Rapport frå tilsyn med sosiale tenester i Nav ved Naustdal kommune 2010

Samandrag

Fylkesmannen skal i 2010 gjennomføre landsomfattande tilsyn med sosiale tenester i Nav. Føremålet med tilsynet er å undersøkje om kommunen gjennom sine styringsaktivitetar og internkontroll sikrar at søkjarane sin rett til økonomisk stønad vert ivareteken. Tilsynet tek utgangspunkt i reglane om økonomisk stønad i lov om sosiale tenester i Nav§§ 18 og 19, i sakshandsamingskrav fastsett i eller i medhald av lov eller forskrift, forvaltningslova, og i krav til internkontroll.

Denne rapporten gjer greie for dei avvika og merknadene som blei påpeikte innanfor dei områda som blei reviderte. Systemrevisjonen gjaldt følgjande område:

• om kommunen sikrar at søknader om økonomisk stønad vert handsama i tråd med lov .og forskrift
• det skal leggjast særleg vekt på å undersøkje om kommunen sikrar at det vert gjort individuelle vurderingar

Tilsynet såg på følgjande undertema:

• handtering av innbyggjarane sin kontakt og søknader om økonomisk stønad
• kartlegging og innhenting av relevante opplysningar
• vurderingar og avgjerder om økonomisk stønad

Følgjande funn vart gjort:

Avvik 1

Naustdal kommune sikrar ikkje dokumentasjon av at det vert gjort konkrete individuelle vurderingar av søknadar om økonomisk stønad.

Avvik 2

Naustdal kommune sikrar ikkje at teieplikta vert ha/den ved utbetaling av økonomisk stønad direkte til kreditor.

Dato: 11.02.11

Arne Røyrvik
revisjonsleiar

Siv Bianca Kjosås
revisor

Elisabeth Lund-Iversen
revisor

1. Innleiing

Rapporten er utarbeidd etter systemrevisjon i Naustdal kommune, Nav Naustdal, i perioden 17.09.10- 09.02.11. Revisjonen går inn som ein del av den planlagde tilsynsverksemda hjå Fylkesmannen i Sogn og Fjordane i 2010.

Fylkesmannen har fullmakt til å føre tilsyn med sosialtenesta etter lov om sosiale tenester i arbeids- og velferdsforvaltninga § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om verksemda tek hand om ulike krav i lovgjevinga gjennom internkontrollen sin. Revisjonen omfatta å undersøkje:

• kva tiltak verksemda har for å avdekkje, rette opp og førebyggje brot på lovgjevinga innanfor dei tema tilsynet omfattar
• om tiltaka blir følgde opp i praksis og korrigerte dersom dette er naudsynt
• om tiltaka er gode nok for å sikre at lovgivinga vert følgd

Ein systemrevisjon blir gjennomført ved å granske dokument, ved intervju og andre undersøkingar.

Rapporten handlar om avvik og merknader som er avdekte under revisjonen og gjev derfor inga fullstendig tilstandsvurdering av det arbeidet verksemda har gjort innanfor dei områda som tilsynet omfatta.

• Avvik dreier seg om at krav som er gjeve i eller i medhald av lov eller forskrift, ikkje er oppfylte
• Merknad er forhold som ikkje er i strid med krav som er fastsette i eller i medhald av lov eller forskrift, men der tilsynsorganet finn grunn til å peike på potensiale for betring

2. Omtale av kommunen -spesielle forhold

Naustdal er ei jordbruksbygd, og kommunen hadde eit folketal på 2 675 pr. 1. januar 201O. Om lag halvparten av innbyggjarane bur i og omkring sentrum. Kommunen ligg sentralt plassert berre 11 km frå fylkessenteret Førde, og utgjer eit naturleg midtpunkt på den sentrale aksen mellom Førde og Florø. Den største arbeidsgjevaren er Naustdal kommune.

Kommunen opna Nav-kontor hausten 2008. Når det gjeld kva kommunale tenester som inngår i kontoret går det fram av samarbeidsavtalen med Arbeids- og velferdsetaten i Sogn og Fjordane:

• "Ut over kommunen sitt ansvar for økonomisk stønad etter lov om sosiale tenester, råd og rettleiing og arbeidet med individuelle planar, skal kontoret også dekke følgjande tenester som ligg til sosialkontoret i Naustdal kommune:
• Husbanken sine låne- og tilskotsordningar når det gjeld tilskot til bustad
• Gjeldsrådgjeving
• Kompetanse på psykisk helsearbeid, rusomsorg og arbeid for personar med funksjonsnedsetting."
• Telefonmottak er etablert i eit felles kundesenter (Nav-telefonen) for heile fylket, og alle telefonførespurnader til Nav-kontoret går dit i første omgang.

Arbeidet med økonomisk stønad er organisert slik at alle som arbeider i mottaket er kjent med ordninga og kan informere og rettleie brukar i søknadsfasen. Deretter er det nokre av dei tilsette som saksbehandlar og gjer vedtak. Brukarane er delt etter bransje, der sakshandsamarane har kvar sin bransje/spesialområde. Nav-Ieiar skriv under alle vedtak, ev. personen som har fått dette delegert til seg i Nav-Ieiar sitt tråver. Mange saker vert diskutert i teammøte på kontoret før det vert teke avgjerd.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfatta følgjande aktivitetar:

Revisjonsvarsel vart sendt ut 17.09.10. (Oversikt over dokument som verksemda har levert i samband med tilsynet, er gitt i kapittelet "Dokumentunderlag")

Møte med leiar av Nav-telefonen vart halde 30.08.10.

Samtale med tre tilsette ved Nav-telefonen vart gjennomført 10.09.10.

Opningsmøte vart halde 08.12.10.

Intervju

Fem personar vart intervjua. l tillegg var rådmannen, som er ny i kommunen, med i intervjuet med kommunalsjefen.

Oversikt over dokumentasjon som vart gjennomgått under revisjonsbesøket, går fram i avsnittet "Dokumentunderlag". Det vart gjennomført synfaring ved Nav Naustdal 08.12.10.

Sluttmøte vart halde 09.12.10.

4. Kva tilsynet omfatta

Om kommunen sikrar at søknader om økonomisk stønad vert handsama i samsvar med lov- og forskriftskrav;

Det skal særleg leggast vekt på å undersøkje om kommunen sikrar at det vert føreteke individuelle vurderingar

5. Funn

Avvik 1

Naustdal kommune sikrar ikkje dokumentasjon av at det vert gjort konkrete individuelle vurderingar av søknadar om økonomisk stønad.

Avvik frå følgjande myndigheitskrav:

• Lov om sosiale tenester i Nav §§ 18 og 19 jf forvaltningslova § 17.

Avviket byggjer på følgjande funn:

• Dokumentet "Orientering om nødvendig opplysningar og dokumentasjon i forbindelse med søknad om sosialhjelp" vert utlevert til søkjar saman med søknadsskjema. Dokumentet listar opp dokumentasjon som må leggast ved søknaden og fire spørsmål som må svarast på. Dokumentet gir inntrykk av at det ikkje vert føreteke individuelle vurderingar når det gjeld kva dokumentasjon som skal innhentast i den enkelte saka. Krava til dokumentasjon kan føre til at enkelte brukarar let vere å søkje om økonomisk stønad.
• l hovudtyngda av vedtak som vart gjennomgått går det ikkje fram at det vert føreteke ei konkret skjønnsmessig vurdering av om det skal ytast stønad, eller at det er undersøkt om søkjar har spesielle (livsopphalds)utgifter.
• l vedtaka vert kommunal rettleiande sats nytta ved utmåling av økonomisk stønad til livsopphald. Det går ikkje fram av grunngjevinga for vedtak at det er vurdert om rettleiande sats skal fråvikast.
• l vedtaka viser kommunen til både § 18 om livsopphaldsutgifter og § 19 om stønad i særlige tilfeller utan at det går fram kva føresegn stønaden er ytt etter.

Avvik 2

Naustdal kommune sikrar ikkje at teieplikta vert ha/den ved utbetaling av økonomisk stønad direkte til kreditor.

Avvik frå følgjande myndigheitskrav:

• Lov om sosiale tenester i Nav § 44 jf §§ 20 og 22.

Avviket byggjer på følgjande funn:

• Gjennom intervju og dokumentgjennomgang kom det fram at økonomisk stønad vert utbetalt direkte til kreditor utan skriftleg eller dokumentert munnleg samtykke/avtale med brukar eller gjennom bruk av vilkår.

6. Regelverk

• LOV 2009-12-18 nr.131: Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen
• LOV 1967-02-10: Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker med forskrift til
• Forvaltningslova
• FOR 2002-12-20 nr. 1731: Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten
• Rundskriv 1-34/2001- Sosial og helsedepartementet.
• Rundskriv A-68 av 21.12.09- Statlege veiledende retningslinjer for utmåling av økonomisk stønad til livsopphald.

7. Dokumentunderlag

Verksemda hadde ikkje høve til sende Fylkesmannen dokumentasjon på førehand. Det vart dermed slik at alt av dokumentasjon vart utlevert og gått igjennom under revisjonsbesøket.

Dokumentasjon frå verksemda knytt til den daglege drifta og andre viktige forhold:

• Utdrag av kommunen si årsmelding 2009 - side 22 som gjeld sosialseksjonen/Nav Naustdal
• Samarbeidsavtale mellom Naustdal kommune og Arbeids- og velferdsetaten i Sogn og Fjordane gjeldande frå 25.09.2008
• Organisasjonskart Naustdal kommune
• Organisasjonskart Nav Naustdal
• Stillingsinstruks for seksjonsleiar (Nav-Ieiar)
• Delegasjonsreglement
• Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen
• Lov om sosiale tjenester m.v.
• Tilvisingsmynde
• Delegering av vedtaksmynde i leiar sitt fråver
• Delegering av tilvisingsmynde
• Rutinar i høve saker og oppfølging
• Økonomisk sosialhjelp (lovverk/hjemmel/vedtak og saksgang)
• Orientering om nødvendig opplysningar og dokumentasjon i forbindelse med søknad om sosialhjelp
• Søknad om økonomisk stønad (standardbankett)
• Opplæring - kompetanseutvikling 201O - 2011
• Råd og rettleiing
• Tilsette i Nav Naustdal- mottaksdag (ansvar og vara)
• E-post: Påminning om rutinar korttidsoppfølging - mottaksdag
• E-post: Påminning strekkodeark ved BISYS-saker til skanning
• E-post: Rutine tiltaksgjennomføring
• Justering av betalingssatsar innan helse og omsorg
• Skjema for avviksmelding
• Skjema for ris og ros til sosial- og barneverntjenesten

l alt har kommunen 55 ulike personar som har fått vedtak knytt til søknad om økonomisk stønad. Det er gjort totalt 140 vedtak. Under revisjonsbesøket vart det også gått gjennom 28 klientmapper med søknad/vedtak om økonomisk stønad.

Korrespondanse mellom kommunen og Fylkesmannen:

• Tilsynsvarsel sendt 17.09.10
• Dagsorden utsendt 30.11.10
• Dokumentgrunnlag frå Naustdal kommune motteke under tilsynet 08.12.10
• Førebels rapport utsendt 16.12.10
• Kommentar til førebels rapport 19.01.11 frå Naustdal kommune
• Endeleg rapport utsendt 11.02.11

8. Deltakarar ved tilsynet

Tabellen under gir ei oversikt over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte, og over kva personar som blei intervjua.

Frå tilsynsorganet deltok:

Seksjonsleiar Arne Røyrvik (revisjonsleiar), rådgjevar Siv Bianca Kjosås (revisor), rådgjevar

Elisabeth Lund-Iversen (revisor).