Rapport frå tilsyn med sosiale tenester i NAV i Høyanger kommune 2011

Samandrag

Fylkesmannen i Sogn og Fjordane vidarefører temaet frå landsomfattande tilsyn med sosiale tenester i Nav i 2010, i form av tilsyn på dette området også i 2011. Føremålet med tilsynet er å undersøka om kommunen gjennom sine styringsaktivitetar og internkontrollsystem sikrar at søkarane sin rett til økonomisk stønad vert ivareteken i samsvar med regelverket.

Tilsynet tek utgangspunkt i reglane om økonomisk stønad i lov om sosiale tenester i Nav §§ 18 og 19, i sakshandsamingskrav fastsett i eller i medhald av lova, forvaltningslova og i krava til internkontroll.

Denne rapporten gjer greie for avviket som blei funne innanfor dei områda som vart reviderte. Systemrevisjonen gjaldt følgjande område:

• om kommunen sikrar at søknader om økonomisk stønad vert handsama i samsvar med lov og forskrift
• det skal leggjast særleg vekt på å undersøka om kommunen sikrar at det vert gjort individuelle vurderingar

Tilsynet såg på følgjande undertema:

• handtering av innbyggjarane sin kontakt og søknader om økonomisk stønad
• kartlegging og innhenting av relevante opplysningar
• vurderingar og avgjerder om økonomisk stønad

Høyanger kommune fekk eitt avvik. Det vart ikkje gjeve merknader.

Avvik:

Høyanger kommune sikrar ikkje at vurderingar og avgjerder om økonomisk stønad vert gjort i samsvar med lov- og forskriftskrav.

Dato: 13.05.2011

Arne Røyrvik
revisjonsleiar

Elisabeth Lund-Iversen
revisor

 

Siv Bianca Kjosås
revisor

 

 

1. Innleiing

Rapporten er utarbeidd etter systemrevisjon i Høyanger kommune i perioden 05.01.2011 – 13.05.2011. Revisjonen går inn som ein del av den planlagde tilsynsverksemda hjå Fylkesmannen i Sogn og Fjordane i 2011.

Fylkesmannen har fullmakt til å føre tilsyn med sosiale tenester i Nav etter lov om sosiale tenester i arbeids- og velferdsforvaltninga § 9.

Føremålet med systemrevisjonen er å vurdera om kommunen handterer krava i regelverket gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfatta å undersøka:

• kva tiltak verksemda har for å avdekkje, rette opp og førebyggje brot på lovgjevinga innanfor dei tema tilsynet omfattar
• om tiltaka blir følgde opp i praksis og korrigerte dersom dette er naudsynt
• om tiltaka er gode nok for å sikra at lovgjevinga vert følgd

Ein systemrevisjon blir gjennomført ved å granske dokument, ved intervju og andre undersøkingar.

Rapporten omhandlar avviket som er funne under revisjonen og gjev difor inga fullstendig tilstandsvurdering av det arbeidet kommunen har gjort innanfor dei områda som tilsynet omfatta.

• Avvik dreier seg om at krav som er gjeve i eller i medhald av lov eller forskrift, ikkje er oppfylte
• Merknad er forhold som ikkje er i strid med krav som er gjeve i eller i medhald av lov eller forskrift, men der tilsynsorganet finn grunn til å peike på potensiale for betring

2. Omtale av kommunen – særskilte forhold

Høyanger kommune hadde pr 01.01.2010 eit folketal på om lag 4.300. Kommunesenteret er tettstaden Høyanger, som har om lag 2.500 innbyggjarar.

Dei fleste bedrifter og offentlege verksemder er lokalisert i kommunesenteret, som t.d. Hydro Aluminium Høyanger Verk. Nokon av dei nyare verksemdene i kommunen veks innanfor tenesteområde som offshore, IKT, elektromekanisk og høgteknologi. Tronvik psykiatriske avdelingligg i bygda Kyrkjebø og har om lag 100 tilsette. Bygdene på sørsida av Sognefjorden har lange tradisjonar innanfor akvakultur og jordbruk.

Nav- kontoret i Høyanger blei etablert allereie sommaren 2007 og har totalt 8,5 årsverk til sakshandsamarstillingar, i tillegg til Nav- leiar. 2,5 stillingar er kommunale, medan 6 stillingar er statlege.

Kontoret fekk ekstra utfordringar etter at ei av hjørnesteinsverksemdene i kommunen,

Fundo Wheels AS, gjekk konkurs i midten av februar 2009. Konkursen førde til at mange einskildpersonar og familiar kom i kontakt med kontoret, og hadde trong for (supplerande) sosialstønad for ein (overgangs)periode. Som følgje av dette vart Nav- kontoret tildelt skjønnsmidlar, og fekk mellombels styrkja bemanninga med totalt 5 stillingar ut 2010.

I dokumentasjonen er det opplyst at det i løpet av 2010 vart det gjort 485 vedtak i saker som gjeld økonomisk stønad.

Det går fram av samarbeidsavtalen mellom Nav Sogn og Fjordane og Høyanger kommune at Nav – kontoret, utover ansvaret for økonomisk stønad etter lov om sosiale tenester i Nav, råd, rettleiing og arbeidet med individuelle planar handterer følgjande kommunale tenester:

• gjeldsrådgjeving
• mellombels husvære
• kvalifiseringsprogrammet
• støttekontaktordninga for personar under pensjonsalder
• rusførebyggande arbeid og tiltak for rusmiddelmisbrukarar
• oppgåver knytt til krisesenter

Telefonmottak er etablert i eit felles kundesenter for heile fylket (Nav-telefonen), og alle telefonførespurnader til Nav- kontoret kjem i første omgang dit.

Nav Høyanger er organisert i tre ulike team: team 1: mottak/brukarsenter, team 2: oppfølging av personar utan arbeidsgjevar, og team 3: oppfølging av personar med arbeidsgjevar.

Det er to tilsette i mottaket til ei kvar tid. Vidare er det fast ekstrabemanning i mottaket på fredagar, då erfaringa syner at det ofte er stort påtrykk i høve økonomisk stønad på dette tidspunktet.

Mottaket tek i mot og registrerer søknadar og vidareformidlar deretter søknaden til ein sakshandsamar på området. Mottaket har også ansvar for å gje brukarar som kjem hit rettleiing i høve utfylling av søknadsskjema, og om innhenting av og krav til dokumentasjon.

I saker som gjeld krisehjelp/nødhjelp har mottaket fått delegert mynde frå Nav- leiar til å gjera vedtak.

Det er hovudsakleg tilsette i team 3 som handsamar, vurderer og tek avgjerder i saker om økonomisk stønad. Alle ordinære søknader skal leverast til leiar for gjennomgang og signatur. Nav- leiar si mynde vert ved behov delegert internt i kontoret. Det er teammøte for kvart team ein gong i veka. I teammøta vert prinsipielle eller vanskelege saker drøfta. Lovforståing i høve praktiseringa av mellom anna sotjl §§ 18 – 19 vert også diskutert her. Dei tilsette har medansvar for å melde inn saker til møtet. Sakshandsamarane drøftar elles ved behov saker med Nav – leiar eller andre kollegaer. I tillegg er det eit fagmøte ein gong i veka, der alle tilsette har høve til å delta.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfatta følgjande aktivitetar:

I samband med det landsomfattande tilsynet i 2010 hadde Fylkesmannen samtalar med leiar og fleire tilsette ved Nav- telefonen Sogn og Fjordane omkring handtering av telefon-førespurnader som gjeld økonomisk stønad.

Revisjonsvarsel blei sendt ut 05.01.11. Oversyn over dokument kommunen har sendt over i samband med tilsynet, er gjeve i punkt 8.

Det blei i forkant av opningsmøtet gjennomført omvisning ved Nav – kontoret 29.03.11.

Opningsmøtet blei halde 29.03.11.

Intervju Sju personar blei intervjua.Oversyn over dokumentasjon som blei gjennomgått under revisjonsbesøket, er gjeve i punkt 8.

Sluttmøtet blei halde 30.03.11.

4. Kva tilsynet omfatta

• om kommunen sikrar at søknader om økonomisk stønad vert handsama i samsvar med lov- og forskriftskrav;
• det skal særleg leggast vekt på å undersøkje om kommunen sikrar at det vert føreteke individuelle vurderingar

5. Funn

Avvik:

Høyanger kommune sikrar ikkje at vurderingar og avgjerder om økonomisk stønad vert gjort i samsvar med lov- og forskriftskrav.

Avvik frå følgjande myndigheitskrav: Lov om sosiale tenester i Nav §§ 18 og 19, jf § 5 og internkontrollforskrifta § 4.

Avviket byggjer på følgjande observasjonar:

• Avviket byggjer på funn gjort i dokumentunderlaget, under intervju og under mappegjennomgangen:
• Kommunal rettleiande sats vert nytta gjennomgåande ved utmåling av økonomisk stønad til livsopphald, og det vert ikkje konkret vurdert om utmålinga/stønadsnivået er tilstrekkeleg for den enkelte.
• Tilsette har ikkje fått tilstrekkeleg opplæring i fortolking av regelverket, og er usikre på kva utgifter som er omfatta av livsopphaldsomgrepet i § 18, og kva som kan dekkast som stønad i særlege tilfelle etter § 19. Til dømes vert utgifter til klede, sko, straum, husleige og julehøgtida i fleire tilfelle dekka etter § 19, trass i at dette normalt ligg i kjernen av livsopphaldsomgrepet.
• Tilsette har ikkje fått tilstrekkeleg opplæring i når stønad skal ytast som krise-/nødhjelp og når stønad skal ytast som ordinær stønad etter § 18. Til dømes vert stønad i nokre saker ytt som krise-/nødhjelp i tilfelle der søkjar ventar på handsaming av søknad om anna yting.
• Kommunen har eit avvikssystem, men det er ikkje implementert i Nav- kontoret, det vert meldt få avvik i høve økonomisk stønad og leiinga etterspør ikkje dette.
• Kommunen har ikkje gjort ROS – analysar eller andre tilsvarande kartleggingar i høve kvar det er fare for svikt på området for økonomisk stønad.

6. Vurdering av styringssystemet i kommunen

Krav til internkontroll inneber at kommunen skal sikra at krav som er fastsett i eller i medhald av lov og forskrift vert følgt opp gjennom systematisk styring og løpande forbetringsarbeid.

Lovfesta plikt til å etablere eit styringssystem på området økonomisk stønad er innført frå 01.01.2010 ved lov om sosiale tenester i arbeids- og velferdsforvaltninga § 5.

Internkontrollforskrifta § 4 regulerer innhaldet i internkontrollen.

Det går fram av føresegna at:

”Internkontrollen skal tilpasses virksomhetens størrelse, egenart, aktiviteter og risikoforhold og ha det omfang som er nødvendig for å etterleve krav fastsatt i, eller i medhold av, lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen.”

Kommunen sitt ansvar for internkontroll, og dokumentasjonen av denne, er nærare presisert i § 4 andre ledd bokstav a – h, jf § 5.

Tilsynet avdekka manglar ved internkontrollen i Høyanger kommune. Fylkesmannen fann at kommunen ikkje nyttar internkontrollsystemet sitt til å følgje opp om handsaminga av søknadar om økonomisk stønad skjer i samsvar med regelverket.

Av den oversendte dokumentasjonen går det fram at kommunen ikkje har hatt skriftlege rutinar for saker som gjeld økonomisk stønad. Vi fekk under tilsynsbesøket utlevert slike rutinar, som nyleg er utarbeida. Det skal også lagast fleire andre rutinar for området økonomisk stønad.

Fråveret av skriftlege rutinar har, etter Fylkesmannen sitt syn, medverka til at dei tilsette i Nav- kontoret ikkje har eit korrekt felles utgangspunkt for tolkinga av regelverket når det kjem til vurdering og avgjerd av saker om økonomisk stønad.

Opplærings- og kursplanen for avdeling Nav i 2011 er generell og gjeld for heile kontoret. Planen inneheld ikkje ei kartlegging eller vurdering av kva opplærings- og kompetanse-hevingstiltak som er naudsynt for at dei tilsette skal kunne ta i mot, kartlegge, vurdera og ta avgjerd i saker om økonomisk stønad i samsvar med regelverket.

Kommunen har den seinare tida innført eit elektronisk system for registrering og oppfølging av avvik. Alle tilsette i kommunen har fått tilgang til og grunnopplæring i korleis dette systemet skal nyttast. Tidlegare har det vore avviksrapportering på papir.

Avvikssystemet har vore og er kjent for dei tilsette på Nav- kontoret, men det vert i praksis meldt få eller ingen avvik. Avviksrapportering er såleis ikkje ei innarbeidd rutine blant dei tilsette på tenesteområdet. Trass i at kommuneleiinga har merka seg at det ikkje er meldt avvik frå Nav på dette området, vert avviksrappotering ikkje etterspurd.

Nav- leiar deltek på kommunen sine felles leiarmøte, og har i samband med dette høve til å koma med innspel i høve tema som bør takast opp på møtet. Det er ikkje eigne faste møte mellom kommunalsjef og Nav- leiar.

Kommunen har ikkje gjort risiko- og sårbarheitsanalysar, eller gjennomført andre tiltak som er eigna til å kartlegge om og kvar det er fare for svikt på området økonomisk stønad.

7. Regelverk

• LOV 2009-12-18 nr.131: Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen
• LOV 1967-02-10: Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker med forskrift til forvaltningslova
• FOR-2010-11-19-1463: Forskrift om internkontroll i arbeids- og velferdsforvaltningen
• Rundskriv I-34/2001 Sosial og helsedepartementet.
• Rundskriv A-68 av 21.12.09 – Statlege veiledende retningslinjer for utmåling av økonomisk stønad til livsopphald.

8. Dokumentunderlag

Dokumentasjon frå kommunen knytt til den daglege drifta og andre viktige forhold som blei oversendt då revisjonen blei førebudd:

• Organisasjonskart for Høyanger kommune
• Samarbeidsavtale mellom Høyanger kommune og Nav Sogn og Fjordane
• Årsmelding 2009 for tenesteområde helse- og sosial
• Delegasjonsreglement
• Kopi av tilvisingsfullmakt for Nav- leiar
• Organisasjonskart over tilsette som arbeider med sosiale tenester
• Opplæringsplan 2011 for tenesteområde helse- og sosial
• Opplærings/kursplan 2011 for avdeling Nav
• Søknadsskjema ”Søknad om økonomisk stønad” (eige skjema)

Dokumentasjon som blei utlevert under tilsynsbesøket:

• Sjekkliste: dokumentasjon som bør ligge ved søknad om økonomisk stønad
• Orientering til brukar: ”Når kan du få økonomisk krise-/naudhjelp?”
• Rutine: søknad om økonomisk stønad
• Rutine: søknad om krisehjelp
• Rutine: søknad om lån

Dokumentasjon som blei gjennomgått under tilsynsbesøket:

• 15 klientmapper med saker der stønad er gjeve etter § 18
• 5 klientmapper med nødhjelpssaker
• 5 klientmapper med saker der det er gjeve avslag
• 5 klientmapper med saker der stønad er gjeve etter § 19

Korrespondanse mellom kommunen og Fylkesmannen:

• Tilsynsvarselet blei sendt ut 05.01.11
• Dokumentasjon frå kommunen blei motteke 07.03.11
• Dagsorden for tilsynet blei sendt ut 10.03.11
• Førebels rapport blei sendt ut 06.04.11
• Endeleg rapport blei sendt ut13.05.11

9. Deltakarar under tilsynet

Tabellen under gjev eit oversyn over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte, og over kva personar som blei intervjua.

Deltakarar ved tilsynet

Namn	Funksjon / stilling	Opningsmøte	Intervju	Sluttmøte
Sissel Børilden	rådgjevar	x	x	x
Ann-Kristin Nygård	rådgjevar	x	x	x
Tone S. Aamot	rådgjevar	x	x	x
Monica Sæle	rådgjevar	x	x	x
Janne Elin Osland	rådgjevar	x	x	x
Torill K. Jdaini	rådgjevar	x		x
Hanne Sæbø	Nav- leiar	x	x	x
Toril Varden	kommunalsjef	x	x	x

Frå tilsynsorganet deltok:

seksjonsleiar Arne Røyrvik (revisjonsleiar)

rådgjevar Elisabeth Lund-Iversen (revisor)

rådgjevar Siv Bianca Kjosås (revisor)

I tilegg deltok også rådmannen i Gloppen kommune, Marit Elisabeth Larsen, som observatør under tilsynet. Ho hospiterer for tida hjå Fylkesmannen.