men som Fylkesmannen og Helsetilsynet i fylket likevel finn grunn til å påpeike som aktuelle forbetringsområde.

2. Omtale av kommunen - særlege tilhøve

Luster kommune har 4870 innbyggjarar. Kommunen har organisert tenestene sine i 31 tenesteeiningar med kvar sin tenesteleiar som rapporterer til rådmannen. Rådmannen har peika ut kontaktpersonar for alle tenesteeiningane i sin stab. Barnevern- og sosialtenesta er lagt under tenesteeining sosial. Dei same sakshandsamarane arbeider både med sosial- og barnevernsaker. Helsestasjon/ skulehelsetensta er lagt under tenesteeining helse som er leia av helsesjef. Under denne eininga ligg også legekontoret, ergoterapitenesta, fysioterapitenesta og psykisk helseteam. Kommunen planlegg interkommunal barneverntenste frå september 2008. Luster Nav opna 10. juni 2008, og økonomisk sosialhjelp etter kap. 5 i lov om sosiale tenester er overført til Nav-kontoret.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfatta følgjande aktivitetar:

Revisjonsvarsel vart sendt ut 10.03.08. Oversikt over dokument verksemda har sendt i samband med tilsynet, er gjeve i kapittelet Dokumentgrunnlag.

Formøte vart halde 30.05.08.

Opningsmøte vart halde 11.06.08.

Intervju
12 personar vart intervjua.

Oversikt over dokumentasjon som vart gjennomgått under revisjonsbesøket er gjeve i kapittelet Dokumentgrunnlag.

Sluttmøte vart halde 12.06.08.

4. Kva tilsynet omfatta

Tilsynet omfatta undersøking av om dei kommunale barnevern-, helse- og sosialtenestene, som har kontakt med utsette barn i skulepliktig alder, sikrar at dei får naudsynt og rett hjelp til rett tid og på ei samordna måte. Tilsynet omfatta også undersøking av om barnevern- og sosialtenesta samarbeider om å leggje til rette eventuell overgang mellom dei to tenestene for ungdom ved 18 – 23 år. Vi undersøkte difor om kommunen legg til rette slik at tenestene kan gje naudsynt hjelp etter lovgjevinga. Det vart og undersøkt om kommunen sikrar, ved å følgje opp og kontrollere, at praksis samsvarar med dei plikter kommunen har.

Tilsynet undersøkte nærare om tenestene og utøvarane hadde tilstrekkeleg kunnskap om oppgåvene til kvarandre, rammer og tenestetilbod slik at dei ved behov samarbeider om å fange opp og utgreie dei utsette barna.

Vidare omfatta tilsynet undersøking av om tenestene i tilstrekkeleg grad brukar og informerer kvarandre og samarbeider når det er behov for det. Som ein del av dette undersøkte tilsynet om det fanst rutinar for samarbeid, faste møtetider, klar og kjent oppgåvefordeling og liknande. Det vart undersøkt om det vert gjennomført medisinske undersøkingar ved behov, og om sosialtenesta vurderer behov for kontakt med barnevernet i saker der sosialtenesta yter stønad eller bistand til familiar.

Det vart vidare undersøkt om dei tre kommunale tenestene sikrar individuell planlegging når dei utarbeider tiltaksplanar etter barnevernlova eller individuelle planar etter helse- og sosiallovgjevinga. Tilsynet undersøkte også om dei tre tenestene, ved behov, samarbeider om å leggje til rette og gjennomføre individuelle planer og tiltaksplanar.

Tilsynet omfatta om dei samla tenestene og tiltaka til det einskilde barnet vert evaluert. Vi undersøkte nærare om evalueringane omfattar om barn og foreldre medverkar ved evaluering av tenester og tiltak, om alle møtes som avtalt, om dei ressursane som er vedteke brukt faktisk vert brukt, om det er klart kven som har teke på seg ansvar for dei ulike oppgåvene, konsekvensar av omorganiseringar og endringar i oppgåvefordeling og om ein har nådd dei måla som er sett for samarbeidet.

Tilsynet undersøkte vidare om kommunane i god tid førebur, og ved behov gjennomfører, overgang frå barnevern til sosialteneste ved 18-23 års alder saman med den aktuelle ungdomen.

Tilsynet undersøkte og om, og på kva måte, leiinga i kommunen følgjer med på at tenestene samarbeider om utsette barn og overgangen mellom barnevernet og sosialtenesta. Vi undersøkte til dømes om kommunen overvaker at vedtekne tiltak, prosedyrar og oppgåvefordeling er gjennomført i praksis, om tenestene har så god kjennskap til kvarandre at dei brukar kvarandre når det trengs, om det er vurdert kva område i samarbeidet som er sårbare for svikt, og om dei overvaker om tenestene fungerar som dei skal og at tiltaksplanar og individuelle planar vert evaluerte. Det vart og sett på om kommunen har oversikt over klager på dei tre tenestene og gjer bruk av desse til forbetring av tenestene.

Tilsynet undersøkte om kommunen har lagt til rette for, ved tilsetjingar, kartlegging av kompetansen til dei tilsette, opplæringstiltak og liknande, at tilsette i dei tre tenestene har tilstrekkeleg kompetanse til å kunne samarbeide når det trengst. Det vart og undersøkt om det er lagt til rette for bruk av tolk når det er naudsynt.

Tilsynet undersøkte om kommunen har system for dokumentasjon som sikrar den informasjonen som er naudsynt for samarbeid mellom tenestene.

5. Funn

Avvik 1:

Luster kommune sikrar ikkje tilstrekkeleg dokumentasjon i samarbeidet mellom helse- sosial- og barnevernstenestene, og heller ikkje at informasjonen og samhandlinga mellom tenestene er tilstrekkeleg for at utsette barn i skulepliktig alder skal verte fanga opp, utgreia og få nødvendig hjelp til rett tid.

Avvik frå:

  • Kommunehelsetenestelova § 1 - 4 2. ledd, sosialtenestelova § 3 - 2, barnevernlova § 3 - 2, forskrift om pasientjournal §§ 4, 7 og 8, forskrift om internkontroll i helsetjenesten og sosialtjenesten § 4 og forskrift om internkontroll i barnevernstjenester § 4.

Avviket byggjer på følgjande:

  • Det er oppretta møteplassar for tverrfagleg samarbeid der dei tilsette kan drøfte både generelle problemstillingar og saker på individnivå. Når saker vert drøfta på individnivå vert det først innhenta samtykke. Enkeltsaker kan også verte drøfta anonymt. I HSP-møta kan oppgåver og ansvar for vidare oppfølgjing verte fordelt. Det vert ikkje alltid sendt skriftleg innkalling eller skrive referat frå desse møta. Tverrfagleg møte som psykisk helseteam har ansvar for å kalle inn til, har ikkje fungert som planlagt det siste året. Frå desse møta vert det ikkje skrive referat.
  • Dei ulike tenestene kan ta opp og drøfte enkeltsaker anonymt med barnevernet. Dersom enkeltsaker vert drøfta anonymt, har tenestene som tek opp problemstillinga ikkje rutine for å dokumentere dette.
  • Enkeltsaker vert i hovudsak drøfta i ansvarsgruppemøte eller andre samarbeidsmøte. Til desse møta vert det skrive innkalling, sakliste og referat. Gjennom intervju og ved dokumentgjennomgang gjekk det fram at helsesøster deltek i få ansvarsgrupper som er oppretta kring barn i målgruppa.
  • Oppgåvefordeling mellom skulelege/helsestasjonslege og fastlegane er drøfta og meir avklart enn tidlegare. Det er ikkje utarbeidd skriftlege rutinar for samarbeidet mellom helsestasjon/ skulehelsetenesta og fastlegane.
  • Kommunen har rutinar for utarbeiding av individuell plan som gjeld for alle tenesteområde, også for dei som arbeider med barn og unge. Barnevernet har ikkje fått opplæring i nye rutinar for arbeid med individuell plan. Dokumentgjennomgangen synte at det er utarbeidd få individuelle planar til barn i målgruppa.
  • Tenestene har ikkje felles rutinar for innhenting av samtykke og dokumentasjon av samtykke. Skulehelsetenesta dokumenterer samtykke fortløpande i journal. Sosialtenesta/ barnevernstenesta har utarbeidd skjema for dokumentasjon av samtykke. Dokumentgjennomgangen synte at skjema ikkje vert brukt i alle saker. Samtykke er dokumentert i journal/ tiltaksplanar. I fleire av sakene er det ikkje dokumentert opplysningar om informasjon om retten til å trekke samtykke og opplysningar om kor lenge samtykke gjeld.
  • Tilsynet vart opplyst om at i saker der skule og helsesøster vurderer at det er grunnlag for å sende melding til barnevernet, har det i enkelte saker vore uklart kven som skal ta ansvaret for å melde saka. Dokumentgjennomgangen synte at det er få meldingar til barnvernet frå skulehelsetenesta.
  • Barnevernet har rutine for å gje tilbakemelding til meldar på meldingar til barnevernet om at meldinga er motteken og vil verte følgt opp av barnevernet. Det vert ikkje alltid gjeve skriftleg tilbakemelding til meldar og eigen rutine vert ikkje følgt i alle saker. Barnevernet har ikkje rutine for å vurdere om det er føremålstenleg, innanfor reglane om teieplikt, å følgje opp med informasjon og tilbakemelding til meldar om vidare utvikling i saka.
  • Barnevernet sender skriftleg førespurnad om innhenting av opplysningar i barnevernsaker. Gjennom intervju gjekk det fram og dokumentgjennomgangen synte at skulehelsetenesta ikkje legg sine skriftlege uttaler i journal i alle saker der det er gjeve slik uttale. Uttale vert i desse sakene lagra på eige område utanfor journal.
  • Tenestene har ikkje felles forståing for, og det er ikkje avklara kven som har ansvar for å følgje opp barn med psykiske problemstillingar. Det er ikkje rutine for å informere skulehelsetenesta innafor reglane som gjeld for teieplikt, om barn som har foreldre med psykisk sjukdom.
  • Det er utarbeidd kompetanseplan for Luster kommune for 2008. Ikkje alle av dei tilsette kjenner til at det er utarbeidd slik plan for deira tenesteområde. Kompetanseplanen omfattar ikkje tenesteområde Sosiale tenester/barnevern.
  • Helsestasjonen/ skulehelsetenesta har system for å melde avvik, og avvik vert melde. Sosialtenesta og barnevernstenesta har ikkje rutine for å melde avvik. Det er utarbeidd eit skjema som skal brukast til dette føremålet, men alle tilsette er ikkje kjende med dette. Dei tilsette har ikkje felles forståing for kva som skal meldast som avvik. Leiinga brukar ikkje avviksrapportering på ein systematisk måte til læring, forbetring og styring av tenestene.
  • Det vert ikkje gjennomført systematiske risikovurderingar på desse tenesteområda.

Kommentar:
Barnevernstenesta, sosialtenesta og skulehelsetenesta skal sikre nødvendig dokumentasjon på utgreiing, planlegging, gjennomføring og evaluering av tenestene i tillegg til kommunikasjon med andre innanfor rammene av teiepliktreglane. Tenestene må sørge for relevant og nødvendig dokumentasjon av den løpande tenesteytinga, jfr. forvaltningslova §§ 11d og 17, barnevernslova § 4-5, sosialtenestelova § 4-3 jfr. § 4-2, forskrift om pasientjournal §§ 4, 7 og 8, § 7 i forskrift om individuell plan og internkontrollforskriftene § 4 bokstav g. Tenestene skal som hovudregel innhente informert samtykke ved utveksling og formidling av opplysningar. Samtykket skal vere dokumentert.

Individuell plan skal utarbeidast til alle som har rett til individuell plan og som ønskjer slik plan. Tenestemottakar har rett til å delta i arbeidet, jfr. forskrift om individuell plan §§ 4 og 5. Den del av kommunen si helse- eller sosialteneste som tenestemottakaren vender seg til, har plikt til å sørge for at arbeidet vert sett i gang uavhengig av om tenestemottakar tek i mot hjelp frå andre tenester, jfr. forskrifta § 6.

Dei ansvarlege for verksemda skal skaffe oversikt over område i verksemda der det er fare for svikt eller mangel på oppfylling av lovkrav, jfr. internkontrollforskriftene § 4 f. Dei ansvarlege for verksemda skal også sørge for at arbeidstakarane har tilstrekkeleg kunnskap og ferdigheiter, også når det gjeld internkontrollen, jfr. internkontrollforskriftene § 4 c. Dei ansvarlege for verksemda skal kontrollere, evaluere og forbetre nødvendige prosedyrar og rutinar for å avdekkje, rette opp og førebyggje brot på regelverket, jfr. internkontrollforskriftene § 4 g.

Avvik 2:

Kommunen sikrar ikkje at det vert utarbeidd tiltaksplanar i barnevernet.

Avvik frå:

  • Avvik frå: barnevernlova § 4 - 5, jfr. internkontrollforskrifta § 4.

Avviket byggjer på følgjande:

  • Dei intervjua opplyste om at det ikkje er utarbeidd tiltaksplanar i alle sakene til barnevernet. Leiinga er kjend med dette.
  • Barnevernet har ikkje rutine for å melde avvik, og avviksmeldingar vert ikkje etterspurt av leiinga.

6. Regelverk

  • lov om barneverntjenester av 17. juli 1992 nr. 100 (bvl.)
  • lov om helsetjenesten i kommunene av 19. november 1982 nr. 66 (khl.)
  • lov om sosiale tjenester mv av 13. desember 1991 nr. 81 (sotjl.)
  • forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter lov om barneverntjenester av 14. desember 2005 nr. 1584
  • forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten av 20. desember 2002 nr. 1731
  • forskrift om kommunens helsefremmende og forebyggende virksomhet i helsestasjon og skolehelsetjenesten av 3. april 2003 nr 450 (forskrift om helsestasjon og skolehelsetj.)
  • forskrift av 23. desember 2004 nr 1837 om individuell plan etter helselovgivningen og sosialtjenesteloven
  • lov om pasientrettigheter av 2. juli 1999 nr 63 (pasientrettighetsloven - pasrl.)
  • lov om helsepersonell mv av 2. juli 1999 nr 64 (helsepersonelloven – hlspl.)
  • lov om statlig tilsyn med helsetjenesten av 30. mars 1984 nr 15 (tilsynsloven)
  • forskrift om fastlegeordningen i kommunene av 14. april 2000 nr. 328.
  • forskrift om pasientjournal av 21. desember 2000 nr. 1385
  • lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker av 2. oktober 1967 (forvaltningsloven)
  • lov om kommuner og fylkeskommuner av 25. september 1992 nr 107 (kommuneloven – koml.)
  • lov om arbeids- og velferdsforvaltningen av 16. juni 2006 nr 20

7. Dokumentgrunnlag

Dokumentasjon frå kommunen knytt til dagleg drift og andre relevante høve, innsendt i samband med førebuinga av revisjonen:

  • Årsmelding frå helsetenesta i Luster 2007
  • Årsmelding frå sosialtensta og barnevern i Luster 2007
  • Administrativ organisasjonsmodell – organisasjonskart for Luster kommune
  • Administrativt delegasjonsreglement
  • Organisasjonskart Helse
  • Organisasjonskart sosial og barnevern
  • Namn på leiarar innan helse-, sosial- og barnevernstenesta
  • Oversikt over tilsette i helse- og skuletenesta
  • Oversikt over tilsette i sosial- og barnevernstenesta
  • Oversikt over andre tilsette som arbeider med barn i målgruppa
  • Oversikt over planlagde samarbeidsmøte mellom skule, helse og PPT skuleåret 2007/2008
  • Kopi av referat frå møte med HSP-team 11.09.07.
  • Brev til skulane – Samarbeidsmøte mellom skulehelsetenesta /PPT /Skule 17.06.05
  • Barnevernstenesta – brevmal:
    - tilbakemelding til meldar på bekymringsmelding til barnevernet
    - innhenting av opplysningar frå BUP
    - innhenting av opplysningar frå helsestasjonen
    - innhenting av opplysningar frå skule
    - innhenting av opplysningar frå politiet
  • Meldingskjema for offentleg innmeldar
  • Skjema – samtykke til innhenting av opplysningar
  • Mal – tiltaksplan
  • Kopi lysark – Temadag om individuell plan for personleg koordinator
  • Evalueringsskjema ved gjennomgang av individuell plan
  • Skjema - Samtykke til utarbeiding av individuell plan
  • Mal – Individuell plan
  • Skjema – Samtykke for tverrfagleg arbeid
  • Frå Luster kommune sine nettsider: Info om Luster helsestasjon og barnevernstenesta
  • Utfyllande kommentarar
  • Luster kommune - HMT/kvalitetshandboka

Dokumentasjon som vart utdelt under revisjonsbesøket:

  • Budsjett 2008, Økonomiplan 2008-11, Planleggingsprogram 2008-11
  • Plan for kompetanseutvikling for Luster kommune 2008

Dokumentasjon som vart gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • 11 journalar frå helsestasjon/skulehelsetensta
  • 23 saksmapper i barnevernet
  • 5 saksmapper i sosialtenesta
  • 3 journalar frå psykisk helseteneste

Korrespondanse mellom kommunen og Fylkesmannen:

  • Brev frå Fylkesmannen og Helsetilsynet i Sogn og Fjordane til Luster kommune med melding om tilsyn av 10.03.08
  • Brev frå Fylkesmannen og Helsetilsynet i Sogn og Fjordane til Luster kommune av 10.03.08
  • E-post med vedlegg frå Luster kommune til Fylkesmannen i Sogn og Fjordane av 16.05.08
  • Brev med vedlegg - dagsorden for tilsynet - frå Fylkesmannen og Helsetilsynet i Sogn og Fjordane av 26.05.08
  • E- post med vedlegg frå Fylkesmannen og Helsetilsynet i Sogn og Fjordane av 02.06.08 - revidert dagsorden for tilsynet.

8. Deltakarar ved tilsynet

I tabellen under er det gjeve ei oversikt over deltakarane på opningsmøtet og sluttmøtet, og over personar som vart intervjua.

Deltakarar ved tilsynet

Namn

Funksjon / stilling

Opningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Else Kåsine

Henny Haugane Veum

Hilde Noreide

Einar Thune

Berit Skjerdal

Sigrid Melsnes Veum

Anne Lene Eggum

Ann Helen Strandabø

Sofie Rosager

Torill Martinussen

Knut Cotta Schønberg

John Olaf Røhme

Fungerande Nav-leiar

Helsesøster

Sosialkurator

Konsulent for funksjonshemma

Helsesøster

Psykiatrisk sjukepleiar

Barnevernkonsulent

Leiande helsesøster

Skulelege

Barnevernleiar

Helsesjef

Ass. rådmann

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

Frå tilsynsstyresmaktene deltok:
Seksjonsleiar Arne Røyrvik, revisor
Rådgjevar Jens Tore Eggum, revisor
Fylkessjukepleiar Anne Eli Wangen, revisjonsleiar