Rapport frå tilsyn med helse og sosialtenester til heimebuande eldre i Bremanger kommune 2010

Samandrag

Helsetilsynet og Fylkesmannen i Sogn og Fjordane gjennomførte tilsyn med helse- og sosialtenestene til eldre som bur i eigen heim eller omsorgsbustad i Bremanger kommune 06. – 07.09.2010. Denne rapporten gjer greie for funna innanfor dei områda tilsynet omfatta.

Det var to tema for tilsynet:

• tilsyn med kommunen sine tiltak for å identifisere, utgreie og følgje opp heimebuande eldre med demenssjukdom, herunder samarbeid med fastlegane
• tilsyn med kommunale heimesjukepleietenester til eldre som har vedtak om hjelp til legemiddelhandtering

Det første temaet omfatta kommunen si evne til å identifisere og følgje opp muleg utvikling av demens hjå heimebuande eldre, samarbeidet med fastlegane om utgreiing og kartlegging ved spørsmål om demensdiagnose samt oppfølgjing av demenssjukdom, kommunen si ivaretaking av grunnleggande behov, og kommunen si evne til å identifisere og følgje opp endra behov for tenester.

Det andre temaet omfatta om kommunen har sikra oppdatert oversikt over tenestemottakarane sin legemiddelbruk, istandgjeringa og utdelinga av legemiddel, oppfølgjinga av tenestemottakarane og samarbeidet med fastlegane.

Bremanger kommune har organisert heimetenestene i to tenesteområde, Open omsorg Indre og Open omsorg Ytre. Det første tenesteområdet er delt i to geografiske soner; Davik og Svelgen. Dette tilsynet var avgrensa til sone Davik i Open omsorg Indre og til Open Omsorg Ytre.

Tenesteområda er leia av kvar sin driftsjef som har det administrative og faglege ansvaret. Kommunalsjef Helse har det overordna ansvaret for tenestene.

Heimehjelpene utfører dagleg både heimehjelp og heimesjukepleie til tenestemottakarar som bur i omsorgsbustader. Det vert nytta elektronisk journalsystem i omsorgstenestene. Journalsystemet er også teke i bruk av heimehjelpene i eit av tenesteområda, og kommunen er i gang med opplæring i det andre.  

Det er ikkje oppretta demensteam i kommunen. Utgreiing ved mistanke om demenssjukdom vert utført av pasientane sin fastlege.  

Det vart gjeve ein merknad:

Merknad

Bremanger kommune bør vurdere om rutinane for samarbeid mellom heime-tenestene og fastlegane sikrar forsvarleg oppfølgjing av legemiddelbehandlinga til tenestemottkarane

Dato: 12.10.2010

Anne Eli Wangen
revisjonsleiar Arne Røyrvik
revisor

1. Innleiing

Rapporten er utarbeidd etter systemrevisjon i Bremanger kommune i perioden 07.06.10 – 12.10.10. Revisjonen går inn som ein del av den planlagde tilsynsverksemda hos Fylkesmannen og Helsetilsynet i Sogn og Fjordane i dette året.

Helsetilsynet i fylket har fullmakt til å føre tilsyn med helsetenesta etter lov om statleg tilsyn med helsetenesta § 2. Fylkesmannen fører tilsyn med sosiale tenester etter lov om sosiale tenester § 2-6.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om verksemda tek hand om ulike krav i lovgivinga gjennom internkontrollen sin. Revisjonen omfatta å undersøkje om:

• kva tiltak verksemda har for å avdekkje, rette opp og førebyggje brot på lovgivinga innanfor de tema tilsynet omfattar
• tiltaka blir følgde opp i praksis og om nødvendig korrigerte
• tiltaka er gode nok for å sikre at lovgivinga blir følgd

Ein systemrevisjon blir gjennomført ved å granske dokument, ved intervju og andre undersøkingar.

Rapporten handlar om avvik og merknader som er avdekte under revisjonen og gir derfor inga fullstendig tilstandsvurdering av det arbeidet verksemda har gjort innanfor dei områda som tilsynet omfatta.

• Avvik dreier seg om at krav som er gitt i eller i tråd med lov eller forskrift, ikkje er oppfylte
• Merknad er forhold som ikkje er i strid med krav som er fastsette i eller i tråd med lov eller forskrift, men der tilsynsorganet finner grunn til å påpeke betringspotensial

2. Omtale av verksemda - spesielle forhold

Bremanger kommune har 3908 innbyggjarar. Kommunen har organisert heimetenestene sine i to geografiske område; Open omsorg Indre og Open omsorg Ytre. Kommunalsjef Helse har det overordna ansvaret for tenesteområda. Kommunalsjef Helse er del av Rådmannen si leiargruppe. Kvart område er leia av kvar sin driftsjef som har det administrative ansvaret for tenesteområdet. Open omsorg Indre er vidare delt i to soner; Davik og Svelgen med kvar sin fagleg leiar som har det sjukepleiefaglege og daglege ansvaret for heimetenestene. Open omsorg Ytre har tilsett ein fagleg leiar.

Det er også knytta omsorgsbustader/bufellesskap til tenesteområda. Heimehjelpene utfører dagleg heimesjukepleie og praktisk bistand til tenestemottakarar som bur i kommunen sine omsorgsbustader. Til tenestemottakarar som bur i eigen heim yter heimehjelpene praktisk bistand. Heimesjukepleien er lokalisert og har kontor i same hus som omsorgsbustadene. I Open omsorg Ytre har heimehjelpene teke i bruk elektronisk rapporteringssystem medan kommunen er i gang med opplæring av heimehjelpene i Open omsorg Indre.  

Det er ikkje oppretta hukommelsesteam (demensteam) i kommunen. Utgreiing ved mistanke om demenssjukdom vert utført av pasientane sin fastlege. 

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfatta følgjande aktivitetar:

Revisjonsvarsel blei sendt ut 07.06.10. Oversikt over dokument som verksemda har sendt over i samband med tilsynet, er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Opningsmøte blei halde 06.09.10.

Intervju

15 personar blei intervjua.Oversikt over dokumentasjon som blei gjennomgått under revisjonsbesøket, er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det blei gjennomført synfaring ved medisinskapet til heimesjukepleien i Open Omsorg Ytre

Sluttmøte blei halde 07.09.10.

4. Kva tilsynet omfatta

Tilsynet omfatta to tema:

• tilsyn med kommunen sine tiltak for å identifisere, utgreie og følgje opp heimebuande eldre med demenssjukdom, herunder samarbeid med fastlegane
• tilsyn med kommunale heimesjukepleietenester til heimebuande eldre som har vedtak om hjelp til legemiddelhandtering

Målgruppe for det første temaet var eldre med vedtak om helse- og sosialtenester i form av praktisk bistand og/eller heimesjukepleie som bur i eigen bustad eller omsorgsbustad.

Det første temaet var avgrensa til:

• kommunane si evne til å identifisere og følgje opp muleg utvikling av demens hjå heimebuande eldre avgrensa til dei med vedtak om helse- og sosialtenester. Herunder eventuelt samarbeid med fastlegane om utgreiing/kartlegging ved
• spørsmål om demensdiagnose, og om kommunane samarbeider med fastlegane om oppfølging av demenssjukdom
• kommunane si ivaretaking av grunnleggande behov hjå personar med demens med fokus på brukarmedverknad, individuelt tilrettelagde tenester, kontinuitet og regelmessigheit i tenestene
• kommunane si evne til å identifisere og følgje opp endra behov for tenester hjå heimebuande eldre med demens

Det andre temaet som omfatta heimesjukepleietenester til heimebuande eldre med hjelp til legemiddelhandtering var avgrensa til:

Legemiddelhandtering

• oppdatert oversikt over tenestemottakarane sin legemiddelbruk
• istandgjering og utdeling av legemiddel
• Observasjon og oppfølging av tenestemottakarane
• Samarbeid med fastlegane

5. Funn

Merknad

Bremanger kommune bør vurdere om rutinane for samarbeid mellom heime-tenestene og fastlegane sikrar forsvarleg oppfølgjing av legemiddelbehandlinga til tenestemottkarane

Merknaden byggjer på følgjande:

• Det er innarbeidd praksis med samarbeidsmøte mellom fastlegane og heimesjukepleien ein time per veke. Det vart opplyst at ein av fastlegane ikkje alltid møter til avtalte samarbeidsmøte. Under ferieavvikling kan det i ei av sonene gå fleire veker utan at heimesjukepleien får konferert med pasientane sin fastlege når denne fastlegen avviklar ferie.
• Det er utarbeidd skriftleg rutine for samarbeidsmøte med fastlegane som gjeld for ei av sonene. Det er usikkert om det er gjort skriftlege avtalar med fastlegane om korleis samarbeidet mellom fastlegane og open omsorg skal vere
• Tenesta har system for avvikshandsaming og rutinar for melding av avvik. Leiinga er ikkje gjort kjend med at samarbeidet med fastlegane ikkje fungerer like godt i alle soner
• Det er ikkje utarbeidd skriftlege avtalar mellom pasient, lege og heimesjukepleien om overtaking av administrasjon av legemiddel for alle tenestemottkarane som får hjelp til dette av heimesjukepleien
• Det er ikkje innarbeidde rutinar for å sikre at fastlegane til ei kvar tid får informasjon når andre legar har gjort endringar i legemiddelbehandlinga til pasientane. Slike endringar vert som oftast teke opp ved neste samarbeidsmøte med fastlegen
• Medisindosettar i ei av sonene vert dosert etter oppdatert medisinliste som ikkje er godkjend/signert av pasientane sin fastlege
• Heimesjukepleien følgjer opp legemiddelbehandlinga til pasientar som vert behandla med Marevan. Legekontoret formidlar INR-svar, vidare dosering av Marevan samt tidspunkt for neste kontroll munnleg (per telefon) til ansvarleg sjukepleiar/hjelpepleiar i heimesjukepleien. Det er ikkje rutine for at heimesjukepleien får desse opplysningane dokumentert skriftleg frå fastlegen

Kommentar:

Kommunen har ansvar for å initiere og leggje til rette for utvikling av rutinar og prosedyrar for samarbeid mellom heimetenestene og fastlegane, jf. kommunehelsetenestelova § 1-3 a og kvalitetforskrifta § 3 andre ledd, jf. internkontrollforskrifta § 4.

Verksemdleiar er ansvarleg for legemiddelhandteringa i verksemda. Gjennom styring og internkontroll skal verksemdleiar sikre at hjelpa som dei tilsette i heimesjukepleien yter i legemiddelbehandlinga av pasientane er forsvarleg. Internkontroll inneber mellom anna at prosedyrar vert kontrollerte og evaluerte. jf. internkontrollforskrifta § 4 andre ledd g), jf. legemiddelhandteringsforskrifta § 4 femte ledd b). Kontroll og evaluering må gjennomførast systematisk og av personell med relevant legemiddelkompetanse.

Verksemdleiar må syte for at avvik vert melde. Verksemdleiar må også gjennomføre systematiske risikovurderingar for å avdekke om det er spesielt sårbare område i verksemda si legemiddelhandtering. Dersom hjelp til legemiddelbehandling av tenestemottakarar i heimesjukepleien er eit slikt område, må verksemdleiar følgje dette spesielt opp og sikre at rutinar vert forbetra og at praksis vert endra i tråd med dette, jf. internkontrollforskrifta § 4 andre ledd f), jf. legemiddelhandteringsforskrifta § 4 femte ledd b).

6. Regelverk

• Lov om sosiale tjenester mv av 13. desember 1991 nr. 81
• Lov om helsetjenesten i kommunene av 19. november 1982 nr. 66
• Lov om pasientrettigheter av 2. juli 1999 nr. 63
• Lov om statlig tilsyn med helsetjenesten av 30. mars 1984 nr. 15
• Lov om helsepersonell mv av 2. juli 1999 nr. 64
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven) av 10. februar 1967
• Forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene for tjenesteyting etter lov av 19. november 1982 nr. 66 om helsetjenesten i kommunene
• Forskrift om lovbestemt sykepleietjeneste i kommunens helsetjeneste av 23. november 1983 nr 1779
• Forskrift om legemiddelhåndtering for virksomheter og helsepersonell som yter helsehjelp av 3.april 2008 nr. 0320
• Forskrift om individuell plan av 23.desember 2004 nr. 1837
• Forskrift om pasientjournal av 21. desember 2000 nr. 1385
• Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten av 20.desember 2002 nr. 1731
• Forskrift om fastlegeordning i kommunene av 14. april 2000 nr. 0328

7. Dokumentunderlag

Dokumentasjon frå verksemda knytt til den daglege drifta og andre viktige forhold som blei send over da revisjonen blei førebudd:

• Organisasjonskart for Bremanger kommune
• Detaljert organisasjonskart for sosial/pleie- og omsorgstenestene i Bremanger
• Oversikt over tilsettsette Open omsorg Ytre
• Oversikt over tilsette Open omsorg Indre
• Pleie- og omsorgsplan for Bremanger kommune 2007-2010
• Strategiplan for pleie- og omsorgssektoren i Bremanger kommune m/ handlingsprogram 2010 – 2013
• Delegasjonsreglement for Bremanger kommune
• Årsmelding 2009
• Stillingsomtale for:
  Koordinator
  Sakshandsamar
  Driftsjef Open omsorg Indre
  Driftsjef Open omsorg Ytre
  Fagleg leiar open omsorg Svelgen
  Fagleg leiar Open omsorg Davik
  Fagleg leiar Open omsorg Ytre 
• Klokketest, MMS- skjema, MADRS
• Skjema geriatri depresjon
• Spørreskjema Pårørande
• Prosedyrar/rutinar:
• 1. gongs heimebesøk
• Ansvarshavande på vakt
• Ivaretaking av brukarar som er dement – Ytre
• Etiske retningslinjer for tilsette
• Søknadskjema på tenester
• Skjema – samtykke til samarbeid/innhenting av opplysningar
• Kartleggingsrutiner m/ kartleggingsskjema
• Tenestetildeling
• Tenesteerklæringar – pleie- og omsorgstenester
• Døgnrytmeplan
• Arbeidsplan open omsorg Svelgen
• Saksgang ved avvikshandtering m/ avvikskjema
• Ivaretaking av brukar sine grunnleggande behov
• Rutiner for dokumentasjon
• Rutiner for utgreiing av demenssjukdom
• Vurdering av samtykkekompetanse
• Rutinar for samarbeidsmøte med fastlege
• Rutinar for legemiddelhandtering
• Rutinar for opplæring av tilsette som skal delta i legemiddelhandtering
• Narkotikaskjema
• Marevanskjema

Dokumentasjon som blei utdelt under tilsynsbesøket:

• Årshjul 2010 Open omsorg Indre
• Kopi av skjema ”Legemiddelhandtering i Open omsorg Ytre Bremanger”:
  Tidsavgrensa fullmakt til heimehjelp
  Tidsavgrensa fullmakt til sjukepleiarstudentar

Dokumentasjon som blei gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Elektroniske journalar i Uniqe Profil og papirjournalar inkludert vedtak om tenester
• Medisinkort i elektronisk journal til tenestemottakarar som får hjelp av heimesjukepleien til å administrere legemiddel
• Medisinkort i elektronisk journal og INR-kort (papir) til tenestemottakarar der heimesjukepleien hjelper til med oppfølgjing av Warfarinbehandling (Marevan)

Korrespondanse mellom verksemda og Helsetilsynet i Sogn og Fjordane:

• Brev frå Helsetilsynet og Fylkesmannen i Sogn og Fjordane til Bremanger kommune – melding om tilsyn av 07.06.10
• E-post med vedlegg frå Bremanger kommune til Helsetilsynet i Sogn og Fjordane av 17.08.10, 19.08.10 og 26.08.10.
• E-post frå Helsetilsynet og Fylkesmannen i Sogn og Fjordane til Bremanger kommune av 17.08.10
• Brev med vedlegg frå Helsetilsynet og Fylkesmannen i Sogn og Fjordane til Bremanger kommune – program for tilsynet av 17.08.10
• E-post frå Bremanger kommune til Helsetilsynet i Sogn og Fjordane av 18.08.10
• E-post med vedlegg – revidert program for tilsynet frå Helsetilsynet og Fylkesmannen i Sogn og Fjordane til Bremanger kommune av 20.08.10

8. Deltakarar ved tilsynet

Tabellen under gir ei oversikt over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte, og over kva personar som blei intervjua.

Frå tilsynsorganet deltok:
Arne Røyrvik, seksjonsleiar, revisor
Linda Svori, ass. fylkeslege, revisor
Elisabeth Lund-Iversen, observatør
Anne Eli Wangen, fylkessjukepleiar, revisjonsleiar