Helsetilsynet

Fylkesmannen og Helsetilsynet i Sogn og Fjordane

Oppfølging av tilsynet
Ved dette tilsynet blei det konstatert avvik frå lov eller forskrift. Tilsynsmyndigheita har vurdert dei tiltaka som er sette i verk som tilstrekkelege. Tilsynet er derfor avslutta.

 

Samandrag
1. Innleiing
2. Omtale av kommunen - særlege tilhøve
3. Gjennomføring
4. Kva tilsynet omfatta
5. Funn
6. Regelverk
7. Dokumentgrunnlag
8. Deltakarar ved tilsynet

Samandrag

Fylkesmannen og Helsetilsynet i Sogn og Fjordane gjennomførte i perioden 10.03.08 – 27.06.08 tilsyn med kommunale barnevern-, helse- og sosialtenester til barn i Sogndal kommune.

Tilsynet omfatta tenester og tiltak til utsette barn i skulepliktig alder og ved overgangen frå barn til vaksen. Tilsynet undersøkte om dei tre kommunale tenestene, ved behov, samarbeider om å gje utsette barn og unge rette tiltak til rett tid. Tilsynet er ein del av eit landsomfattande tilsyn i 2008 som Barne- og likestillingsdepartementet og Statens helsetilsyn har teke initiativ til.

Det vart påpeikt eitt avvik:

Avvik 1:

Sogndal kommune sikrar ikkje at informasjonen og samhandlinga mellom helse-, sosial- og barnevernstenestene er tilstrekkeleg for at utsette barn i skulepliktig alder skal verte fanga opp, utgreia og få nødvendig hjelp til rett tid.

Dato: 27.06.08

Anne Eli Wangen
revisjonsleiar
Jens Tore Eggum
revisor

 

 

1. Innleiing

Rapporten er utarbeidd etter systemrevisjon i perioden 10.03.08 – 27.06.08 gjennomført av Fylkesmannen og Helsetilsynet i Sogn og Fjordane. Tilsynet er ein del av eit landsomfattande tilsyn i 2008 med kommunale barnevern-, helse- og sosialtenester til utsette barn i skulepliktig alder og med overgangen av ansvar for tenester frå kommunalt barnevern til kommunal sosialteneste ved 18 eller 23 års alder.

Dette tilsynet omfatta barneverntenester etter barnevernlova og sosialtenester etter sosialtenestelova som er underlagt tilsyn av Fylkesmannen og helsetenester etter helselovgjevinga som er underlagt tilsyn av Helsetilsynet i fylket. Fylkesmannen og Helsetilsynet i fylket har oppnemnt eit felles tilsynslag for å gjennomføre tilsynet. Rapporten er utarbeidd i fellesskap, og oppfølging av eventuelle avvik vil verte koordinert av Fylkesmannen og Helsetilsynet i fylket.

Svikt oppstår ofte der fleire tenester og lovverk har tilgrensande eller overlappande formål og oppgåver. Barne- og likestillingsdepartementet og Statens helsetilsyn har erfaring frå tilsyn som tyder på at ein må rette merksemda mot tenester til brukarar som har behov for samordna tenester. Dei barna som har behov for tenester frå barnevern-, helse- og/eller sosialtenester er sårbare og situasjonen til barna kan verte vesentleg forverra om kommunane ikkje klarer å møte behova og rettane deira.

Formålet med ein systemrevisjonen er å vurdere om kommunen ivaretek ulike krav i lovgjevinga gjennom internkontroll. Revisjonen omfattar undersøking av:

  • kva tiltak verksemda har for å avdekkje, rette opp og førebyggje avvik frå lovgjevinga innanfor dei tema tilsynet omfattar
  • om tiltaka vert følgde opp i praksis og om naudsynt korrigert
  • om tiltaka er tilstrekkelege for å sikre at verksemda er i samsvar med lovkrava

Ein systemrevisjon vert gjennomført ved gransking av dokument, ved intervju og andre undersøkingar.

Rapporten omhandlar eventuelle avvik og merknader som er avdekte under revisjonen og gjev derfor ikkje fullstendig vurdering av tilhøva i kommunen innanfor områda for tilsynet.

  • Avvik er mangel på oppfylling av krav gjeve i eller som følgjer av lov eller forskrift
  • Merknad er tilhøve som ikkje er i strid med krav fastsett i eller som følgjer av lov eller forskrift, men som Fylkesmannen og Helsetilsynet i fylket likevel finn grunn til å påpeike som aktuelle forbetringsområde.

2. Omtale av kommunen - særlege tilhøve

Sogndal kommune har omlag 6900 innbyggjarar. Kommunen har organisert tenestene sine i 11 tenesteeiningar under rådmannen og ei rådmannsgruppe. Tenesteeiningane er leia av kvar sin tenesteleiar. Barnevernstenesta, sosialtenesta, rustenesta, psykisk helsearbeid og tenesta for fysisk funksjonshemma er lagt under tenesteeining Sosiale tenester. Helsestasjon/skulehelsetensta er lagt under tenesteeining Helse i tillegg til legetenester og fysioterapitenester. Nav Sogndal vart oppretta i 2007. Ansvaret for kap. 5 i sosialtenestelova om økonomisk sosialhjelp er lagt til dette kontoret.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfatta følgjande aktivitetar:

Revisjonsvarsel vart sendt ut 10.03.08. Oversikt over dokument verksemda har sendt i samband med tilsynet, er gjeve i kapittelet Dokumentgrunnlag.

Formøte vart halde 15.05.08.

Opningsmøte vart halde 04.06.08.

Intervju
13 personar vart intervjua.

Oversikt over dokumentasjon som vart gjennomgått under revisjonsbesøket er gjeve i kapittelet Dokumentgrunnlag.

Sluttmøte vart halde 05.06.08.

4. Kva tilsynet omfatta

Tilsynet omfatta undersøking av om dei kommunale barnevern-, helse- og sosialtenestene, som har kontakt med utsette barn i skulepliktig alder, sikrar at dei får naudsynt og rett hjelp til rett tid og på ei samordna måte. Tilsynet omfatta også undersøking av om barnevern- og sosialtenesta samarbeider om å leggje til rette eventuell overgang mellom dei to tenestene for ungdom ved 18 – 23 år. Vi undersøkte difor om kommunen legg til rette slik at tenestene kan gje naudsynt hjelp etter lovgjevinga. Det vart og undersøkt om kommunen sikrar, ved å følgje opp og å kontrollere, at praksis samsvarar med dei plikter kommunen har.

Tilsynet undersøkte nærare om tenestene og utøvarane hadde tilstrekkeleg kunnskap om oppgåvene til kvarandre, rammer og tenestetilbod slik at dei ved behov samarbeider om å fange opp og utgreie dei utsette barna.

Vidare omfatta tilsynet undersøking av om tenestene i tilstrekkeleg grad brukar og informerer kvarandre og samarbeider når det er behov for det. Som ein del av dette undersøkte tilsynet om det fanst rutinar for samarbeid, faste møtetider, klar og kjent oppgåvefordeling og liknande. Det vart undersøkt om det vert gjennomført medisinske undersøkingar ved behov, og om sosialtenesta vurderer behov for kontakt med barnevernet i saker der sosialtenesta yter stønad eller bistand til familiar.

Det vart vidare undersøkt om dei tre kommunale tenestene sikrar individuell planlegging når dei utarbeider tiltaksplanar etter barnevernlova eller individuelle planar etter helse- og sosiallovgjevinga. Tilsynet undersøkte også om dei tre tenestene, ved behov, samarbeider om å leggje til rette og gjennomføre individuelle planer og tiltaksplanar.

Tilsynet omfatta om dei samla tenestene og tiltaka til det einskilde barnet vert evaluert. Vi undersøkte nærare om evalueringane omfattar om barn og foreldre medverkar ved evaluering av tenester og tiltak, om alle møtes som avtalt, om dei ressursane som er vedteke brukt faktisk vert brukt, om det er klart kven som har teke på seg ansvar for dei ulike oppgåvene, konsekvensar av omorganiseringar og endringar i oppgåvefordeling og om kommunen har nådd dei måla som er sett for samarbeidet.

Tilsynet undersøkte vidare om kommunane i god tid førebur, og ved behov gjennomfører, overgang frå barnevern til sosialteneste ved 18-23 års alder saman med den aktuelle ungdomen.

Tilsynet undersøkte og om, og på kva måte, leiinga i kommunen følgjer med på at tenestene samarbeider om utsette barn og overgangen mellom barnevernet og sosialtenesta. Vi undersøkte til dømes om kommunen overvaker at vedtekne tiltak, prosedyrar og oppgåvefordeling er gjennomført i praksis, om tenestene har så god kjennskap til kvarandre at dei brukar kvarandre når det trengs, om det er vurdert kva område i samarbeidet som er sårbare for svikt, og om dei overvaker om tenestene fungerar som dei skal og at tiltaksplanar og individuelle planar blir evaluerte. Det vart og sett på om kommunen har oversikt over klager på dei tre tenestene og gjer bruk av desse til forbetring av tenestene.

Tilsynet undersøkte om kommunen har lagt til rette for, ved tilsetjingar, kartlegging av kompetansen til dei tilsette, opplæringstiltak og liknande, at tilsette i dei tre tenestene har tilstrekkeleg kompetanse til å kunne samarbeide når det trengst. Det vart og undersøkt om det er lagt til rette for bruk av tolk når det er naudsynt.

Tilsynet undersøkte om kommunen har system for dokumentasjon som sikrar den informasjonen som er naudsynt for samarbeid mellom tenestene.

5. Funn

Avvik 1:

Sogndal kommune sikrar ikkje at informasjonen og samhandlinga mellom helse-, sosial- og barnevernstenestene er tilstrekkeleg for at utsette barn i skulepliktig alder skal verte fanga opp, utgreia og få nødvendig hjelp til rett tid.

Avvik frå:

  • Kommunehelsetenestelova § 1 - 4, sosialtenestelova § 3 - 2, barnevernslova § 3 – 2, forskrift om internkontroll i helsetjenesten og sosialtjenesten § 4 og forskrift om internkontroll i barnevernstjenester § 4.

Avviket byggjer på følgjande:

  • Det er oppretta møteplassar for tverrfagleg samarbeid der dei tilsette kan drøfte saker på systemnivå. Møteplassane har ikkje fungert som planlagt i periodar, mellom anna som følgje av hyppig utskifting av- og lite stabilitet i personalgruppa i barnevernet. Enkeltsaker vert i hovudsak drøfta i ansvarsgruppemøte. Dei ulike tenestene kan ta opp og drøfta enkeltsaker anonymt med barnevernet. Dersom enkeltsaker vert drøfta anonymt i tverrfaglege møte, er det ikkje rutine for å dokumentere dette.
  • Tenestene har ikkje ei felles forståing for kva teiepliktreglane inneber i høve utveksling av informasjon frå barnevernet til dei andre tenesteområda.
  • Tenestene har ikkje felles rutinar for innhenting- og dokumentasjon av samtykke. Skulehelsetenesta dokumenterer munnleg samtykke fortløpande i journal. Sosialtenesta/ Nav og barnevernstensta har utarbeidd kvar sine skjema for dokumentasjon av samtykke. Nokre av skjema er mangelfulle når det gjeld opplysningar om retten til å trekke samtykke og for kor lenge samtykke gjeld. Sosialtenesta dokumenterer munnleg samtykke i fagprogrammet, og barnevernet kan dokumentere munnleg samtykke i eige notat. Journalgjennomgangen synte at det ikkje er dokumentert samtykke til samarbeid og informasjonsutveksling i fleire av sakene til barnevernet.
  • Det er utarbeidd rutinar for oppretting av ansvarsgrupper, for tverrfagleg arbeid i ansvarsgrupper og rutinar for utarbeiding av Individuelle planar som gjeld for alle tenesteområde som arbeider med barn og unge. Dokumentgjennomgangen synte at skulehelsetenesta deltek i svært få av ansvarsgruppene som er oppretta kring barn i målgruppa.
  • Dokumentgjennomgangen synte at det ligg føre tiltaksplanar i alle sakene til barnevernet. Det er ikkje utarbeidd individuell plan i dei sakene som vart lagt fram for tilsynet. Det var heller ikkje dokumentert om det var gjeve tilbod om slik plan, og at barn/foreldre ikkje ønska slik plan.
  • Det er utarbeidd tilvisingsskjema/meldeskjema som skal brukast ved meldingar til barnevernet. Det er ikkje alle som er kjende med at det er utarbeidd eit skjema til dette føremålet. Dei intervjua opplyste om- og dokumentgjennomgangen synte at det er få meldingar til barnvernet frå skulehelsetenesta.
  • Barnevernet har rutine for å gje tilbakemelding til meldar på meldingar til barnevernet at meldinga er motteken og vil verte følgt opp av barnevernet. Eigen rutine vert ikkje følgt i alle saker. Barnevernet har ikkje rutine for å vurdere om det er føremålstenleg, innanfor reglane om teieplikt, å følgje opp med informasjon og tilbakemelding til meldar om vidare utvikling i saka.
  • Skulehelsetenesta har ikkje rutine for å hjelpe barn/familie til å sende søknad om hjelpetiltak til barnevernet i saker der det ikkje ligg føre grunnlag for melding til barnevernet.
  • Dei ulike tenestene har ikkje felles forståing for, og det er ikkje avklara kven som har ansvar for å følgje opp barn med psykiske problemstillingar. Det er ikkje rutine for å informere skulehelsetenesta, innanfor reglane for teieplikt, om barn som har foreldre med psykisk sjukdom.
  • Barnevern- og sosialtenesta har ikkje utarbeidd felles skriftlege rutinar for å planleggje og tilretteleggje for overgangar mellom barnevern og sosialtenesta for ungdom mellom 18- og 23 år. Tenestene drøftar overgangar i felles møte.
  • Tenestene er i ferd med å ta i bruk eit nytt elektronisk kvalitetsikringssystem, Kerbas. Helsestasjonen/ skulehelsetenesta, sosialtenesta og barnevernstenesta har system for å melde avvik, men få avvik vert melde. Dei tilsette har ikkje felles forståing for kva som skal meldast som avvik. Leiinga brukar ikkje avviksrapportering på ein systematisk måte til læring, styring og forbetring av tenestene.
  • Det vert ikkje gjennomført systematiske risikovurderingar på desse tenesteområda.

Kommentar:
Barnevernstenesta, sosialtenesta og skulehelsetenesta skal sikre nødvendig dokumentasjon på utgreiing, planlegging, gjennomføring og evaluering av tenestene i tillegg til kommunikasjon med andre innanfor rammene av teiepliktreglane. Tenestene må sørge for relevant og nødvendig dokumentasjon av den løpande tenesteytinga, jfr. forvaltningslova §§ 11d og 17, barnevernslova § 4-5, sosialtenestelova § 4-3 jfr. § 4-2, forskrift om pasientjournal §§ 4, 7 og 8, § 7 i forskrift om individuell plan og internkontrollforskriftene § 4 bokstav g. Tenestene skal som hovudregel innhente informert samtykke ved utveksling og formidling av opplysningar. Samtykket skal vere dokumentert.

Individuell plan skal utarbeidast til alle som har rett til individuell plan og som ønskjer slik plan. Tenestemottakar har rett til å delta i arbeidet, jfr. forskrift om individuell plan §§ 4 og 5. Den del av kommunen si helse- eller sosialteneste som tenestemottakaren vender seg til, har plikt til å sørge for at arbeidet vert sett i gang uavhengig av om tenestemottakar tek i mot hjelp frå andre tenester, jfr. forskrifta § 6.

Dei ansvarlege for verksemda skal skaffe oversikt over område i verksemda der det er fare for svikt eller mangel på oppfylling av lovkrav, jfr. internkontrollforskriftene § 4 f. Dei ansvarlege for verksemda skal også sørge for at arbeidstakarane har tilstrekkeleg kunnskap og ferdigheiter, også når det gjeld internkontrollen, jfr. internkontrollforskriftene § 4 c. Dei ansvarlege for verksemda skal kontrollere, evaluere og forbetre nødvendige prosedyrar og rutinar for å avdekkje, rette opp og førebyggje brot på regelverket, jfr. internkontrollforskriftene § 4 g.

6. Regelverk

  • lov om barneverntjenester av 17. juli 1992 nr. 100 (bvl.)
  • lov om helsetjenesten i kommunene av 19. november 1982 nr. 66 (khl.)
  • lov om sosiale tjenester mv av 13. desember 1991 nr. 81 (sotjl.)
  • forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter lov om barneverntjenester av 14. desember 2005 nr. 1584
  • forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten av 20. desember 2002 nr. 1731
  • forskrift om kommunens helsefremmende og forebyggende virksomhet i helsestasjon og skolehelsetjenesten av 3. april 2003 nr 450 (forskrift om helsestasjon og skolehelsetj.)
  • forskrift av 23. desember 2004 nr 1837 om individuell plan etter helselovgivningen og sosialtjenesteloven
  • lov om pasientrettigheter av 2. juli 1999 nr 63 (pasientrettighetsloven - pasrl.)
  • lov om helsepersonell mv av 2. juli 1999 nr 64 (helsepersonelloven – hlspl.)
  • lov om statlig tilsyn med helsetjenesten av 30. mars 1984 nr 15 (tilsynsloven)
  • forskrift om fastlegeordningen i kommunene av 14. april 2000 nr. 328.
  • forskrift om pasientjournal av 21. desember 2000 nr. 1385
  • lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker av 2. oktober 1967 (forvaltningsloven)
  • lov om kommuner og fylkeskommuner av 25. september 1992 nr 107 (kommuneloven – koml.)
  • lov om arbeids- og velferdsforvaltningen av 16. juni 2006 nr 20

7. Dokumentgrunnlag

Dokumentasjon frå kommunen knytt til dagleg drift og andre relevante høve, innsendt i samband med førebuinga av revisjonen:

  • Utdrag frå Årsmelding 2007
  • Organisasjonskart Sogndal kommune
  • Organisasjonskart - tenesteeining sosial
  • Organisasjonskart - tenesteeining helse
  • Administrativt delegasjonsreglement Sogndal kommune
  • Stillingsomtale
    - Leiande helsesøster
    - Skulelege
    - Koordinator for barnevernstenesta
    - Sosialleiar
    - PMTO – rådgjevar
  • Oversikt over tilsette i helsestsjon/ skulehelsetenesta
  • Oversikt over tilsette og stillingsstorleik i barnevernstensta og sosialtenesta
  • Oversikt over tverrfagleg samarbeid retta mot barn og unge
  • Samarbeidsavtale mellom Nav og Sogndal kommune v/ rusteam/psykisk helsearbeid
  • Rammeavtale mellom Helse Førde og Sogndal kommune
  • Samarbeidsavtale mellom Sogndal kommune og Indre Sogn Psykiatrisenter
  • Rutine for samarbeid om fysioterapi i grunnskulane
  • Plan for skulehelsetenesta i grunnskulen Sogndal kommune juni 2007
  • Kvalitetshandbok for helsestasjonen – Prosedyre:
    -  Registrering og oppfølging av nye elevar
    -  Utflytting av elevar
    - Tuberkulintesting av helsepersonell og lærarar
    - Oppfølging ift ein ”otte”
  • Tilvisings/meldeskjema - Barnevernstenesta
  • Skjema – Fullmakt /samtykke – Sosialtenesta
  • Skjema – Fullmakt/samtykke – Nav Sogndal
  • Skjema Samtykkeerklæring – samarbeid med andre instansar – Barnevernstenesta
  • Prosedyre Sosialkontor – Individuell plan
  • Prosedyre Sosialkontor - ASR- prosjekt
  • Innhald i styringssystemet Sogndal kommune – Årshjulet
  • Informasjon – Velkomen til Sogndal helsestasjon
  • Brosjyre – Sogndal helsestsjon

Dokumentasjon som vart lagt fram under tilsynet:

  • Helsestasjonen - Tilvisingsskjema til fastlegen

Dokumentasjon som vart gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • 15 klientmapper frå barnevernet der det er etablert eit samarbeid med øvrige tenester, 11 av desse sakene var med utarbeidd tiltaksplan
  • 3 klientmapper frå sosialtenesta der det er samarbeid med barnevernet
  • 10 journalar frå skulehelsetenesta der barnevernet har innhenta opplysningar frå skulehelsetenesta eller der det er samarbeid med barnevernet

Korrespondanse mellom kommunen og Fylkesmannen:

  • Brev til Sogndal kommune frå Fylkesmannen i Sogn og Fjordane – melding om tilsyn av 10.03.08
  • Brev til Sogndal kommune frå Fylkesmannen i Sogn og Fjordane av 10.03.08
  • Brev med vedlegg frå Sogndal kommune til Fylkesmannen i Sogn og Fjordane av 09.05.08
  • E-post med vedlegg til Fylkesmannen i Sogn og Fjordane frå Sogndal kommune av 21.05.08
  • Brev med vedlegg til Sogndal kommune frå Fylkesmannen i Sogn og Fjordane - dagsorden for tilsynet av 23.05.08
  • E-post med vedlegg - revidert dagsorden for tilsynet - til Sogndal kommune frå Fylkesmannen i Sogn og Fjordane av 26.05.08

8. Deltakarar ved tilsynet

I tabellen under er det gjeve ei oversikt over deltakarane på opningsmøtet og sluttmøtet, og over personar som vart intervjua.

Deltakarar ved tilsynet

Namn

Funksjon / stilling

Opningsmøte

Intervju

Sluttmøte

May Iren Lund

Kari Ådnegard Skulstad

Oddrun Helene Eggum

Elin Pettersen

Wenche Sollid

Per Erik Hansen

Evy Flugheim

Inger Steig Synnevåg

Cindy Litlabø

Tor Arne Hov

Jostein Aanestad

Clara Øberg

Helga Bakken

Barnevernskurator

Helsesøster

Sosialkurator

Barnevernskurator

Helsesøster

Skulelege

Fagleiar psykisk helsearbeid

Sakshandsamar Nav

Leiande helsesøster

Leiar Nav Sogndal

Rådmann

Tenesteleiar sosial/barnevern

Tenesteleiar helse

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

Fra tilsynsstyresmaktene deltok:
Rådgjevar Jens Tore Eggum, revisor
Seksjonsleiar Arne Røyrvik, revisor
Fylkessjukepleiar Anne Eli Wangen, revisjonsleiar