Helsetilsynet

Fylkesmannen i Sogn og Fjordane

Oppfølging av tilsynet
Ved dette tilsynet blei det konstatert avvik frå lov eller forskrift. Tilsynsmyndigheita har vurdert dei tiltaka som er sette i verk som tilstrekkelege. Tilsynet er derfor avslutta.

 

Sammendrag
1. Innleiing
2. Omtale av verksemda - spesielle forhold
3. Dokumentunderlag
4. Gjennomføring
5. Reviderte områder
6. Deltakarar ved tilsynet

Sammendrag

Rapporten omhandlar avviket som vart påpeika innan dei reviderte områda.

Systemrevisjonen omfatta følgjande områder:

  • Om kommunen sikrar at tenestemottakarane mottek eit forsvarleg tenestetilbod etter sotjl. § 4-3 jf. § 4-2 a-d, i samsvar med eventuelle endringar i bistandsbehovet og uavhengig av endringar i ressursråmene
  • Om kommunen sikrar at utviklingshemma mottek sosiale tenester utan bruk av ulovleg tvang og makt

Følgjande avvik vart avdekka:

  • Gaular kommune sikrar ikkje at tenestemottakarane mottek eit forsvarleg tenestetilbod etter sotjl. § 4-3 jf. § 4-2 a-d, i samsvar med eventuelle endringar i bistandsbehovet og uavhengig av endringar i ressursråmene
  • Gaular kommune sikrar ikkje at utviklingshemma mottek sosiale tenester utan ulovleg bruk av makt og tvang

Dato: 18.12.09

Kari Vold Olsen
tilsynsleiar
Verner Bjerkvik
revisor

 

 

1. Innleiing

Rapporten er utarbeidd etter tilsyn i Gaular kommune 20. oktober 2009, og er gjennomført av Fylkesmannen i Sogn og Fjordane. Føremålet med tilsynet er å vurdere korleis verksemda ivaretek ulike myndigheitskrav gjennom sin internkontroll. Tilsynet omfattar undersøking om:

a. aktivitetar vert utført som beskrive og uttalt

b. verksemda driv si verksemd innanfor dei rammene som myndigheitene har sett

Heimel for Fylkesmannen sitt tilsyn er Lov om sosiale tenester § 2-6, der det står at Fylkesmannen pliktar å føre tilsyn med kommunen si verksemd etter kap. 4 og 4A og skal kontrollere at verksemda vert drive i samsvar med lova og forskrifta til lova.

Fylkesmannen kan utan hinder av teieplikta krevje innsyn i dei opplysningar som er nødvendige for at fylkesmannen kan utføre sine oppgåver. I samband med tiltak etter sotjl. kap 4A kan tilsynet gjennomføre tilsynsbesøk i bustaden utan brukaren sitt samtykke.

Dersom verksemd etter sotjl. kap. 4 og 4A vert drive på ein måte som kan ha skadelege følgjer for tenestemottakar eller på anna måte er uheldig eller uforsvarleg, kan Fylkesmannen gi pålegg om å rette opp forholdet.

Systemrevisjon vert gjennomført ved gransking av dokumenter, ved intervju og ved verifikasjonar. Verifikasjonar inneber å sjekke om rutinar, prosedyrar og instruksar vert følgt opp i praksis, og om dei fysiske forhold tilfredstiller myndigheitskrava. Rapporten viser avvik og merknader som vart avdekka under tilsynet.

Definisjonar på eit avvik og ein merknad er slik:

  • Avvik vert definert som brot på vilkår gjeve i gjeldande lov eller forskrift
  • Merknad er tilhøve som ikkje vert omfatta av definisjonen for avvik, men der tilsynet finn at det er nødvendig å peike på forhold som kan forbetre tenesta, med utgangspunkt i dei krav som blir sett i regelverket

2. Omtale av verksemda - spesielle forhold

Gaular kommune hadde pr 01.01.2009 2776 innbyggjarar, og 16 personar er registrert som psykisk utviklingshemma.

Kommunen har organisert tenesta som ein eigen avdeling under pleie og omsorgstenesta. Helse- og sosialleiar Kjell Idar Dvergsdal er overordna fagleg ansvarleg og Therese Brakestad er avdelingsleiar.

Tilsynet vart gjennomført over ein dag. Det vart halde opningsmøte og gjennomført 7 intervju, då det viste seg at to av dei utpeika ikkje hadde ansvar og/eller oppgåver knytte til emnet for tilsynet. Tilsynet gjennomførte og besøk i ein bustad. Tenestemottakaren var ikkje til stades. I tillegg ønskte tilsynet å sjå ein bustad til, men det passa ikkje då tenestemottakaren sov middag. På sluttmøte vart førebels resultat presentert for kommunen.

3. Dokumentunderlag

Dokumentunderlag for kontrollen var :

  • Organisasjonskart for Gaular kommune
  • Politisk og administrativ organisasjonskart for helse- og sosialetaten
  • Delegasjonsplan/flytskjema
  • Generell opplæringsplan
  • Aktuelle prosedyrar/retningslinjer og rutinar som gjeld tvang og makt
  • 10 enkeltvedtak
  • Generell oversikt over utfylling av individuell plan
  • 3 avviksmeldingar
  • Oversikt over tal avlastningsbustader i kommunen
  • Oversikt over personell som er tilsett i avlastningsbustadene
  • Oversikt over talet på psykisk utviklingshemma
  • Internkontrollsystem
  • Oppsummering av funn/dokumentasjon, samt kommentarar
  • Informasjonsperm om brukar
  • Rapportperm om tre brukarar
  • Referat frå personalmøte
  • Beskjedbok
  • Referat frå ansvarsgruppemøte

4. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfatta følgjande aktivitetar:

Revisjonsvarsel blei utsendt 14.08.09

Fylkesmannen mottok dokumentasjon frå kommunen 15.09.09

Dagsorden vart sendt kommunen 18.09.09

Tilsynet med opningsmøte, intervju og sluttmøte var gjennomført 20.10.09

5. Reviderte områder

Tilsynsområde 1:
Om kommunen sikrar at tenestemottakarane mottek eit forsvarleg tenestetilbod etter sotjl. § 4-3 jf. § 4-2 a-d, i samsvar med eventuelle endringar i bistandsbehovet og uavhengig av endringar i ressursråmene

Avvik 1:

Gaular kommune sikrar ikkje at tenestemottakarane mottek eit forsvarleg tenestetilbod etter sotjl. § 4-3 jf. § 4-2 a-d, i samsvar med eventuelle endringar i bistandsbehovet og uavhengig av endringar i ressursråmene

Avvik frå myndigheitskrav:

  • Lova om sosiale tenester § 4-3 jf. § 4-2 a-d, jf. Internkontrollforskrifta §§ 3 og 4.

Avviket byggjer på følgjande observasjonar:

  • Nav-kontoret har ansvar for ein del sosiale tenester, men er ikkje tildelt formell mynde
  • Nav-kontoret kjenner heller ikkje rammevilkåra for inneverande år, og kan såleis ikkje ta stilling til auka tenester ved auka behov
  • Der føreligg ein del skriftleg internkontrollrutinar, men dei tilsette kjenner ikkje til dei
  • Det er ikkje regelmessige møter mellom overordna og tenesteytarar
  • Kommunen sikrar ikkje at informasjon og beskjedar når fram til alle då det ikkje systematisk vert kontrollert om referat blir lese av alle

Tilsynsområde 2:
Om kommunen sikrar at utviklingshemma mottek sosiale tenester utan bruk av ulovleg tvang og makt

Avvik 2:

Gaular kommune sikrar ikkje at utviklingshemma mottek sosiale tenester utan ulovleg bruk av makt og tvang.

Avvik frå myndigheitskrav:

  • Lov om sosiale tenester § 4A-4 jf. § 2-1 første, andre og tredje ledd jf. Internkontrollforskrifta §§ 3 og 4.

Avviket byggjer på følgjande observasjonar:

  • Det vert nytta tvangstiltak utan at det vert gjort vedtak om forholdet
  • Personalet har ikkje tilstrekkeleg kjennskap til aktuelt regelverk, og har ikkje ei felles forståing av kva som vert rekna som makt eller tvang
  • Det er ikkje kjent i organisasjonen kven som har det overordna ansvaret for kap 4A
  • Kommunen sikra ikkje at regelverket om tvang og makt er ein del av opplæringa til nytilsette
  • Kommunen sikrar ikkje at informasjon og beskjedar når fram til alle då det ikkje systematisk vert kontrollert om referat blir lese av alle
  • Der føreligg ein del skriftleg internkontrollrutinar, men dei tilsette kjenner ikkje til dei
  • Det er ikkje regelmessige møter mellom overordna og tenesteytarar.

6. Deltakarar ved tilsynet

Oversikt over personar som deltok i tilsynet frå Gaular kommune:

Deltakarar ved tilsynet

Namn

Funksjon / stilling

Opningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Therese Brakestad

avdelingsleiar

x

x

Terje Nyland

hjelpeverje

x

x

Evelyn Rørvik

hjelpepleiar

x

x

Mona Grytten

hjelpepleiar

x

x

Hilde Yndestad Halland

Nav-leiar

x

x

Venche Kårstad

Avdelingssjukepleiar avd.II

nei

x

Odny Lunde

nei

x

Lise Jansen

assistent

x

x

Kjell Idar Dvergsdal

Helse- og sosialsjef

x

x

Frå Fylkesmannen i Sogn og Fjordane møtte følgjande personar:
Kari Vold Olsen, tilsynsleiar
Verner Bjerkvik, revisor