Rapport frå tilsyn med institusjonen sine rutinar og praksis for føring av tvangsprotokollar og handsaming av klager på bruk av tvang ved Kannesteinen Minikollektiv og Sjøly Minikollektiv 2010

Samandrag

Denne rapporten gjer greie for dei avvika og merknadene som blei påpeikte innanfor dei områda som blei reviderte. Systemrevisjonen gjaldt følgjande område;

• Institusjonens rutinar og praksis for:
• føring av tvangsprotokollar handsaming av klager på bruk av tvang

Systemrevisjonen avdekka 1 avvik. Begge institusjonane fekk likelydande avvik. Det vart ikkje gjeve merknadar.

Avvik

Institusjonen sikrar ikkje at munnlege klager frå bebuarar vert nedteikna og vidareformidla til Fylkesmannen.

Dato: 06.12.10

Jens Tore Eggum
revisjonsleiar 

Siv Bianca Kjosås
revisor

Line Helen Pedersen Døsen
revisor

1. Innleiing

Rapporten er utarbeidd etter systemrevisjon ved Kannesteinen og Sjøly i perioden 06.07.10 - 06.12.10. Revisjonen går inn som ein del av den planlagde tilsynsverksemda hjå Fylkesmannen i Sogn og Fjordane dette året.

Fylkesmannen har fullmakt til å føre tilsyn med barnevernsinstitusjonar etter lov om barnevernstenester § 2-3 tredje ledd bokstav c og § 5-7.

Føremålet med systemrevisjonen er å vurdera om verksemda handterer krava i lovgjevinga gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfatta å undersøkje:

• kva tiltak verksemda har for å avdekkje, rette opp og førebyggje brot på lovgjevinga innanfor dei tema som tilsynet omfattar
• om tiltaka blir følgde opp i praksis og korrigerte dersom det er naudsynt
• om tiltaka er gode nok for å sikre at lovgivinga vert følgd

Ein systemrevisjon blir gjennomført ved å granske dokument, ved intervju og andre undersøkingar.

Rapporten handlar om avvik og merknader som er avdekte under revisjonen og gjev difor inga fullstendig tilstandsvurdering av det arbeidet verksemda har gjort innanfor dei områda som tilsynet som omfatta.

• Avvik dreier seg om at krav som er gjeve i eller i medhald av lov eller forskrift, ikkje er oppfylte
• Merknad er forhold som ikkje er i strid med krav som er fastsette i eller i medhald av lov eller forskrift, men der tilsynsorganet finn grunn til å peike på potensiale for betring

2. Omtale av verksemda - spesielle forhold

lnstitusjonane er ein del av den ideelle stiftinga Klokkergården, som driv totalt 3 institusjonar i fylket.

Kannesteinen minikollektiv vart etablert i 2000, og avdelinga er godkjend for inntil 3 bebuarar. Sjøly minikollektiv vart etablert i 2005, og avdelinga er godkjend for inntil 4 bebuarar. Begge avdelingane tek i mot ungdommar frå heile landet med rus- og åtferdsproblematikk, som vert plasserte med heimel i bvl §§ 4-24 og 4-26. Kannesteinen og Sjøly er langtidsinstitusjonar for ungdom som treng særskilt tett oppfølging.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfatta følgjande aktivitetar:

Revisjonsvarsel blei sendt ut 06.07.10. Oversyn over dokument som Institusjonen har sendt over i samband med tilsynet, er gjeve i kapitlet Dokumentunderlag.

Opningsmøte blei halde onsdag 29.09.10.

Intervju

6 personar blei intervjua. Oversyn over dokumentasjon som blei gjennomgått under revisjonsbesøket, er gjeve i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte blei halde 29.09.10.

4. Kva tilsynet omfatta

Tema for tilsynet var institusjonen sine rutinar og praksis for føring av tvangsprotokollar og behandling av klager på bruk av tvang.

5. Funn

Kannesteinen

Avvik

Institusjonen sikrar ikkje at munnlege klager frå bebuarar vert nedteikna og vidareformidla til Fylkesmannen.

Avvik frå følgjande myndigheitskrav: Rettigheitsforskrifta § 25 jf forvaltningslova § 32.

Avviket byggjer på følgjande funn:

Under intervjua kom det fram at:

ungdommen sjølv har ansvaret for å nedteikna ei munnleg klage om ungdommen ikkje ønskjer å skrive ned klaga umiddelbart etterpå tek personalet opp spørsmålet om nedteikning med jamne mellomrom institusjonen nedteiknar ikkje klage for ungdommen, og har heller ikkje rutinar som sikrar at munnlege klager vert vidareformidla til Fylkesmannen på anna måte dersom klaga ikkje vert nedteikna av bebuaren innan ei viss tid vert det laga eit tilleggsnotat til tvangsprotokollen dette inneber at munnlege klager vert liggjande inntil neste tilsynsbesøk (individtilsyn) frå Fylkesmannen

Sjøly

Avvik

Institusjonen sikrar ikkje at munnlege klager frå bebuarar vert nedteikna og vidareformidla til Fylkesmannen.

Avvik frå følgjande myndigheitskrav: Rettigheitsforskrifta § 25 jf forvaltningslova § 32.

Avviket byggjer på følgjande funn:

Under intervjua kom det fram at:

ungdommen sjølv har ansvaret for å nedteikna ei munnleg klage om ungdommen ikkje ønskjer å skrive ned klaga umiddelbart etterpå tek personalet opp spørsmålet om nedteikning med jamne mellomrom institusjonen nedteiknar ikkje klage for ungdommen, og har heller ikkje rutinar som sikrar at munnlege klager vert vidareformidla til Fylkesmannen på anna måte dersom klaga ikkje vert nedteikna av bebuaren innan ei viss tid vert det laga eit tilleggsnotat til tvangsprotokollen dette inneber at munniege klager vert liggjande inntil neste tilsynsbesøk (individtilsyn) frå Fylkesmannen

6. Regelverk

• Lov om barneverntenester av 17. juli 1992 nr. 100
• Forskrift av 11. desember 2003 nr. 1564 om tilsyn i barneverninstitusjonar for omsorg og behandling
• Forskrift av 6. oktober 2008 nr. 580 om krav til kvalitet og internkontroll i barneverninstitusjonar
• Forskrift av 12. desember 2002 nr. 1594 om rettar og bruk av tvang under opphald i barneverninstitusjonar
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker av 10. februar 1967

7. Dokumentunderlag

Dokumentasjon frå verksemda knytt til den daglege drifta og andre viktige forhold som blei send over da revisjonen blei førebudd:

• Organisasjonskart for stiftinga Klokkergården
• Rutine om føring av tvangsprotokoll og enkeltvedtak
• Prosedyre for handtering av klage
• Prosedyre for bruk av tvang
• Felles opplæringsplan 2010 for Måløykollektivet, Kannesteinen og Sjøly
• Oversyn over tilsette
• Kopi av tvangsprotokollar —totalt 19 stk

Det blei ikkje gjennomgått ytterlegare dokumentasjon under sjølve tilsynsbesøket.

Korrespondanse mellom verksemda og Fylkesmannen:

• Tilsynsvarsel vart sendt ut den 06.07.10
• Dokumentgrunniag frå institusjonen vart motteke 02.09.10
• Førebels rapport vart sendt ut den 12.11.10
• Endeleg rapport vart sendt ut den 06.12.10

8. Deltakarar ved tilsynet

Tabellen under gir ei oversikt over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte, og over kva personar som blei intervjua.

Frå tilsynsorganet deltok:  seniorrådgjevar Jens Tore Eggum (revisjonsleiar), rådgjevar Siv Bianca Kjosås (revisor) og rådgjevar Line Helen Pedersen Døsen (revisor).