Rapport frå tilsyn med sosiale tenester i Nav i Gulen kommune 2011

Samandrag

Fylkesmannen i Sogn og Fjordane vidarefører temaet frå landsomfattande tilsyn med sosiale tenester i Nav i 2010, i form av tilsyn på dette området også i 2011. Føremålet med tilsynet er å undersøka om kommunen gjennom sine styringsaktivitetar og internkontrollsystem sikrar at søkarane sin rett til økonomisk stønad vert ivareteken i samsvar med regelverket.

Tilsynet tek utgangspunkt i reglane om økonomisk stønad i lov om sosiale tenester i Nav §§ 18 og 19, i sakshandsamingskrav fastsett i eller i medhald av lova, forvaltningslova og i krava til internkontroll.

Denne rapporten gjer greie for avviket som blei funne innanfor dei områda som vart reviderte. Systemrevisjonen gjaldt følgjande område:

• om kommunen sikrar at søknader om økonomisk stønad vert handsama i samsvar med lov og forskrift;
• det skal leggjast særleg vekt på å undersøka om kommunen sikrar at det vert gjort individuelle vurderingar

Tilsynet såg på følgjande undertema:

• handtering av innbyggjarane sin kontakt og søknader om økonomisk stønad
• kartlegging og innhenting av relevante opplysningar
• vurderingar og avgjerder om økonomisk stønad

Det var ikkje gjort funn som gav grunnlag for avvik eller merknad under tilsynet.

Dato: 15.07.2011

Siv Bianca Kjosås
revisjonsleiar

Elisabeth Lund-Iversen
revisor

Arne Røyrvik
revisor

1. Innleiing

Rapporten er utarbeidd etter systemrevisjon i Gulen kommune i perioden 09.03.11 – 15.07.2011. Revisjonen går inn som ein del av den planlagde tilsynsverksemda hos Fylkesmannen i Sogn og Fjordane i 2011.

Fylkesmannen har fullmakt til å føre tilsyn med sosiale tenester i Nav etter lov om sosiale tenester i arbeids- og velferdsforvaltninga § 9.

Føremålet med systemrevisjonen er å vurdera om kommunen handterer krava i regelverket gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfatta å undersøka:

• kva tiltak verksemda har for å avdekkje, rette opp og førebyggje brot på lovgjevinga innanfor dei tema tilsynet omfattar
• om tiltaka blir følgde opp i praksis og korrigerte dersom dette er naudsynt
• om tiltaka er gode nok for å sikra at lovgjevinga vert følgd

Ein systemrevisjon blir gjennomført ved å granske dokument, ved intervju og andre undersøkingar.

Rapporten omhandlar avviket som er funne under revisjonen og gjev difor inga fullstendig tilstandsvurdering av det arbeidet kommunen har gjort innanfor dei områda som tilsynet omfatta.

• Avvik dreier seg om at krav som er gjeve i eller i medhald av lov eller forskrift, ikkje er oppfylte
• Merknad er forhold som ikkje er i strid med krav som er gjeve i eller i medhald av lov eller forskrift, men der tilsynsorganet finn grunn til å peike på potensiale for betring

2. Omtale av kommunen - spesielle forhold

Kystkommunen Gulen ligg heilt sørvest i Sogn og Fjordane på grensa til Hordaland, og har eit folketal på om lag 2.500. Landarealet på 596km² inneheld ein variert og spennande natur, med 1500 øyar, holmar og skjer og eit fastland som er prega av små dalføre på kryss og tvers i landskapet. Busettinga i kommunen er hovudsakleg fordelt på tettstadane Brekke, Dalsøyra, Eivindvik og Byrknes. Det er relativt store avstandar i kommunen, med spreidd busetting.

Næringslivet i Gulen er prega av små og mellomstore verksemder. Om lag 170 gardsbruk i aktiv drift gjer landbruket til ei viktig næring. Tradisjonelt fiskeri har og lange tradisjonar. I dei seinare åra har havbruk vorte ein viktig del av næringsgrunnlaget. Med 20 laksekonsesjonar i drift er Gulen den største havbrukskommunen i Sogn og Fjordane. Det blir også satsa på fiskeforedling. Turisme og reiseliv er ei næring i vekst.

Nav Gulen har 6 tilsette medrekna Nav-leiaren. 3,2 årsverk i kontoret er statleg finansiert, medan 1,5 års er kommunalt finansiert. Nav Gulen opna kontoret 17. mars 2009. Nav-kontoret har ansvaret for følgjande kommunale tenester utover minimumsløysinga:

gjeldsrådgjeving, særlige rustiltak (sosialtenestelova kapitel 6), sosiale tenester etter § 4-3 jf § 4-2 (sosialtenestelova kapitel 4), individuell plan etter sosialtenestelova § 4-3a, bustad til vanskelegstilte, dør til dør, parkeringskort og bustøtte (Husbanken).

Telefonmottak er etablert i eit felles kundesenter (Nav-telefonen) for heile fylket, og alle telefonførespurnader til Nav-kontoret går dit i første omgang.

Nav Gulen er inndelt i to team: mottaks- og korttidsteamet og langtidsteamet. Kommunen har små forhold, slik at dei tilsette normalt har god kjennskap til kvar enkelt brukar.

Dersom det brukarar kontaktar mottaket i høve søknad om økonomisk stønad, sørgjer mottaket for at brukaren får hjelp av dei tilsette som arbeider på området.

Kontoret nyttar www.lovdata.no/ for å sikre tilgang til oppdatert regelverk, i tillegg til Rundskriv I-34/2001 og eit kompendium med sentrale lover. Kompetanseutvikling skjer ved deltaking på region- og fylkesvise samlingar/fagdagar. Kommunen har ikkje hatt eigeninitiert opplæring i regelverket som gjeld for økonomisk stønad etter overgangen til Nav-kontor.

Handsaming av søknadar om økonomisk stønad er fordelt slik at det primært er to tilsette som utfører arbeid på området. Dei diskuterer saker og kvalitetssikrar kvarandre gjennom kontroll og elektronisk godkjenning av vedtak i fagprogrammet “Socio”. Vedtaka vert etter kontroll sendt ut til brukaren med sakshandsamaren si underskrift.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfatta følgjande aktivitetar:

Revisjonsvarsel blei sendt ut 09.03.11. Oversikt over dokument som kommunen har sendt over i samband med tilsynet, er gitt i punkt 8.

Det blei i forkant av opningsmøtet gjennomført omvising ved Nav - kontoret 06.06.11.

Opningsmøte blei halde 06.06.11

Intervju Fem personar blei intervjua, sjå tabell i punkt 9. Oversikt over dokumentasjon som blei gjennomgått under revisjonsbesøket, er gitt i punkt 8.

Sluttmøte blei halde 07.06.11.

4. Kva tilsynet omfatta

• om kommunen sikrar at søknader om økonomisk stønad vert handsama i samsvar med lov- og forskriftskrav;
• det skal særleg leggast vekt på og undersøkje om kommunen sikrar at det vert føreteke individuelle vurderingar

5. Funn

Det var ikkje gjort funn som gav grunnlag for avvik eller merknad under tilsynet.

6. Vurdering av styringssystemet i kommunen

Krav til internkontroll inneber at kommunen skal sikre at krav som er fastsett i eller i medhald av lov og forskrift vert følgt opp gjennom systematisk styring og kontinuerleg forbetrings-arbeid. Lovfesta plikt til å etablere eit styringssystem på området økonomisk stønad er innført frå 01.01.2010 ved lov om sosiale tenester i arbeids- og velferdsforvaltninga § 5.

Internkontrollforskrifta § 4 regulerer innhaldet i internkontrollen. Det går fram at:

”Internkontrollen skal tilpasses virksomhetens størrelse, egenart, aktiviteter og risikoforhold og ha det omfang som er nødvendig for å etterleve krav fastsatt i, eller i medhold av, lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen.”

Kommunen sitt ansvar for internkontroll og dokumentasjon av denne er nærare presisert i forskrifta § 4 andre ledd bokstav a – h, jf § 5. Etter Fylkesmannen sitt syn, er det ikkje etablert eit internkontrollsystem i Gulen kommune som sikrar oppfylling av krava i bokstav c, f, g og h.

Under tilsynet vart det understreka at Gulen er ein liten kommune, slik at Nav-kontoret normalt er godt kjent med situasjonen til brukarane sine.

Oppfølging av nytilsette skjer gjennom “skulder til skulder”- opplæring frå ein meir erfaren sakshandsamar. Kommunen har ikkje gjennomført eigne opplæringstiltak på området etter at Nav-kontoret blei etablert, utover det som gjeld bruk av saksbehandlingsprogrammet “Socio”. Det er nyleg utarbeidd eit forslag til plan for kompetanseutvikling i Nav Gulen, der også økonomisk sosialhjelp er nemnt som eit tema.

Det er sakshandsamarane som diskuterer, kvalitetssikrar og godkjenner kvarandre sine vedtak. Nav-leiar deltek relativt sjeldan på teammøte, men saker som er særleg vanskelege eller prinsipielle vert drøfta med han før vedtaket vert fatta. Sakshandsamarane har hovudansvaret for vurderingane som er gjort i enkeltsaker. Vedtaka vert som hovudregel ikkje gjennomgått eller signert av Nav-leiar før utsending.

Nav-leiar held seg elles oppdatert på saksområdet ved å hente ut statistikkopplysningar frå sakshandsamingsprogramma. Nav-leiar har faste møte med rådmannen kvar 14. dag. I tillegg er det einingsleiarmøte fire gonger i året.

Tilsynet viste at dei tilsette har mangelfull kunnskap om internkontrollsystemet i kommunen. Det er ikkje etablert noko felles forståing for kva som er eit avvik, eller korleis avvik skal registrerast og handterast vidare. Avvik vert i liten grad etterspurt av leiinga. Kommunen har ikkje gjennomført risiko- og sårbarheitsanalyse, eller gjort andre kartleggingar som er eigna til å avdekka om det er fare for svikt på området økonomisk stønad. Etter Fylkesmannen si vurdering, kan dette, kombinert med at Nav-leiar relativt sjeldan deltek i sakshandsaming eller kvalitetssikring av vedtak, føre til at mangelfull oppfylling av krav i lov eller forskrift ikkje vert systematisk avdekka, handtert og vidareformidla i styringslinja i kommunen.

7. Regelverk

• LOV 2009-12-18 nr.131: Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen
• LOV 1967-02-10: Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker med forskrift til forvaltningslova
• FOR-2010-11-19-1463: Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen
• Rundskriv I-34/2001- Sosial og helsedepartementet.
• Rundskriv A-68 av 21.12.09 – Statlege veiledende retningslinjer for utmåling av økonomisk stønad til livsopphald.

8. Dokumentunderlag

Dokumentasjon frå kommunen knytt til den daglege drifta og andre viktige forhold som blei oversendt då revisjonen blei førebudd:

• Organisasjonskart for Gulen kommune
• Organisasjonskart og oppgåvefordeling i Nav Gulen
• Oversyn over kommunale oppgåver som ligg til Nav Gulen
• Oversyn over statleg og kommunalt tilsette i Nav Gulen
• Orientering om Nav Gulen (på nett)
• Orientering om økonomisk stønad (på papir og nett)
• Søknadsskjema økonomisk stønad (standardblankett)
• Søknadsskjema økonomisk stønad (lokalt for Gulen kommune)
• Søknadsskjema nødhjelp (lokalt for Gulen kommune)
• Kvalitetshandboka: kompetanse og kompetanseheving
• Kvalitetshandboka: rutine for økonomisk stønad, søknad og vedtak
• Kvalitetshandboka: rutine for klage på vedtak om økonomisk sosialhjelp
• Delegert tilvisingsmynde frå rådmann til Nav – leiar
• Delegert tilvisingsmynde frå Nav – leiar til dei tilsette
• Delar av årsrapporten 2010 Gulen kommune – område 355 Nav Gulen
• Verksemdsplan 2011 for Nav Gulen
• Plan for kompetanseutvikling i Gulen kommune 2011/2012
• Samarbeidsavtale mellom Gulen kommune og Arbeids- og velferdsetaten i Sogn og Fjordane
• Saksstatistikk 2010 for Nav Gulen
• Informasjon om korleis ei eventuell utbetaling av økonomisk sosialhjelp skal skje og teieplikt
• Eigedomsforvalting i arbeids- og velferdsetaten – driftsavtale med kommunen

Ev dokumentasjon som blei utlevert under tilsynsbesøket:

• E-post av 24.05.2011 - kompetanseutviklingsplan for Nav Gulen – under arbeid

Dokumentasjon som blei gjennomgått under tilsynsbesøket:

• 30 klientmapper

Korrespondanse mellom kommunen og Fylkesmannen:

• Tilsynsvarsel sendt 09.03.2011
• Endring av dato for tilsynet sendt 15.04.2011
• Dokumentasjon frå kommunen motteke 03.05.2011
• Dagsorden for tilsynet sendt 12.05.2011
• Oppdatert dagsorden sendt 30.05.2011
• Førebels rapport sendt 20.06.2011
• Endeleg rapport sendt ut 15.07.2011

9. Deltakarar under tilsynet

Tabellen under gjev eit oversyn over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte, og over kva personar som blei intervjua.

Frå tilsynsorganet deltok:
rådgjevar Elisabeth Lund-Iversen (revisor)
seksjonsleiar Arne Røyrvik (revisor)
rådgjevar Siv Bianca Kjosås (revisjonsleiar)