Rapport frå tilsyn med kommunen sitt arbeid med undersøkingar, og evaluering av hjelpetiltak til heimebuande barn i Bremanger kommune 2011

Samandrag

Denne rapporten gjer greie for avvika som blei påpeikte innanfor dei reviderte områda. Systemrevisjonen gjaldt følgjande område:Kommunen sitt arbeid med undersøkingar, og evaluering av hjelpetiltak til heimebuande barn.

Tilsynet såg på følgjande undertema:

• at det blir gjennomført ei tilstrekkeleg undersøking barnet sin rett til medverknad i undersøkingsfasen
• at det blir gjort ei forsvarleg vurdering før det blir konkludert i undersøkinga
• at det blir gjennomført ei tilstrekkeleg evaluering barnet sin rett til medverknad ved evaluering av hjelpetiltak
• at det blir gjort ei forsvarleg vurdering før evalueringa blir avslutta

Fylkesmannen avdekka 2 avvik under systemrevisjonen i Bremanger kommune. Det blei ikkje gitt merknad.

Avvik 1:

Bremanger kommune sikrar ikkje barn sin rett til medverknad i undersøkings- og evalueringsfasen.

Avvik 2:

Bremanger kommune sikrar ikkje at hjelpetiltak til heimebuande barn blir tilstrekkeleg evaluert.

Dato: 06.01.2012

Siv Bianca Kjosås
revisjonsleiar

Line P. Døsen
revisor

Elisabeth Lund-Iversen
revisor

1. Innleiing

Rapporten er utarbeidd etter systemrevisjon i Bremanger kommune i perioden 26.08.2011 – 06.01.2012. Revisjonen går inn som ein del av den planlagde tilsynsverksemda hjå Fylkesmannen i dette året, og er ein del av eit landsomfattande tilsyn, gjennomført etter oppdrag frå Helsetilsynet.

Fylkesmannen har heimel til å føre tilsyn med barnevernstenesta etter lov om barneverntenester § 2-3 fjerde ledd bokstav a.

Føremålet med systemrevisjonen er å vurdere om kommunen handterer krava i lovgjevinga gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfatta å undersøke:

• kva tiltak kommunen har for å avdekke, rette opp og førebygge brot på lovgjevinga innanfor dei tema som tilsynet omfattar
• om tiltaka blir følgde opp i praksis og korrigerte dersom dette er nødvendig
• om tiltaka er gode nok for å sikre at lovgjevinga blir følgd

Ein systemrevisjon blir gjennomført ved å granske dokument, ved intervju og andre undersøkingar.

Rapporten handlar om avvik som er avdekka under revisjonen, og gir difor ikkje ei fullstendig tilstandsvurdering av det arbeidet verksemda har gjort innanfor dei områda som tilsynet omfatta.

• Avvik dreier seg om at krav som er gitt i eller i medhald av lov eller forskrift, ikkje er oppfylte.
• Merknad er forhold som ikkje er i strid med krav fastsett i eller i medhald av lov eller forskrift, men der tilsynsorganet finn grunn til å peike på potensiale for betring.

2. Omtale av kommunen

Bremanger har eit innbyggartal på om lag 3.900 og busetnaden i kommunen er spreidd. Barnevernstenesta er organisert under eininga familie- og helse. Fagleiar på barnevern rapporterer til driftssjef for familie og helse, som igjen rapporterer vidare til kommunalsjef med ansvarsområde helse og omsorg. Kommunalsjef rapporterer til rådmannen.

Barneverntenesta har 3,5 sakshandsamarstillingar, inkludert fagleiar. Ein sakshandsamar er ute i eitt års permisjon fram til januar 2012. Det er tilsett ein miljøarbeidar i vikariat/ engasjement i 30 % stilling. I tillegg har barnevernstenesta ein 20 % merkantil stilling. Sakshandsamarane har utdanningsbakgrunn anten som sosionom eller barnevernspedagog.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfatta følgjande aktivitetar:

Revisjonsvarsel blei sendt ut 28.06.2011. Oversikt over dokument som kommunen har sendt over i samband med tilsynet, er gitt i punkt 8.

Opningsmøte blei halde 08.11.2011.

Intervju blei gjennomført begge dagar. I alt seks personar blei intervjua, sjå oversikta over deltakarar under tilsynet i punkt 9.

Oversikt over dokumentasjon som blei gjennomgått under revisjonsbesøket, er gitt i punkt 8.

Sluttmøte blei halde 09.11.2011.

4. Kva tilsynet omfatta

Føremålet med tilsynet er å undersøke om kommunen gjennom sine styringstiltak sikrar at undersøkingar, og evalueringar av hjelpetiltak til barn som bur heime, blir utført på ein slik måte at barn og unge får nødvendig hjelp og omsorg til rett tid.

I dette arbeidet er det sentralt at kommunen sørgjer for at barnet får informasjon og høve til å medverke/uttale seg før undersøkinga eller evalueringa blir avslutta.

Tilsynet omfatta to tema:

• Undersøkingar etter bvl § 4-3 - der kommunen sørgjer for at det blir gjennomført ei tilstrekkeleg undersøking, barnet sin rett til medverknad i undersøkinga og at det blir gjort ei forsvarleg totalvurdering før barnevernstenesta konkluderer i undersøkinga.
• Evaluering av hjelpetiltak for heimebuande barn etter bvl § 4-5 - der kommunen sørgjer for at det blir gjennomført ei tilstrekkeleg evaluering, barnet sin rett til medverknad i evalueringa og at det blir gjort ei forsvarleg totalvurdering av hjelpetiltaket før evalueringa blir avslutta.

Definisjonar og avgrensingar:

• Undersøkingsfasen er perioden frå barnevernet har teke avgjerd om å starte undersøking i nye saker, og fram til saka anten blir lagt bort, sendt til fylkesnemnda, eller til det er fatta vedtak.
• Evaluering inneber at hjelpetiltak blir vurdert og at mål, tiltak og/eller tidsperspektivet for tiltaket blir justert når det er nødvendig.
• Heimebuande barn er barn under 18 år som bur i biologisk familie, adoptivfamilie, eller er plassert hjå andre, utan medverknad frå barnevernet, på det tidspunktet då vedtak om hjelpetiltak blei fatta og når evalueringa skal gjennomførast.

5. Funn

Avvik 1:

Bremanger kommune sikrar ikkje barn sin rett til medverknad i undersøkings- og evalueringsfasen.

Avvik frå følgjande myndigheitskrav: barnevernslova §§ 6-3, jf. 4-3 og 4-5 og internkontrollforskrifta § 4.

Avviket byggjer på følgjande:

• Kommunen har ikkje retningslinjer for korleis dei vurderer bruk og gjennomfører heimebesøk i ulike typar situasjonar.
• Det ligg ikkje føre skriftlege rutinar, sjekklister e.l. som seier noko om rettane barnet har under sakshandsaminga, for når og i kva tilfelle barnevernstenesta skal snakke med barnet, og eventuelt snakke med barnet aleine.
• Under intervjua og i mappegjennomgangen blei det avdekka at kommunen ikkje sørgjer for at alle barn som har fylt 7 år, og yngre barn som er i stand til å danne seg eigne synspunkt, blir informert og får høve til å uttale seg. I intervjua kom det fram at det ikkje er etablert ei felles forståing for korleis spørsmålet om barns medverknad skal vurderast.
• I intervjua kom det fram at kommunen ikkje systematisk innhentar og brukar erfaringar frå barn og foreldre i forbetringsarbeidet til kommunen.
• Kommunen har avviksskjema. I dokumentasjonen og under intervjua kom det fram at avvik likevel ikkje blir meldt skriftleg, om ein ser bort frå at det går kopi av halvtårsrapporteringane til Fylkesmannen til kommuneleiinga. Avvik blir formidla munnleg, men dette skjer sjeldan. Det er ikkje etablert ein “meldekultur” i tenesta. Munnleg rapportering medfører at det blir vanskeleg å bruke avvika i systematisk forbetringsarbeid.

Kommentar:

Bvl § 6-3 regulerer barn sine rettar under sakshandsaminga, og er ein generell regel som gjeld både i undersøkings- og evalueringsfasen. Kommunen må legge til rette for at alle barn over 7 år får moglegheit til å kome med innspel og synspunkt i undersøkings- og evalueringsfasen. Rett til å kome med innspel er ikkje det same som at det skal leggast avgjerande vekt på synspunkta, men det skal vera med som eit moment i heilskapsvurderinga.

Kommunen må også ta stilling til om det skal gjennomførast samtale med yngre barn.

Om det i enkeltsaker ikkje blir rekna som føremålstenleg å snakke med barn over 7 år, skal vurderinga knytt til dette dokumenterast i saka.

Avvik 2:

Bremanger kommune sikrar ikkje at hjelpetiltak til heimebuande barn blir tilstrekkeleg evaluert.

Avvik frå følgjande myndigheitskrav: barnevernslova §§ 4-5, 6-1 jf fvl § 11d og internkontrollforskrifta § 4.

Avviket byggjer på følgjande:

• I mappegjennomgangen fann vi enkelte tiltaksplanar med uklare målsetjingar, som gjer det vanskeleg å ta stilling til effekten av tiltaket.
• Oppfølging og evaluering av tiltak er kort omtalt i punkt 7 i dokumentet “Internkontroll for barneverntenesta”, men det er ikkje etablert rutinar for evaluering, som sikrar at hjelpetiltak jamleg og systematisk blir følgt opp og vurdert, slik at det blir avdekka om tiltaket fungerer etter intensjonen og om det er behov for endringar.
• Gjennom intervjua kom det fram at det er opp til kvar enkelt sakshandsamar å gjennomføre evaluering, og innhente opplysningar frå barnet/familien og aktuelle samarbeidsinstansar om korleis tiltaket fungerer. Det er lite fokus på evaluering av hjelpetiltak i fagmøtet.
• Det er ikkje dokumentert at det blir gjort ei samla oppsummering og vurdering av opplysningane som er innhenta før evalueringa blir avslutta.
• Kommunen har avviksskjema. I dokumentasjonen og under intervjua kom det fram at avvik likevel ikkje blir meldt skriftleg, om ein ser bort frå at det går kopi av halvtårsrapporteringane til Fylkesmannen til kommuneleiinga. Avvik blir formidla munnleg, men dette skjer sjeldan. Det er ikkje etablert ein “meldekultur” i tenesta. Munnleg rapportering medfører at det blir vanskeleg å bruke avvika i systematisk forbetringsarbeid.
• Kommunen har ikkje gjennomført kartlegging/vurdering av risikoområde knytt til evaluering av hjelpetiltak.

Kommentar:

Tiltaksplanen skal vera skriftleg, tidsavgrensa og innehalda oversikt over kva tiltak som skal settast i verk, ha klare mål/delmål og vise korleis måla skal nåast. Tiltaksplanen skal sikre at oppfølginga av barnet og familien er planlagt og skjer regelmessig.

Spørsmålet om kor ofte tiltaket skal evaluerast må avgjerast etter ei individuell vurdering i kvar enkelt sak. Vurderinga av kor ofte hjelpetiltaket skal evaluerast skal dokumenterast i saka.

Tiltaksplanen skal jamleg evaluerast for å sikre at hjelpetiltaket fungerer slik det er tenkt, og for å avdekke om det er trong for å endre tiltaket, om det er nødvendig med nye tiltak eller om tiltaket kan avsluttast.

Det er ein føresetnad at barneverntenesta gjer ei totalvurdering av situasjonen til barnet og omsorgsevna til foreldra på evalueringstidspunktet, sett opp mot situasjonen slik den var på vedtakstidspunktet, jf undersøkingsrapporten.

Evalueringa skal vera systematisk; opplysningar som er innhenta frå barn, foreldre, og personar/instansar som er involvert i tiltaket skal vurderast samla. Barnevernfaglege vurderingar som er gjort i evalueringsfasen skal dokumenterast i saka.

6. Regelverk

• FN sin barnekonvensjon (barnekonvensjonen)
• Lov om barneverntenester (barnevernslova)
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningslova)
• Forskrift om internkontroll for oppgåvene til kommunen etter barnevernlova (internkontrollforskrifta)

7. Dokumentunderlag

Dokumentasjon frå kommunen knytt til den daglege drifta og andre viktige forhold som blei send over da revisjonen blei førebudd:

• Oversendingsbrev
• Organisasjonskart for Bremanger kommune
• Organisasjonskart for avdeling familie og helse
• Oversikt over tilsette
• Internkontroll for barneverntenesta i Bremanger kommune – innhald: lovverket, organisasjonskart, post- og arkivrutinar, mottak av melding, undersøking, akutte saker, tiltak, evaluering, avslutting av saker, tverrfagleg samarbeid, personale, avviksrapportering, risikovurdering/analyse
• Notat: orientering om ressurssituasjonen i barneverntenesta
• Skjema for registrering av rutinesvikt og avvikskorrigerande tiltak (avviksskjema)
• Mal: gjennomgang og konklusjon av melding etter bvl § 4-2
• Mal: plan for gjennomføring av undersøking etter bvl § 4-3
• Mal: rapport etter undersøking, jf bvl § 4-3
• Mal: evaluering av tiltaksplan etter bvl § 4-5
• Bremanger kommune - årsmelding for 2010
• Oversikt over hjelpetiltak

Dokumentasjon som blei gjennomgått under revisjonsbesøket:

• 20 undersøkingssaker; der 10 er lagt bort utan tiltak og 10 har ført til hjelpetiltak i heimen
• 15 saker der det er sett i verk hjelpetiltak i heimen
• Journalnotat og liknande knytt til dei aktuelle sakene i fagsystemet “Familia”

Korrespondanse mellom kommunen og Fylkesmannen:

• Revisjonsvarsel sendt ut 26.08.2011
• Dokumentasjon frå kommunen motteke 10.10.2011
• Program og oversikt over hjelpetiltak som skal gjennomgåast under tilsynet sendt ut 31.10.2011
• Førebels rapport sendt ut 24.11.2011
• Kommentar/merknad til førebels rapport motteke 28.12.2011
• Endeleg rapport sendt ut 06.01.2012

8. Deltakarar under tilsynet

Tabellen under gir ei oversikt over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte, og over kva personar som blei intervjua.

Frå tilsynsorganet deltok:

rådgjevar Line P. Døsen, rådgjevar Elisabeth Lund-Iversen og rådgjevar Siv Bianca Kjosås (revisjonsleiar).