Rapport frå tilsyn med kommunane sitt arbeid med undersøkingar og evaluering av hjelpetiltak for heimebuande born i Førde kommune 2011

Samandrag

Denne rapporten gjer greie for dei avvika og merknadene som blei påpeikte innanfor dei områda som blei reviderte. Systemrevisjonen tok føre seg to hovudtema:

Kommunane sitt arbeid med undersøkingar, og evaluering av hjelpetiltak til heimebuande born.

Tilsynet såg på følgjande undertema:

• at det blir gjennomført ei tilstrekkeleg undersøking
• barnet sin rett til medverknad i undersøkingsfasen
• at det blir gjort ei forsvarleg vurdering før konkludering i undersøkinga
• at det blir gjennomført ei tilstrekkeleg evaluering
• barnet sin rett til medverknad ved evaluering av hjelpetiltak
• at det blir gjort ei forsvarleg vurdering før evalueringa blir avslutt

Førde kommune fekk 2 avvik. Det blei ikkje gjeve merknader.

Avvik 1

Førde kommune sikrar ikkje at barnevernstenesta gjennomfører undersøking i samsvar med regelverket.

Avvik 2

Førde kommune sikrar ikkje at barnevernstenesta evaluerer hjelpetiltak til heimebuande barn i samsvar med regelverket.

Dato: 22.06.2011

Siv Bianca Kjosås
revisjonsleiar

Line P. Døsen
revisor

 

Arne Røyrvik
revisor

 

 

1. Innleiing

Rapporten er utarbeidd etter systemrevisjon ved barnevernstenesta i Førde kommune i perioden 03.02.11 – 22.06.2011. Tilsynet er initiert av Statens helsetilsyn og vert gjennomført i heile landet i løpet av 2011. Det er fylkesmennene som står for gjennomføringa av revisjonen. Revisjonen går inn som ein del av den planlagde tilsynsverksemda hjå Fylkesmannen i Sogn og Fjordane dette året.

Fylkesmannen har heimel for å føre tilsyn med barnevernstenesta etter lov om barnevernstenester § 2-3 fjerde ledd bokstav a.

Føremålet med systemrevisjonen er å vurdera om kommunen handterer krava i lovgjevinga gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfatta å undersøka:

• kva tiltak kommunen har for å avdekkje, rette opp og førebyggje brot på lovgjevinga innanfor dei som tema tilsynet omfattar
• om tiltaka blir følgde opp i praksis og korrigerte dersom dette er naudsynt
• om tiltaka er gode nok for å sikra at lovgjevinga blir følgd

Ein systemrevisjon blir gjennomført ved å granske dokument, ved intervju og andre undersøkingar.

Rapporten omhandlar avvik og merknader som er avdekte under revisjonen og gjev difor inga fullstendig tilstandsvurdering av det arbeidet kommunen har gjort innanfor dei områda som tilsynet omfatta.

• Avvik dreier seg om at krav som er gjeve i eller i medhald av lov eller forskrift, ikkje er oppfylte
• Merknad er forhold som ikkje er i strid med krav som er fastsette i eller i medhald av lov eller forskrift, men der tilsynsorganet finn grunn til å påpeike potensiale for betring

2. Omtale av kommunen – særskilte forhold

Førde kommune ligg i Sunnfjord. Det er ein kommune som strekkjer seg frå innerst i Førdefjorden til Jostedalsbreen. Førde kommune utgjer eit område på 590 km2 og har om lag 12.000 innbyggjarar.

Kommunesenteret heiter også Førde og her bur 75 % av innbyggarane i kommunen. Grendene elles i kommunen er Angedalen, Sunde, Moskog, Holsen, Haukedalen, Erdalen og Solheimsdalen.

Førde har eige høgskuletilbod, sjukepleiarhøgskule og ingeniørskule. I tillegg er det teknisk fagskule i byen. Her finst også vidaregåande skular med studieretning for allmenne fag, yrkesfag og landbruk. Det er difor eit høgt tal på barn under 18 år i kommunen.

Arbeidslivet i Førde kommune tel vel 6.500 årsverk. I tillegg har Førde ei rekkje finans- og andre servicebedrifter, og arbeidsmarknaden er stor når det gjeld sektorar som it, bygg og anlegg, helse, media og hotell og restaurant.

Barnevernstenesta ligg under eininga Helse og barn, og har til mars 2011 hatt eigen einingsleiar. Frå mars i år har ikkje kommunen einingsleiar på dette tenesteområdet. Barnevernsleiar er no underordna og rapporterer direkte til kommunalsjefen.

Førde barnevernsteneste har 6,5 sakshansamarstillingar i tenesta, inkludert barnevernsleiar. I tillegg har dei ein konsulent som i hovudsak har andre oppgåver enn sakshandsaming, og ein miljøarbeidar i 50 % stilling.

Kommunen har utarbeidd ein handlingsplan i eininga barn og helse for 2010-2013, og eit eige årshjul for barnevernstenesta. I tenesta sitt internkontrollsystem ligg det føre rutinar for delegering av mynde når leiar ikkje er til stades.

Alle sakshandsamarane har fagbakgrunn som barnevernspedagog eller sosionom. Ein av sakshandsamarane held på med vidareutdanning. Dei tilsette får rettleiing med leiar kvar 14. dag i ein time. Ny-tilsette får rettleiing kvar veke det første året. Barnevernstenesta har interne møte kvar måndag og torsdag, der saker vert drøfta.

I følgje halvtårsrapporteringane i 2010 hadde Førde kommune totalt 79 nye meldingar, 2 av desse var ikkje gjennomgått innan ei veke. Ingen vart lagt bort utan undersøking. Kommunane opna 79 undersøkingar og avslutta i løpet av fjoråret 26 av dei. 8 av desse vart ikkje gjennomført og avslutta innanfor fristane i barnevernslova § 6-9.

Førde barnevernsteneste har særskild oppfølging frå Fylkesmannen, i høve fristbrot, mangel på tiltaksplanar og gjennomførte tilsynsbesøk for barn i fosterheim.

 

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfatta følgjande aktivitetar:

Revisjonsvarsel blei sendt ut 03.02.11. Oversikt over dokument som kommunen har sendt over i samband med tilsynet, er gitt i punkt 8.

Opningsmøte blei halde den 28.04.11.

Intervju Fem personar blei intervjua. Oversikt over dokumentasjon som blei gjennomgått under revisjonsbesøket, er gitt i punkt 8.

Sluttmøte blei halde den 29.04.10.

 

4. Kva tilsynet omfatta

Tema for tilsynet er barnevernstenesta sitt arbeid med:

Undersøkingar etter bvl § 4-3 der kommunen sikrar:

• at det blir gjennomført ei tilstrekkeleg undersøking
• barnet sin rett til medverknad
• at det blir føreteke ei forsvarleg totalvurdering før det vert trekt ein konklusjon i undersøkinga
• Evaluering av hjelpetiltak for heimebuande born etter bvl § 4-5 der kommunen sikrar:
• at det blir gjennomført ei tilstrekkeleg evaluering
• barnet sin rett til medverknad
• at det blir gjort ei forsvarleg totalvurdering av hjelpetiltaka før evalueringa blir avslutta

5. Funn

Avvik 1

Førde kommune sikrar ikkje at barnevernstenesta gjennomfører undersøking i samsvar med regelverket

Avvik frå følgjande myndigheitskrav: barnevernslova §§ 4-3, 6-3, 6-4 og 6-9 jf internkontrollforskrifta § 4.

Avviket byggjer på følgjande funn:

Det kom fram under intervju og ved dokumentgjennomgangen:

• Undersøkinga er i fleire saker ikkje gjennomført innanfor 3- eller 6-månadars fristen
• Kommunen opplyser ikkje om alvorsgraden i saka ved innhenting av opplysningar frå andre instansar. Det går ikkje fram om innhentinga skjer etter samtykke eller i form av pålegg. Bruk av pålegg føreset at barnevernstenesta på innhentingstidspunktet gjer ei førebels vurdering av alvoret i saka, på bakgrunn av innhaldet i meldinga og ev andre opplysningar. Dersom informasjon vert innhenta utan samtykke frå foreldra (og ev barnet), er vilkåret at det er “grunn til å tro” at barnert vert mishandla eller at det ligg føre anna alvorleg omsorgssvikt.
• Det ligg føre skriftlege rutinar/retningsliner for gjennomføring av undersøking, men desse er ikkje tilstrekkeleg implementert blant dei tilsette
• Fleire saker er ikkje forsvarleg opplyst i undersøkinga
• Tilsette har ikkje ei felles forståing for i kva tilfelle det skal nyttast heimebesøk eller kva eit heimebesøk skal innehalda, og det ligg ikkje føre rutinar/retningslinjer for dette
• Tilsette har ikkje tilstrekkeleg kunnskap om når barnevernstenesta kan/skal snakke med barnet åleine, utan samtykke frå foreldra.Barnet sin alder, om barnet har partsrettar i saka, eller korleis foreldra stiller seg til ein slik samtale, er i seg sjølv ikkje avgjerande for bruk av einesamtale.
• Kommunen sørgjer ikkje for at alle barn som har fylt 7 år, og yngre barn som er i stand til å danna seg eigne synspunkt, vert informert, og får anledning til å uttala seg før det vert teke avgjerd som gjeld han eller henne
• På barnevernsområdet vert det i praksis ikkje systematisk rapportert avvik til kommuneleiinga
• Det er ikkje gjennomført ROS - vurdering eller anna kartlegging i kommunen i forhold til om det er fare for svikt på barnevernsområdet

Avvik 2

Førde kommune sikrar ikkje at barnevernstenesta evaluerer hjelpetiltak til heimebuande barn i samsvar med regelverket

Avvik frå følgjande myndigheitskrav: barnevernslova §§ 4-5, 6-3 og § 6-1 jf forvaltningslova § 17 og internkontrollforskrifta § 4.

Avviket byggjer på følgjande funn:

Det kom fram under intervju og ved dokumentgjennomgangen:

• Det manglar tiltaksplan i mange saker med hjelpetiltak
• I fleire saker der det ligg føre tiltaksplan, har planen eit mangelfullt innhald
• Evalueringstidspunkt er ikkje fastsett i mange tiltaksplanar. Dersom det er fastsett evalueringstidspunkt, ligg det ofte inntil eitt år fram i tid
• I mange saker manglar dokumentasjon på kva barnevernsfaglege vurderingar som er gjort i evalueringa
• I mange saker manglar dokumentasjon på om barnet har vorte spurd om korleis det opplever at hjelpetiltaket fungerer
• Det er i stor grad opp til den enkelte sakshandsamar å gjennomføra evaluering av hjelpetiltak og å ta dette opp til drøfting. Det vart gjennomgåande formidla at evaluering sjeldan er tema på (felles)møte eller i samtale med leiar.
• På barnevernsområdet vert det i praksis ikkje systematisk rapportert avvik til kommuneleiinga
• Det er ikkje gjennomført ROS - vurdering eller anna kartlegging i kommunen i forhold til om det er fare for svikt på barnevernsområdet

6. Vurdering av styringssystemet i kommunen

Kommunen si plikt til å etablera eit styringssystem på barnevernsområdet går fram av barnevernslova § 2-1 andre ledd, og er vidare presisert i internkontrollforskrifta, forskrift av 14.12.2005 nr 1584. Krav til internkontroll inneber at kommunen skal sikra at krav som er fastsett i eller i medhald av lov og forskrift vert følgt opp gjennom systematisk styring og løpande forbetringsarbeid, jf § 3.

Internkontrollforskrifta § 4 regulerer innhaldet i internkontrollen.

Det går fram av føresegna at:

”Internkontrollen skal tilpasses barneverntjenestens størrelse, egenart, aktiviteter og risikoforhold og ha det omfang som er nødvendig for å etterleve krav fastsatt i eller i medhold av lov om barneverntjenester.”

Kommunen sitt ansvar for internkontroll, og dokumentasjonen av denne, er nærare presisert i § 4 andre ledd bokstav a – h, jf § 5.

Det er utarbeidd til dels omfattande og gode skriftlege rutinar for delar av arbeidet i barnevernet. Rutinane er ikkje tilstrekkeleg kjent for dei tilsette, og vert i varierande grad nytta i det daglege arbeidet. Det er i stor grad opp til den enkelte sakshandsamar korleis undersøking og evaluering av hjelpetiltak vert gjennomført.

Tilsette får tilgang til relevant regelverk via lovdata, nytt regelverk og presiseringar av regelverket vert det orientert om på fagmøte, og alle får kopi av endringar til eige arkiv.

Barnevernstenesta har fast fagmøte to gonger i veka, måndag og torsdag, der alle tilsette deltek. I møtet vert nye saker fordelt, og ein diskuterer problemstillingar knytt til aktuelle saker.

Kommunen nyttar fagsystemet “Familia” til føring av journal, der kvart barn har sin eigen journal. Der fører sakshandsamar fortløpande inn framdrifta i saka og vurderingane dei tilsette gjer.

I fagprogrammet “Familia” ligg det malar for undersøkingsplanar og undersøkingsrapportar, samt malar for innhenting av opplysningar, som dei nyttar i arbeidet. Når det gjeld planlegging og gjennomføring av ei undersøking, er det likevel mykje opp til kvar enkelt sakshandsamar korleis dette vert utført.

Når ein sakshandsamar får tildelt ei sak, har vedkommande ansvar for saka både når det gjeld gjennomføring og avslutting av undersøking, eventuelt val av tiltak, og oppfølging og evaluering av i verksett tiltak. Det er eit ønskje om at ein skal vera to i saker, og ved heimebesøk, men dette let seg ikkje gjera på grunn av ressurssituasjonen til kontoret.

Heimebesøk er ofte nytta i undersøkingsfasen, og det er gjennomført i mange saker. Det er ikkje eigne rutinar for innhald og gjennomføring av eit heimebesøk. Heimebesøk vert vanlegvis utført av ein sakshandsamar åleine.

Fram til mars 2011 gjekk kontakten mellom barnevernsleiar og einingsleiar, og deretter frå einingsleiar og opp til kommunalsjef. Barnevernsleiar og kommunalsjef har no faste møte kvar 14. dag, der dei tek opp ulike problemstillingar.

Kommunen har ikkje gjort risiko- og sårbarheitsanalysar, eller gjennomført andre tiltak, som er eigna til å kartlegge om, og kvar det er fare for svikt på barnevernsområdet.

Kommunen har eit avvikssystem, og det er kjent for dei tilsette i barnevernstenesta.

I praksis vert det likevel meldt få eller ingen avvik, og det er ikkje etablert ei felles forståing for kva som skal rapporterast som avvik på barnevernsområdet. Tenesta har eige avviksskjema, men avvik som vert meldt på området, går ikkje vidare til leiinga.

Det er ikkje praksis for avviksrapportering av mangelfull oppfylling av regelverket på barnevernsområdet, til dømes der det ikkje er gjennomført samtale med barnet i undersøkings- eller evalueringsfasen, ved fristoverskriding, eller manglande utarbeiding av tiltaksplan og evaluering av iverksette hjelpetiltak. Avviksrapportering på barnevernsområdet vert ikkje etterspurt, trass i at kommuneleiinga har merka seg at det ikkje er rapportert avvik på dette tenesteområdet.

7. Regelverk

• FN sin barnekonvensjon (barnekonvensjonen)
• Lov om barnevernstenester (barnevernslova)
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningslova)
• Forskrift om internkontroll for kommunen sine oppgåver etter barnevernlova (internkontrollforskrifta)

8. Dokumentunderlag

Dokumentasjon frå kommunen knytt til den daglege drifta og andre viktige forhold som blei send over da revisjonen blei førebudd:

• Organisasjonskart for Førde kommune
• Organisasjonskart for eininga helse og barn
• Rutinehandbok for barnevernstenesta som inneheld: oppgåver, administrasjon internkontroll og leiing, rutinar for kontakt med barnevernstenesta, rutinar for sakshandsaming i barnevernstenesta, rutinar for tiltak i barnevernstenesta, tverrfagleg samarbeid og skjemabase – vedlegg.
• Sjekklister i høve ulike delar av sakshandsaminga
• Internkontrollskjema
• Melding om avvik/internkontroll for barnevernstenesta
• Plan for gjennomføring av undersøking
• Mal for undersøkingsrapport
• Mal for tiltaksplan
• Opplæringsplan som skildrar kommunen sin opplæring av tilsette. Rutinar for rettleiing av tilsette
• Oversikt over ansvarsdeling i eininga
• Handlingsplan for eininga i perioden 2010-2013
• Situasjonsskildring i barnevernstenesta 2010-2011
• Årsplan barnevernstenesta
• Liste over alle aktive hjelpetiltak og tiltak som er avslutta det siste halve året

Dokumentasjon som blei gjennomgått/motteke under revisjonsbesøket:

• 20 undersøkingssaker
• 24 saker om hjelpetiltak i heimen
• Journalnotat o.l. knytt til dei aktuelle sakene i fagsystemet “Familia”
• Rutinehandbok, revidert 2006

Korrespondanse mellom verksemda og Fylkesmannen:

• Revisjonsvarselet sendt ut 03.02.2011
• Dokumentasjonen frå kommunen motteke 14.03.2011
• Programmet for tilsynet sendt ut 25.03.2011, og oppdatert program 01.04.2011
• Oversikt over dokumentasjon som skal leggast fram under tilsynet sendt ut 15.04.2011
• Førebels rapport blei sendt ut 09.05.2011.
• Merknader frå kommunen motteke 06.06.2011.
• Endeleg rapport blei sendt ut 22.06.2011.

9. Deltakarar ved tilsynet

Tabellen under gjev eit oversyn over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte, og over kva personar som blei intervjua.

Deltakarar ved tilsynet

Namn	Funksjon / stilling	Opningsmøte	Intervju	Sluttmøte
Aina Mikkelsen	barnevernskurator	x	x	x
Mette Skansberg	barnevernskurator	x	x	x
Dag Håkon Storaker	barnevernskurator		x	x
Gro Byrkjeflot	barnevernsleiar	x	x	x
Kurt Even Andersen	kommunalsjef	x	x	x
Gro Therese Selstad	barnevernskurator	x		x
Helene Skår	barnevernskonsulent	x		x
Knut A. Johansen	konsulent			x
Ole John Østenstad	rådmann	x		x

Frå tilsynsorganet deltok:

rådgjevar Line H.P. Døsen (revisor)
seksjonsleiar Arne Røyrvik (revisor)
rådgjevar Siv Bianca Kjosås (revisjonsleiar)