Rapport frå tilsyn med sosiale tenester i Nav Luster kommune 2011

Samandrag

Fylkesmannen i Sogn og Fjordane vidarefører tema frå landsomfattande tilsyn med sosiale tenester i Nav i 2010 i form av tilsyn også i 2011. Føremålet med tilsynet er å undersøkje om kommunen gjennom sine styringsaktivitetar og internkontroll sikrar at søkjarane sin rett til økonomisk stønad vert ivareteken i samsvar med regelverket.

Tilsynet tek utgangspunkt i reglane om økonomisk stønad i lov om sosiale tenester i Nav §§

18 og 19, i sakshandsamingskrav fastsett i eller i medhald av lova, forvaltningslova, og i krava til internkontroll.

Denne rapporten gjer greie for avviket som vart funne innanfor dei områda som vart reviderte. Systemrevisjonen gjaldt følgjande område:

• om kommunen sikrar at søknader om økonomisk stønad vert handsama i tråd med lov og forskrift;
• det skal leggjast særleg vekt på å undersøkje om kommunen sikrar at det vert gjort individuelle vurderingar

Tilsynet såg på følgjande undertema:

• handtering av innbyggjarane sin kontakt og søknader om økonomisk stønad kartlegging og innhenting av relevante opplysningar
• vurderingar og avgjerder om økonomisk stønad

Luster kommune fekk eitt avvik. Det vart ikkje gjeve merknader.

 

Avvik:

Luster kommune sikrar ikkje at søknader om økonomisk stønad vert behandla i samsvar med lov- og forskriftskrav.

Dato: 12.05.2011

Arne Røyrvik
revisjonsleiar

Siv Bianca
Kjosås revisor

 

Elisabeth Lund-Iversen
revisor

 

 

1. Innleiing

Rapporten er utarbeidd etter systemrevisjon i Luster kommune i perioden 05.01.2011 – 12.05.2011. Revisjonen går inn som ein del av den planlagde tilsynsverksemda hjå Fylkesmannen i Sogn og Fjordane i 2011.

Fylkesmannen har fullmakt til å føre tilsyn med sosiale tenester i Nav etter lov om sosiale tenester i arbeids- og velferdsforvaltninga § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om verksemda tek hand om ulike krav i lovgivinga gjennom internkontrollen sin. Revisjonen omfatta å undersøkje:

• kva tiltak verksemda har for å avdekkje, rette opp og førebyggje brot på lovgjevinga innanfor dei tema tilsynet omfattar
• om tiltaka blir følgde opp i praksis og korrigerte dersom dette er naudsynt
• om tiltaka er gode nok for å sikre at lovgjevinga vert følgd

Ein systemrevisjon blir gjennomført ved å granske dokument, ved intervju og andre undersøkingar.

Rapporten handlar om avviket som vart funne under revisjonen og gjev difor inga fullstendig tilstandsvurdering av det arbeidet verksemda har gjort innanfor dei områda som tilsynet omfatta.

• Avvik dreier seg om at krav som er gitt i eller i medhald av lov eller forskrift, ikkje er oppfylte
• Merknad er forhold som ikkje er i strid med krav som er fastsette i, eller i tråd med, lov eller forskrift, men der tilsynsorganet finn grunn til å peike på potensiale for betring

2. Omtale av verksemda - spesielle forhold

Luster kommune har eit flatemål på 2700km2 og er såleis ein av dei største kommunane i Sør Noreg. I oktober 2010 passerte kommunen eit folketal på 5000 for fyrste gong sidan år 2000. Kommunen har mange bygdesamfunn, og jordbruk har vore den viktigaste næringa med kjøt- og mjølkeproduksjon. Det er også stor produksjon av vasskraft i kommunen, og i kommunesenteret Gaupne er det bygd opp verksemder innanfor industriell næring.

Luster kommune er organisert slik at dei 29 tenesteeiningane har eigen leiar, som rapporterer til rådmannen. Alle einingane har ein kontaktperson i stabsleiinga til rådmannen. Nav-kontoret, som opna sommaren 2008, er ein av einingane. Alle medarbeidarane i kontoret har statleg tilsetting, og kommunen kjøper tenester av Arbeids- og velferdsetaten. Kontoret har 7,1 årsverk.

Dei kommunale tenestene Nav Luster skal ta hand om går fram av samarbeidsavtalen med Arbeids- og velferdsetaten i Sogn og Fjordane:

”Utover Luster kommune sitt ansvar for økonomisk stønad etter lov om sosiale tenester, råd og rettleiing, skal kontoret òg dekkje følgjande tenester:

Gjeldsrådgjeving

Flykningtenesta”

Telefonmottak er etablert i eit felles kundesenter (Nav-telefonen) for heile fylket, og alle telefonførespurnader til Nav-kontoret går dit i første omgang.

Arbeidet med økonomisk stønad er organisert slik at to tilsette har dette som del av sitt ansvarsområde. I tillegg er ein annan medarbeidar omtala som ressursperson på området og kan rådspørjast. Nav-leiar vert også nytta som diskusjonspart. Ressurspersonen var ikkje ført opp på lista over tilsette som arbeider med økonomisk stønad i kontoret som Fylkesmannen fekk tilsendt i samband med førebuing av tilsynet, og Fylkesmannen intervjua difor ikkje denne medarbeidaren.

Nav-leiar skriv under alle vedtak om økonomisk stønad, i tillegg til sakshandsamar. I Nav- leiar sitt fråver skriv ein av dei andre medarbeidarane under saman med sakshandsamar. To faste medarbeidarar har ansvaret for mottaket i kontoret, den eine av desse har økonomisk stønad som del av sitt ansvarsområde.

Kontoret har jamlege fagmøter der alle medarbeidarane kan diskutere aktuelle saker som gjeld t.d. økonomisk stønad. Møta er også nytta til å gå igjennom t.d. lovverk og klagesaker som har vore til behandling hjå Fylkesmannen.

 

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfatta følgjande aktivitetar:

Tilsynet har i 2010 hatt samtalar med leiar og fleire tilsette ved Nav-telefonen Sogn og

Fjordane omkring handtering av telefonførespurnader som gjeld økonomisk stønad.

Revisjonsvarsel vart sendt ut 05.01.11.

Oversyn over dokument som verksemda har sendt over i samband med tilsynet, er gitt i punkt 8.

Opningsmøte vart halde 22.03.11.

Intervju

Fem personar vart intervjua.

Oversikt over dokumentasjon som blei gjennomgått under revisjonsbesøket, er gitt i punkt 8. Det vart gjennomført omvising ved Nav-kontoret 22.03.11.

Sluttmøte vart halde 23.03.11.

 

4. Kva tilsynet omfatta

Tilsynet omfatta:

• om kommunen sikrar at søknader om økonomisk stønad vert handsama i samsvar med lov- og forskriftskrav
• det skal særleg leggast vekt på å undersøkje om kommunen sikrar at det vert gjort individuelle vurderingar

5. Funn

Avvik:

Luster kommune sikrar ikkje at søknader om økonomisk stønad vert behandla i samsvar med lov- og forskriftskrav.

Avvik frå følgjande myndigheitskrav:

• Lov om sosiale tenester i Nav §§ 18 og 19, jf forvaltningslova § 17, jf lov om sosiale tenester § 5 og internkontrollforskrifta § 4.

Avviket bygger på følgjande funn gjort gjennom tilsendt dokumentasjon, intervju og gjennomgang av saksmapper:

• Tilsette som handterer mottak av søknader, gjer kartlegging, vurderingar og tek avgjerder, har ikkje fått tilstrekkeleg opplæring.
• Tolking og bruk av relevant regelverk er ikkje tilstrekkeleg innarbeidd blant dei tilsette. Saker som gjeld økonomisk stønad er ikkje alltid tilstrekkeleg opplyst for å kunne gjere ei individuell vurdering før det vert fatta vedtak.
• Tilsette er usikre på kva utgifter som er omfatta av livsopphaldsomgrepet etter § 18 og kva som kan dekkast som stønad i særlege tilfeller etter § 19.
• Kommunen sine rettleiande satsar vert lagt til grunn ved utmåling av økonomisk stønad til livsopphald utan at det vert gjort ei individuell vurdering. Satsane som gjeld for inntil dei tre første stønadsmånadane ligg ca. 20% under statens rettleiande retningslinjer for utmåling av økonomisk stønad til livsopphald. Det vert ikkje vurdert om det kommunale stønadsnivået er tilstrekkeleg for den enkelte.
• Kommunen nyttar ikkje internkontrollsystem og utfører ikkje risikovurderingar til å følgje opp om behandling av søknad om økonomisk stønad skjer i samsvar med regelverket.
• Tilsette i Nav- kontoret har ikkje tilgang til kommunen sitt elektroniske system for avvikshandtering. Avvik skal meldast elektronisk, og dei har difor ikkje høve til å melde avvik.
• Nav- leiar har ikkje faste møter med rådmannen, men det er gjennomført møte ved behov. Fagområdet økonomisk stønad har ikkje vore tema på desse møta. I tillegg har det vore 5 leiarsamlingar i 2010, der alle tenesteleiarane i kommunen deltok.

6. Vurdering av verksemda sitt styringssystem

Krav til internkontroll inneber at kommunen skal sikre at krav som er fastsett i eller i medhald av lov og forskrift vert følgt opp gjennom systematisk styring og kontinuerleg forbetringsarbeid. Lovfesta plikt til å etablere eit styringssystem på området økonomisk stønad er innført frå 01.01.2010 ved lov om sosiale tenester i arbeids- og velferdsforvaltninga§ 5.

Internkontrollforskrifta § 4 i regulerer innhaldet i internkontrollen. Det går fram at:

”Internkontrollen skal tilpasses virksomhetens størrelse, egenart, aktiviteter og risikoforhold og ha det omfang som er nødvendig for å etterleve krav fastsatt i, eller i medhold av, lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen.”

Kommunen sitt ansvar for internkontroll og dokumentasjonen av denne er nærare presisert i § 4 andre ledd bokstav a – h, jf § 5.

Tilsynet avdekka manglar ved internkontrollen i Luster kommune ved at ein fann at kommunen ikkje nyttar internkontrollsystem til å følgje opp om behandling av søknad om økonomisk stønad skjer i samsvar med regelverket.

Kommunen sørgjer ikkje for at tilsette som handterer mottak av søknader, gjer kartlegging, vurderingar og tek avgjerder i saker som gjeld økonomisk stønad har tilstrekkeleg kompetanse innanfor det aktuelle fagfeltet.

Kommunen utfører ikkje risikovurderingar for å følgje opp om behandling av søknad om økonomisk stønad skjer i samsvar med regelverket.

Luster kommune har eit elektronisk system som skal nyttast til å melde avvik. Dei tilsette i Nav-kontoret har ikkje tilgang til dette systemet og kan såleis ikkje melde avvik. Kommunen har dermed ikkje eit avvikssystem som fungerer i høve å gjere systematisk forbetringsarbeid som gjeld dei kommunale tenestene i Nav. Tilsynet fekk ikkje informasjon om at kommunen nyttar eit anna system som kan fungere tilsvarande.

 

7. Regelverk

• LOV 2009-12-18 nr.131: Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen LOV 1967-02-10: Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker med forskrift til forvaltningslova
• FOR-2010-11-19-1463: Forskrift om internkontroll i arbeids- og velferdsforvaltningen
• Rundskriv I-34/2001- Sosial og helsedepartementet.
• Rundskriv A-68 av 21.12.09 – Statlige veiledende retningslinjer for utmåling av økonomisk stønad til livsopphold

8. Dokumentunderlag

Dokumentasjon frå verksemda knytt til den daglege drifta og andre viktige forhold som vart send over da revisjonen blei førebudd:

• Organisasjonsmodell Luster kommune
• Samarbeidsavtale mellom Luster kommune og Arbeids- og velferdsetaten i Sogn og
• Fjordane gjeldande frå 01.10.2009
• Årsmelding for sosiale 2009
• Delegasjon som rådmannen har gjeve til Nav
• Oversyn over tilsette som arbeider med sosiale tenester i Nav-kontoret
• Individuell opplæringsplan for ein medarbeidar i kontoret
• Rutinar innan tilsynsområdet
• Søknadsskjema for økonomisk stønad med dokumentasjonsliste
• Oversikt over tal saker i 2010

Dokumentasjon frå verksemda som vart utdelt under revisjonsbesøket:

• Framlegg til nye satsar for utmåling av sosialhjelp frå 01.05.10

Dokumentasjon som vart gjennomgått under revisjonsbesøket:

• 15 klientmapper med saker innvilga etter § 18
• 5 klientmapper med nødhjelpsaker
• 5 klientmapper med saker der var gitt avslag
• 5 klientmapper med saker innvilga etter § 19

Korrespondanse mellom verksemda og Fylkesmannen: Tilsynsvarsel sendt 05.01.11

• Telefon med melding om kontaktperson for tilsynet i verksemda 12.01.11
• Dokumentgrunnlag frå verksemda motteke 15.02.11
• Dagsorden sendt 04.03.11
• Førebels rapport sendt 05.04.11
• Merknad/kommentar til førebels rapport motteke 01.05.11
• Endeleg rapport sendt 12.05.11.

9. Deltakarar ved tilsynet

Tabellen gir ei oversyn over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte, og over kva personar som vart intervjua.

Deltakarar ved tilsynet

Namn	Funksjon / stilling	Opningsmøte	Intervju	Sluttmøte
John Olaf Røhme	assisterande rådmann	x	x	x
Gunvor Kjos-Wenjum	sakshandsamar	x		x
Trine Klausen Aunan	kontorsjef/Nav-leiar	x	x	x
Hilde Nordeide	rådgjevar	x	x	x
Evelyn Bukve Gunnestad	rådgjevar	x	x	x
Bjørg Hauge	førstekonsulent	x	x	x
Hanne Bisgaard	rådgjevar			x

Frå tilsynsorganet deltok:
Seksjonsleiar Arne Røyrvik (revisjonsleiar) Rådgjevar Siv Bianca Kjosås (revisor) Rådgjevar Elisabeth Lund-Iversen (revisor)