Rapport frå tilsyn med sosiale tenester i Nav ved Sogndal kommune

Samandrag

Fylkesmannen skal i 2010 gjennomføre landsomfattande tilsyn med sosiale tenester i Nav. Føremålet med tilsynet er å undersøkje om kommunen gjennom sine styringsaktivitetar og internkontroll sikrar at søkjarane sin rett til økonomisk stønad vert ivareteken. Tilsynet tek utgangspunkt i reglane om økonomisk stønad i lov om sosiale tenester i Nav §§ 18 og 19, i sakshandsamingskrav fastsett i eller i medhald av lov eller forskrift, forvaltningslova, og i krav til internkontroll.

Denne rapporten gjer greie for dei avvik og merknader som blei påpeika innan dei reviderte områda. Systemrevisjonen omfatta følgjande område:

• om kommunen sikrar at søknader om økonomisk stønad vert handsama i tråd med lov og forskrift; det skal leggjast særleg vekt på å undersøkje om kommunen sikrar at det vert gjort individuelle vurderingar

Tilsynet såg på følgjande undertema:

• handtering av innbyggarane sin kontakt og søknader om økonomisk stønad
• kartlegging og innhenting av relevante opplysningar
• vurderingar og avgjerder om økonomisk stønad

Følgjande funn vart gjort:

Avvik 1

Sogndal kommune sikrar ikkje dokumentasjon av at det vert gjort konkrete individuelle vurderingar i saker om økonomisk stønad.

Avvik 2

Sogndal kommune sikrar ikkje at teieplikta vert halden ved utbetaling av økonomisk stønad direkte til kreditor.

Dato: 26.10.10

Arne Røyrvik
revisjonsleiar Kari Vold Olsen
revisor

Siv Bianca Kjosås
revisor

1. Innleiing

Rapporten er utarbeidd etter systemrevisjon i Sogndal kommune, ved Nav Sogndal, i perioden 07.06.10 —26.10.10. Revisjonen går inn som ein del av den planlagde tilsynsverksemda hjå Fylkesmannen i Sogn og Fjordane dette året.

Fylkesmannen har heimel til å føre tilsyn med sosialtenesta etter lov om sosiale tenester i arbeids- og velferdsforvaltninga § 9.

Føremålet med systemrevisjonen er å vurdera om verksemda handterer krava i lovgivinga gjennom sin internkontroli.

Revisjonenornfatta å undersøkje:

• kva tiltak verksemda har for å avdekkje, rette opp og førebyggje brot på lovgivinga innanfor dei tema som tilsynet omfattar
• om tiltaka vert følgde opp i praksis og korrigerte dersom dette er naudsynt
• om tiltaka er gode nok for å sikra at lovgivinga vert følgd

Ein systemrevisjon vert gjennomført ved gransking av dokument, intervju og andre undersøkingar.

Rapporten omhandlar avvik og merknader som er avdekte under revisjonen og gjev difor inga fullstendig tilstandsvurdering av det arbeidet verksemda har gjort innanfor dei områda som tilsynet omfatta.

• Avvik dreier seg om at krav som er gjeve i eller i medhald av lov eller forskrift, ikkje er oppfylte
• Merknad er forhold som ikkje er i strid med krav som er fastsette i eller i medhald av lov eller forskrift, men der tilsynsorganet finn grunn til å peike på potensiale for betring

2. Omtale av verksemda - spesielle forhold

Sogndal kommune hadde eit folketal på 7035 pr. 1. januar 2010. Sogndal er regionsenteret i Sogn, og er også eit skulesenter. Dette inneber at det er ca 2000 skuleelevar i kommunen, i tillegg til fastbuande. Nav Sogndal skal og yte tenester til studentane, noko som gjer at arbeidet i Nav kontoret er meir omfattande enn folketalet tilseier.

Nav Sogndal vart etablert i 06.11.07. Eininga er organisert med felles administrativ og fagleg leiar, under der eit oppfølgingsteam, eit serviceteam og eit publikumsmottak. Vidare er kontoret delt opp i ei marknadsavdeling og ei velferdsavdeling.

Telefonmottak er etablert i eit felles kundesenter (Nav telefonen) for heile fylket, og alle telefonførespurnader til Nav kontoret går dit.

Nav Sogndal handterer følgjande kommunale tenester:

• økonomisk sosialhjelp
• råd og rettleiing knytt til kapittel 4 i lov om sosiale tenester i Nav
• kvalifiseringsprogrammet
• mellombels husvære
• gjeldsrådgjeving

I årsmeldinga for 2009 går det fram at pr. 01.01.10 var det 2,4 kommunale årsverk i Nav Sogndal. Dette inkluderer 50% stilling som miljøterapeut, der ressursane er øyremerka arbeidet med kvalifiseringsprogrammet. I 2009 hadde kontoret ein markant auke i tal sosialhjelpsmottakarar, frå 33 i 2008 til 52 i 2009.

Sogndal kommune brukar eit "Årshjul" som si styrings- og kontrollform. 1 denne prosessen er alle einingsleiarane med i faste møter og aktivitetar, og det vert årleg gjort ei brukarundersøking for å sjekke kor nøgde innbyggjarane er med dei kommunale tenestene. Resultatet frå brukarundersøkinga vert nytta vidare i forbetringsarbeidet i kommunen.

Det går fram av delegasjon frå rådmannen til Nav-leiar og vidare nedover til dei tilsette kva oppgåver og ansvar som ligg til kvar einskild stilling. Det er vidare lagt fram fleire rutinedokument som gjeld for det reviderte området. Kommunen har per i dag ikkje eit avvikssystem i form av skriftleg melding om uønska hendingar, men opplyser at det vert aktivt jobba med å få dette implementert via datasystemet til kommunen i løpet av vinteren.

Det er faste møteplanar både innan Nav-kontoret og mellom Nav-leiar og kommuneleiinga, og det vert opplyst i alle intervju at det er månadlege møter og rapportering mellom Nav-leiar og kommuneleiing.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfatta følgjande aktivitetar:

Revisjonsvarsel vart utsendt 07.06.10. Oversyn over dokumenta som verksemda har over sendt i samband med tilsynet, er gjeve i avsnittet "Dokumentunderlag".

Formøte med Ieiar av Nav-telefonen blei halde 30.08.10.

Samtale med 3 tilsette ved Nav-telefonen blei gjennomført 10.09.10.

Opningsmøte vart halde 14.09.10.

Intervju Det vart intervjua 6 personar. Oversikta over dokumentasjon som blei gjennomgått under revisjonsbesøket går fram i avsnittet "Dokumentunderlag". Det vart gjennomført synfaring ved Nav Sogndal 14.09.10.

Sluttmøte vart halde 15.09.10.

4. Kva tilsynet omfatta

Om kommunen sikrar at søknader om økonomisk stønad vert handsama i samsvar med lov- og forskriftskrav Det skal særleg leggjast vekt på å undersøkje om kommunen sikrar at det vert føreteke individuelle vurderingar

Tilsynet var delt i tre underemne:

• handtering av kontakt/søknader
• kartlegging og innhenting av relevante opplysningar
• vurderingar og avgjerder om økonomisk stønad

5. Funn

Avvik 1

Sogndal kommune sikrar ikkje dokumentasjon av at det vert gjort konkrete individuelle vurderingar i saker om økonomisk stønad.

Avvik frå følgjande myndigheitskrav: Lov om sosiale tenester i Nav §§ 18 og 19 jf forvaltningslova § 17.

Avviket byggjer på

Gjennomgang av saksmapper viser mangelfull dokumentasjon av:

• kva det vert søkt om
• søkjaren sine inntekter/inntektsmulegheiter, utgifter og livssituasjon
• kontoret si individuelle vurdering av stønadsnivå, stønadsform og utbetalingsmåte
• at vedtak vert utarbeidd i samarbeid med brukar

Avvik 2

Sogndal kommune sikrar ikkje at teieplikta vert halden ved utbetaling av økonomisk stønad direkte til kreditor.

Avvik frå følgjande myndigheitskrav:

• Lov om sosiale tenester i Nav § 44 jf § 22.

Avviket byggjer på

• Gjennom intervju og dokumentgjennomgang kom det fram at økonomisk stønad vert utbetalt direkte til kreditor utan skriftleg eller dokumentert munnleg samtykkje/avtale med brukar, eller gjennom bruk av vilkår.

6. Regelverk

• LOV 2009-12-18 nr.131: Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen
• LOV 1967-02-10: Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker med forskrift til forvaltningslova FOR 2002-12-20 nr. 1731: Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten
• Rundskriv 1-34/2001- Sosial og helsedepartementet. Sosialtjenesteloven kapittel 5
• Rundskriv A-68 av 21.12.09 — Statlige veiledende retningslinjer for utmåling av økonomisk stønad til livsopphold

7. Dokumentunderlag

Dokumentasjon frå verksemda knytt til den daglege drifta og andre viktige forhold som vart oversendt og gjennomgått under revisjonsførebuinga:

• Organisasjonskart for Sogndal kommune og Nav Sogndal
• Samarbeidsavtalen mellom kommunen og Nav Sogn og Fjordane
• Årsmelding 2009
• Delegasjonsreglement
• Oversyn over tilsette som arbeider med sosiale tenester
• Opplæringsplanar og vurdering av kompetansebehov
• Prosedyrar/rutinar
• Tal vedtak om økonomisk sosialhjelp
• Verksemdsplan for Nav Sogndal
• Intern delegasjon
• Intern organisering
• Årshjul for Sogndal kommune
• Rutinar for Nav-telefonen i Sogn og Fjordane

Dokumentasjon som vart gjennomgått under revisjonsbesøket:

• 5 nødhjelpssaker
• 5 avslagssaker
• 5 avvisningssaker
• 10 § 18 saker
• 5 § 19 saker

Korrespondanse mellom kommunen og Fylkesmannen:

• Revisjonsvarsel utsendt 07.06.10
• Brev om kontaktperson motteke 16.06.10
• Dokumentgrunnlag motteke 23.08.10
• Supplerande dokument motteke 30.08.10
• Dagsorden utsendt 31.08.10
• Førebels rapport utsendt 04.10.10
• Brev om at kommunen ikkje har merknadar til førebels rapport motteke 25.10.10
• Endeleg rapport utsendt 26.10.10

8. Deltakarar ved tilsynet

Tabellen under gjev ei oversikt over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte, og over kva personar som blei intervjua.

Frå tilsynsorganet deltok:
seksjonsleiar Arne Røyrvik (revisjonsleiar), rådgjevar Kari Vold Olsen (revisor) og rådgjevar Siv Bianca Kjosås (revisor).