Rapport frå tilsyn med helse og sosialtenester til heimebuande eldre i Gaular kommune 2010

Samandrag

Helsetilsynet og Fylkesmannen i Sogn og Fjordane gjennomførte tilsyn med helse- og sosialtenestene til eldre som bur i eigen heim eller omsorgsbustad i Gaular kommune 27.04. – 28.04.2010. Denne rapporten gjer greie for funna innanfor dei områda tilsynet omfatta.

Det var to tema for tilsynet:

• tilsyn med kommunen sine tiltak for å identifisere, utgreie og følgje opp heimebuande eldre med demenssjukdom, herunder samarbeid med fastlegane
• tilsyn med kommunale heimesjukepleietenester til eldre som har vedtak om hjelp til legemiddelhandtering

Det første temaet omfatta kommunen si evne til å identifisere og følgje opp muleg utvikling av demens hjå heimebuande eldre, samarbeidet med fastlegane om utgreiing og kartlegging ved spørsmål om demensdiagnose samt oppfølgjing av demenssjukdom, kommunen si ivaretaking av grunnleggande behov, og kommunen si evne til å identifisere og følgje opp endra behov for tenester.

Det andre temaet omfatta om kommunen har sikra oppdatert oversikt over tenestemottakarane sin legemiddelbruk, istandgjeringa og utdelinga av legemiddel, oppfølgjinga av tenestemottakarane og samarbeidet med fastlegane.

Pleie og omsorgstenesta i Gaular kommune er delt i tre avdelingar der Open omsorg, er ein av desse. Helse- og sosialsjef er administrativ leiar for helse- og sosial-tenestene i kommunen. Han er også fagleiar for pleie- og omsorgstenesta. Avdelingsleiar har det daglege ansvaret for Open omsorg.

Tenesta har ikkje oversikt over kven som er tenestemottakarane sin fastlege. Ein av fastlegane fungerer som ”tilsynslege” for heimesjukepleien. Han ordinerer legemiddel og fornyar reseptar til tenestemottakarar som får hjelp av heimesjukepleien til å administrere legemiddel. Dette gjeld også pasientar der ein av dei andre fastlegane har sett i gang behandlinga.

Dei tilsette i open omsorg deltek ikkje i kartlegging eller utgreiing ved mistanke om demenssjukdom. Kommunen har ikkje oppretta demensteam, og Helsedirektoratet sitt kartleggingverktøy er ikkje teke i bruk. Det er ikkje utarbeidd avtalar om ansvar og oppgåvedeling mellom fastlegane og kommunen sine omsorgstenester. Kommunen nyttar seg ikkje av samarbeidsutval og retten til å halde årlege møte med kvar enkelt fastlege for å avklare forventningar til fastlegane om kommunale plikter eller om tverrfagleg samarbeid med heimesjukepleien og andre kommunale tenester.

Hjelpepleiarar og heimehjelparar deler ut medisinar til tenestemottakarane. Kommunen sikrar ikkje at alle som deltek i legemiddelhandteringa får tilstrekkeleg opplæring.

Det vart gjeve to avvik:

Avvik 1

Gaular kommune sikrar ikkje nødvendig samarbeid mellom fastlegane og heimesjukepleien om oppfølgjing av tenestemottakarar med demenssjukdom

Avvik 2

Gaular kommune sikrar ikkje at personell som har oppgåver knytt til utdeling av legemiddel og oppfølgjing av legemiddelbehandlinga til tenestemottakarane, har tilstrekkeleg kompetanse

Dato: 14.06.10

Anne Eli Wangen
revisjonsleiar Arne Røyrvik
revisor

 

 

1. Innleiing

Rapporten er utarbeidd etter systemrevisjon i Gaular kommune i perioden 11.02.10 – 14.06.10. Revisjonen går inn som ein del av den planlagde tilsynsverksemda hos Fylkesmannen og Helsetilsynet i Sogn og Fjordane i dette året.

Helsetilsynet i fylket har fullmakt til å føre tilsyn med helsetenesta etter lov om statleg tilsyn med helsetenesta § 2. Fylkesmannen fører tilsyn med sosiale tenester etter lov om sosiale tenester § 2-6.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om verksemda tek hand om ulike krav i lovgivinga gjennom internkontrollen sin. Revisjonen omfatta å undersøkje om:

• kva tiltak verksemda har for å avdekkje, rette opp og førebyggje brot på lovgivinga innanfor de tema tilsynet omfattar
• tiltaka blir følgde opp i praksis og om nødvendig korrigerte
• tiltaka er gode nok for å sikre at lovgivinga blir følgd

Ein systemrevisjon blir gjennomført ved å granske dokument, ved intervju og andre undersøkingar.

Rapporten handlar om avvik og merknader som er avdekte under revisjonen og gir derfor inga fullstendig tilstandsvurdering av det arbeidet verksemda har gjort innanfor dei områda som tilsynet omfatta.

• Avvik dreier seg om at krav som er gitt i eller i tråd med lov eller forskrift, ikkje er oppfylte
• Merknad er forhold som ikkje er i strid med krav som er fastsette i eller i tråd med lov eller forskrift, men der tilsynsorganet finner grunn til å påpeke betringspotensial

2. Omtale av verksemda - spesielle forhold

Pleie og omsorgstenesta i Gaular kommune er delt i tre avdelingar; Open omsorg, Gaular bygde- og sjukeheim og Skagetunet (omsorgsbustader). Helse- og sosialsjef er administrativ leiar for helse- og sosialtenestene i kommunen og medlem av rådmannen si leiargruppe. Helse- og sosialsjef er også fagleiar for pleie- og omsorgstenesta. Open omsorg som omfattar heimesjukepleie og heimehjelp er leia av avdelingssjukepleiar.

Fastlegane har ansvaret for utgreiing ved spørsmål om demenssjukdom hjå eldre. Dei tilsette i heimesjukepleien deltek ikkje i kartlegging og utgreiing av demente. Det er ikkje oppretta demensteam i kommunen, og Helsedirektoratet sitt kartleggingsverktøy er ikkje teke i bruk.

Ein av fastlegane fungerer som ”tilsynslege” for heimesjukepleien sine tenestemottakarar. Det vert nytta både elektronisk journal og papirjournal i open omsorg.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfatta følgjande aktivitetar:

Revisjonsvarsel blei sendt ut 11. februar 2010. Oversikt over dokument som verksemda har sendt over i samband med tilsynet, er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Opningsmøte blei halde tysdag 27. april 2010.

Intervju

9 personar blei intervjua.

Oversikt over dokumentasjon som blei gjennomgått under revisjonsbesøket, er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det blei gjennomført synfaring ved medisinrommet til Open omsorg.

Sluttmøte blei halde onsdag 28. april 2010.

4. Kva tilsynet omfatta

Tilsynet omfatta to tema:

• tilsyn med kommunen sine tiltak for å identifisere, utgreie og følgje opp heimebuande eldre med demenssjukdom, herunder samarbeid med fastlegane
• tilsyn med kommunale heimesjukepleietenester til heimebuande eldre som har vedtak om hjelp til legemiddelhandtering

Målgruppe for det første temaet var eldre med vedtak om helse- og sosialtenester i form av praktisk bistand og/eller heimesjukepleie som bur i eigen bustad eller omsorgsbustad.

Det første temaet var avgrensa til:

• kommunane si evne til å identifisere og følgje opp muleg utvikling av demens hjå heimebuande eldre avgrensa til dei med vedtak om helse- og sosialtenester. Herunder eventuelt samarbeid med fastlegane om utgreiing/kartlegging ved
• spørsmål om demensdiagnose, og om kommunane samarbeider med fastlegane om oppfølging av demenssjukdom
• kommunane si ivaretaking av grunnleggande behov hjå personar med demens med fokus på brukarmedverknad, individuelt tilrettelagde tenester, kontinuitet og regelmessigheit i tenestene
• kommunane si evne til å identifisere og følgje opp endra behov for tenester hjå heimebuande eldre med demens

Det andre temaet som omfatta heimesjukepleietenester til heimebuande eldre med hjelp til legemiddelhandtering var avgrensa til:

• Legemiddelhandtering
  oppdatert oversikt over tenestemottakarane sin legemiddelbruk
  istandgjering og utdeling av legemiddel
• Observasjon og oppfølging av tenestemottakarane
• Samarbeid med fastlegane

5. Funn

Avvik 1

Gaular kommune sikrar ikkje nødvendig samarbeid mellom fastlegane og heimesjukepleien om oppfølgjing av tenestemottakarar med demenssjukdom

Avvik frå kommunehelsetenestelova § 1-3 jf. § 1- 3a, kvalitetforskrifta § 3, legemiddelforskrifta § 4, jf. internkontrollforskrifta § 4

Avviket er basert på følgjande:

• Dei tilsette i heimesjukepleien har oppgåver knytt til oppfølgjing av demente, men det er ikkje avklart eller gjort avtale om korleis oppgåvefordelinga mellom tenestemottakarane sine fastlegar og heimesjukepleien skal vere.
• Det er uklart kven som er tenestemottakarane sin fastlege. Opplysningar om fastlege er ikkje dokumentert i journal (Profil).
• Dei intervjua opplyste om at det vert halde legevisitt med ein av fastlegane (”tilsynslege”) kvar veke. Det er uklart kva oppgåver som er lagt til denne legen. Det gjekk fram at denne fastlegen mellom anna fornyar brukarane sine reseptar, endrar dosering og behandlar enkle problemstillingar. Dette gjeld også tenestemottakarar som denne legen ikkje har på si fastlegeliste. Det gjeld også fornying av resept på Aricept. ”Tilsynslegen” tilviser nokre problemstillingar vidare til fastlege.
• Gjennom intervju og ved gjennomgang av sjukepleiedokumentasjon gjekk det fram at ein del av pasientane i heimesjukepleien vert behandla med Aricept. Heimesjukepleien lagar til og deler ut Aricept til fleire av desse pasientane. Dei tilsette kjenner ikkje til at dei har fått ansvar for å observere og rapportere verknader av Aricept til fastlegen. Det kom fram at pasientane ofte vert ståande på dette medikamentet over lengre tid utan at det er klarlagt korleis verknaden skal evaluerast eller kven som skal gjere dette. Verknader av medikamentet vert i liten grad dokumentert i Profil.
• Kommunen nyttar seg ikkje av samarbeidsutval og retten til å halde årlege møte med kvar enkelt fastlege for å avklare forventningar til fastlegane sine kommunale plikter eller til tverrfagleg samarbeid med heimesjukepleien og andre kommunale tenester.
• Det vart opplyst at det er lite avvik på området, avvik vert heller ikkje brukt på ein systematisk måte i forbetringsarbeidet.
• Det er ikkje rutinar for gjennomføring av systematiske risikovurderingar og det er ikkje gjennomført riskovurdering av tenesteområdet.

Kommentar:

Utgreiing av demenssjukdom er ei legeoppgåve (allmennlege og/eller spesialisthelseteneste). Helsedirektoratet sitt tilrådde utgreiingsverktøy; Demensutredning i kommunehelsetjenesten, til bruk for helse- og omsorgspersonell i kommunehelsetenesta og for fastlegar ved utgreiing av demenssjukdom tek utgangspunkt i tverrfagleg samarbeid. Som eit hovudprinsipp vert det tilrådd at utgreiing ved mistanke om demens vert utført av pasienten sin lege (fastlege eller sjukeheimslege) i samarbeid med personell frå helse- og omsorgstenesta. Det vert også tilrådd at det vert oppretta eit demensteam i kommunen med tilsette som har særskilt kompetanse om demens, og som skal ha oppgåver knytt til kartlegging av funksjonsevner og heimesituasjonen til pasient og pårørande. Det vert også tilrådd at demensteamet har eit koordineringsansvar for utgreiinga og oppfølgjinga av pasientane.

Avvik 2

Gaular kommune sikrar ikkje at tilsette som har oppgåver knytt til utdeling av legemiddel og oppfølgjing av legemiddelbehandlinga til tenestemottakarane, har tilstrekkeleg kompetanse

Avvik frå forskrift om lovbestemt sjukepleieteneste i kommunen si helseteneste § 3 siste ledd, legemiddelforskrifta § 4, jf. internkontrollforskrifta § 4

Avviket er basert på følgjande:

• Gjennom intervju gjekk det fram at dei tilsette ikkje har felles forståing for kven av leiarane som er verksemdleiar og ansvarleg for legemiddelhandteringa. Ingen av leiarane har legemiddelkompetanse, og det er heller ikkje klart kven som er fagleg rådgjevar med legemiddelkompetanse.
• Det ligg føre skriftlege fullmakter til deltaking i legemiddelhandtering som er underskrivne av lege. Fullmaktene er ikkje underskrivne av verksemdleiar eller den tilsette. Fullmaktene er utgått på dato.
• Det er eit arbeid på gang med skriftleggjering av prosedyrar som gjeld legemiddelhandteringa i tenesta. Det er gjort avtale om farmasøytisk tilsyn, kurs/opplæring med tilsynsfarmasøyt frå Apotekkjeden AS. Gjennom intervju gjekk det fram at det er uklart kva oppgåver som er lagt til denne ordninga. Kopi av avtale som vart framlagt under tilsynet galdt for perioden 01.02.2008 til 31.01.2010 og er dermed utgått på dato.
• Under tilsynet vart det lagt fram utarbeidd mal for skriftleg avtale om heil eller delvis ansvarsoverføring av legemiddelhandtering mellom fastlege, heimesjukepleien og pasient, men slik skriftleg avtale er enno ikkje teken i bruk.
• Dei intervjua opplyste om at både hjelpepleiarar og heimehjelp har oppgåver knytt til utdeling av legemiddel og til observasjon av tenestemottakarar der heimesjukepleien har ansvar for administreringa av pasientane sine legemiddel. Det er gjennomført felles opplæring (kurs) i legemiddelhandtering for tilsette på sjukeheimen og i open omsorg. Tilsynslege på sjukeheimen har stått for opplæringa. Kurset skal avsluttast med ein eksamen som ikkje er gjennomført.
• Dei intervjua opplyste at det ikkje vert gjennomført internundervisning eller gjeve fagleg påfyll til dei tilsette som deltek i utdeling av legemiddel og oppfølgjing av legemiddelbruken til pasientane i heimesjukepleien. Dei tilsette deltek i oppfølgjinga av pasientar med Marevanbehandling. Ein del av brukarane vert behandla med Aricept. Det kom fram at det ikkje er gjeve spesiell opplæring knytt til bruk av desse medikamenta.
• Tenesta har system for å melde avvik. Det er eige skjema for å melde avvik knytt til legemiddelhandtering og legemiddelbehandling. Få avvik vert melde, og avvika vert ikkje nytta på ein systematisk måte til forbetring av tenesta.
• Det vert heller ikkje gjennomført systematiske risikovurderingar av legemiddel-handteringa eller legemiddelbehandlinga til brukarane i heimesjukepleien.

Kommentar:

Verksemdleiar er ansvarleg for legemiddelhandteringa i verksemda. Gjennom styring og internkontroll skal verksemdleiar sikre at hjelpa som dei tilsette i heimesjukepleien yter i legemiddelbehandlinga av pasientane er forsvarleg.

Helsepersonell som skal ha oppgåver knytta til legemiddelhandtering og legemiddelbehandling av pasientane må ha nødvendig kunnskap og kompetanse for å utføre oppgåvene, og verksemdleiar har ansvar for å sikre dette, jf. internkontrollforskrifta § 4 c) jf. legemiddelhandteringsforskrifta § 4 femte ledd c).

Internkontroll inneber mellom anna at prosedyrar vert kontrollerte og evaluerte. jf. internkontrollforskrifta § 4 andre ledd g), jf. legemiddelhandteringsforskrifta § 4 femte ledd b). Kontroll og evaluering må gjennomførast systematisk og av personell med relevant legemiddelkompetanse.

Verksemdleiar må syte for at avvik vert melde. Verksemdleiar må også gjennomføre systematiske risikovurderingar for å avdekke om det er spesielt sårbare område i verksemda si legemiddelhandtering. Dersom hjelp til legemiddelbehandling av tenestemottakarar i heimesjukepleien er eit slikt område, må verksemdleiar følgje dette spesielt opp og sikre at rutinar vert forbetra og at praksis vert endra i tråd med dette, jf. internkontrollforskrifta § 4 andre ledd f), jf. legemiddelhandteringsforskrifta § 4 femte ledd b).

6. Regelverk

• Lov om sosiale tjenester mv av 13. desember 1991 nr. 81
• Lov om helsetjenesten i kommunene av 19. november 1982 nr. 66
• Lov om pasientrettigheter av 2. juli 1999 nr. 63
• Lov om statlig tilsyn med helsetjenesten av 30. mars 1984 nr. 15
• Lov om helsepersonell mv av 2. juli 1999 nr. 64
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven) av 10. februar 1967
• Forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene for tjenesteyting etter lov av 19. november 1982 nr. 66 om helsetjenesten i kommunene
• Forskrift om lovbestemt sykepleietjeneste i kommunens helsetjeneste av 23. november 1983 nr 1779
• Forskrift om legemiddelhåndtering for virksomheter og helsepersonell som yter helsehjelp av 3.april 2008 nr. 0320
• Forskrift om individuell plan av 23.desember 2004 nr. 1837
• Forskrift om pasientjournal av 21. desember 2000 nr. 1385
• Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten av 20.desember 2002 nr. 1731
• Forskrift om fastlegeordning i kommunene av 14. april 2000 nr. 0328

7. Dokumentunderlag

Dokumentasjon frå verksemda knytt til den daglege drifta og andre viktige forhold som blei send over da revisjonen blei førebudd:

• Årsmelding 2008 – helse, sosial, pleie og omsorg
• Politisk og administrativ organisering
• Oversikt over personellet i open omsorg
• Kvalitetsutviklingssystemet – arbeidsomtale
• Heimehjelp i heimetenesta
• Hjelpepleiar i heimetenesta
• Sjukepleiar i heimetenesta
• Sekretær i heimetenestene
• Avdelingssjukepleiar i heimetenesta
• Kvalitetsutviklingssystemet – prosedyre
• Avviksmelding for arbeidstakar
• Legemiddelhandtering – prosedyrar – skjema
• Utlevering av faste legemiddel
• Istandgjøring i medisindosett
• Utlevering av faste legemiddel
• Medisin oversikt
• Skjema for registrering av avvik i legemiddelhandteringa
• Skjema for narkotikakontroll
• Prosedyre ved tillaging og kontroll av dosett
• Prosedyre ved forandring av medisinar
• Sakshandsaming – prosedyre
• Søknad om pleie- og omsorgstenester
• Registerkort IPLOS
• Demensutredning i kommunehelsetenesta
• Samarbeid med legane
• Demenspasientar og heimetenestene
• Intensjonsavtale mellom Gaular kommune og Tuften Gard om etablering av aktivitetstilbod for demente evt. andre grupper eldre
• Kvalitetssikring - styringsdel
  
  

Dokumentasjon som blei delt ut under tilsynet:

• Kopi av skjema - fullmakt til legemiddelhandtering
• Kopi av skjema - Heil eller delvis ansvarsoverføring mellom fastlege og heimesjukepleien i Gaular kommune (ikkje teke i bruk)
• Kopi av kontrakt mellom Gaular kommune og Apokjeden Vest om farmasøytsk tilsyn, kurs / opplæring gjeldande til 31.01.10

Dokumentasjon som blei gjennomgått under tilsynet:

• 13 saksmapper/journalar i papirformat til tenestemottakarar med demens-diagnose eller med mistanke om demens/under utgreiing for demens der kommunen yter sosial/helsetenester (praktisk bistand eller heimesjukepleie eller begge deler) samt elektronisk journal (Profil) til 6 av dei
• 10 elektroniske journalar med oversikt over legemiddel/medisinkort inkludert 5 INR-kort

Korrespondanse mellom verksemda og Helsetilsynet og Fylkesmannen i Sogn og Fjordane:

• Brev frå Helsetilsynet og Fylkesmannen i Sogn og Fjordane til Gaular kommune – melding om tilsyn av 11.02.2010
• Brev med vedlegg frå Gaular kommune til Helsetilsynet og Fylkesmannen i Sogn og Fjordane motteke 16.03.10
• Brev med vedlegg frå Helsetilsynet og Fylkesmannen i Sogn og Fjordane til Gaular kommune av 23.03.2010 – program for tilsynet

8. Deltakarar ved tilsynet

Tabellen under gir ei oversikt over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte, og over kva personar som blei intervjua.

Deltakarar ved tilsynet

Namn	Funksjon / stilling	Opningsmøte	Intervju	Sluttmøte
Tatiana Hansen	hjelpepleiar		x
Sissel Karin Kleiven	heimehjelp		x
Solveig Solås	sjukepleiar		x
Hilde Grøvlebakke Kårstad	sjukepleiar		x
Ingvild Ness	sjukepleiar		x
Gerd Grytten	heimehjelp		x
Ine Rude	ass. avd.sjukepleiar	x	x	x
Therese Brakestad	avd.sjukepleiar	x	x	x
Kjell Idar Dvergsdal	helse- og sosialsjef	x	x	x
Venke Kårstad	avd.sjukepleiar, sjukeheim			x

Frå tilsynsorganet deltok:
Arne Røyrvik, seksjonsleiar, revisor
Linda Svori, ass. fylkeslege, revisor
Sverre Stenberg, ass. fylkeslege, observatør,
Anne Eli Wangen, fylkessjukepleiar, revisjonsleiar